Розрахунок і виплата авансу на відрядження. Авансовий звіт

Розрахунок і виплата авансу на відрядження. Авансовий звіт

Звичайно, працівника не відправиш у відрядження з порожніми кишенями, бо йому потрібно щонайменше щось їсти, десь жити та якось дістатися до місяця призначення і назад. А все це не добрим словом оплачується. Зазвичай на покриття витрат на відрядження працівнику надається аванс. Хоча можлива й інша ситуація, коли працівник витрачає власні кошти, а роботодавець компенсує їх після його повернення з відрядження*. Наразі ми розглянемо, як розрахувати та виплатити працівнику аванс на відрядження, а тому, у свою чергу, відзвітувати про використані ним кошти після повернення. Також зупинимося на порядку компенсації роботодавцем власних коштів працівника, витрачених на відрядження.

* На таку можливість вказує лист Міндоходів від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169.

Розрахунок і виплата авансу

Право отримати на відрядження відповідні кош-ти гарантує працівникам головний «трудовий» закон України — КЗпП. Так, роботодавець має виплатити працівнику, що відряджається (ч. 2 ст. 121 КЗпП):

— добові за час перебування у відрядженні;

— вартість проїзду до місця призначення і назад;

— витрати з найму жилого приміщення.

Як розрахувати суму авансу?

Перш за все потрібно визначитися із сумою добових. Добові представляють собою витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з її відрядженням. Для підприємств, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, суми добових визначені законодавчо залежно від країни відрядження. Так, за їх розмір відповідає постанова № 98. Сума добових на відрядження в межах України для таких підприємств дорівнює 30 грн. А от госпрозрахункові підприємства більш вільні у цьому питанні. Жодних обмежень щодо суми добових законодавство їм не встановлює. Вони самі вирішують, скільки добових вони виплачуватимуть своїм працівникам, що відряджаються. Таку суму бажано б закріпити в якомусь внутрішньому документі підприємства (наприклад, у положенні про відрядження), затвердженому керівником підприємства. У кожному окремому випадку сума добових вказується також у наказі (розпорядженні) про відрядження (про нього ми говорили в попередньому розділі номера на с. 7). Але майте на увазі: сума добових, яка перевищує 0,2 розміру МЗП, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, при відрядженні в межах України та 0,75 розміру такої МЗП при відрядженні за кордон, в сумі перевищення не буде включатися до «податкових» витрат підприємства. Тож подумайте про це обмеження, коли будете визначати суму добових витрат. Та не будемо забігати наперед, про «податкові» питання відрядження «в усіх кольорах» ви зможете дізнатися на с. 30—33 цього номера.

Добові виплачуються працівнику за кожен день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття і день прибуття та враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом із вимушеними зупинками) (абз. 1 п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59**). Зверніть увагу! Якщо працівник направляється у відрядження строком на 1 день та має змогу повернутися на робоче місце протягом цього дня, добові йому все одно виплачуються як за повну добу (лист Мінфіну від 12.10.2009 р. № 31-18030-07-21/27231). Це стосується також випадку, коли працівник відряджається у місцевість, звідки він має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання.

** Інструкція № 59 є обов’язковою до застосування лише підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, однак інші підприємства та організації можуть використовувати цей документ як допоміжний (довідковий).

Щодо розрахунку розміру інших виплат, то все залежатиме від розташування місця відрядження, виду та класу транспорту, на якому особа, яка відряджається, буде добиратися до місця призначення, умов проживання, кількості днів перебування у відрядженні та інших подібних факторів. Прорахувати точну суму таких витрат заздалегідь неможливо. Та приблизні дані вирахувати можна, ознайомившись із ймовірною вартістю проїзду та проживання з публічних джерел (наприклад, з інтерент-ресурсів), або безпосередньо зв’язавшись з особами, що уповноважені надавати таку інформацію (адміністраторами готелів, диспетчерами вокзалів, автовокзалів чи аеропортів). Якщо недавно хтось із працівників уже направлявся в цю місцевість у відрядження, можна використати інформацію з його авансового звіту (детальніше про цей звіт ми розповімо на с. 13—14).

Видаємо аванс працівнику

Перш за все зазначте, що абз. 4 п. 2.11 Положення № 637 допускає видачу відповідній особі готівкових коштів під звіт тільки за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми. Порушувати цей припис не радимо, адже через такий вчинок ви можете розпрощатися з 25 % виданих під звіт сум на користь держави. Саме такий розмір штрафу встановлений за подібне порушення абз. 5 ст. 1 Указу № 436.

