Відрядження в бюджетних установах
Багато які вимоги, що висуваються нормативно-правовими актами до порядку відряджання працівників підприємств, діють стосовно організацій та установ бюджетної сфери. Водночас для бюджетників передбачено ще деякі особливості та обмеження. Про такі особливості та обмеження, що діють стосовно відряджень у межах України, розповімо в цій статті.
Олена ПАВЛЕНКО, головний редактор
Спочатку нагадаємо
загальні норми, що діють при відряджанні працівників підприємств усіх форм власності та бюджетних організацій і установ:по-перше, направлення працівника у відрядження здійснюється керівником підприємства, установи, організації чи його заступником, про що складається наказ (розпорядження);
по-друге, відрядження має бути службовим, тобто пов’язаним із діяльністю підприємства (установи). При цьому працівник має перебувати у трудових відносинах із таким підприємством (установою);
по-третє, термін відрядження в межах України в загальному випадку не може перевищувати 30 календарних днів;
по-четверте, роботодавець зобов’язаний забезпечити відрядженого працівника грошовими коштами — авансом на поточні видатки відповідно до встановлених норм. При цьому заборонено видавати аванс працівнику, який не відзвітував за попереднє відрядження чи інші підзвітні суми;
по-п’яте, працівнику, який направляється у відрядження, гарантуються:
— виплата добових за час перебування у відрядженні;
— оплата вартості проїзду до місця призначення і назад;
— відшкодування витрат на наймання житлового приміщення;
— збереження місця роботи (посади) і середнього заробітку за весь час відрядження;
по-шосте, працівник, який прибув із відрядження, має відзвітувати про витрачені кошти і повернути залишок невикористаних коштів.
Розглянемо особливості відряджання працівників бюджетної сфери.
ОСОБЛИВОСТІ НАПРАВЛЕННЯ У ВІДРЯДЖЕННЯ
Виділимо особливі правила, яких необхідно дотримуватись при відряджанні працівників бюджетних установ у межах України.
1. У разі направлення у службове відрядження
керівників центральних та місцевих органів виконавчої влади необхідно отримати відповідний дозвіл у посадової особи вищого рівня. Таку вимогу висуває постанова КМУ «Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади і Секретаріату Кабінету Міністрів України» від 15.03.2002 р. № 337. Наприклад, для поїздки у відрядження голові районної державної адміністрації необхідно отримати дозвіл керівника органу виконавчої влади вищого рівня, а за його відсутності — в особи, яка його замінює.2. Залежно від категорії відряджених осіб, а також характеру службових завдань
максимальний термін відрядження може значно відрізнятися від загальновстановленого.Так, існують певні обмеження щодо термінів відрядження
працівників державної контрольно-ревізійної служби, які відряджаються для проведення контрольних заходів (п. 5 постанови № 663). Термін відряджень для них не повинен перевищувати періоду проведення таких заходів, а саме: тривалість планової виїзної ревізії не повинна перевищувати 30 робочих днів, позапланової виїзної ревізії — 15 робочих днів. Продовження термінів проведення планової чи позапланової виїзної ревізії можливе тільки за рішенням суду на термін, що не перевищує 15 робочих днів для планової виїзної ревізії та 5 робочих днів для позапланової виїзної ревізії (ст. 11 Закону України «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні» від 26.01.93 р. № 2939-XII).Слід також пригадати про терміни службових відряджень
військовослужбовців. Так, термін відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування фінансових витрат приймаючою стороною та за рішенням віце-прем’єр-міністра України згідно з функціональним розподілом обов’язків — 18 місяців.Крім того,
Інструкцією про порядок відшкодування військовослужбовцям Збройних Сил витрат на службові відрядження в межах України, затвердженою наказом міністра оборони України від 17.01.2000 р. № 9, запроваджено обмеження, згідно з якими службові відрядження військовослужбовців Збройних Сил України до вищих штабів та управлінь дозволяються на термін не більше 5 днів, не враховуючи часу перебування в дорозі, за письмовим викликом відповідних командирів і начальників. У надзвичайних випадках термін такого відрядження може бути продовжено, але не більше ніж на 5 днів.Особливості направлення у відрядження військовослужбовців МНС України визначаються
Інструкцією про особливості направлення у відрядження військовослужбовців Міністерства з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи і відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України, затвердженою наказом МНС від 19.12.2002 р. № 331.
