Відрядження & платіжні картки

Відрядження & платіжні картки

Можливість використовувати платіжні картки для забезпечення авансом працівника, який направляється у відрядження, передбачена п. 5 розд. I Інструкції № 59. І хоча Інструкція № 59 на сьогодні є обов’язковою тільки для бюджетних організацій, її норми дають «зелене світло» на використання платіжних карток у відрядженнях і звичайними суб’єктами господарювання. Про право оплати витрат на відрядження за допомогою платіжної картки свідчить і п.п. 170.9.3 ПК.

Платіжні картки (правильніше їх називати платіжними засобами) можуть бути корпоративними та особистими.

Під корпоративним спеціальним платіжним засобом розуміють спеціальний платіжний засіб, що дає змогу його держателю здійснювати операції за рахунком суб’єкта господарювання.

Особистий спеціальний платіжний засіб — це спеціальний платіжний засіб, емітований на ім’я фізичної особи, яка не здійснює підприємницьку діяльність.

Використання корпоративної картки

Використання корпоративної платіжної картки у відрядженнях має низку переваг:

1. Дуже часто рішення про відрядження приймається настільки оперативно, що видати працівнику аванс готівкою не завжди можливо. У цьому випадку виходом може стати перерахування грошових коштів на корпоративну картку. Щоб забезпечити працівника, який направляється у відрядження авансом, достатньо зарахувати гроші на корпоративну картку, держателем якої він є.

2. Якщо працівник відряджається за кордон, то корпоративна платіжна картка допоможе уникнути труднощів при отриманні готівкової іноземної валюти для видачі її працівнику, який відряджається. Сучасні платіжні картки дозволяють знімати з картки кошти у валюті країни перебування, незважаючи на те, що сама картка є «гривневою». Це позбавляє від необхідності відкривати валютний рахунок. Крім того, на відміну від готівкових грошових коштів, на митниці платіжна картка письмово не декларується.

Працівник, який має на руках корпоративну платіжну картку, може для здійснення витрат на відрядження знімати готівкові кошти в банкоматі або розраховуватися карткою в безготівковій формі.

Важливо! Користуватися корпоративною карткою може тільки працівник — держатель корпоративної картки, тобто працівник, на ім’я якого її видано (п. 1.4 Положення № 223). Якщо в підприємства декілька працівників, яким необхідно видавати корпоративні платіжні картки, то слід оформити декілька карток — окремо для кожного з них.

Якщо відряджаються декілька співробітників і видається одна корпоративна платіжна картка, то слід керуватися роз’ясненнями НБУ, викладеними в листі від 07.04.2006 р. № 25-209/827-3767. Перед відрядженням у наказі по підприємству слід призначити держателя корпоративної картки відповідальним за здійснення оплати певних видів витрат (з обов’язковим переліком таких витрат) за інших відряджених осіб. Суми, сплачені за допомогою платіжної картки за іншу особу, вважатимуться виданими під звіт саме держателю платіжної картки. Тому держатель корпоративної платіжної картки має контролювати, щоб звітні документи, наприклад, рахунки готелю, оформлялися з обов’язковим зазначенням прізвищ усіх відряджених осіб, за яких здійснюється оплата з корпоративної картки.

Разом з цим Мінфін у листі від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020 роз’яснив, що при оплаті однією корпоративною платіжною карткою витрат (наприклад, за проживання в готелі) на відрядження за декількох осіб, які перебувають спільно у відрядженні, оригінали квитанцій (рахунків) готелів повинні містити таку обов’язкову інформацію:

— прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату;

— строки проживання в готелі зазначених осіб (тобто кількість діб);

— вартість номерів, у яких проживали такі особи;

— види витрат, уключених до квитанцій (рахунків).

Такі документи додає до свого Звіту той працівник, який оплатив із використанням корпоративної картки вартість проживання за себе та інших співробітників підприємства. Видана на ім’я підзвітної особи квитанція на оплату проживання в готелі всіх працівників, які відряджаються, на повну (загальну) суму без визначення зазначених реквізитів не може бути прийнята до звіту.

Важливо також враховувати, що кошти з корпоративної картки вважаються виданими під звіт працівнику, який відряджається, тільки після списання їх із картки (тобто після того, як працівник зніме гроші з картки або розплатиться карткою в безготівковій формі).

Документальне оформлення

Працівник, який повернувся з відрядження, має відзвітувати про витрачені кошти, надавши Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міністерства доходів і зборів від 24.12.2013 р. № 845.

Зверніть увагу! У Звіті мають відображатися тільки використані (списані з корпоративної картки) кошти (лист Головного управління Міндоходів у м. Києві від 19.09.2013 р. № 4456/10/26-15-11-01-06).

