Отчетность в Пенсионный фонд
Ежемесячно работодатели обязаны подавать отчетность по страховым взносам в Пенсионный фонд. Настоящая статья поможет разобраться в нюансах заполнения и предоставления Расчета суммы страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование (приложение 23).
Людмила ТРОХИМЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Использованные документы
Закон № 1058 —
Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 г. № 1058-IV.Инструкция № 5
— Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.Инструкция № 21-1
— Инструкция о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 19.12.2003 г. № 21-1.Письмо № 27133
— письмо Главного управления Пенсионного фонда Украины в г. Киеве от 29.10.2007 г. № 27133/03.
Кто подает
В соответствии со
ст. 17 Закона № 1058 обязанность по предоставлению отчетности органам Пенсионного фонда в сроки, в порядке и по форме, которые установлены Пенсионным фондом, возложена на страхователей, которые согласно ст. 15 Закона № 1058 являются плательщиками страховых взносов.Статус страхователя согласно
п. 1 ч. 1 ст. 14 Закона № 1058 приобретают предприятия, учреждения и организации, созданные в соответствии с законодательством Украины, независимо от формы собственности, вида деятельности и ведения хозяйства, объединения граждан, профсоюзы, политические партии (в том числе филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения указанных предприятий, учреждений, организаций, объединений граждан, профсоюзов, политических партий) при условии, если они:1) используют труд физических лиц на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством;
2) имеют отдельный баланс и самостоятельно ведут расчеты с застрахованными лицами.
Порядок предоставления отчетности в органы Пенсионного фонда (далее — ПФ) установлен
Инструкцией № 21-1.Так,
разделом 11 Инструкции № 21-1 обязанность по предоставлению отчетности возложена на плательщиков страховых взносов.Отчитываться перед ПФ обязаны
работодатели всех систем налогообложения, в том числе и частные предприниматели, использующие труд наемных работников. Для этого они подают в ПФ Расчет суммы страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование, которые подлежат уплате, — приложение 23 к п. 11.11 Инструкции № 21-1 (далее — Расчет).Предоставление такой отчетности является
обязательным, независимо от состояния финансово-хозяйственной деятельности. Единственное исключение составляют юридические лица, которые не используют труд наемных работников и не начисляют им заработную плату, а также не используют труд физических лиц по договорам гражданско-правового характера. В письмах от 03.12.2007 г. № 19395/03-30 и от 18.03.2008 г. № 4674/03-30 ПФ указывает, что такие юридические лица, находясь на учете в органах ПФ, не имеют статуса страхователя, не являются плательщиками страховых взносов, а следовательно не обязаны подавать ежемесячную отчетность в органы ПФ.Юридические лица, в том числе общественные и благотворительные организации, обязаны подавать отчет в орган ПФ с момента приобретения ими статуса страхователей и плательщиков страховых взносов (
письмо ПФУ от 15.12.2006 г. № 14849/Т-1).
Срок и форма предоставления
Отчитываться работодатели обязаны
ежемесячно — в течение 20 календарных дней со дня окончания отчетного периода. В случае если последний день срока предоставления Расчета приходится на выходной или праздничный день, последним днем срока считается следующий за выходным или праздничным рабочий день (п. 11.15 Инструкции № 21-1). 20 апреля 2009 года является выходным днем, так как согласно ч. 3 ст. 67 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г. № 322-VIII выходной день в воскресенье 19 апреля переносится на понедельник 20 апреля. Поэтому предельным сроком предоставления Расчета за март 2009 года считается 21 апреля 2009 года.Отчеты можно присылать по почте с уведомлением о вручении. В таком случае отправить Расчет необходимо не позднее чем за 10 дней до окончания срока его подачи (т. е. не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным). На это указывает
абзац девятый п. 11.11 Инструкции № 21-1.Предоставление страхователями отчетов в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи осуществляется по инициативе страхователя (по его добровольному решению) в соответствии с требованиями
Порядка предоставления отчетов в Пенсионный фонд Украины в электронной форме, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 19.04.2007 г. № 7-7, и действующего законодательства Украины. Отчет в электронной форме является электронным документом и имеет законное действие в соответствии с требованиями Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV (письмо ПФУ от 24.05.2007 г. № 8558/05-01).Расчет заполняется в двух экземплярах, подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Подается Расчет в орган ПФ по местонахождению страхователя.
