Командировки в бюджетных учреждениях
Многие требования, предъявляемые нормативно-правовыми актами к порядку командирования работников предприятий, действуют в отношении организаций и учреждений бюджетной сферы. В то же время для бюджетников предусмотрен еще целый ряд особенностей и ограничений. О таких особенностях и ограничениях, действующих в отношении командировок в пределах Украины, мы расскажем в статье.
Елена ПАВЛЕНКО, главный редактор
Для начала напомним
общие нормы, действующие при командировании работников предприятий всех форм собственности и бюджетных организаций и учреждений:во-первых, направление работника в командировку осуществляет руководитель предприятия, учреждения, организации или его заместитель, о чем составляется приказ (распоряжение);
во-вторых, командировка должна быть служебной, т. е. связанной с деятельностью предприятия (учреждения). При этом работник должен состоять в трудовых отношениях с таким предприятием (учреждением);
в-третьих, срок командировки в пределах Украины в общем случае не может превышать 30 календарных дней;
в-четвертых, работодатель обязан обеспечить откомандированного работника денежными средствами — авансом на текущие расходы в соответствии с установленными нормами. При этом запрещено выдавать аванс работнику, не отчитавшемуся за предыдущую командировку или другие подотчетные суммы;
в-пятых, работнику, направляющемуся в командировку, гарантируются:
— выплата суточных за время пребывания в командировке;
— оплата стоимости проезда к месту назначения и обратно;
— возмещение расходов по найму жилого помещения;
— сохранение места работы (должности) и среднего заработка за все время командировки;
в-шестых, прибывший из командировки работник должен отчитаться о потраченных средствах и возвратить остаток неиспользованных средств.
Теперь остановимся на особенностях командирования работников бюджетной сферы.
ОСОБЕННОСТИ НАПРАВЛЕНИЯ В КОМАНДИРОВКУ
Выделим особые правила, которые необходимо соблюдать при командировании работников бюджетных учреждений в пределах Украины.
1. В случае направления в служебную командировку
руководителей центральных и местных органов исполнительной власти необходимо получить соответствующее разрешение у должностного лица высшего уровня. Такое требование выдвигает постановление КМУ «О служебных командировках в пределах Украины руководителей органов исполнительной власти и Секретариата Кабинета Министров Украины» от 15.03.2002 г. № 337. Например, для поездки в командировку председателю районной государственной администрации необходимо получить разрешение руководителя органа исполнительной власти вышестоящего уровня, а в случае его отсутствия — у лица, его замещающего.2. В зависимости от категории командированных лиц, а также характера служебных задач
максимальный срок командировки может значительно отличаться от общеустановленного.Так, существуют определенные ограничения по срокам командировки
работников государственной контрольно-ревизионной службы, направляемых для проведения контрольных мероприятий (п. 5 постановления № 663). Срок командировок для них не должен превышать периода проведения таких мероприятий, а именно: продолжительность плановой выездной ревизии не должна превышать 30 рабочих дней, внеплановой выездной ревизии — 15 рабочих дней. Продление сроков проведения плановой или внеплановой выездной ревизии возможно только по решению суда на срок, не превышающий 15 рабочих дней для плановой выездной ревизии и 5 рабочих дней для внеплановой выездной ревизии (ст. 11 Закона Украины «О государственной контрольно-ревизионной службе в Украине» от 26.01.93 г. № 2939-XII).Следует также вспомнить о сроках служебных командировок
военнослужащих. Так, срок командировки военнослужащих, направленных на обучение в системе переподготовки, усовершенствования, повышения квалификации кадров, на учебные и итогово-выпускные сборы слушателей заочных факультетов высших военных учебных заведений, не должен превышать 90 дней, а при условии возмещения финансовых расходов принимающей стороной и по решению вице-премьер-министра Украины согласно функциональному распределению обязанностей — 18 месяцев.Кроме того,
Инструкцией о порядке возмещения военнослужащим Вооруженных Сил расходов на служебные командировки в пределах Украины, утвержденной приказом министра обороны Украины от 17.01.2000 г. № 9, введены ограничения, согласно которым служебные командировки военнослужащих Вооруженных Сил Украины в высшие штабы и управления разрешаются на срок не более 5 дней, не учитывая времени пребывания в пути, по письменному вызову соответствующих командиров и начальников. В чрезвычайных случаях срок такой командировки может быть продлен, но не более чем на 5 дней.Особенности направления в командировку военнослужащих МЧС Украины определяет
Инструкция об особенностях направления в командировку военнослужащих Министерства по вопросам чрезвычайных ситуаций и по делам защиты населения от последствий Чернобыльской катастрофы и возмещения им расходов на служебные командировки в пределах Украины, утвержденная приказом МЧС от 19.12.2002 г. № 331.
