Витрати на відрядження. Документальне підтвердження та порядок відшкодування

Витрати на відрядження.... Документальне підтвердження та порядок відшкодування

Ви, напевне, чудово знаєте, що працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. Зокрема, згідно зі ст. 121 КЗпП працівникам, яких направляють у відрядження, виплачують:

— добові за час перебування у відрядженні;

— вартість проїзду до місця призначення і назад;

— витрати з найму жилого приміщення в порядку і розмірах, установлюваних законодавством.

Саме в розрізі таких видів витрат і побудований цей розділ тематичного випуску.

Витрати на проїзд

З чого починається відрядження? Зрозуміло, з прийняття відповідного рішення та його затвердження. Але зараз ми маємо на увазі не це, і навіть не видачу авансу. Саме відрядження починається з дороги. До місця відрядження спершу потрібно дістатись.

Так-от, витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із платником податку або є членами його керівних органів, у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті) враховують як витрати подвійного призначення. Такі правила встановлює абз. 1 п.п. 140.1.7 ПК. При цьому до витрат на проїзд цей підпункт відносить також витрати на перевезення багажу та бронювання транспортних квитків.

Перелічені витрати можна включати до податкових лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат. При цьому можливі види таких документів називає абз. 2 п.п. 140.1.7 ПК. Вони наступні:

— транспортні квитки;

— транспортні рахунки (багажні квитанції);

— тощо.

Остання позиція списку свідчить, що він не є вичерпним, тому може бути доповнений іншими видами документів.

Крім того, на щастя, серед переліку знайшлось місце для окремої згадки електронних квитків. От тільки як підтвердження вони згодяться лише за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів.

Податкове законодавство на цьому ставить крапку стосовно витрат на проїзд. Як бачимо, назвати його норми детальними та самодостатніми язик не повернеться. Як же бути при вирішенні питання стосовно віднесення до податкових тих чи інших «проїзних» витрат? Вважаємо не зайвим звернутися при цьому до Інструкції № 59 (призначеної, як ви пам’ятаєте, для бюджетників).

На особливу увагу при цьому заслуговує п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59. Витрати на проїзд до місця відрядження і назад згідно з його вимогами відшкодовують у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі). При цьому враховують усі витрати, пов’язані з придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, і страховими платежами на транспорті.

Як і в ПК, в Інструкції № 59 з витратами на проїзд ототожнюють також витрати на перевезення багажу та бронювання транспортних квитків.

Крім того, відрядженому працівникові відшкодовують:

— витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений працівник, або до місцеперебування у відрядженні.

За наявності кількох видів транспорту, що зв’язує місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація підприємства може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. Якщо не пропонує — працівник сам має право робити вибір;

— витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого керівником, та на орендованому транспорті за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами);

— витрати на проїзд у м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу;

— витрати на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник.

Останні два види витрат відшкодовують у кожному випадку з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів. Вони не є надміру витраченими коштами, як зазначає п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59;

— витрати на оплату ПДВ за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами понад установлені суми компенсації витрат згідно з підтвердними документами в оригіналі. Такий дозвіл дає п. 8 розд. ІІ Інструкції № 59.

Як ви, мабуть, уже встигли помітити, як і ПК, Інструкція № 59 особливе значення надає підтвердним документам. Тому, відправляючи працівника у відрядження, важливо наказати йому привезти звідти всі документи такого роду, роздобути які є можливим у принципі.

Інакше — очікуй лиха. Найпростішим і водночас найменш гуманним способом для підприємства є просто не оплатити працівнику витрати, підтвердити які він не в змозі. Але є й інший шлях: відшкодувати витрати, а їх суму віднести до додаткового блага працівника. Із обов’язком, що звідси випливає, обкласти їх ПДФО. Який шлях обрати — вирішує керівник.

Та якщо ви думаєте, що більше про проїзні витрати нам сказати нічого, то ви помиляєтесь. Із проїздом у відрядженні так чи інакше можуть бути пов’язані найрізноманітніші витрати. Відшкодовувати їх працівнику чи можна відносити до податкових витрат із податку на прибуток? Про це в кількох словах розповість наведена нижче таблиця.

Щодо останньої позиції списку одразу зробимо уточнення. Відповіді насправді не такі однозначні, як здається.

Інструкція № 59 розглядає випадки використання службового автомобіля виключно щодо відрядження за кордон. Підтверджує можливість відносити до податкових витрати у такому разі й відповідь у підкатегорії 102.07.14 ЗІР.