Особенности заполнения отдельных строк Расчета
Заполняется Расчет в гривнях с копейками (
п. 11.11 Инструкции № 21-1).На многие нюансы заполнения Расчета указал ПФ в
письме от 23.03.2004 г. № 2727/04.Так, в
разделе I Расчета показывают общий начисленный доход отчетного месяца и начисленные (удержанные) взносы независимо от своевременности выплаты зарплаты работникам.В
начисленный доход включаются выплаты*, начисленные в отчетном месяце и относящиеся к фонду оплаты труда в соответствии с Инструкцией № 5, вознаграждения за выполненные работы по договорам гражданско-правового характера, а также больничные (как за счет Фонда соцстраха, так и суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности), которые не входят в фонд оплаты труда, но облагаются пенсионными взносами.*В отношении включения различных выплат в качестве объектов для начисления (удержания) взносов в ПФ и другие фонды социального страхования см. статью «Выплаты работникам» // «Оплата труда», 2008, № 8, с. 9 — 19).
Суммы премий включаются в фонд оплаты труда того месяца, в котором они начислены (
письмо № 27133).Выплаты, которые не облагаются пенсионными взносами, в Расчете не отражаются
.Отметим, что согласно разъяснению ПФ (
письмо от 13.05.2008 г. № 8157/03-20) пенсионные взносы на суммы вознаграждений за оказанные услуги можно не начислять и с них не удерживать. Поэтому такие выплаты в Расчете не указываются.В отношении таких выплат, как пособие по беременности и родам, единовременная материальная помощь на погребение, единовременная материальная помощь на лечение, единовременное пособие при выходе на пенсию, следует отметить, что они перечислены в
разделе 3 Инструкции № 5 как прочие выплаты, которые не входят в фонд оплаты труда, поэтому в Расчете они не отражаются.В
письме № 27133 ПФ еще раз напоминает, что на суммы денежной помощи работникам, которые выходят на пенсию, страховые взносы не начисляются и не удерживаются (письмо № 27133).Сумма начисленного дохода отражается
в строке 1 в полном размере без ограничения максимальной величиной, с которой уплачивают социальные взносы. А в строке 2 — сумма начисленного дохода, но с учетом максимальной величины, т. е. на которую начисляют пенсионные взносы. Причем расшифровывается доход строки 2 в зависимости от применяемого страхового тарифа (ставок по доходам):— строка 2.1 — доход, для которого применяется общая ставка взносов — 33,2 %;
— строка 2.2 — доход работающих инвалидов — по ставке 4 %;
— строка 2.3 — доход членов летных экипажей, государственных служащих — по ставке 42 %.
В строке 4 отражают доход, с которого удерживают взносы. В связи с тем что базы для начисления и удержания взносов совпадают, он должен быть равным показателю строки 2.
Сумма
удержанных взносов отражается в строке 5. Напомним, что в 2009 году в общем случае пенсионные взносы удерживаются по ставке 2 %.Для исправления
ошибок, выявленных самостоятельно, служат строки 6, 7, 6а, 7а. В письме от 27.02.2008 г. № 3462/03-30 ПФ разъясняет, что в строках 6а и 7а, которыми дополнен раздел I Расчета с 2008 года, необходимо отражать суммы той заработной платы (дохода), на которые не начислены (излишне начислены) страховые взносы в связи с исправлением ошибок, допущенных в ранее поданных расчетах.В строке «Зміст помилки» указывается период, в котором обнаружена ошибка, и вид выплаты, на которую не начислены и/или излишне начислены страховые взносы. Например: «В Расчете за январь 2009 года ошибочно указана излишне начисленная сумма взносов (33,2 и 2 %)».
Необходимо заметить, что если допущена ошибка, которая не влечет за собой искажение сумм взносов, подлежащих уплате, то соответственно в Расчете ее не показывают.
Строка 8 отражает итоговые обязательства работодателя по уплате начисленных взносов с учетом выявленных ошибок.
Раздел II
Расчета заполняется только теми работодателями, у которых есть задолженность по зарплате, начисленной до 01.01.2004 г.