ВИТРАТИ НА ХАРЧУВАННЯ
Витрати на харчування, вартість якого включено до рахунків на оплату вартості проживання в готелях чи проїзних документів, оплачуються відрядженим
за рахунок добових (п. 2 постанови № 663). З 29.03.2008 р. для бюджетних організацій та установ, як і для всіх інших суб’єктів господарювання, розмір добових при відрядженнях у межах України становить 30 грн. (до 29.03.2008 р. — 25 грн.).Розглянемо порядок розрахунку добових на прикладі.
Приклад 1.
Працівник перебував у відрядженні в Києві п’ять діб — з 22 по 26 вересня. Згідно з підтверджуючими документами (у рахунках на оплату вартості проживання в готелі зазначено вартість харчування) він тричі харчувався в готелі — снідав 23, 24 і 25 вересня. Вартість кожного сніданку дорівнює 27 грн.Розрахуємо добові, що підлягають відшкодуванню працівнику:
(30 х 5) - (27 х 3) = 69 грн.
Якщо працівники, відряджені для участі в переговорах, конференціях, симпозіумах, забезпечуються приймаючою стороною
безкоштовним харчуванням, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках до норм добових витрат:— 80 % — при одноразовому харчуванні;
— 55 % — при дворазовому харчуванні;
— 35 % — при триразовому харчуванні.
Приклад 2.
Працівника установи було запрошено на конференцію, що проводиться 29 вересня. Приймаюча сторона забезпечила в день проведення конференції безкоштовне одноразове харчування. Усього працівник перебував у відрядженні дві доби.Розрахуємо добові, що підлягають відшкодуванню працівнику:
30 + (30 х 80 : 100) = 54 грн.
Для зручності наведемо в таблиці розміри добових, що підлягають відшкодуванню відрядженим працівникам на території України, залежно від кількості разів харчування.
| Харчування | Норма добових, % | Розмір добових, грн. |
| Одноразове | 80 | 24,00 |
| Дворазове | 55 | 16,50 |
| Триразове | 35 | 10,50 |
ВИТРАТИ НА ПРОЖИВАННЯ
Для відряджень у межах України
постановою № 663 встановлено граничну норму відшкодування витрат на наймання житлового приміщення за добу в сумі 250 грн. Цю граничну норму встановлено з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат за користування телефоном (крім службових переговорів), холодильником, телевізором. Крім того, до розрахунку включається вартість одного місця в готельному номері за кожну добу такого проживання.При цьому слід звернути увагу, що до витрат на
«наймання житлового приміщення» не включається вартість: бронювання місця в готелі, службового телефонного зв’язку, побутових послуг. Як правило, такі додаткові послуги виділяються в рахунках окремими рядками. Їх вартість компенсується відрядженій особі в розмірі фактичних видатків з урахуванням установлених для бюджетників обмежень і до граничної суми витрат на наймання житлового приміщення не входить.Так, відрядженому працівнику за наявності
оригіналів підтверджуючих документів відшкодовуються витрати на:—
оплату побутових послуг, включених до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (прання, чищення, ремонт і прасування одягу, взуття чи білизни), але не більше 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання;— бронювання місць у готелях у розмірах
не більше 50 % вартості місця за добу.Крім того, зверніть увагу: до витрат на проживання також
не включаються суми податку на додану вартість.Якщо фактичні витрати на наймання житлового приміщення перевищать установлені
постановою № 663 нормативні 250 грн. на добу, то відшкодувати наднормативні витрати відрядженого на проживання можна тільки з дозволу керівника згідно з оригіналами підтверджуючих документів. При цьому керівники бюджетних установ особисто вирішують питання про відшкодування своїх витрат на наймання житлових приміщень, що перевищують граничні норми (п. 2.2 розділу І Інструкції № 59).
