Командировки & платежные карточки

Командировки & платежные карточки

Возможность использовать платежные карточки для обеспечения авансом работника, направляемого в командировку, предусмотрена п. 5 разд. I Инструкции № 59. И хотя Инструкция № 59 на сегодняшний день является обязательной только для бюджетных организаций, ее нормы дают «зеленый свет» на использование платежных карточек в командировках и обычными субъектами хозяйствования. О праве оплаты командировочных расходов с помощью платежной карточки свидетельствует и п.п. 170.9.3 НК.

Платежные карточки (более правильно их называть платежные средства) могут быть корпоративными и личными.

Под корпоративным специальным платежным средством понимают специальное платежное средство, которое дает возможность его держателю осуществлять операции по счету субъекта хозяйствования.

Личное специальное платежное средство — это специальное платежное средство, эмитированное на имя физического лица, не осуществляющего предпринимательскую деятельность.

Использование корпоративной карточки

Использование корпоративной платежной карточки в командировках имеет ряд преимуществ:

1. Очень часто решение о командировке принимается настолько оперативно, что выдать работнику аванс наличными не всегда возможно. В этом случае выходом может стать перечисление денежных средств на корпоративную карточку. Чтобы обеспечить работника, направляемого в командировку авансом, достаточно зачислить деньги на корпоративную карточку, держателем которой он является.

2. Если работник направляется в загранкомандировку, то корпоративная платежная карточка поможет избежать сложностей при получении наличной иностранной валюты для выдачи ее командированному работнику. Современные платежные карточки позволяют снимать с карточки средства в валюте страны пребывания, несмотря на то что сама карточка является «гривневой». Это избавляет от необходимости открывать валютный счет. Кроме того, в отличие от наличных денежных средств, на таможне платежная карточка письменно не декларируется.

Работник, имеющий на руках корпоративную платежную карточку, может для осуществления командировочных расходов снимать наличные средства в банкомате либо рассчитываться карточкой в безналичной форме.

Важно! Пользоваться корпоративной карточкой может только работник — держатель корпоративной карточки, т. е. работник, на имя которого она выдана (п. 1.4 Положения № 223). Если у предприятия несколько работников, которым необходимо выдавать корпоративные платежные карточки, то следует оформить несколько карточек — отдельно для каждого из них.

Если в командировку направляется несколько сотрудников и выдается одна корпоративная платежная карточка, то следует руководствоваться разъяснением НБУ, изложенным в письме от 07.04.2006 г. № 25-209/827-3767. Перед командировкой в приказе по предприятию следует назначить держателя корпоративной карточки ответственным за осуществление оплаты определенных видов расходов (с обязательным перечнем таких расходов) за других командированных лиц. Суммы, уплаченные с помощью платежной карточки за другое лицо, будут считаться выданными под отчет именно держателю платежной карточки. Поэтому держатель корпоративной платежной карточки должен контролировать, чтобы отчетные документы, например, счета гостиницы, оформлялись с обязательным указанием фамилий всех командированных лиц, за которых осуществляется оплата с корпоративной карточки.

Наряду с этим Минфин в письме от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020 разъяснил, что при оплате одной корпоративной платежной карточкой командировочных расходов (например, за проживание в гостинице) за нескольких лиц, пребывающих совместно в командировке, оригиналы квитанций (счетов) гостиниц должны содержать следующую обязательную информацию:

— фамилии лиц, за проживание которых произведена оплата;

— сроки проживания в гостинице указанных лиц (т. е. количество суток);

— стоимость номеров, в которых проживали такие лица;

— виды расходов, включенных в квитанции (счета).

Такие документы прилагает к своему Отчету тот работник, который оплатил с использованием корпоративной карточки стоимость проживания за себя и других сотрудников предприятия. Выданная на имя подотчетного лица квитанция на оплату проживания в гостинице всех командированных работников на полную (общую) сумму без определения указанных выше реквизитов не может быть принята к отчету.

Важно также учитывать, что средства с корпоративной карточки считаются выданными под отчет командированному работнику только после списания их с карточки (т. е. после того как работник снимет деньги с карточки или расплатится карточкой в безналичной форме).

Документальное оформление

Вернувшийся из командировки работник должен отчитаться о потраченных средствах, предоставив Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Министерства доходов и сборов от 24.12.2013 г. № 845.

Обратите внимание! В Отчете должны отражаться только использованные (списанные с корпоративной карточки) средства (письмо Главного управления Миндоходов в г. Киеве от 19.09.2013 г. № 4456/10/26-15-11-01-06).