До Звіту додаються:

— розрахункові документи (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), які підтверджують факт придбання товарів, надання послуг;

— документи, які підтверджують здійснені за допомогою платіжних карток розрахунки, а саме: чеки банкомату, сліпи, квитанції платіжних терміналів тощо (п. 2.12 Положення № 637).

Звіт подається в такі строки:

— якщо під час відрядження працівник отримав готівку з корпоративної картки, він подає Звіт і повертає невикористану ним суму до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПК);

— якщо під час відрядження працівник використовував корпоративну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, Звіт подається не пізніше 10-го банківського дня після завершення відрядження (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПК). За наявності поважних причин роботодавець може подовжити цей строк до 20 банківських днів (до з’ясування питань щодо виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами).

Якщо розрахунки здійснювалися і в готівковій, і в безготівковій формі, надається:

— або два Звіти у строки, передбачені для кожної форми розрахунку;

— або один Звіт у коротший із двох строків, тобто до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.

Нюанси закордонного відрядження з корпоративною платіжною карткою

Перш за все, ще раз зазначимо, що для направлення працівника в закордонне відрядження не обов’язково, щоб картковий рахунок був відкритий у валюті. Гривнева картка може використовуватися за кордоном — усі операції автоматично конвертуються у валюту країни перебування (хоча попередимо, що таку можливість надають не всі банки).

У разі здійснення розрахунків у валюті, що відрізняється від валюти картрахунку, уповноважений банк здійснює перерахунок суми за такою операцією у валюту картрахунку. Такий перерахунок здійснюється за курсом, порядок установлення якого визначено в договорі між банком і клієнтом.

Таким чином, схема розрахунків в іноземній валюті з гривневого картрахунку виглядає так:

— банк відшкодовує міжнародній платіжній системі валюту, в якій здійснювався розрахунок за картрахунком;

— підприємство розраховується з банком гривнями за валюту, витрачену його працівником у закордонному відрядженні.

Також при розрахунках корпоративною карткою в закордонних відрядженнях слід ураховувати такі нюанси:

1. За допомогою корпоративної картки заборонене проведення розрахунків за ЗЕД-договорами (контрактами) (п. 8.3 Інструкції № 492). Тобто використовувати платіжну картку для придбання за кордоном товарів, робіт, послуг (окрім здійснення розрахунків у безготівковій формі, що пов’язані з витратами на відрядження) у нерезидентів забороняється.

2. Виходячи з норм п. 2.12 Положення № 637, повернення невикористаної готівки має здійснюватися в тій валюті, що була знята з корпоративної картки. Це підтвердив і Мінфін у листі від 30.10.2008 р. № 31-26030-13-25/39646. Так, якщо під час відрядження працівник отримував за кордоном готівку з корпоративної картки через банкомат і здійснював безготівкові розрахунки, наприклад, в євро, то після закінчення відрядження частину невикористаної готівки в тій самій валюті (євро) слід повернути до каси підприємства. Тому, щоб уникнути можливої проблеми, варто перед відрядженням проінструктувати працівника, зобов’язавши знімати валюту з картки в міру необхідності.

3. Кошти в національній валюті країни, до якої відряджався працівник, або у вільно конвертованій валюті, які отримує працівник як аванс на корпоративну картку, перераховуються у національну валюту України за офіційним валютним курсом НБУ, що діяв на дату списання з карткового рахунка такої валюти за умови наявності підтверджуючих документів (лист Головного управління Міндоходів у м. Києві від 19.09.2013 р. № 4456/10/26-15-11-01-06).

Використання особистої картки працівника

У разі відсутності на підприємстві корпоративних платіжних карток існує можливість зарахувати аванс на відрядження на особисту платіжну картку працівника. НБУ ніколи не заперечував проти видачі авансу шляхом перерахування грошових коштів на особисту платіжну картку співробітника (лист НБУ від 03.08.2007 р. № 25-313/1474-7902).

Важливо! У цьому випадку грошові кошти вважаються виданими під звіт у момент їх зарахування на особовий поточний рахунок працівника, а не в момент списання коштів із картки (лист НБУ від 14.08.2009 р. № 25-313/2015-15472).

При цьому слід пам’ятати, що згідно з п. 7.7 Інструкції № 492 забороняється використовувати поточні рахунки фізичних осіб для проведення операцій, пов’язаних зі здійсненням підприємницької діяльності. Тому відрядженому працівнику слід заздалегідь зняти аванс на відрядження зі своєї особистої платіжної картки, а вже потім витрачати ці грошові кошти на відрядні потреби.