У якій валюті видавати аванс? У разі коли відрядження здійснюється в межах України, кошти на таке відрядження потрібно видавати в національній валюті України — гривні. А от коли працівник направляється у відрядження за кордон, аванс він має отримати в національній валюті держави, до якої відряджається, або у вільно конвертованій валюті (про відрядження за кордон ви можете більше дізнатися на с. 33).

Строки видачі. Конкретні строки, коли має бути виданий аванс на відрядження, ви ніде не знайдете, бо законом вони не встановлені. Та Мінфін і НБУ в один голос твердять, що це має статися не раніше дати підписання керівником підприємства наказу (розпорядження) про направлення у відрядження (див. лист Мінфіну від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780 та лист НБУ від 08.07.2004 р. № 11-113/2295-6866). І це логічно, адже такий наказ (розпорядження), власне, є підставою для видачі готівкових авансових коштів із каси, і його реквізити мають бути зазначені у ВКО. Тобто без наявності відповідного наказу (розпорядження) авансові кошти готівкою касир працівнику просто не видасть. Таким чином, питання строків видачі авансу на відрядження вирішується у кожному конкретному випадку після видання наказу (розпорядження) про направлення у відрядження та з урахуванням можливості проведення працівником витрат, пов’язаних з таким відрядженням (наприклад, придбання проїзних квитків).

Зауважте: якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом 3 банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти (абз. 5 п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59).

Способи видачі. Сьогодні, в часи активної популяризації безготівкових розрахунків, аванси на відрядження можуть видаватися не лише «по старинке» з каси, а й у більш сучасний спосіб. Таким чином, на ваш вибір є 2 способи видачі авансових коштів:

— готівкою з каси підприємства. Така видача здійснюється за ВКО або видатковими відомостями. Ці документи має підписати керівник, головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником. Підписати такий ВКО (видаткову відомість) має і підзвітна особа. При цьому вона має мати при собі паспорт або документ, що його замінює, з якого касир переписує у ВКО (видаткову відомість) його серію, номер, а також коли і ким був виданий;

— шляхом перерахування безготівкових коштів на відповідний рахунок для їх використання за допомогою електронних платіжних засобів (особистих або корпоративних).

Під час перебування у відрядженні може статися так, що працівнику не вистачає отриманих на таке відрядження коштів, у тому числі через його вимушене продовження. У такому випадку працівник може використати власні кошти з наступною їх компенсацією підприємством на підставі наданого ним авансового звіту. Та є й інший варіант. Так, аби не обтяжувати працівника витрачанням власних коштів, підприємство може видати йому додаткову суму коштів на таке відрядження, у тому числі шляхом перерахування на платіжну картку (див., зокрема, лист Мінфіну від 04.12.2009 р. № 31-18030-07-10/33138).

Відрядження та «готівкові» обмеження

Будь-які розрахунки готівкою мають здійснюватися уважно та обережно, бо щодо їх розмірів існують певні законодавчі обмеження, порушення яких карається чималими штрафами. Так, підприємства (підприємці) мають право здійснювати між собою готівкові розрахунки у розмірі не більше 10 тис. грн. протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами* (абз. 1 п. 2.3 Положення № 637, абз. 2 п. 1 постанови № 210). Проте на використання коштів, виданих на відрядження, таке обмеження згідно з п.п. 3 абз. 3 п. 2.3 Положення № 637 не поширюється.

* Більше про «готівкові» обмеження ви можете дізнатися із тематичного номера «Податковий кодекс: консультації та коментарі», 2014, № 4 (76), с. 5 — 8.

Але! 10-тисячне «готівкове» обмеження поширюється на придбання відрядженим працівником протягом дня за рахунок коштів, виданих на відрядження, ТМЦ. На це вказують міндоходівці у своїй консультації, розміщеній у підкатегорії 109.13 ЗІР. Також буде вважатися порушенням 10-тисячного обмеження, якщо працівник підприємства, перебуваючи у відрядженні, придбаває за власні готівкові кошти ТМЦ для потреб підприємства в сумі більше 10 тис. грн., яка потім відшкодовується йому з каси такого підприємства (див. лист НБУ від 30.01.2014 р. № 27-011/3958 та роз’яснення, розміщене в підкатегорії 109.13 ЗІР). Це справедливо і для випадків, коли платежі проводяться через РК чи РРО. За таке порушення відповідно до ст. 163¹⁵ КпАП посадовій особі юридичної особи загрожує штраф у розмірі від 100 до 200 нмдг (від 1700 до 3400 грн.). Сума для пересічного працівника немаленька, тож пильнуйте цей момент.