Виходить, що відносити до витрат на відрядження поїздки на службовому автомобілі в межах країни «бюджетники» не мають право. Очевидно, що не тільки вони. З цього випливає, що відобразити у складі податкових подібні витрати також не вдасться. Хоча є одне вагоме уточнення: як «відряджувальні». Але такі витрати все ж можна відобразити у податковому обліку платника податку. Для цього вони, по-перше, повинні мати зв’язок із господарською діяльністю платника податків, а по-друге, бути належним чином документально підтвердженими. А яка різниця, яким чином вони будуть віднесеними до податкових витрат: як витрати на відрядження чи як інші витрати?

Хоча, різниця є. Крім авансу на компенсацію витрат на відрядження, працівнику також потрібно видати кошти під звіт на господарські потреби. З них уже він матиме право оплачувати вартість ПММ, паркування, стоянки тощо. Тут саме час вам нагадати, що витрати ПММ дозволено відшкодовувати згідно з нормами витрат пального та маршруту руху ТЗ, погодженого з керівником.

Крім того, важливо, щоб автомобіль був саме службовим. Адже що стосується власного автомобіля працівника, який він використовує для виробничих потреб підприємства, то тут податківці категорично проти формування податкових витрат. Те саме стосується автомобіля, яким працівник користується на підставі довіреності. Таку позицію податківці висловили у підкатегорії 102.07.17 ЗІР, щоправда, їх висновки стосувались не відряджень, а використання власних автомобілів узагалі. Витрати працівника в такому випадку не відносять до фонду оплати праці та не враховують при визначенні об’єкта оподаткування.

У цій же відповіді є й пряма вказівка на можливий вихід із ситуації. Так, зазначають представники головного податкового відомства, витрати за використання легкового автомобіля фізособи враховують при визначенні об’єкта оподаткування. І тут, увага, найважливіше: якщо платник податку уклав договір оренди легкового автомобіля з фізичною особою і суми виплат при цьому є орендними платежами. До речі, про автомобіль, яким фізична особа користується на підставі довіреності, тут також згадали. Його теж можна брати в оренду і формувати податкові витрати, пов’язані з використанням такого автомобіля.

Дає «право на життя» останньому варіанту ще й те, що сам ПК (абз. 1 п.п. 140.1.7) містить норми, які дозволяють уключати до податкових витрати на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження на орендованому транспорті. Жодних обмежень стосовно того, хто має бути при цьому орендодавцем, не вказано.

Тепер розглянемо, як же правильно документально оформити проїзні витрати.

Документальне підтвердження

Частково ми уже торкнулися цього питання на початку розділу. Нагадаємо, підтверджувати витрати на проїзд відповідно до абз. 2 п.п. 140.1.7 ПК можуть транспортні квитки, транспортні рахунки (багажні квитанції), електронні квитки за наявності посадкового талона та документа про сплату тощо.

Список не є повним, тому все, що так чи інакше може бути підтвердженням понесених проїзних витрат, працівнику слід рекомендувати зберегти і подати в бухгалтерію.

У таблиці ви знайдете перелік того, що може підтвердити витрати на проїзд у тій чи іншій ситуації.

Як бачите, чек РРО знадобиться для підтвердження витрат на проїзд не всіма видами транспорту. Причиною цього є пільги, передбачені п. 4 ст. 9 Закону про РРО. Останній дозволяє не застосовувати РРО та РК:

— при продажу проїзних і перевізних документів на залізничному (крім приміського) та авіаційному транспорті з оформленням розрахункових і звітних документів;

— на автомобільному транспорті з видачею талонів, квитанцій, квитків із нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю.

Широкого розповсюдження останнім часом набули електронні проїзні документи. Особливою популярністю при цьому користуються електронні проїзні/перевізні документи на поїзд та електронні авіаквитки. Будьте пильні: такі квитки не є самодостатньою підставою для документального підтвердження понесених витрат. Крім них, знадобиться також посадковий талон та документ про сплату. На це чітко вказує абз. 2 п.п. 140.1.7 ПК.

Інструкція № 59 згадує лише найпопулярніші електронні проїзні документи, залишаючи поза увагою квитки на інші види транспорту. Що ж цікавого можна знайти в цій Інструкції?

При використанні електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання, як визначає п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59, є такий пакет документів:

— оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі. Для прикладу наведені платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до прибуткового касового ордера;

— роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);

— оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

Якщо ж електронний авіаквиток є частково використаним, до звіту також додають лист (акт, довідку) про повернення авіаквитка. Його має скласти компанія-продавець. При цьому в такому документі обов’язково мають бути зазначені:

— прізвище та ініціали відрядженого працівника;

— вартість здійсненого перельоту;

— сума повернутих коштів;

— комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка.

У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є:

— роздрукований на паперовому носії посадковий документ;

— роздрукований на паперовому носії перевізний документ (у разі перевезення багажу);

— роздрукований на паперовому носії документ на послуги (у разі окремого замовлення послуги, зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць).

