Расчет и выплата аванса на командировку. Авансовый отчет

Расчет и выплата аванса на командировку. Авансовый отчет

Конечно, работника не отправишь в командировку с пустыми карманами, потому что ему нужно по меньшей мере что-то есть, где-то жить и как-то добраться до месяца назначения и обратно. А все это не добрым словом оплачивается. Обычно на покрытие командировочных расходов работнику предоставляется аванс. Хотя возможна и другая ситуация, когда работник тратит собственные средства, а работодатель компенсирует их после его возвращения из командировки*. Сейчас мы рассмотрим, как рассчитать и выплатить работнику аванс на командировку, а последнему, в свою очередь, отчитаться об использованных им средствах по возвращении. Также остановимся на порядке компенсации работодателем собственных средств работника, потраченных на командировку.

* На такую возможность указывает письмо Миндоходов от 03.07.2013 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169.

Расчет и выплата аванса

Право получить на командировку соответствующие средства гарантирует работникам главный «трудовой» закон Украины — КЗоТ. Так, работодатель должен выплатить командированному работнику (ч. 2 ст. 121 КЗоТ):

— суточные за время пребывания в командировке;

— стоимость проезда к месту назначения и обратно;

— расходы по найму жилого помещения.

Как рассчитать сумму аванса?

Прежде всего нужно определиться с суммой суточных. Суточные представляют собой расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица, понесенные в связи с его командировкой. Для предприятий, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, суммы суточных определены законодательно в зависимости от страны командировки. Так, за их размер отвечает постановление № 98. Сумма суточных на командировку в пределах Украины для таких предприятий равна 30 грн. А вот хозрасчетные предприятия более свободны в этом вопросе. Никаких ограничений касательно суммы суточных законодательство им не устанавливает. Они сами решают, сколько суточных они будут выплачивать своим командированным работникам. Такую сумму желательно бы закрепить в каком-то внутреннем документе предприятия (например, в положении о командировке), утвержденном руководителем предприятия. В каждом отдельном случае сумма суточных указывается также в приказе (распоряжении) о командировке (о нем мы говорили в предыдущем разделе номера на с. 7). Но имейте в виду: сумма суточных, превышающая 0,2 размера МЗП, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, при командировке в пределах Украины и 0,75 размера такой МЗП при командировке за границу, в сумме превышения не будет включаться в «налоговые» расходы предприятия. Поэтому подумайте об этом ограничении, когда будете определять сумму суточных расходов. Но не будем забегать вперед, о «налоговых» вопросах командировки «во всех красках» вы сможете узнать на с. 30—33 этого номера.

Суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая день выбытия и день прибытия и учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни и время пребывания в пути (абз. 1 п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59**). Обратите внимание! Если работник направляется в командировку сроком на 1 день и имеет возможность вернуться на рабочее место в течение этого дня, суточные ему все равно выплачиваются как за полные сутки (письмо Минфина от 12.10.2009 г. № 31-18030-07-21/27231). Это касается также случая, когда работник командируется в местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться на место постоянного проживания.

** Инструкция № 59 является обязательной к применению только предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, однако другие предприятия и организации могут использовать этот документ как вспомогательный (справочный).

Что касается расчета размера других выплат, то все будет зависеть от расположения места командировки, вида и класса транспорта, на котором командированное лицо будет добираться до места назначения, условий проживания, количества дней пребывания в командировке и других подобных факторов. Рассчитать точную сумму таких расходов заранее невозможно. Но приблизительные данные высчитать можно, ознакомившись с вероятной стоимостью проезда и проживания из публичных источников (например, из интернет-ресурсов), или непосредственно связавшись с лицами, которые уполномочены предоставлять такую информацию (администраторами гостиниц, диспетчерами вокзалов, автовокзалов или аэропортов). Если недавно кто-то из работников уже направлялся в эту местность в командировку, можно использовать информацию из его авансового отчета (подробнее об этом отчете мы расскажем на с. 13—14).

Выдаем аванс работнику

Прежде всего заметьте, что абз. 4 п. 2.11 Положения № 637 допускает выдачу соответствующему лицу наличных средств под отчет только при условии отчета им в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы. Нарушать это предписание не советуем, ведь за такой поступок вы можете распрощаться с 25 % выданных под отчет сумм в пользу государства. Именно такой размер штрафа установлен за подобное нарушение абз. 5 ст. 1 Указа № 436.