Звітування за витрачені у відрядженні кошти

Після повернення з відрядження працівник має відзвітувати про витраченні у відрядженні кошти та повернути невитрачений залишок авансу, якщо він є, в касу підприємства або на його банківський рахунок. Про те, як це зробити, почергово розглянемо далі.

Подання авансового звіту

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), затверджений наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. № 845. Його мають подавати всі без винятку працівники, які повертаються з відрядження. Не оминає це правило навіть тих працівників, які використовували у відрядженні власні кошти з їх наступною компенсацією роботодавцем. На користь цього свідчить одне з роз’яснень міндоходівців, наведене у підкатегорії 109.14 ЗІР. Причому зробити це — в інтересах самого працівника, адже без авансового звіту, в якому б відображалися понесені ним витрати на відрядження, роботодавець не зможе йому їх компенсувати.

Законодавством установлені чіткі строки, протягом яких працівник має відзвітувати за витрачені у відрядженні кошти. Їх ви можете знайти у пп. 170.9.2 та 170.9.3, а також в абз. 1 і 4 п. 2 Порядку № 845, а найшвидше — у таблиці, що наведена нижче.

Відзвітувати за власними коштами, витраченими на відрядження, бажано у ті ж терміни, що і при поданні Звіту у разі попереднього отримання авансу на відрядження. Але навіть якщо ці строки будуть порушені, покарати за це працівника не можна. Пояснюється це тим, що чинним законодавством визначено строки звітування саме за одержані під звіт кошти на відрядження, а також установлено норму оподаткування надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження та не повернених у встановлені строки. А отже, у разі несвоєчасного звітування за власні кошти, використані у відрядженні, фінансові санкції до працівника не застосовуються. З цим погоджуються і міндоходівці у своєму роз’ясненні, розміщеному в підкатегорії 109.14 ЗІР.

Майте на увазі, що до свого Звіту працівник має додати ще й оригінали документів, які підтверджують факт використання готівкових коштів (касові чеки, квитанції, транспортні квитки, рахунки, отримані із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника і т. п.). Ці документи є дуже важливими, адже без документального підтвердження витрат на відрядження такі витрати не мають шансів потрапити до складу «податкових». Для працівника це загрожує тим, що документально не підтверджені витрачені кошти будуть вважатися для нього доходом з відповідним його оподаткуванням. Більше про податковий облік витрат на відрядження ви зможете дізнатися на с. 30. Якщо кошти на відрядження були використані з карткового рахунка із застосуванням корпоративної платіжної картки, то до зазначених вище документів необхідно додати документи, які свідчать про таке використання (чек банкомата, сліп, квитанцію платіжного терміналу тощо).

Заповнення авансового звіту

Переважну частину Звіту заповнює безпосередньо сам робітник, який був у відрядженні. Винятками є:

— графа «Звіт перевірено» — заповнює особа, що надала кошти на відрядження;

— графа «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером» — заповнює особа, що надала кошти на відрядження;

— бухгалтерські проводки — заповнює особа, що надала кошти на відрядження;

— розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження — заповнює особа, що надала кошти на відрядження;

— графа «Звіт затверджено» — підписує керівник працівника.

Розписка до Звіту є його відривною частиною і заповнюється та підписується посадовою особою підприємства, якій працівник здає Звіт.

Приклад. Заступник директора ТОВ «Сяйво» Краєвський Микита Михайлович відправляється у відрядження на 3 дні. Відповідно до внутрішнього положення про відрядження сума добових складає 150 грн./день. Керівник підприємства 12.05.2014 р. видав наказ про відрядження. В цей же день працівнику було видано з каси аванс на відрядження у розмірі 2000 грн.

15.05.2014 р. працівник повернувся з відрядження і 16.05.2014 р. надав авансовий звіт. До звіту він також додав:

— залізничні квитки туди і назад вартістю 180,66 кожен (у тому числі ПДВ — 28,11 грн.);

— рахунок готелю на суму 900 грн. (у тому числі ПДВ — 150 грн.) та чек РРО на оплату послуг проживання.

