Командировочные расходы. Документальное подтверждение и порядок возмещения

Командировочные расходы Документальное подтверждение и порядок возмещения

Вы, наверное, прекрасно знаете, что работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. В частности, согласно ст. 121 КЗоТ работникам, которых направляют в командировку, выплачивают:

— суточные за время пребывания в командировке

— стоимость проезда до места назначения и обратно;

— расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.

Именно в разрезе таких видов расходов и построен данный раздел тематического выпуска.

Расходы на проезд

С чего начинается командировка? Понятно, что с принятия соответствующего решения и его утверждения. Но сейчас мы имеем в виду не это, и даже не выдачу аванса. Сама командировка начинается с дороги. До места командировки сначала нужно добраться.

Так вот, командировочные расходы физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с плательщиком налога или являющихся членами его руководящих органов, в пределах фактических расходов командированного лица на проезд как к месту командировки и обратно, так и к месту командировки (в том числе на арендованном транспорте) учитывают как расходы двойного назначения. Такие правила устанавливает абз. 1 п.п. 140.1.7 НК. При этом к расходам на проезд этот подпункт относит также расходы на перевозку багажа и бронирование транспортных билетов.

Перечисленные расходы можно включать в налоговые только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов. При этом возможные виды таких документов указаны в абз. 2 п.п. 140.1.7 НК. Они следующие:

— транспортные билеты;

— транспортные счета (багажные квитанции);

— и т. п.

Последняя позиция списка указывает на то, что он не исчерпывающий, а поэтому может быть дополнен другими видами документов.

Кроме того, к счастью, в перечне нашлось место для отдельного упоминания об электронных билетах. Вот только в качестве подтверждения они пригодятся только при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов.

Налоговое законодательство на этом ставит точку в отношении расходов на проезд. Как видим, назвать его нормы подробными и самодостаточными язык не поворачивается. Как же быть при решении вопроса об отнесении в налоговые тех или иных «проездных» расходов? Считаем не лишним обратиться при этом к Инструкции № 59 (предназначенной, как вы помните, для бюджетников).

Особого внимания при этом заслуживает п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59. Расходы на проезд к месту командировки и обратно согласно его требованиям возмещают в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси). При этом учитывают все расходы, связанные с приобретением проездных билетов и пользованием постельными принадлежностями в поездах, и страховых платежей на транспорте.

Как и в НК, в Инструкции № 59 с расходами на проезд отождествляют также расходы на перевозку багажа и бронирование транспортных билетов.

Кроме того, командированному работнику возмещают:

— расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или до места нахождения в командировке.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающего место постоянной работы с местом командировки, администрация предприятия может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему следует пользоваться. Если не предлагает — работник сам вправе делать выбор;

— расходы на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) в соответствии с маршрутом, согласованным руководителем, и на арендованном транспорте по месту командировки (согласно подтверждающим документам);

— расходы на проезд в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом, по билетам 1-го класса и бизнес-класса;

— расходы на перевозку багажа сверх веса, стоимость перевозки которого входит в стоимость билета того вида транспорта, которым пользуется работник.

Последние два вида расходов возмещают в каждом случае с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов. Они не являются излишне израсходованными средствами, — указывает п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59;

— расходы на оплату НДС за приобретенные проездные документы, пользование в поездах постельными принадлежностями сверх установленных сумм компенсации расходов согласно подтверждающим документам в оригинале. Такое разрешение дает п. 8 разд. ІІ Инструкции № 59.

Вы, очевидно, уже успели заметить, что Инструкция № 59, как и НК, особое значение уделяет подтверждающим документам. Поэтому, направляя работника в командировку, важно дать ему распоряжение привезти оттуда все подобные документы, какие только возможно раздобыть в принципе.

Иначе — жди беды. Самый простой и в то же время наименее гуманный способ для предприятия — просто не оплатить работнику расходы, подтвердить которые он не в состоянии. Но есть и другой путь: возместить расходы, а их сумму отнести к дополнительному благу работника. С обязанностью, которая из этого следует, обложить их НДФЛ. Какой путь избрать — решает руководитель.