К Отчету прилагаются:

— расчетные документы (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), подтверждающие факт приобретения товаров, предоставления услуг;

— документы, которые подтверждают осуществленные с помощью платежных карточек расчеты, а именно: чеки банкомата, слипы, квитанции платежных терминалов и т. п. (п. 2.12 Положения № 637).

Отчет подается в следующие сроки:

— если во время командировки работник получил наличные с корпоративной карточки, он подает Отчет и возвращает не использованную им сумму до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НК);

— если во время командировки работник использовал корпоративную карточку для проведения расчетов в безналичной форме, Отчет предоставляется не позднее 10-го банковского дня после завершения командировки (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НК). При наличии уважительных причин работодатель может продлить этот срок до 20 банковских дней (до выяснения вопросов относительно выявленных расхождений между соответствующими отчетными документами).

В случае если расчеты осуществлялись и в наличной, и в безналичной форме, предоставляется:

— либо два Отчета в сроки, предусмотренные для каждой формы расчета;

— либо один Отчет в более короткий из двух сроков, т. е. до окончания третьего банковского дня после завершения командировки.

Нюансы загранкомандировки с корпоративной платежной карточкой

В первую очередь еще раз отметим, что для направления работника в загранкомандировку не обязательно, чтобы карточный счет был открыт в валюте. Гривневая карточка может использоваться за рубежом — все операции автоматически конвертируются в валюту страны пребывания (хотя предупредим, что такую возможность предоставляют не все банки).

В случае осуществления расчетов в валюте, которая отличается от валюты картсчета, уполномоченный банк осуществляет пересчет суммы по такой операции в валюту картсчета. Такой пересчет осуществляется по курсу, порядок установления которого определен в договоре между банком и клиентом.

Таким образом, схема расчетов в иностранной валюте с гривневого картсчета выглядит так:

— банк возмещает международной платежной системе валюту, в которой производился расчет по картсчету;

— предприятие рассчитывается с банком гривнями за валюту, израсходованную его работником в загранкомандировке.

Также при расчетах корпоративной карточкой в загранкомандировках следует учитывать следующие нюансы:

1. С помощью корпоративной карточки запрещено проведение расчетов по ВЭД-договорам (контрактам) (п. 8.3 Инструкции № 492).То есть использовать платежную карточку для приобретения за границей товаров, работ, услуг (кроме осуществления расчетов в безналичной форме, которые связаны с расходами на командировку) у нерезидентов запрещается.

2. Исходя из норм п. 2.12 Положения № 637 возврат неиспользованной наличности должен осуществляться в той валюте, которая была снята с корпоративной карточки. Это подтвердил и Минфин в письме от 30.10.2008 г. № 31-26030-13-25/39646. Так, если во время командировки работник получал за границей наличные с корпоративной карточки через банкомат и осуществлял безналичные расчеты, например, в евро, то по окончании командировки часть неиспользованных наличных в той же валюте (евро) следует вернуть в кассу предприятия. Поэтому, чтобы избежать возможной проблемы, стоит перед командировкой проинструктировать работника, обязав снимать валюту с карточки по мере необходимости.

3. Средства в национальной валюте страны, в которую командировался работник, или в свободно конвертируемой валюте, которые получает работник как аванс на корпоративную карточку, перечисляются в национальную валюту Украины по официальному валютному курсу НБУ, действовавшему на дату списания с карточного счета такой валюты при условии наличия подтверждающих документов (письмо Главного управления Миндоходов в г. Киеве от 19.09.2013 г. № 4456/10/26-15-11-01-06).

Использование личной карточки работника

В случае отсутствия на предприятии корпоративных платежных карточек существует возможность зачислить аванс на командировку на личную платежную карточку работника. НБУ никогда не возражал против выдачи аванса путем перечисления денежных средств на личную платежную карточку сотрудника (письмо НБУ от 03.08.2007 г. № 25-313/1474-7902).

Важно! В этом случае денежные средства считаются выданными под отчет в момент их зачисления на личный текущий счет работника, а не в момент списания средств с карточки (письмо НБУ от 14.08.2009 г. № 25-313/2015-15472).

При этом следует помнить, что согласно п. 7.7 Инструкции № 492 запрещается использовать текущие счета физических лиц для проведения операций, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности. Поэтому командированному работнику следует предварительно снять аванс на командировку со своей личной платежной карточки, а уже затем тратить эти денежные средства на командировочные нужды.