ВИТРАТИ НА ПРОЇЗД
Відрядженому працівнику необхідно отримати
окремий дозвіл керівника для відшкодування витрат на проїзд:— у м’якому вагоні;
— у каютах, що оплачуються за групами 1 — 4 тарифних ставок на суднах морського флоту;
— у каютах 1-ї та 2-ї категорії на суднах річкового флоту;
— повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу.
Також дозвіл необхідно отримати для відшкодування витрат на перевезення до 30 кг багажу понад кількість багажу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник.
Відшкодування зазначених витрат здійснюється в кожному випадку з дозволу керівника згідно з
оригіналами підтверджуючих документів. Дозвіл видається письмово в довільній формі.Зазначені витрати, відшкодовані з дозволу керівника, не є надміру витраченими коштами і
не підлягають обкладенню податком з доходів фізичних осіб. Це випливає з положень п. 2.2 розділу І Інструкції № 59 та роз’яснень Мінфіну, наданих у листі від 15.06.2004 р. № 31-17100-04-10/10424.Слід зауважити, що відповідно до
п. 2.2 розділу І Інструкції № 59 керівники бюджетних установ особисто вирішують питання про відшкодування своїх витрат на проїзд у м’якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за групами 1 — 4 тарифних ставок на суднах річкового флоту в каютах 1-ї та 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу.У бюджетних установ часто виникає запитання щодо відряджень автомобільним транспортом. Із цього приводу слід зауважити: якщо існує така необхідність і
кошторисом передбачено відповідні кошти, у відрядження можна поїхати і на службовому автомобілі. При цьому слід пам’ятати, що поїздки за межі області, АР Крим на відстань, що перевищує 200 км, необхідно погоджувати з керівником бюджетної установи. Про це зазначено в п. 1 постанови Кабінету Міністрів України «Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями» від 04.06.2003 р. № 848. У зв’язку з цим факт відрядження на автомобілі та маршрут поїздки рекомендуємо затвердити наказом. Водію службового автомобіля має бути видано подорожній лист.У разі відрядження на автомобільному транспорті істотною статтею видатків є витрати на пально-мастильні матеріали. Такі видатки відшкодовуються відповідно до
Норм витрат палива та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Міністерства транспорту України від 10.02.98 р. № 43. Основними документами, на підставі яких провадиться списання ПММ, є подорожні листи.Відрядженому працівнику за наявності оригіналів підтверджуючих документів також відшкодовуються витрати за
проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) у місці відряджання відповідно до маршруту, погодженого з керівником установи.До міського транспорту загального користування належать рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї. За наявності підтверджуючих документів (транспортного квитка) здійснюється також відшкодування витрат
на проїзд маршрутним таксі, про що зазначено в листі Мінфіну від 15.10.2003 р. № 31-03173-07-29/3801.На окрему увагу заслуговує можливість відшкодувати відрядженому працівнику витрат
на проїзд у метро, оскільки відразу ж виникає запитання про підтвердження таких поїздок. На наш погляд, користуватися цим видом транспорту можливо тільки в разі тривалого відрядження та необхідності постійного користування метрополітеном. Якщо це буде економічно доцільним, то за погодженням з керівником бюджетної установи в пункті відрядження можна придбати електронну картку на здійснення багаторазових поїздок (якщо такий вид оплати передбачено в метро міста, до якого відряджається працівник), яка й буде виправдним документом. У разі використання жетонів підтвердити такі видатки неможливо, а тому здійснювати їх відшкодування ми не рекомендуємо. До того ж завжди існує альтернативний вид транспорту.Стосовно затвердження маршруту міського транспорту загального користування, яким прямує відряджений працівник, зауважимо таке. На практиці складання маршрутів руху можливе наперед, якщо відомі відповідні транспортні схеми міст (регіонів). Якщо ж наперед маршрут не відомий,
Міністерство фінансів Україні в листі від 17.08.2005 р. № 31-03173-07-18/17365 допускає можливість затвердження маршруту після повернення працівника з відрядження разом з поданням авансового звіту і відповідних підтверджуючих документів.