Но если вы думаете, что больше о проездных расходах нам сказать ничего, то вы ошибаетесь. С проездом в командировке так или иначе могут быть связаны самые разные расходы. Возмещать ли их работнику или можно относить к налоговым расходам по налогу на прибыль? Об этом в нескольких словах расскажет следующая таблица.

По последней позиции списка сразу сделаем уточнение. Ответы на самом деле не так однозначны, как кажется.

Инструкция № 59 рассматривает случаи использования служебного автомобиля исключительно при командировке за границу. Подтверждает возможность в таком случае относить к налоговым расходы и ответ в подкатегории 102.07.14 ЗІР.

Выходит, что относить к командировочным расходам поездки на служебном автомобиле в пределах страны «бюджетники» не имеют права. Очевидно, и не только они. Из этого следует, что отразить в составе налоговых подобные расходы также не удастся. Хотя есть одно весомое уточнение: как «командировочные». Но такие расходы все же можно отразить в налоговом учете плательщика налога. Для этого они, во-первых, должны иметь связь с хозяйственной деятельностью плательщика налогов, а во-вторых, быть надлежащим образом документально подтверждены. А какая разница, каким образом они будут отнесены к налоговым расходам: как командировочные расходы или как прочие расходы?

Хотя разница есть. Кроме аванса на компенсацию командировочных расходов работнику также нужно выдать средства подотчет на хозяйственные нужды. Из них уже он будет иметь право оплачивать стоимость ГСМ, парковку, стоянки и т. п. Тут самое время вам напомнить, что расходы ГСМ разрешено возмещать согласно нормам расходов горючего и маршрута движения ТС, согласованного с руководителем.

Кроме того, важно, чтобы автомобиль был именно служебным. Ведь что касается собственного автомобиля работника, который он использует для производственных нужд предприятия, то тут налоговики категорически против формирования налоговых расходов. То же касается автомобиля, которым работник пользуется на основании доверенности. Такую позицию налоговики выразили в подкатегории 102.07.17 ЗІР, правда, их выводы касались не командировок, а использования собственных автомобилей вообще. Расходы работника в таком случае не относят в фонд оплаты труда и не учитывают при определении объекта налогообложения.

В этом же ответе есть и прямая подсказка на возможный выход из ситуации. Так, представители главного налогового ведомства указывают, что расходы за использование легкового автомобиля физического лица учитывают при определении объекта налогообложения. И здесь, внимание, самое важное: если плательщик налога заключил договор аренды легкового автомобиля с физическим лицом и суммы выплат при этом являются арендными платежами. Кстати, об автомобиле, которым физическое лицо пользуется на основании доверенности, здесь также вспомнили. Его тоже можно брать в аренду и формировать налоговые расходы, связанные с использованием такого автомобиля.

Дает «право на жизнь» последнему варианту еще и то, что сам НК (абз. 1 п.п. 140.1.7) содержит нормы, которые позволяют включать в налоговые расходы на проезд как к месту командировки и обратно, так и к месту командировки на арендованном транспорте. Никакие ограничения, относительно того, кто должен выступать при этом арендодателем, не указаны.

Теперь рассмотрим, как же правильно документально оформить проездные расходы.

Документальное подтверждение

Частично мы уже коснулись этого вопроса в самом начале раздела. Напомним, подтверждением расходов на проезд в соответствии с абз. 2 п.п. 140.1.7 НК могут быть транспортные билеты; транспортные счета (багажные квитанции); электронные билеты при наличии посадочного талона и документа об уплате; и т. п.

Список не является полным, потому все, что так или иначе может служить подтверждением понесенных проездных расходов, работнику следует рекомендовать сохранить и предоставить в бухгалтерию.

В следующей таблице вы найдете перечень документов, которые могут подтвердить расходы на проезд в той или иной ситуации.

