Облік витрат на відрядження (бухгалтерський та податковий)

Облік витрат на відрядження (бухгалтерський та податковий)

Бухгалтерський облік

При видачі працівнику авансу на відрядження такі кошти вважаються виданими під звіт. Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на суб-рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

За дебетом субрахунку 372 відображаються суми, видані працівникам під звіт (Дт 372 — Кт 30, 31).

За кредитом субрахунку 372 відображаються суми витрачених підзвітними особами коштів, виданих під звіт.

Після повернення працівника з відрядження і подання ним Звіту про використання грошових коштів, а також документів, що підтверджують понесені ним у відрядженні витрати, суми витрачених коштів відображаються на таких рахунках бухгалтерського обліку:

 — 20 «Виробничі запаси», 22 »Малоцінні та швидкозношувані предмети», 28 «Товари» — у разі придбання у відрядженні товарно-матеріальних цінностей і передання їх на склад підприємства;

 — 23 «Виробництво» — у разі відрядження виробничих робітників, що безпосередньо пов’язане з виготовленням продукції (товарів, робіт, послуг);

— 91 «Загальновиробничі витрати» — у разі відрядження працівників цехового персоналу з метою організації виробництва та управління цехами, ділянками, бригадами та іншими підрозділами основного і допоміжного виробництв;

 — 92 «Адміністративні витрати» — у разі службового відрядження працівників адміністративно-управлінського та іншого загальногосподарського персоналу з метою управління підприємством та його обслуговування;

 — 93 «Витрати на збут» — у разі службового відрядження працівників відділу збуту, якщо мета їх поїздки пов’язана зі збутом продукції (товарів, робіт, послуг);

 — 94 «Інші витрати операційної діяльності» — якщо відряджається інший персонал підприємства, який не підпадає під жодну з перелічених категорій. Крім того, до складу інших витрат операційної діяльності уключаються витрати, понесені у зв’язку зі скасованим відрядженням (див. лист Мінфіну від 05.12.2005 р. № 31-34000-20-10/26183).

Податковий облік

Витрати на відрядження:

— робітників можуть уключатися до собівартості виготовлених товарів, робіт, послуг (у періоді відображення за ними доходу) за умови, що вони безпосередньо пов’язані з їх виробництвом (ряд. 05.1 декларації з податку на прибуток);

— загальновиробничого персоналу: відображаються у складі загальновиробничих витрат, постійні з яких у загальному випадку підлягають розподілу на постійні розподілені (уключаються до витрат у складі собівартості реалізованої продукції, робіт, послуг разом зі змінними) і нерозподілені (уключаються до витрат у періоді їх понесення). Відображаються в ряд. 05.1 декларації з податку на прибуток;

— адміністративного персоналу: у загальному випадку відображаються за статтею адміністративних витрат у ряд. 06.1 декларації з податку на прибуток;

— збутового персоналу: належать до витрат на збут (ряд. 06.2 декларації з податку на прибуток).

Важливо! Витрати визнаються виключно на підставі підтверджувальних первинних документів (п. 138.2 ПК). Детально про документальне підтвердження витрат на відрядження див. на с. 22.

Проілюструємо відображення витрат на відрядження в бухгалтерському та податковому обліку на прикладі.

Приклад. 29 травня 2014 року працівника відділу збуту відряджено з метою укладення договору постачання. 26 травня 2014 року йому видано грошовий аванс у розмірі 1500 грн. Строк відрядження — 2 дні.

2 червня працівник склав Звіт і надав документи на підтвердження понесених ним у відрядженні витрат:

— витрати на проїзд залізничним транспортом (туди і назад) загальною вартістю 254 грн., у тому числі ПДВ — 40 грн.;

— витрати на проживання в готелі на загальну суму 1100 грн., у тому числі ПДВ — 183,33 грн.

Згідно з чинними на підприємстві розпорядчими документами добові витрати працівнику відшкодовують у розмірі 150 грн. за календарний день.

Використані під час відрядження власні кошти працівника цього ж дня повернено йому з каси.