ДОДАТКОВІ ВИДАТКИ
По-перше, до додаткових видатків, що підлягають відшкодуванню працівникам бюджетних установ при відрядженнях по Україні, належать витрати на оплату
службових телефонних переговорів у розмірах, погоджених з керівником.По-друге, може бути відшкодовано витрати у зв’язку з
поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак чи інший транспортний засіб. Такі витрати відшкодовуються з дозволу керівника бюджетної установи тільки з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) і за наявності документів в оригіналі.По-третє, потрібно згадати про відшкодування відрядженому працівнику витрат на страхування. Якщо йдеться про страхові платежі на транспорті серед витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків, то з відшкодуванням цього виду страхових платежів проблем немає — їх відшкодовують на підставі
п. 1.7 розділу І Інструкції № 59.Що ж стосується відшкодування витрат на страхування, включених до готельних рахунків, то тут інша справа. Витрати на страхування згадуються в
п. 1.12 розділу І Інструкції № 59. Але тут ідеться про відшкодування витрат на страхування за наявності страхового поліса, тобто договору страхування. Як правило, витрати на страхування виділяються окремим рядком у готельних рахунках і не підтверджуються страховим полісом. Тому витрати на страхування в готелях не підлягають компенсації відрядженій особі, не можуть бути здійснені за рахунок бюджетних коштів і не відносяться до витрат бюджетної установи.Також слід зауважити щодо витрат на оплату користування
камерами схову. Оскільки квитанції за оплату користування камерами схову не є багажними квитанціями і такі витрати постановою № 663 не передбачено, вони відшкодовуватися не можуть. Це підтверджує і лист Мінфіну від 17.08.2005 р. № 31-03173-07/8/17365.
НАПРАВЛЕННЯ НА НАВЧАННЯ
Слід окремо виділити порядок оплати видатків на відрядження працівникам, які направляються на
курси підвищення кваліфікації . В окремих випадках час навчання на цих курсах може бути як менше, так і більше 30 календарних днів. Як же слід виплачувати добові за час, що перевищує 30 календарних днів? Для відповіді на це запитання звернемося до постанови КМУ «Про гарантії та компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання іншим професіям з відривом від виробництва» від 28.06.97 р. № 695 та Інструкції № 59. Відповідно до цих документів для працівників, які направляються на навчання, установлено такі мінімальні державні гарантії:1) збереження середньої заробітної плати за основним місцем роботи за весь період навчання. За вчителями та іншими працівниками освіти, які направляються на курси і до інститутів удосконалення вчителів, зберігається середня заробітна плата за кожним місцем роботи;
2) оплата вартості проїзду працівника до місця навчання і назад;
3) виплата добових за кожний день перебування в дорозі в розмірі, установленому для службових відряджень. Причому, якщо працівник їздить на навчання до такого місця, звідки він може щодня повертатися до місця постійного проживання, добові йому відшкодовуються як за повну добу (
п. 1.5 розділу І Інструкції № 59);4) іногороднім працівникам протягом першого місяця добові виплачуються в розмірі, установленому законодавством для службових відряджень. У наступні місяці до закінчення терміну навчання тим іногороднім працівникам, які одержують заробітну плату в розмірі менше 6 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, виплачується стипендія в розмірі 20 % добових.
Таким чином,
добові за перший місяць навчання виплачуються в розмірі, установленому для службових відряджень (30 грн. на добу) для всіх учнів. Виплата добових за наступні місяці навчання залежить від розміру заробітної плати тих, хто навчається на курсах: якщо зарплата менше 102 грн., то виплачується стипендія в розмірі 20 % добових. Однак на практиці така виплата неможлива, оскільки з 01.10.2008 р. мінімальну заробітну плату встановлено в розмірі 545 грн., що значно перевищує 102 грн. Тому виплату 20 % добових за час навчання, що перевищує один місяць, не може бути проведено.На час навчання працівники забезпечуються гуртожитком готельного типу. Якщо такого гуртожитку немає, то витрати на наймання житла відшкодовуються в порядку, передбаченому законодавством для службових відряджень.
Оплата проїзду працівників, які направляються на навчання з відривом від виробництва, до місця навчання і назад, виплата добових за час перебування в дорозі та за час навчання, а також відшкодування витрат на наймання житла провадяться
за місцем основної роботи.
БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК
У бюджетних установах облік розрахунків із підзвітними особами щодо витрат на відрядження ведеться на субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами».