Как видите, чек РРО понадобится для подтверждения расходов на проезд не всеми видами транспорта. Причиной тому являются льготы, предусмотренные п. 4 ст. 9 Закона об РРО. Последний разрешает не применять РРО и РК:

— при продаже проездных и перевозочных документов на железнодорожном (кроме пригородного) и авиационном транспорте с оформлением расчетных и отчетных документов;

— на автомобильном транспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью.

Широкое распространение в последнее время приобрели электронные проездные документы. Особой популярностью при этом пользуются электронные проездные/перевозочные документы на поезд и электронные авиабилеты. Будьте внимательны: такие билеты не являются самодостаточным основанием для документального подтверждения понесенных расходов. Кроме них понадобятся также посадочный талон и документ об уплате. На это четко указывает абз. 2 п.п. 140.1.7 НК.

Инструкция № 59 упоминает только самые популярные электронные проездные документы, оставляя вне поля зрения билеты на другие виды транспорта. Что же интересного можно найти в этой Инструкции?

При использовании электронного авиабилета основанием для возмещения расходов на его приобретение, как указывает п. 12 разд. ІІ Инструкции № 59, является следующий пакет документов:

— оригинал расчетного или платежного документа, который подтверждает осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме. В качестве примера приведены платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка из карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру;

— распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

— оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира.

Если же электронный авиабилет является частично использованным, к отчету также прилагают письмо (акт, справку) о возврате авиабилета. Его должна составить компания-продавец. При этом в таком документе обязательно должны быть указаны:

— фамилия и инициалы командированного работника;

— стоимость осуществленного перелета;

— сумма возвращенных средств;

— комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета.

В случае использования электронного проездного/перевозочного документа на поезд основанием для возмещения расходов на его приобретение являются:

— распечатанный на бумажном носителе посадочный документ;

— распечатанный на бумажном носителе перевозочный документ (в случае перевозки багажа);

— распечатанный на бумажном носителе документ на услуги (в случае отдельного заказа услуги, в частности, услуги по пользованию комплектом постельных принадлежностей, резервированию мест).

Если командированный работник возвращает электронный проездной/перевозочный документ на поезд, к отчету он обязан приложить документ на возврат (распечатанный на бумажном носителе).

При этом информацию о наличии и статусе электронного проездного документа можно проверить на официальном веб-сайте Государственной администрации железнодорожного транспорта Украины (https://www.uz.gov.ua).

Считаем, что в данном аспекте рекомендации Инструкции № 59 смело можно использовать и представителям небюджетных учреждений. Тем более, что налоговики в своих разъяснениях часто используют нормы этой Инструкции, будто бы не замечая, для кого она предназначена в первую очередь.

Итак, с проездом кратко разобрались. Что же ожидает командированного в конце пути? — В большинстве случаев поселение. Именно о нем и следующем за ним проживании вы сможете прочесть далее.

Расходы на проживание

Какие из этих расходов можно включить в налоговые? Ответы, как и всегда, в первую очередь следует искать в п.п. 140.1.7 НК. В этот раз — в абз. 1 и 2. Командировочные расходы физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с плательщиком налога или являющихся членами его руководящих органов, в соответствии с абз. 1 п.п. 140.1.7 НК учитывают в составе налоговых расходов. Это касается, в частности командировочных расходов в пределах фактических расходов командированного лица на:

— оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях);

— оплату включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья);

— наем других жилых помещений;

— оплату телефонных разговоров;

— обязательное страхование;

— другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Поскольку все это — расходы двойного назначения, то напомним: для того, чтобы вы могли показать упомянутые расходы в налоговом учете, потребуется подтвердить документально их связь с хозяйственной деятельностью предприятия.