В какой валюте выдавать аванс? Если командировка осуществляется в пределах Украины, средства на такую командировку нужно выдавать в национальной валюте Украины — гривне. А вот когда работник направляется в командировку за границу, аванс он должен получить в национальной валюте государства, в которое командируется, или в свободно конвертируемой валюте (о командировке за границу вы можете больше узнать на с. 33).

Сроки выдачи. Конкретные сроки, когда должен быть выдан аванс на командировку, вы нигде не найдете, потому что законом они не установлены. Но Минфин и НБУ в один голос говорят, что это должно произойти не раньше даты подписания руководителем предприятия приказа (распоряжения) о направлении в командировку (см. письмо Минфина от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780 и письмо НБУ от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866). И это логично, ведь такой приказ (распоряжение), собственно, является основанием для выдачи наличных авансовых средств из кассы, и его реквизиты должны быть указаны в РКО. То есть без наличия соответствующего приказа (распоряжения) авансовые средства наличными кассир работнику просто не выдаст. Таким образом, вопрос сроков выдачи аванса на командировку решается в каждом конкретном случае после издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку и с учетом возможности проведения работником расходов, связанных с такой командировкой (например, приобретения проездных билетов).

Заметьте: если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение 3 банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства (абз. 5 п. 11 разд. ІІ Инструкции № 59).

Способы выдачи. Сегодня, во время активной популяризации безналичных расчетов, авансы на командировку могут выдаваться не только «по старинке» из кассы, но и более современным способом. Таким образом, на ваш выбор есть 2 способа выдачи авансовых средств:

— наличными из кассы предприятия. Такая выдача осуществляется по РКО или расходным ведомостям. Эти документы должен подписать руководитель, главный бухгалтер или работник предприятия, который на это уполномочен руководителем. Подписать такой РКО (расходную ведомость) должно и подотчетное лицо. При этом оно должно иметь при себе паспорт или заменяющий его документ, из которого кассир переписывает в РКО (расходную ведомость) его серию, номер, а также когда и кем был выдан;

— путем перечисления безналичных средств на соответствующий счет для их использования с помощью электронных платежных средств (личных или корпоративных).

Во время нахождения в командировке может случиться так, что работнику не хватает полученных на такую командировку средств, в том числе по причине ее вынужденного продления. В таком случае работник может использовать собственные средства с последующей их компенсацией предприятием на основании подачи им авансового отчета. Но есть и другой вариант. Так, чтобы не отягощать работника расходованием собственных средств, предприятие может выдать ему дополнительную сумму средств на такую командировку, в том числе путем перечисления на платежную карточку (см., в частности, письмо Минфина от 04.12.2009 г. № 31-18030-07-10/33138).

Командировка и «наличные» ограничения

Любые расчеты наличностью должны осуществляться внимательно и осторожно, потому что по их размерам существуют определенные законодательные ограничения, нарушение которых наказывается достаточно большими штрафами. Так, предприятия (предприниматели) имеют право осуществлять между собой наличные расчеты в размере не более 10 тыс. грн. в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам* (абз. 1 п. 2.3 Положения № 637, абз. 2 п. 1 постановления № 210). Однако на использование средств, выданных на командировку, такое ограничение согласно п.п. 3 абз. 3 п. 2.3 Положения № 637 не распространяется.

* Больше о «наличных» ограничениях вы можете узнать из тематического номера «Налоговый кодекс: консультации и комментарии», 2014, № 4 (76), с. 5 — 8.

Но! 10-тысячное «наличное» ограничение распространяется на приобретение командированным работником в течение дня за счет средств, выданных на командировку, ТМЦ. На это указывают миндоходовцы в своей консультации, размещенной в подкатегории 109.13 ЗІР. Также будет считаться нарушением 10-тысячного ограничения, если работник предприятия, находясь в командировке, приобретает за собственные наличные средства ТМЦ для нужд предприятия в сумме больше 10 тыс. грн., которые потом возмещаются ему из кассы такого предприятия (см. письмо НБУ от 30.01.2014 г. № 27-011/3958 и разъяснение, размещенное в подкатегории 109.13 ЗІР). Это справедливо и для случаев, когда платежи проводятся через РК или РРО. За такое нарушение в соответствии со ст. 163¹⁵ КоАП должностному лицу юридического лица грозит штраф в размере от 100 до 200 ннмдг (от 1700 до 3400 грн.). Сумма для рядового работника немаленькая, поэтому следите за этим моментом.