РАСХОДЫ НА ПИТАНИЕ
Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах или проездные документы, оплачиваются командированным
за счет суточных (п. 2 постановления № 663). С 29.03.2008 г. для бюджетных организаций и учреждений, как и для всех остальных субъектов хозяйствования, размер суточных при командировках в пределах Украины составляет 30 грн. (до 29.03.2008 г. — 25 грн.).Рассмотрим порядок расчета суточных на примере.
Пример 1.
Работник находился в командировке в Киеве пятеро суток — с 22 по 26 сентября. Согласно подтверждающим документам (в счетах на оплату стоимости проживания в гостинице указана стоимость питания) он трижды питался в гостинице — завтракал 23, 24 и 25 сентября. Стоимость каждого завтрака составила 27 грн.Рассчитаем суточные, подлежащие возмещению работнику:
(30 x 5) - (27 x 3) = 69 (грн.).
Если работники, командированные для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах, обеспечиваются принимающей стороной
бесплатным питанием, суточные расходы возмещаются в размерах, которые определяются в процентах к нормам суточных расходов:— 80 % — при одноразовом питании;
— 55 % — при двухразовом питании;
— 35 % — при трехразовом питании.
Пример 2.
Работник учреждения был приглашен на конференцию, проводимую 29 сентября. Принимающая сторона обеспечила в день проведения конференции бесплатное одноразовое питание. Всего работник находился в командировке двое суток.Рассчитаем суточные, подлежащие возмещению работнику:
30 + (30 x 80 : 100) = 54 (грн.).
Для удобства приведем в таблице размеры суточных, подлежащие возмещению командированным работникам на территории Украины, в зависимости от количества раз питания.
| Питание | Норма суточных, % | Размер суточных, грн. |
| Одноразовое | 80 | 24,00 |
| Двухразовое | 55 | 16,50 |
| Трехразовое | 35 | 10,50 |
РАСХОДЫ НА ПРОЖИВАНИЕ
Для командировок в пределах Украины
постановлением № 663 установлена предельная норма возмещения расходов на наем жилого помещения за сутки в сумме 250 грн. Эта предельная норма установлена с учетом включенных в счета на оплату стоимости проживания расходов за пользование телефоном (кроме служебных переговоров), холодильником, телевизором. Кроме того, в расчет берется стоимость одного места в гостиничном номере за каждые сутки такого проживания.При этом следует обратить внимание на то, что в расходы по
«найму жилого помещения» не включаются: бронирование места в гостинице, служебная телефонная связь, бытовые услуги. Как правило, такие дополнительные услуги выделяются в счетах отдельными строками. Их стоимость компенсируется командированному лицу в размере фактических затрат с учетом установленных для бюджетников ограничений и в предельную сумму расходов на наем жилого помещения не входит.Так, командированному работнику при наличии
оригиналов подтверждающих документов возмещаются расходы на:—
оплату бытовых услуг, включенных в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (стирка, чистка, ремонт и глаженье одежды, обуви или белья), но не более 10 процентов норм суточных расходов за все дни проживания;— бронирование мест в гостиницах в размерах
не более 50 % стоимости места за сутки.Кроме того, обратите внимание: в расходы на проживание также
не включаются суммы налога на добавленную стоимость.Если фактические расходы на наем жилого помещения превысят установленные
постановлением № 663 нормативные 250 грн. в сутки, то возместить сверхнормативные расходы командированного на проживание можно только с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов. При этом руководители бюджетных учреждений лично решают вопрос о возмещении своих, превышающих предельные нормы, расходов на наем жилых помещений (п. 2.2 раздела I Инструкции № 59).
РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД
Командированному работнику необходимо получить
отдельное разрешение руководителя для возмещения расходов на проезд:— в мягком вагоне;
— в каютах, оплачиваемых по 1 — 4 группам тарифных ставок, на судах морского флота;
— в каютах 1 и 2 категории на судах речного флота;
— воздушным транспортом по билетами 1 класса и бизнес-класса.
Также разрешение необходимо получить для возмещения расходов на перевозку до 30 кг багажа сверх количества багажа, стоимость перевозки которого входит в стоимость билета того вида транспорта, которым пользуется работник.
Возмещение указанных расходов осуществляется
в каждом случае с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов. Разрешение выдается в письменном виде в произвольной форме.Указанные расходы, возмещенные с разрешения руководителя, не являются излишне израсходованными средствами и
не подлежат обложению налогом с доходов физических лиц. Это следует из положений п. 2.2 раздела I Инструкции № 59 и разъяснений Минфина, предоставленных в письме от 15.06.2004 г. № 31-17100-04-10/10424.Следует добавить, что в соответствии с
п. 2.2 раздела I Инструкции № 59 руководители бюджетных учреждений лично решают вопрос о возмещении своих расходов на проезд в мягком вагоне, на судах морского флота в каютах, оплачиваемых по 1 — 4 группам тарифных ставок, на судах речного флота в каютах 1 и 2 категорий, а также воздушным транспортом по билетам 1 класса и бизнес-класса.У бюджетных учреждений зачастую возникает вопрос в отношении командировок автомобильным транспортом. На этот счет следует сказать, что если существует такая необходимость и
сметой предусмотрены соответствующие средства, в командировку можно поехать и на служебном автомобиле. При этом следует помнить о том, что поездки за пределы области, АР Крым на расстояние, превышающее 200 км, необходимо согласовывать с руководителем бюджетного учреждения. Об этом указано в п. 1 постановления Кабинета Министров Украины «Об упорядочении использования легковых автомобилей бюджетными учреждениями и организациями» от 04.06.2003 г. № 848. В этой связи факт командировки на автомобиле и маршрут поездки рекомендуем утвердить приказом. Водителю служебного автомобиля должен быть выдан путевой лист.В случае командировки на автомобильном транспорте существенной статьей расходов являются расходы на горюче-смазочные материалы. Такие расходы возмещаются в соответствии с
Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными приказом Министерства транспорта Украины от 10.02.98 г. № 43. Основными документами, на основании которых производится списание ГСМ, выступают путевые листы.Командированному работнику при наличии оригиналов подтверждающих документов также возмещаются расходы за
проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) по месту командирования в соответствии с маршрутом, согласованным с руководителем учреждения.К городскому транспорту общего пользования относятся рейсовые автобусы, метро, троллейбусы, трамваи. При наличии подтверждающих документов (транспортного билета) осуществляется также возмещение расходов
на проезд маршрутным такси, о чем указано в письме Минфина от 15.10.2003 г. № 31-03173-07-29/3801.Отдельного внимания заслуживает возможность возместить командированному работнику расходы
на проезд в метро , поскольку сразу же возникает вопрос о подтверждении таких поездок. На наш взгляд, пользоваться этим видом транспорта возможно только в случае длительной командировки и необходимости постоянного пользования метрополитеном. Если это будет экономически целесообразным, то по согласованию с руководителем бюджетного учреждения в пункте командировки можно приобрести электронную карточку на осуществление многоразовых поездок (если такой вид оплаты предусмотрен в метро города, в который командирован работник), которая будет служить оправдательным документом. В случае использования жетонов подтвердить такие расходы невозможно, а потому осуществлять их возмещение мы не рекомендуем. К тому же всегда существует альтернативный вид транспорта.В отношении утверждения маршрута городского транспорта общего пользования, по которому следует командированный работник, отметим следующее. На практике составление маршрутов движения возможно заранее, если известны соответствующие транспортные схемы городов (регионов). Если же заранее маршрут не известен,
Министерство финансов Украины в письме от 17.08.2005 г. № 31-03173-07-18/17365 допускает возможность утверждения маршрута по возвращении работника из командировки вместе с подачей авансового отчета и соответствующих подтверждающих документов.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РАСХОДЫ
Во-первых, к дополнительным расходам, подлежащим возмещению работникам бюджетных учреждений при командировках по Украине, относятся расходы на оплату