Як і в разі використання готівкового відрядного авансу, використання коштів, отриманих на особисту картку, має бути підтверджене відповідними звітними документами. При розрахунках із застосуванням особистих платіжних карток слід орієнтуватися на загальні строки подання Звіту, установлені п.п. 170.9.2 ПК, тобто 5 банківських днів із дня закінчення відрядження.

Приклад 1. Використання корпоративної картки у гривнях при відрядженнях у межах України

Для участі в семінарі у відрядження направлено бухгалтера підприємства. Строк відрядження — 4 дні (з 26.05.2014 р. по 29.05.2014 р.).

23.05.2014 р. підприємство перерахувало на корпоративну картку аванс у сумі 2500 грн. Цього ж дня працівнику видано корпоративну картку.

Грошові кошти в сумі 900 грн. знято працівником готівкою в банкоматі 26.05.2014 р. зі сплатою комісії в розмірі 12,00 грн.

Крім того, із застосуванням корпоративної картки через платіжний термінал 26.05.2014 р. було оплачено вартість проживання в готелі в розмірі 1200 грн. (у тому числі ПДВ — 200 грн.).

Після повернення з відрядження (30.05.2014 р.) бухгалтер подав Звіт і такі первинні документи:

— залізничні квитки з Харкова до Києва та назад на суму 400 грн. (у тому числі ПДВ — 60,67 грн.*);

— рахунок готелю та квитанцію платіжного терміналу про безготівкову оплату готельних послуг за допомогою корпоративної платіжної картки на суму 1200 грн. (у тому числі ПДВ — 200 грн.);

— чек банкомата про отримання готівки в сумі 900 грн.

* Оскільки до вартості квитків уключається страховка і деякі інші витрати, сума ПДВ не розраховуватиметься виходячи з вартості квитка.

Розмір добових визначено наказом по підприємству в сумі 100 грн. у розрахунку за кожен календарний день перебування працівника у відрядженні.

У бухгалтерському та податковому обліку витрати на відрядження відображаються таким чином (див. с. 45).

Приклад 2. Використання корпоративної картки у гривнях при відрядженнях за кордон

Підприємство направляє менеджера зі збуту у відрядження за кордон до Польщі. Строк відрядження — 3 дні (з 19.05.2014 р. по 21.05.2014 р.).

15.05.2014 р. підприємством на гривневу корпоративну картку було перераховано аванс у сумі 19000 грн. Цього ж дня корпоративна картка була видана працівнику.

18.05.2014 р. працівником було знято грошові кошти у гривнях у сумі 240 грн.

19.05.2014 р. працівником було знято грошові кошти в банкоматі на території Польщі в сумі 550 євро.

Після повернення з відрядження (22.05.2014 р.) працівник подав Звіт і такі первинні документи:

— чек банкомата про зняття 240 грн.;

— залізничні квитки на суму 240 грн. (у тому числі ПДВ — 20 грн.);

Продовження прикладу 2 (початок на с. 44)

— чек банкомата про отримання готівки в сумі 550 євро (банк списує валюту з картрахунка за курсом 16 грн./євро);

— рахунок готелю про оплату готельних послуг на суму 300 євро;

— авіаквитки на суму 100 євро.

Розмір добових визначено наказом по підприємству в сумі 300 грн. у розрахунку за кожен календарний день перебування працівника у відрядженні.

Курс НБУ склав (умовно)

Приклад 3. Використання корпоративної карти у валюті при відрядженнях за кордон

Підприємство направляє працівника відділу збуту у відрядження за кордон строком на 4 дні. Для цих цілей на картрахунок в євро 23.05.2014 р. зараховано €1000. Цього ж дня корпоративна картка була видана працівнику.

26.05.2014 р. працівником було знято грошові кошти в банкоматі в сумі 250 євро.

Після повернення з відрядження (30.05.2014 р.) працівник подав Звіт і такі первинні документи:

— чек банкомата про зняття 250 євро;

— рахунок готелю та квитанцію платіжного терміналу про безготівкову оплату готельних послуг за допомогою корпоративної платіжної картки — €350. Послуги оплачено 26.05.2014 р.;

— авіаквитки на суму — €200;

— залізничні квитки на суму 360 грн. (у тому числі ПДВ — 40 грн.).

Розмір добових визначено наказом по підприємству в сумі 300 грн. у розрахунку за кожен календарний день перебування працівника у відрядженні.

Курс НБУ склав (умовно)

Приклад 4. Використання особистої картки працівника при відрядженнях у межах України

Для укладення договору відряджено менеджера зі збуту. Строк відрядження — з 13.05.2014 р. по 15.05.2014 р. На особисту картку працівника перераховано аванс у сумі 1200 грн. Звіт подано 16.05.2014 р., затверджено в сумі 1100 грн. Залишок невикористаного авансу працівник вніс до каси цього ж дня.