Особенности заполнения раздела III
В разделе III
Расчета отражаются выплаты, начисленные в отчетном месяце за прошлый и (или) будущий период. К ним относятся больничные и отпускные, охватывающие несколько месяцев, так называемые переходящие. Это следует из письма ПФУ от 06.03.2006 г. № 2584/03-02. В разделе III указываются только те суммы переходящих выплат, которые были начислены в отчетном месяце и отражены в разделе I Расчета.Данные раздела III органами ПФ используются для сверки ведомостей, указанных в индивидуальных сведениях о застрахованных лицах, предоставленных в системе персонифицированного учета. Напомним, что в форме IНДАНI переходящие выплаты, к которым относятся больничные и отпускные, согласно требованиям
п. 8.3 Порядка формирования и предоставления органам Пенсионного фонда Украины сведений о застрахованном лице, используемых в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования, утвержденного постановлением правления ПФУ от 10.06.2004 г. № 7-6, учитываются в том месяце, за который они начислены.В случае если вся сумма переходящих отпускных
начисляется наперед, т. е. в месяце их выплаты, то бухгалтер должен отразить сумму отпускных, приходящихся на следующий месяц, в разделе III в графе «Сума за майбутній період» Расчета за отчетный месяц, в котором начислены отпускные. Это подтверждается в письме ПФУ от 23.11.2006 г. № 15540/03-30.Если же при начислении отпускных
бухгалтер руководствовался п.п. 1.6.1 Инструкции № 5, т. е. начислял сумму отпускных в тех месяцах, на которые приходятся дни отпуска, то сумма отпускных в разделе III не отражается.В отличие от отпускных, больничные начисляются после предоставления листка нетрудоспособности в месяце, в котором комиссией по социальному страхованию принято решение об оплате листка нетрудоспособности. В случае если в отчетном периоде начислены больничные, приходящиеся на прошлые месяцы, они должны быть отражены в разделе III в графе «Сума за минулий період».
Напомним, что согласно
п.п. 5.2.3 п. 5 Инструкции № 21-1 при начислении страховых взносов на суммы заработной платы (дохода), период которых более одного месяца (пособие по временной потере трудоспособности, оплата ежегодного отпуска)применяется ставка, действующая на момент их начисления. При этом ограничение максимальной величиной выплат, на которые начисляются страховые взносы, осуществляется за каждый месяц отдельно в размере, который действует и будет действовать в периоде, за который осуществляется начисление выплат (письмо ПФУ от 23.11.2006 г. № 15540/03-30).Что касается других доначислений за предыдущие периоды (например, доначисление сумм индексации, компенсации за несвоевременную выплату зарплаты и т. п.), то раздел III в этих случаях не заполняется. Отражаются такие выплаты в Расчете за месяц, в котором были осуществлены начисления. При этом ставка страхового взноса и максимальная величина применяются в размерах, действующих на момент их начисления.
В строке «Операції за додатковими ставками у звітному періоді здійснювалися / не здійснювалися» подчеркивать слово «здійснювалися» необходимо только в случае осуществления в отчетном месяце операций, которые облагают пенсионным сбором по отдельным ставкам: купли-продажи безналичной валюты, ювелирных изделий, автомобиля, недвижимости, мобильных телефонов и пр.
Приложение к Расчету
Приложение к Расчету заполняется для того, чтобы отразить задолженность по зарплате и сальдо по субсчету 651 (по пенсионным взносам).
В строках «Сума заборгованості з виплати заробітної плати» на начало и конец месяца необходимо отражать только
непогашенную просроченную задолженность за прошлые периоды. Строка «Сума заборгованості з виплати заробітної плати на початок звітного періоду» заполняется страхователями, которые своевременно не рассчитались с работниками по заработной плате, срок выплаты которой наступил на 1-е число отчетного месяца. В строке «Сума заборгованості з виплати заробітної плати на кінець звітного періоду» отражаются суммы задолженности по выплате заработной платы с учетом невыплаченных сумм заработной платы, срок выплаты которых наступил в отчетном месяце. Это означает, что зарплата, начисленная за отчетный месяц, в указанных строках не участвует. И если зарплата выплачивается регулярно, то в указанных строках проставляется прочерк (письма ПФУ от 31.05.2007 г. № 8970/03-30; от 08.02.2007 г. № 2100/03; от 19.01.2006 г. № 652/03-30).Работодателям, задолжавшим работникам, на заметку следует взять и разъяснения ПФУ в
письме от 31.05.2007 г. № 8970/03-30 о том, что в составе отчетного показателя «сумма задолженности по выплате заработной платы на конец отчетного периода» приложения к Расчету необходимо также отражать и сумму задолженности по оплате первых пяти «временно нетрудоспособных» дней. Вместе с тем задолженность по выплате пособия по временной нетрудоспособности и других видов выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, депонируемая заработная плата в этих строках не отражаются.В отличие от задолженности по зарплате,
сальдо по Дт или Кт 651 на начало и конец месяца отражается всегда, даже при регулярной выплате зарплаты. Причем если сальдо кредитовое, следует отдельно расшифровать суммы возмещения по льготным пенсиям, пеню и штрафы.Справочная
строка приложения содержит суммы, выплаченные в отчетном периоде на руки, независимо от месяца их начисления.Раздел II приложения заполняется только в случае заполнения раздела II Расчета, т. е. когда имеется непогашенная задолженность по зарплате и взносам за период до 01.01.2004 г. и работодатель выплачивает такую задолженность в отчетном месяце.
