Учет расходов на командировку (бухгалтерский и налоговый)

Учет расходов на командировку... (бухгалтерский и налоговый)

Бухгалтерский учет

При выдаче работнику аванса на командировку такие средства считаются выданными под отчет. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на субсчете 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

По дебету субсчета 372 отражаются суммы, выданные работникам под отчет (Дт 372 — Кт 30, 31).

По кредиту субсчета 372 отражаются суммы израсходованных подотчетными лицами средств, выданных под отчет.

По возвращении работника из командировки и предоставлении им Отчета об использовании денежных средств, а также документов, подтверждающих понесенные им в командировке расходы, суммы израсходованных средств отражаются на таких счетах бухгалтерского учета:

— 20 «Производственные запасы», 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», 28 «Товары» — в случае приобретения в командировке товарно-материальных ценностей и передачи их на склад предприятия;

— 23 «Производство» — в случае командировки производственных рабочих, которая непосредственно связана с изготовлением продукции (товаров, работ, услуг);

— 91 «Общепроизводственные расходы» — в случае командировки работников цехового персонала с целью организации производства и управления цехами, участками, бригадами и другими подразделениями основного и вспомогательного производств;

— 92 «Административные расходы» — в случае служебной командировки работников административно-управленческого и прочего общехозяйственного персонала с целью управления предприятием и его обслуживания;

— 93 «Расходы на сбыт» — в случае служебной командировки работников отдела сбыта, если цель их поездки связана со сбытом продукции (товаров, работ, услуг);

— 94 «Прочие расходы операционной деятельности» — в случае если в командировку направляется прочий персонал предприятия, который не подпадает ни под одну из перечисленных выше категорий. Кроме того, в состав прочих расходов операционной деятельности включаются расходы, понесенные в связи с отмененной командировкой (см. письмо Минфина от 05.12.2005 г. № 31-34000-20-10/26183).

Налоговый учет

Расходы на командировки:

— рабочих могут включаться в себестоимость изготовленных товаров, работ, услуг (в периоде отражения по ним дохода) при условии, что они непосредственно связаны с их производством (стр. 05.1 декларации по налогу на прибыль);

— общепроизводственного персонала: отражаются в составе общепроизводственных расходов, постоянные из которых в общем случае подлежат распределению на постоянные распределенные (включаются в расходы в составе себестоимости реализованной продукции, работ, услуг наряду с переменными) и нераспределенные (включаются в расходы в периоде их понесения). Отражаются в стр. 05.1 декларации по налогу на прибыль;

— административного персонала: в общем случае показываются по статье административных расходов в стр. 06.1 декларации по налогу на прибыль;

— сбытового персонала: относятся к расходам на сбыт (стр. 06.2 декларации по налогу на прибыль).

Важно! Расходы признаются исключительно на основании подтверждающих первичных документов (п. 138.2 НК). Подробно о документальном подтверждении командировочных расходов см. на с. 22.

Проиллюстрируем отражение командировочных расходов в бухгалтерском и налоговом учете на примере.

Пример. 29 мая 2014 года работник отдела сбыта направлен в командировку с целью заключения договора поставки. 26 мая 2014 года ему выдан денежный аванс в размере 1500 грн. Срок командировки — 2 дня.

2 июня работник составил Отчет и предоставил документы, подтверждающие понесенные им в командировке расходы:

— на проезд железнодорожным транспортом (туда и обратно) общей стоимостью 254 грн., в том числе НДС — 40 грн.;

— на проживание в гостинице на общую сумму 1100 грн., в том числе НДС — 183,33 грн.

Согласно действующим на предприятии распорядительным документам суточные расходы работнику возмещают в размере 150 грн. за календарный день.

Использованные во время командировки собственные средства работника в этот же день возвращены ему из кассы.

В бухгалтерском и налоговом учете командировочные расходы отражаются следующим образом:

Если неизрасходованные денежные средства не возвращены работником в положенный срок

Сумма излишне израсходованных средств, не возвращенная работником в течение установленного пп. 170.9.2 и 170.9.3 НК срока, включается в его налогооблагаемый доход и облагается НДФЛ.

Доходом признается:

— вся сумма денежных средств, выданная на командировку, — в случае несвоевременного предоставления Отчета и возврата неиспользованных денежных средств;

— разница между суммой аванса на командировку и суммой средств, потраченных согласно Отчету, — если работник предоставил Отчет своевременно, но остаток денежных средств сверх суммы, потраченной согласно Отчету, не вернул работодателю в установленные НК сроки.

В отношении порядка обложения НДФЛ несвое-временно возращенных сумм есть два подхода:

1) фискальный — который следует из п. 170.9 НК. Доход в виде излишне израсходованных, свое-временно не возвращенных денежных средств возникает у работника на следующий день после окончания предельного срока возврата излишне израсходованных денежных средств;

2) либеральный — следует из п. 3 Порядка № 845. Следуя данному варианту, если:

а) неизрасходованные денежные средства возвращены с нарушением предельных сроков, но до конца месяца, на который приходится такой предельный срок, то доход у работника не возникает (НДФЛ не удерживается);

б) денежные средства не возвращены до конца месяца, на который приходится предельный срок возврата, то в месяце предоставления Отчета у работника возникает доход в сумме превышения над суммой, потраченной согласно Отчету. Сумма превышения подлежит обложению
НДФЛ.

Налоговики придерживаются именно «либерального» подхода, объясняя это тем, что в НК порядок определения даты возникновения дохода не прописан, а Порядок № 845 разработан в соответствии с п.п. 170.9.2 НК и фактически разъясняет порядок применения норм НК, регулирующих особенности обложения НДФЛ своевременно не возвращенных денежных средств.

Для целей налогообложения к доходу в виде несвоевременно возвращенных неизрасходованных подотчетных сумм применяется «натуральный» коэффициент, исчисляемый в соответствии с п. 164.5 НК.

Сумма излишне израсходованных денежных средств, не возвращенная в срок, облагается НДФЛ по ставкам, определенным п. 167.1 НК, а именно:

— по ставке 15 % — с суммы, не превышающей 10-кратный размер минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января отчетного налогового года (в 2014 году — 12180 грн.);

— по ставке 17 % — с суммы превышения.

При этом, поскольку ставка 15 (17) % применяется к общему месячному налогооблагаемому доходу, то с предельным размером следует сравнивать общую сумму начисленного работнику его работодателем дохода за месяц.

НДФЛ удерживается за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц. В случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих месяцев до полной уплаты суммы налога.

Суммы излишне израсходованных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет, которые не были возвращены плательщиком налога в установленный срок, и являющихся налогооблагаемым доходом, отражаются в форме № 1ДФ с признаком дохода «118».

Пример. Работника предприятия направили в командировку на 3 дня (с 10 июня по 12 июня 2014 года), выдав аванс в размере 1500,00 грн. Командировочные расходы составили 1170,00 грн. (в том числе суточные — 180,00 грн., средства на проживание — 750,00 грн., проезд — 240 грн.). По возвращении из командировки работник предоставил Отчет вовремя (17 июня). 19 июня истек предельный срок возврата остатка денежных средств, полученных на командировку, однако работник вернул неизрасходованные средства с опозданием (7 июля).

Рассмотрим, как в бухгалтерском учете отразится факт несвоевременного возврата остатка денежных средств, полученных на командировку, и удержания НДФЛ.

Заполним фрагмент Налогового расчета по форме № 1ДФ за II квартал 2014 года. Предположим, что зарплата работника на протяжении II квартала 2014 года не изменялась.

Фрагмент Налогового расчета по № 1ДФ за II квартал 2014 года