Отчетность за потраченные в командировке средства

После возвращения из командировки работник должен отчитаться об израсходованных в командировке средствах и вернуть неизрасходованный остаток аванса, если он есть, в кассу предприятия или на его банковский счет. О том, как это сделать, поочередно рассмотрим далее.

Подача авансового отчета

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), утвержден приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. № 845. Его должны подавать все без исключения работники, возвращающиеся из командировки. Не обходит это правило даже тех работников, которые использовали в командировке собственные средства с их дальнейшей компенсацией работодателем. В пользу этого свидетельствует одно из разъяснений миндоходовцев, приведенное в подкатегории 109.14 ЗІР. Причем сделать это — в интересах самого работника, ведь без авансового отчета, в котором бы отражались понесенные им командировочные расходы, работодатель не сможет ему их компенсировать.

Законодательством установлены четкие сроки, в течение которых работник должен отчитаться за потраченные в командировке средства. Их вы можете найти в пп. 170.9.2 и 170.9.3, а также в абз. 1 и 4 п. 2 Порядка № 845, а быстрее всего — в нижеприведенной таблице.

Отчитаться по собственным средствам, потраченным на командировку, желательно в те же сроки, что и при подаче Отчета в случае предыдущего получения аванса на командировку. Но даже если эти сроки будут нарушены, наказать за это работника нельзя. Объясняется это тем, что действующим законодательством определены сроки отчета именно за полученные под отчет средства на командировку, а также установлена норма налогообложения излишне израсходованных средств, полученных плательщиком налога на командировку и не возвращенных в установленные сроки. А следовательно, в случае несвоевременной отчетности о собственных средствах, использованных в командировке, финансовые санкции к работнику не применяются. С этим соглашаются и миндоходовцы в своем разъяснении, размещенном в подкатегории 109.14 ЗІР.

Имейте в виду, что к своему Отчету работник должен приложить еще и оригиналы документов, подтверждающие факт использования наличных средств (кассовые чеки, квитанции, транспортные билеты, счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника и т. п.). Эти документы являются очень важными, ведь без документального подтверждения командировочных расходов такие расходы не имеют шансов попасть в состав «налоговых». Для работника это обернется тем, что документально не подтвержденные израсходованные средства будут считаться для него доходом с соответствующим его налогообложением. Больше о налоговом учете командировочных расходов вы сможете узнать на с. 30. Если средства на командировку были использованы с карточного счета с применением корпоративной платежной карточки, то к указанным выше документам необходимо приложить документы, свидетельствующие о таком использовании (чек банкомата, слип, квитанцию платежного терминала и т. п.).

Заполнение авансового отчета

Преимущественную часть Отчета заполняет непосредственно сам работник, который был в командировке. Исключениями являются:

— графа «Отчет проверен» — заполняет лицо, предоставившее средства на командировку;

— графа «Остаток внесен (перерасход выдан) в сумме по кассовому ордеру» — заполняет лицо, предоставившее средства на командировку;

— бухгалтерские проводки — заполняет лицо, предоставившее средства на командировку;

— расчет суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные израсходованные средства на командировку — заполняет лицо, которое предоставило средства на командировку;

— графа «Отчет утвержден» — подписывает руководитель работника.

Расписка к Отчету является его отрывной частью и заполняется и подписывается должностным лицом предприятия, которому работник сдает Отчет.

Пример. Заместитель директора ООО «Сияние» Краевский Никита Михайлович отправляется в командировку на 3 дня. В соответствии с внутренним Положением о командировке сумма суточных составляет 150 грн./день. Руководитель предприятия 12.05.2014 г. издал приказ о командировке. В этот же день работнику был выдан из кассы аванс на командировку в размере 2000 грн.

15.05.2014 г. работник вернулся из командировки и 16.05.2014 г. предоставил авансовый отчет. К отчету он также приложил:

— железнодорожные билеты туда и обратно стоимостью 180,66 каждый (в том числе НДС — 28,11 грн.);

— счет гостиницы на сумму 900 грн. (в том числе НДС — 150 грн.) и чек РРО об оплате услуг проживания.