У бухгалтерському та податковому обліку витрати на відрядження відображаються таким чином:

Якщо невитрачені грошові кошти не повернено працівником у призначений строк

Сума надмірно витрачених коштів, не повернена працівником упродовж установленого пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПК строку, уключається до його оподатковуваного доходу та обкладається ПДФО.

Доходом визнається:

— уся сума грошових коштів, видана на відрядження, — у разі несвоєчасного подання Звіту і повернення невикористаних грошових коштів;

— різниця між сумою авансу на відрядження і сумою коштів, витрачених згідно зі Звітом, — якщо працівник подав Звіт своєчасно, але залишок грошових коштів понад суму, витрачену згідно зі Звітом, не повернув роботодавцю в установлені ПК строки.

Щодо порядку обкладення ПДФО несвоєчасно повернених сум є два підходи:

1) фіскальний — що випливає з п. 170.9 ПК. Доход у вигляді надмірно витрачених своєчасно не повернених грошових коштів виникає у працівника наступного дня після закінчення граничного строку повернення надмірно витрачених грошових коштів;

2) ліберальний — випливає з п. 3 Порядку № 845. Відповідно до цього варіанта, якщо:

а) невитрачені грошові кошти повернено з порушенням граничних строків, але до кінця місяця, на який припадає такий граничний строк, то дохід у працівника не виникає (ПДФО не утримується);

б) грошові кошти не повернено до кінця місяця, на який припадає граничний строк повернення, то в місяці подання Звіту у працівника виникає дохід у сумі перевищення над сумою, витраченою згідно із Звітом. Сума перевищення підлягає обкладенню ПДФО.

Податківці дотримуються саме «ліберального» підходу, пояснюючи це тим, що в ПК порядок визначення дати виникнення доходу не прописано, а Порядок № 845 розроблений відповідно до п.п. 170.9.2 ПК і фактично роз’яснює порядок застосування норм ПК, що регулюють особливості обкладення ПДФО своєчасно не повернених грошових коштів.

Для цілей оподаткування до доходу у вигляді несвоєчасно повернених невитрачених підзвітних сум застосовується «натуральний» коефіцієнт, що обчислюється відповідно до п. 164.5 ПК.

Сума надмірно витрачених грошових коштів, не повернена у строк, обкладається ПДФО за ставками, визначеними п. 167.1 ПК, а саме:

— за ставкою 15 % — із суми, що не перевищує 10-кратний розмір мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня звітного податкового року (у 2014 році — 12180 грн.);

— за ставкою 17 % — із суми перевищення.

При цьому, оскільки ставка 15 (17) % застосовується до загального місячного оподатковуваного доходу, то з граничним розміром слід порівнювати загальну суму нарахованого працівникові його роботодавцем доходу за місяць.

ПДФО утримується за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців до повної сплати суми по-
датку.

Суми надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, які не булі повернуті платником податку у встановлений строк, і які є доходом, що оподатковується, відображаються у формі № 1ДФ з ознакою доходу «118».

Приклад. Працівника підприємства направили у відрядження на 3 дні (з 10 червня по 12 червня 2014 року), видавши аванс у розмірі 1500,00 грн. Витрати на відрядження становили 1170,00 грн. (у тому числі добові — 180,00 грн., кошти на проживання — 750,00 грн., проїзд — 240 грн.). Після повернення з відрядження працівник подав Звіт своєчасно (17 червня). 19 червня закінчився граничний строк повернення залишку грошових коштів, отриманих на відрядження, проте працівник повернув невитрачені кошти із запізненням (7 липня).

Розглянемо, як у бухгалтерському обліку відобразиться факт несвоєчасного повернення залишку грошових коштів, отриманих на відрядження, та утримання ПДФО.

Заповнимо фрагмент Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за II квартал 2014 року. Припустимо, що зарплата працівника впродовж II кварталу 2014 року не змінювалася.

Фрагмент Податкового розрахунку за № 1ДФ за II квартал 2014 року