По дебету субрахунку 362 і кредиту рахунків 30, 31, 32 відображаються видані чи перераховані у вигляді авансу під звіт суми, а також відшкодування перевитрат коштів понад виданий аванс.
По кредиту субрахунку 362 відображаються не використані та повернені підзвітною особою до каси установи авансові суми, а також використані суми авансу та затверджені суми видатків відповідно до звіту про використані кошти, видані на відрядження. При цьому дебетуються субрахунки рахунків 22, 23, 30, 31, 32, 80, 81, 82.
Залишок по субрахунку 362 може бути як дебетовим, так і кредитовим. У фінансовій звітності він відображається розгорнено: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, а кредитове — у складі зобов’язань.
Для аналітичного обліку розрахунків із підзвітними особами застосовується меморіальний ордер № 8 «Накопичувальна відомість з розрахунків з підзвітними особами», форму якого затверджено
наказом Державного казначейства України «Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядку їх складання» від 27.07.2000 р. № 68. Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в розрізі КЕКВ. Меморіальний ордер № 8 складається щомісяця позиційним способом.Операції з розрахунків із підзвітними особами, що здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду бюджету, ведуться в окремому ордері за такою самою формою.
На кінець місяця по субрахунку 362 розраховується загальний залишок, а також виводяться окремі залишки щодо кожної підзвітної особи в розрізі КЕКВ.
При підрахунку позиції «Сума оборотів за меморіальним ордером» не враховуються суми операцій з руху коштів у касі установи.
Позиція «Сума оборотів за меморіальним ордером» у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги «Журнал-головна».
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, яка перевірила ордер, та головним бухгалтером.
Облік розрахунків з відрядженою особою покажемо на прикладі.
Приклад 3
. Начальника відділу бюджетної установи згідно з наказом керівника від 19.09.2008 р. направлено до м. Києва до вищої за рівнем організації. Термін відрядження — 4 дні (з 23.09.2008 р. по 26.09.2008 р.). Працівнику з каси установи 22.09.2008 р. видано аванс на відрядження в сумі 850 грн.Після повернення з відрядження 29.09.2008 р. працівник подав авансовий звіт на суму 833 грн. Згідно з доданими оригіналами документів витрати у відрядженні склали:
— проїзд поїздом Харків — Київ 23.09.2008 р. — 92 грн. відповідно до залізничного квитка;
— проїзд поїздом Київ — Харків (експрес) 26.09.2008 р. — 120 грн. відповідно до залізничного квитка;
— за проживання в готелі 24.09.2008 р. і 25.09.2008 р. — 501 грн. (у тому числі проживання за дві доби — 420 грн., бронювання місця — 75 грн., побутові послуги — 6 грн.) згідно з рахунком готелю та чеком РРО на його оплату.
Добові за 4 дні відрядження склали 120 грн. (30 грн.
х 4).Звіт затверджено керівником установи 29.09.2008 р. у сумі 833 грн.
Залишок невитрачених коштів у сумі 17 грн. здано до каси установи 29.09.2008 р.
У бухгалтерському обліку бюджетної установи, що утримується за рахунок державного бюджету, операції, пов’язані з відрядженням працівника, буде відображено таким чином:
| № з/п | Дата | Зміст операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн. | КЕКВ | |
| дебет | кредит | |||||
| 1 | 22.09 | Отримано до каси кошти для видачі авансу на відрядження | 301 | 321 | 850 | 1140 |
| 2 | 22.09 | Видано з каси за видатковим касовим ордером у підзвіт кошти на відрядження | 362 | 301 | 850 | 1140 |
| 3 | 29.09 | Віднесено на видатки установи суму витрат на відрядження відповідно до затвердженого звіту | 801 | 362 | 833 | 1140 |
| 4 | 29.09 | Повернено до каси невитрачену частину авансової суми | 301 | 362 | 17 | 1140 |
| 5 | 29.09 | Здано на рахунок унесену до каси суму невитрачених коштів на відрядження (відновлення касових видатків) | 321 | 301 | 17 | 1140 |
НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ
Постанова № 663
— постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663.Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59.