служебных телефонных переговоров в размерах, согласованных с руководителем.Во-вторых, могут быть возмещены расходы в связи
с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство. Такие расходы возмещаются с разрешения руководителя бюджетного учреждения только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.) и при наличии документов в оригинале.В-третьих, следует сказать о возмещении командированному работнику расходов на страхование. Если речь идет о страховых платежах на транспорте в числе расходов, связанных с приобретением проездных билетов, то с возмещением этого вида страховых платежей проблем нет — их возмещают на основании
п. 1.7 раздела I Инструкции № 59.Что же
касается возмещения расходов на страхование, включенных в гостиничные счета, то здесь дело обстоит по-иному. Расходы на страхование упоминаются в п. 1.12 раздела I Инструкции № 59. Но здесь идет речь о возмещении расходов на страхование при наличии страхового полиса, т. е. договора страхования. Как правило, расходы на страхование выделяются отдельной строкой в гостиничных счетах и не подтверждаются страховым полисом. Поэтому расходы на страхование в гостиницах не подлежат компенсации командированному лицу, не могут быть осуществлены за счет бюджетных средств и не относятся к расходам бюджетного учреждения.Необходимо также заметить в отношении расходов на оплату пользования
камерами хранения. Поскольку квитанции за оплату пользования камерами хранения не являются багажными квитанциями и такие расходы постановлением № 663 не предусмотрены, они возмещаться не могут. Это подтверждает и письмо Минфина от 17.08.2005 г. № 31-03173-07/8/17365.
НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ
Следует отдельно выделить порядок оплаты командировочных расходов работникам, направляемым на
курсы повышения квалификации. В отдельных случаях время обучения на этих курсах может быть как менее 30 календарных дней, так и более 30 календарных дней. Каким же образом следует оплачивать суточные за время, превышающее 30 календарных дней? Для ответа на этот вопрос обратимся к постановлению КМУ «О гарантиях и компенсациях для работников, направляемых для повышения квалификации, подготовки, переподготовки, обучения другим профессиям с отрывом от производства» от 28.06.97 г. № 695 и Инструкции № 59. В соответствии с этими документами для работников, направляемых на учебу, установлены следующие минимальные государственные гарантии:1) сохранение средней заработной платы по основному месту работы за весь период обучения. За учителями и другими работниками образования, направляемыми на курсы и в институты усовершенствования учителей, сохраняется средняя заработная плата по каждому месту работы;
2) оплата стоимости проезда работника к месту обучения и обратно;
3) выплата суточных за каждый день пребывания в дороге в размере, установленном для служебных командировок. Причем, если работник ездит на учебу в такое место, откуда он может каждый день возвращаться к месту постоянного проживания, суточные ему возмещаются как за полные сутки (
п. 1.5 раздела I Инструкции № 59);4) иногородним работникам на протяжении первого месяца суточные выплачиваются в размере, установленном законодательством для служебных командировок. В следующие месяцы до окончания срока обучения тем иногородним работникам, которые получают заработную плату в размере менее 6 необлагаемых минимумов доходов граждан, выплачивается стипендия в размере 20 % суточных.
Таким образом,
суточные за первый месяц обучения выплачиваются в размере, установленном для служебных командировок (30 грн. в сутки) для всех обучающихся. Оплата суточных за следующие месяцы обучения зависит от размера заработной платы обучающихся на курсах: если зарплата меньше 102 грн., то выплачивается стипендия в размере 20 % суточных. Однако на практике такая выплата невозможна. Связано это с тем, что с 01.10.2008 г. минимальная заработная плата установлена в размере 545 грн., что значительно превышает 102 грн. Поэтому выплата 20 % суточных за время обучения, превышающее один месяц, не может быть произведена.На время обучения работники обеспечиваются общежитием гостиничного типа. Если такого общежития нет, то расходы по найму жилья возмещаются в порядке, предусмотренном законодательством для служебных командировок.
Оплата проезда работников, которые направляются на обучение с отрывом от производства, до места обучения и обратно, выплата суточных за время пребывания в дороге и за время обучения, а также возмещение расходов на наем жилья проводятся
по месту основной работы.
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ
В бюджетных учреждениях учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам ведется на субсчете 362 «Расчеты с подотчетными лицами».