Как и в случае использования наличного командировочного аванса, использование средств, полученных на личную карточку, должно быть подтверждено соответствующими отчетными документами. При расчетах с применением личных платежных карточек следует ориентироваться на общие сроки предоставления Отчета, установленные п.п. 170.9.2 НК, т. е. 5 банковских дней со дня окончания командировки.

Пример 1. Использование корпоративной карточки в гривнях при командировках в пределах Украины

Для участия в семинаре в командировку направлен бухгалтер предприятия. Срок командировки — 4 дня (с 26.05.2014 г. по 29.05.2014 г.).

23.05.2014 г. предприятие перечислило на корпоративную карточку аванс в сумме 2500 грн. В этот же день работнику выдана корпоративная карточка.

Денежные средства в сумме 900 грн. сняты работником наличными в банкомате 26.05.2014 г. с уплатой комиссии в размере 12,00 грн.

Кроме того, с применением корпоративной карточки через платежный терминал 26.05.2014 г. была оплачена стоимость проживания в гостинице в размере 1200 грн. (в том числе НДС — 200 грн.).

По возвращении из командировки (30.05.2014 г.) бухгалтер предоставил Отчет и следующие первичные документы:

— железнодорожные билеты из Харькова в Киев и обратно на сумму 400 грн. (в том числе НДС — 60,67 грн.*);

— счет гостиницы и квитанцию платежного терминала о безналичной оплате гостиничных услуг с помощью корпоративной платежной карточки на сумму 1200 грн. (в том числе НДС — 200 грн.);

— чек банкомата о получении наличных в сумме 900 грн.

* Так как в стоимость билетов включается страховка и некоторые другие расходы, сумма НДС не будет рассчитываться исходя из стоимости билета.

Размер суточных определен приказом по предприятию в сумме 100 грн. в расчете за каждый календарный день пребывания работника в командировке.

В бухгалтерском и налоговом учете расходы на командировку тражаются следующим образом (см. с. 45).

Пример 2. Использование корпоративной карточки в гривнях при командировках за границу

Предприятие направляет менеджера по сбыту в командировку за границу в Польшу. Срок командировки — 3 дня (с 19.05.2014 г. по 21.05.2014 г.).

15.05.2014 г. предприятием на гривневую корпоративную карточку был перечислен аванс в сумме 19000 грн. В этот же день корпоративная карточка была выдана работнику.

18.05.2014 г. работником были сняты денежные средства в гривне в сумме 240 грн.

19.05.2014 г. работником были сняты денежные средства в банкомате на территории Польши в сумме 550 евро.

По возвращении из командировки (22.05.2014 г.) работник предоставил Отчет и следующие первичные документы:

— чек банкомата о снятии 240 грн.;

Продолжение примера 2 (начало на с. 44)

— железнодорожные билеты на сумму 240 грн. (в том числе НДС — 20 грн.);

— чек банкомата о получении наличных в сумме 550 евро (банк списывает валюту с картсчета по курсу 16 грн./евро);

— счет гостиницы об оплате гостиничных услуг на сумму 300 евро;

— авиабилеты на сумму 100 евро.

Размер суточных определен приказом по предприятию в сумме 300 грн. в расчете за каждый календарный день пребывания работника в командировке.

Курс НБУ составил (условно)

Пример 3. Использование корпоративной карточки в валюте при командировках за границу

Предприятие направляет работника отдела сбыта в командировку за границу сроком на 4 дня. Для этих целей на картсчет в евро 23.05.2014 г. зачислены €1000. В этот же день корпоративная карточка была выдана работнику.

26.05.2014 г. работником были сняты денежные средства в банкомате в сумме 250 евро.

По возвращении из командировки (30.05.2014 г.) работник предоставил Отчет и следующие первичные документы:

— чек банкомата о снятии 250 евро;

— счет из гостиницы и квитанцию платежного терминала о безналичной оплате гостиничных услуг с помощью корпоративной платежной карточки — €350. Услуги оплачены 26.05.2014 г.;

— авиабилеты на сумму €200;

— железнодорожные билеты на сумму 360 грн. (в том числе НДС — 40 грн.).

Размер суточных определен приказом по предприятию в сумме 300 грн. в расчете за каждый календарный день пребывания работника в командировке.

Курс НБУ составил (условно)

Пример 4. Использование личной карточки работника при командировках в пределах Украины

Для заключения договора в командировку отправлен менеджер по сбыту. Срок командировки — с 13.05.2014 г. по 15.05.2014 г. На личную карточку работника перечислен аванс в сумме 1200 грн. Отчет предоставлен 16.05.2014 г., утвержден в сумме 1100 грн. Остаток неиспользованного аванса работник внес в кассу в этот же день.