Что еще полезного можно найти в НК по этому поводу? Теперь самое время вспомнить о стоимости алкогольных напитков и табачных изделий, суммах «чаевых» и плате за зрелищные мероприятия. Такие расходы под запретом в части включения в расходы на питание и соответственно в налоговые расходы. Случаи, когда суммы «чаевых» включают в счет согласно законам страны пребывания, сейчас не рассматриваем, ведь заграничной командировке посвящен отдельный раздел тематического выпуска (с. 33—41).

Более конкретно расписывает расходы на проживание и требования к их возмещению п. 5 разд. II Инструкции № 59. Подробнее об этом вам расскажет следующая таблица.

Обратите внимание! Указанные ограничения касаются «бюджетников». Для обычных же предприятий они являются минимальной «гарантией» и ориентиром, который можно использовать при составлении (либо обновлении) положения о командировках, которое будет действовать на предприятии.

Проживание командированного лица, так или иначе, может вызвать вопросы о том, можно ли включить те или иные расходы в налоговые. Их рассмотрению посвящена следующая таблица.

Уже так много упоминали о документальном подтверждении расходов на проживание, что дальше пора рассмотреть этот вопрос.

Документальное подтверждение

Нет оригинала документа — нет налоговых расходов. Данное правило действует и в этот раз. Причем снова (как и в случае с расходами на проезд) руководство предприятия может проявить лояльность по отношению к работнику и возместить неподтвержденные расходы. Вот только тогда придется включать такие расходы в доход работника и облагать их НДФЛ.

Какие же документы могут быть подтверждающими по расходам на проживание? Здесь на помощь придет абз. 2 п.п. 140.1.7 НК. В соответствии с его нормами такими документами могут быть:

— счета, полученные из гостиниц (мотелей) либо от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронированию мест в местах проживания;

— страховые полисы;

— и т. п.

Последняя позиция однозначно указывает на то, что приведенный перечень документов не является исчерпывающим.

Кроме того, есть одно «но». Подтвердить расходы на проживание одним только счетом не получится. Документов должно быть как минимум два. Расчетный документ, которым может быть чек РРО, квитанция к приходному кассовому ордеру, расчетная квитанция или другие документы, нужен обязательно! Они понадобятся, в том числе, и для подтверждения права предприятия на налоговый кредит по НДС.

Поэтому из командировки работник должен привезти как счет, так и расчетный документ. Об этом его нужно предварительно предупредить во избежание проблем.

Суточные расходы

Суточные — это специфический вид расходов. В налоговом законодательстве они определены как расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (абз. 4 п.п. 140.1.7 НК). Как видите, в отличие от двух предыдущих видов расходов, суточные не нуждаются в каком-то отдельном документальном подтверждении. Для отнесения таких расходов к налоговым достаточно приказа о командировке. О последнем вы могли прочитать в отдельном разделе тематического выпуска (с. 7—10).

Не лишним будет заручиться также другими подтверждающими документами, указывающими на то, что командировка действительно имела место и во время командировки работник действительно осуществил те или иные расходы, неразрывно связанные с командировкой. Такого мнения придерживаются налоговики (письмо ГНАУ от 18.06.2011 г. № 11327/6/15-0516). Подтверждают свои выводы представители главного налогового ведомства тем, что даже НК содержит упоминание иных, чем приказ, документов. Действительно, в соответствии с п.п. 140.1.7 НК сумма суточных в случае командировки в пределах Украины* определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам.

* То же касается стран, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд).

Зато Минфин (см. письмо от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433) считает, что иногда для возможности возмещения работнику суточных расходов достаточно только приказа. Однако, честно говоря, назвать реалистичной ситуацию, рассмотренную в письме, достаточно сложно. Судите сами: речь идет о случаях, когда работник во время нахождения в командировке не осуществлял никаких расходов, и как следствие у него отсутствуют какие-либо первичные документы.