По дебету субсчета 362 и кредиту счетов 30, 31, 32 отражаются выданные или перечисленные в виде аванса под отчет суммы, а также возмещение перерасхода средств сверх выданного аванса.
По кредиту субсчета 362 отражаются неиспользованные и возвращенные подотчетным лицом в кассу учреждения авансовые суммы, а также использованные суммы аванса и утвержденные суммы расходов в соответствии с отчетом об использованных средствах, выданных под командировку. При этом дебетуются субсчета счетов 22, 23, 30, 31, 32, 80, 81, 82.
Остаток по субсчету 362 может быть как дебетовым, так и кредитовым. В финансовой отчетности он отражается развернуто: дебетовое сальдо — в составе оборотных активов, а кредитовое — в составе обязательств.
Для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами применяется мемориальный ордер № 8 «Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами», форма которого утверждена
приказом Государственного казначейства Украины «Об утверждении Инструкции о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядка их составления» от 27.07.2000 г. № 68. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе КЭКР. Мемориальный ордер № 8 составляется ежемесячно позиционным способом.Операции по расчетам с подотчетными лицами, которые осуществляются за счет средств специального фонда бюджета, ведутся в отдельном ордере по такой же форме.
На конец месяца по субсчету 362 рассчитывается общий остаток, а также выводятся отдельные остатки по каждому подотчетному лицу в разрезе КЭКР.
При подсчете позиции «Сумма оборотов по мемориальному ордеру» не учитываются суммы операций по движению средств в кассе учреждения.
Позиция «Сумма оборотов по мемориальному ордеру» в виде соответствующей корреспонденции счетов переносится в книгу «Журнал-главная».
Мемориальный ордер подписывается исполнителем, лицом, проверившим ордер, и главным бухгалтером.
Учет расчетов с командированным лицом покажем на примере.
Пример 3
. Начальник отдела бюджетного учреждения с огласно приказу руководителя от 19.09.2008 г. направлен в г. Киев в вышестоящую организацию. Срок командировки — 4 дня (с 23.09.2008 г. по 26.09.2008 г.). Работнику из кассы учреждения 22.09.2008 г. был выдан аванс на командировку в сумме 850 грн.По возвращении из командировки 29.09.2008 г. работником был предоставлен авансовый отчет на сумму 833 грн. Согласно приложенным оригиналам документов расходы в командировке составили:
— проезд поездом Харьков — Киев 23.09.2008 г. — 92 грн. согласно железнодорожному билету;
— проезд поездом Киев — Харьков (экспресс) 26.09.2008 г. — 120 грн. согласно железнодорожному билету;
— за проживание в гостинице 24.09.2008 г. и 25.09.2008 г. — 501 грн. (в том числе проживание за двое суток — 420 грн., бронирование места — 75 грн., бытовые услуги — 6 грн.) согласно счету гостиницы и чеку РРО на его оплату.
Суточные за 4 дня командировки составили 120 грн. (30 грн.
x 4).Отчет утвержден руководителем учреждения 29.09.2008 г. в сумме 833 грн.
Остаток неизрасходованных средств в сумме 17 грн. сдан в кассу учреждения 29.09.2008 г.
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения, содержащегося за счет государственного бюджета, операции, связанные с командировкой работника, отразятся следующим образом:
| № п/п | Дата | Содержание операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | КЭКР | |
| дебет | кредит | |||||
| 1 | 22.09 | Получены в кассу средства для выдачи аванса на командировку | 301 | 321 | 850 | 1140 |
| 2 | 22.09 | Выданы из кассы по расходному кассовому ордеру в подотчет средства на командировку | 362 | 301 | 850 | 1140 |
| 3 | 29.09 | Отнесена на расходы учреждения сумма командировочных расходов в соответствии с утвержденным отчетом | 801 | 362 | 833 | 1140 |
| 4 | 29.09 | Возвращена в кассу неизрасходованная часть авансовой суммы | 301 | 362 | 17 | 1140 |
| 5 | 29.09 | Сдана на счет внесенная в кассу сумма неизрасходованных командировочных (восстановление кассовых расходов) | 321 | 301 | 17 | 1140 |
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Постановление № 663
— постановление КМУ «О нормах возмещения расходов на командировки в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663.Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59.