При подаче Отчета работник вернул в кассу предприятия остаток неиспользованных средств в сумме 288,68 грн. (2000 - (150 грн. х 3 + 180,66 грн. х 2 + 900 грн.)).

Авансовый отчет в таком случае должен быть заполнен, как показано на с. 15—16.

Возврат неизрасходованных средств

Итак, по израсходованным в командировке средствам работник должен отчитаться, а вот неизрасходованные средства обязан вернуть в кассу предприятия или на его банковский счет, да и то не когда ему заблагорассудится, а в четко отведенные сроки. Слишком оригинальничать законодатель не стал и установил сроки для возврата неизрасходованных средств такие же, как и для подачи авансового отчета (абз. 4 п.п. 170.9.2 НК, абз. 2 п. 2 Порядка № 845). Напомним, что такими сроками в зависимости от формы предоставления денежных средств являются:

— при выдаче наличных средств — до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку;

— при выдаче средств в безналичной форме, если расчеты проводились после снятия их с платежной карточки — до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки;

— при выдаче средств в безналичной форме, если расчеты проводились в безналичной форме — в течение 10 (20 при наличии уважительных причин) банковских дней после окончания командировки.

Больше об этих сроках вы можете узнать из таблицы на с. 13.

Если работник вовремя не вернул не потраченные на командировку средства, то они становятся его доходом, из которого должен быть удержан НДФЛ. Причем неизрасходованными считаются средства, которые:

а) фактически не потрачены работником в командировке;

б) потрачены, но документально их расходование не подтверждено.

Налоговым агентом такого работника будет лицо, выдавшее ему средства на командировку, т. е. его работодатель (абз. 1 п.п. 170.9.1 НК). Сумма налога удерживается лицом, выдавшим такие средства, за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) работника за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога (абз. 5 п.п. 170.9.1 НК). Если работник прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшим такие средства, сумма налога удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство работника по результатам отчетного (налогового) года.

Отметьте, что объект и база налогообложения для средств, излишне израсходованных плательщиком налога на командировку и не возвращенных в установленные законодательством сроки, определяются с учетом «натурального» коэффициента (п. 164.5 НК).

Возмещение собственных средств работника, израходованных на командировку

Со сроками возврата неизрасходованных средств работником все ясно, а вот об установлении сроков, в которые работодатель должен вернуть средства работнику, которые он потратил на командировку из собственного кармана, законодатель не позаботился. Поэтому работник может надеяться только на честное слово работодателя касательно возврата последним средств, которые такой работник за собственный счет потратил на командировку. Но много ли стоит в наши дни одно лишь честное слово? Думаем, что не очень. Поэтому такие сроки лучше согласовать документально. Лучше всего будет, если такие сроки будут устанавливаться не для каждого отдельного случая, а по предприятию в целом. Например, в коллективном договоре. Но даже это не гарантирует возврата работодателем средств по-доброму. Поэтому, если недобросовестный работодатель не спешит компенсировать израсходованные работником собственные средства на командировку, последний имеет право обратиться в суд. Тогда, если в коллективном или трудовом договоре предусмотрен срок для выплаты компенсации предприятием понесенных рабочим командировочных расходов за собственные средства в привязке ко дню утверждения авансового отчета, начинать отсчет срока исковой давности нужно со дня, следующего за днем утверждения такого отчета. Об этом, в частности, говорили миндоходовцы в письме от 01.10.2013 г. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14.

Если же срок выполнения работодателем обязательства по компенсации потраченных работником собственных средств на командировку не установлен, работник имеет право требовать (в письменном виде) его выполнения в любой момент. Это разрешает сделать ч. 2 ст. 530 ГК. Работодатель должен выполнить такое обязательство в 7-дневной срок со дня представления письменного требования. Если работодатель игнорирует такое требование, работник имеет право обратиться в суд. Срок исковой давности в таком случае начинает отсчет с 8-го дня от даты представления работником письменного требования.

Ответственность

Оговорив основные правила, которые нужно соблюдать, имея дело с командировками, нельзя обойти стороной и ответственность, которая грозит лицам, нарушающим эти правила. В зависимости от вида нарушения на штрафные санкции может нарваться как работодатель, так и его должностные лица. Подробнее об этих нарушениях, а также ответственности, которую они вызывают, — в таблице ниже.