Однако если такая ситуация все-таки сложится, на помощь при обосновании «подлинности» командировки и правомерности возмещения суточных могут прийти другие предписания того же п.п. 140.1.7 НК. Они указывают, что любые командировочные расходы можно включить в состав налоговых расходов при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с деятельностью плательщика. В частности (но не исключительно) это могут быть:

— приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налога;

— заключенный договор или контракт;

— другие документы, устанавливающие или удостоверяющие желание установить гражданско-правовые отношения;

— документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью плательщика налога.

Это — хотя и не первичные, но подтверждающие документы.

Главной характеристикой суточных является их размер. Он, в свою очередь, зависит от двух факторов: продолжительности командировки (в календарных днях) и установленного размера суточных в расчете на 1 календарный день. Остановим на них ваше внимание немного подробнее.

Продолжительность командировки. Определить ее правильно — значит сделать полдела на пути к определению общего размера суточных. Какие же особенности нужно учесть? Перечислим по порядку.

Для начала определимся с началом и окончанием срока командировки. Так, днем выбытия в командировку считают день отправления ТС с места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки — день прибытия ТС к месту постоянной работы командированного работника.

Далее, внимание: при отправлении ТС до 24-го часа включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позже — следующие сутки.

При этом если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный, в срок командировки засчитывают также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Так же определяют день прибытия командированного к месту постоянной работы. Такие указания дает п. 8 разд. И Инструкции № 59.

Еще одна важная деталь. Дата на транспортном билете (выбытие ТС с места постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой выбытия работника в командировку согласно приказу о командировке. В свою очередь дата на транспортном билете (прибытие ТС к месту постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке. Чтобы это стало возможным, рекомендуем предварительно узнать о наличии и по возможности приобрести проездные документы. Это нужно для того, чтобы не возникло недоразу-мений в случае, если на указанную в приказе о командировке дату билетов просто не окажется.

Некоторые нюансы, касающиеся продолжительности служебных командировок, приведены также в п. 4 разд. II Инструкции № 59:

1) Суточные выплачивают за каждый день (включая день выбытия и день прибытия) пребывания работника в командировке в пределах Украины, учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни и время пребывания в пути (вместе с вынужденными остановками).

2) Количество дней командировки для выплаты суточных определяется с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня.

3) При командировании работника сроком на один день или в такую местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные возмещаются как за полные сутки.

Итак, с продолжительностью командировок разобрались.

Размер суточных в расчете на день. Итак, кто же устанавливает такой размер? В этом вопросе плательщик налога имеет достаточно широкий спектр действий. Ориентироваться придется на следующие величины:

— максимальный размер суточных, которые разрешено относить в налоговые расходы и не облагать НДФЛ. Он закреплен в абз. 4 п.п. 140.1.7 НК и не должен превышать 0,2* размера МЗП, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года. Как вы поняли, это в расчете за каждый календарный день такой командировки. В пересчете на многострадальные украинские гривни это — 243,60 грн. (в 2014 г.);

— минимальный размер суточных. При отсутствии других нормативных документов, устанавливающих такую величину для небюджетных учреждений и организаций, никому не рекомендуем устанавливать суточные на уровне ниже, чем предусмотренные в приложении 1 к постановлению № 98. Там указано, что сумма суточных расходов составляет 30 грн.

* Для заграничных командировок установлен больший размер суточных. О нем вам поведает отдельный раздел нашего выпуска (с. 33—41).

Поэтому диапазон оплаты суточных в пределах страны — от 30 до 243,60 грн. (в 2014 г.).

Точнее говоря, верхний предел можно и «проскочить», но будьте готовы к тому, что сумму превышения в таком случае придется облагать НДФЛ (как дополнительное благо). При этом без права на НСЛ в отношении такой суммы и с применением «натурального» коэффициента.

Определяя конкретный размер суточных на предприятии, нужно взять на вооружение некоторые важные аспекты. Не запрещено варьировать их размеры в зависимости от тех или иных факторов. Предлагаем вам их рассмотреть.

Безусловно, это не все факторы, которые могут повлиять на принятие решения о размере суточных, но основные все же мы перечислили.