Якщо відряджений працівник повертає електронний проїзний/перевізний документ на поїзд, до звіту він зобов’язаний додати документ на повернення (роздрукований на паперовому носії).

При цьому інформацію про наявність і статус електронного проїзного документа можна перевірити на офіційному веб-сайті Державної адміністрації залізничного транспорту України (https://www.uz.gov.ua).

Вважаємо, що в цьому аспекті рекомендації Інструкції № 59 сміливо можна використовувати і представникам небюджетних установ. Тим паче, що податківці у своїх роз’ясненнях часто використовують норми цієї Інструкції, ніби й не помічаючи, для кого вона призначена в першу чергу.

Отже, з проїздом коротко розібрались. Що ж чекає на відрядженого в кінці шляху? В більшості випадків — поселення. Саме про нього і наступне за ним проживання ви зможете прочитати далі.

Витрати на проживання

Які з таких витрат можна включити до податкових? Відповіді, як і завжди, в першу чергу слід шукати в п.п. 140.1.7 ПК. Цього разу — в абз. 1 та 2. Витрати на відрядження фізосіб, які перебувають у трудових відносинах із платником податку або є членами його керівних органів, відповідно до абз. 1 п.п. 140.1.7 ПК враховують у складі податкових витрат. Це стосується, зокрема, витрат на відрядження в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на:

— оплату вартості проживання у готелях (мотелях);

— оплату включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни);

— найм інших жилих приміщень;

— оплату телефонних розмов;

— обов’язкове страхування;

— інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.

Оскільки все це — витрати подвійного призначення, то нагадаємо, що для того, щоб ви могли показати названі витрати в податковому обліку, знадобиться підтвердити документально їх зв’язок із господарською діяльністю підприємства.

Що ще корисного можна знайти в ПК із цього приводу? Саме зараз час згадати про вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми «чайових» та плату за видовищні заходи. Такі витрати під забороною щодо включення до витрат на харчування і, відповідно, до податкових витрат. Випадки, коли суми «чайових» уключають до рахунку згідно із законами країни перебування, наразі не розглядаємо, адже закордонним відрядженням присвячений окремий розділ тематичного випуску (с. 33—41).

Дещо конкретніше розписує витрати на проживання та вимоги до їх відшкодування п. 5 розд. II Інструкції № 59. Детальніше про це вам розповість наведена нижче таблиця.

Зверніть увагу! Зазначені обмеження стосуються «бюджетників». Для звичайних же підприємств вони є мінімальною «гарантією» та орієнтиром, який можна використати при складанні (або оновленні) положення про відрядження, що діятиме на підприємстві.

Проживання відрядженої особи, як не крути, може викликати запитання стосовно того, чи можна включити ті чи інші витрати до податкових. Їх розгляду присвячена окрема таблиця.

Уже так багато згадували про документальне підтвердження витрат на проживання, що далі просто не можна про це мовчати.

Документальне підтвердження

Немає оригіналу документа — немає податкових витрат. Це правило діє й цього разу. Причому знову (як і у випадку з витратами на проїзд) керівництво підприємства може виявити лояльність по відношенню до працівника і відшкодувати не підтверджені витрати. От тільки тоді доведеться включати такі витрати до доходу працівника й обкладати їх ПДФО.

Які ж документи можуть бути підтвердними щодо витрат на проживання? Тут на допомогу прийде абз. 2 п.п. 140.1.7 ПК. Відповідно до його норм такими документами можуть бути:

— рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання;

— страхові поліси;

— тощо.

Остання позиція однозначно вказує на те, що наведений перелік документів не повний.

Крім того, є одне але. Підтвердити витрати на проживання одним лише рахунком не вийде. Документів має бути як мінімум два. Розрахунковий документ, яким може бути чек РРО, квитанція до прибуткового касового ордера, розрахункова квитанція або інші документи, потрібен обов’язково! Вони знадобляться в тому числі і для підтвердження права підприємства на податковий кредит із ПДВ.

Отже, з відрядження працівник повинен привезти як рахунок, так і розрахунковий документ. Про це його потрібно заздалегідь попередити для того, щоб уникнути проблем.

Добові витрати

Добові — це специфічний вид витрат. У податковому законодавстві вони визначені, як витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (абз. 4 п.п. 140.1.7 ПК). Як бачите, на відміну від двох попередніх видів витрат, добові не потребують якогось окремого документального підтвердження. Для віднесення таких витрат до податкових достатньо наказу про відрядження. Про останній ви могли прочитати в окремому розділі тематичного випуску (с. 7—10).