Під час подання Звіту працівник повернув до каси підприємства залишок невикористаних коштів у сумі 288,68 грн. (2000 - (150 грн. х 3 + 180,66 грн. х 2 + 900 грн.)).

Як має бути заповнений авансовий звіт у такому випадку, див. на с. 15—16.

Повернення невитрачених коштів

Отже, щодо витрачених у відрядженні коштів працівник має відзвітувати, а от невитрачені кошти зобов’язаний повернути до каси підприємства або на його банківський рахунок, та і то не коли йому заманеться, а в чітко відведені строки. Надто оригінальничати законодавець не став і встановив строки для повернення невитрачених коштів такі ж, як і для подання авансового звіту (абз. 4 п.п. 170.9.2 ПК, абз. 2 п. 2 Порядку № 845). Нагадаємо, що такими строками залежно від форми надання грошових коштів є:

— при видачі готівкових коштів — до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження;

— при видачі коштів у безготівковій формі, якщо розрахунки проводились після зняття їх із платіжної картки — до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження;

— при видачі коштів у безготівковій формі, якщо розрахунки проводились у безготівковій формі — протягом 10 (20 за наявності поважних причин) банківських днів після закінчення відрядження.

Більше про ці строки ви можете дізнатися з таблиці на с. 13.

Якщо працівник вчасно не повернув не витрачені на відрядження кошти, то вони стають його доходом, з якого має бути утриманий ПДФО. Причому невитраченими вважаються кошти, які:

а) фактично не витрачені працівником у відрядженні;

б) витрачені, але документально їх витрачання не підтверджено.

Податковим агентом такого працівника буде особа, яка видала йому кошти на відрядження, тобто його роботодавець (абз. 1 п.п. 170.9.1 ПК). Сума податку утримується особою, що видала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) працівника за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку (абз. 5 п.п. 170.9.1 ПК). Якщо працівник припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що видала такі кошти, сума податку утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання працівника за наслідками звітного (податкового) року.

Зазначте, що об’єкт і база оподаткування для коштів, надміру витрачених платником податку на відрядження та не повернутих у встановлені законодавством строки, визначаються з урахуванням «натурального» коефіцієнта (п. 164.5 ПК).

Відшкодування власних коштів працівника, витрачених на відрядження

Зі строками повернення невитрачених коштів працівником усе ясно, а от про встановлення строків, у які роботодавець має повернути кошти працівнику, які він витратив на відрядження з власної кишені, законодавець не попіклувався. Тому працівник може сподіватися лише на чесне слово роботодавця щодо повернення останнім коштів, які такий працівник за власний рахунок витратив на відрядження. Та чи багато коштує в наші дні одне лише чесне слово? Гадаємо, що не дуже. Тож такі строки краще узгодити документально. Найкраще буде, якщо такі строки будуть встановлюватися не для кожного окремого випадку, а по підприємству в цілому. Наприклад, у колективному договорі. Та навіть це не гарантує повернення роботодавцем коштів по-доброму. Тому, якщо несумлінний роботодавець не поспішає компенсувати витрачені працівником власні кошти на відрядження, останній має право звернутися до суду. Тоді, якщо у колективному або трудовому договорі передбачений строк для виплати компенсації підприємством понесених робітником витрат на відрядження за власний кошт у прив’язці до дня затвердження авансового звіту, тоді починати відлік строку позовної давності необхідно із дня, наступного за днем затвердження такого звіту. Про це, зокрема, говорили міндоходівці у своєму листі від 01.10.2013 р. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14.

Якщо ж строк виконання роботодавцем зобов’язання щодо компенсації витрачених працівником власних коштів на відрядження не встановлений, працівник має право вимагати (письмово) його виконання у будь-який момент. Це дозволяє зробити ч. 2 ст. 530 ЦК. Роботодавець повинен виконати таке зобов’язання у 7-денний строк із дня подання письмової вимоги. Якщо роботодавець ігнорує таку вимогу, працівник має право звернутися до суду. Строк позовної давності в такому випадку починає відлік з 8-го дня від дати подання працівником письмової вимоги.

Відповідальність

Оговоривши основні правила, яких необхідно дотримуватися, маючи справу з відрядженнями, не можна оминути стороною і відповідальність, яка загрожує особам, які ці правила порушують. Залежно від виду порушення на штрафні санкції може наразитися як роботодавець, так і його посадові особи. Детальніше про ці порушення, а також відповідальність, яку вони спричиняють — у таблиці нижче.