Не зайвим буде заручитись також іншими підтвердними документами, які вказують на те, що відрядження дійсно мало місце і в його ході працівник справді здійснив ті чи інші витрати, нерозривно пов’язані з відрядженням. Такої думки дотримуються податківці (лист ДПАУ від 18.06.2011 р. № 11327/6/15-0516). Підтверджують свої висновки представники головного податкового відомства тим, що навіть ПК містить згадку інших, ніж наказ, документів. Справді, відповідно до п.п. 140.1.7 ПК сума добових у разі відрядження у межах України* визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

* Те саме стосується країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд).

Натомість Мінфін (див. лист від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433) вважає, що інколи для можливості відшкодування працівнику добових витрат достатньо лише наказу. Проте, чесно кажучи, назвати реальною ситуацію, розглянуту в листі, досить складно. Судіть самі: йдеться про випадки, коли працівник під час перебування у відрядженні не здійснював жодних витрат і, як наслідок, у нього відсутні будь-які первинні документи.

Проте, якщо така ситуація все-таки складеться, на допомогу при обґрунтуванні «справжності» відрядження і правомірності відшкодування добових можуть прийти інші приписи того-таки п.п. 140.1.7 ПК. Вони вказують, що будь-які витрати на відрядження можна включити до складу податкових витрат за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з діяльністю платника. Зокрема (але не виключно), це можуть бути:

— запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку;

— укладений договір чи контракт;

— інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

— документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податку.

Це — хоч і не первинні, але підтвердні документи.

Головною характеристикою добових є їх розмір. Він, у свою чергу, залежить від двох факторів: тривалості відрядження (у календарних днях) та встановленого розміру добових у розрахунку на 1 календарний день. Зупинимо на них вашу увагу трохи детальніше.

Тривалість відрядження. Визначити її правильно — означає зробити півсправи на шляху до визначення загального розміру добових. Які ж особливості потрібно врахувати? Перелічимо за порядком.

Для початку визначимось із початком та закінченням строку відрядження. Так, днем вибуття у відрядження вважають день відправлення ТЗ із місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття ТЗ до місця постійної роботи відрядженого працівника.

Далі, увага: при відправленні ТЗ до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше — наступна доба.

При цьому, якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховують також час, потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Так само визначають день прибуття відрядженого до місця постійної роботи. Такі вказівки дає п. 8 розд. І Інструкції № 59.

Ще одна важлива річ. Дата на транспортному квитку (вибуття ТЗ із місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. У свою чергу, дата на транспортному квитку (прибуття ТЗ до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження. Щоб це стало можливим, рекомендуємо заздалегідь довідатися про наявність і по можливості придбати проїзні документи. Це потрібно для того, щоб не виникло непорозумінь у випадку, якщо на зазначену в наказі про відрядження дату квитків просто не виявиться.

Деякі нюанси, що стосуються тривалості службових відряджень, наведені також у п. 4 розд. II Інструкції № 59:

1) добові виплачують за кожний день (уключаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом із вимушеними зупинками);

2) кількість днів відрядження для виплати добових визначається з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні;

3) при відрядженні працівника строком на один день або до такої місцевості, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

Отже, з тривалістю відряджень розібрались.

Розмір добових у розрахунку на день. Отже, хто встановлює такий розмір? У цьому питанні платник податку має досить широкий спектр дій. Орієнтуватись доведеться на такі величини:

— максимальний розмір добових, які дозволено відносити до податкових витрат та не обкладати ПДФО. Він закріплений в абз. 4 п.п. 140.1.7 ПК і не має бути більшим 0,2* розміру МЗП, установленої законом на 1 січня податкового (звітного) року. Як ви зрозуміли, це в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження. В перерахунку на багатостраждальні українські гривні — це 243,60 грн. (у 2014 р.);

— мінімальний розмір добових. За відсутності інших нормативних документів, які встановлюють таку величину для небюджетних установ та організацій, нікому не рекомендуємо встановлювати добові на рівні нижчому, ніж передбачені у додатку 1 до постанови № 98. Там зазначено, що сума добових витрат становить 30 грн.

* Для закордонних відряджень установлений більший розмір добових. Про нього вам повідає окремий розділ нашого випуску (с. 33—41).

Отже, діапазон оплати добових у межах країни — від 30 до 243,60 грн. (у 2014 р.).

Точніше кажучи, верхню межу можна й «оминути», але будьте готовими до того, що суму перевищення в такому разі доведеться обкладати ПДФО (як додаткове благо). При цьому без права на ПСП щодо такої суми та із застосуванням «натурального» коефіцієнта.

Визначаючи конкретний розмір добових на підприємстві, потрібно взяти на озброєння деякі важливі аспекти. Не заборонено варіювати їх розміри залежно від тих чи інших чинників. Пропонуємо вам їх розглянути.

Безперечно, це не всі чинники, що можуть вплинути на прийняття рішення про розмір добових, але основні все ж перелічені.