Звітність до Пенсійного фонду
Щомісячно роботодавці зобов’язані подавати звітність за страховими внесками до Пенсійного фонду. Ця публікація допоможе розібратися в нюансах заповнення та подання Розрахунку суми страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування (додаток 23).
Людмила ТРОХИМЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ
Закон № 1058 —
Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV.Інструкція № 5
— Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.Інструкція № 21-1
— Інструкція про порядок обчислення і сплати страхувальниками та застрахованими особами внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України, затверджена постановою правління Пенсійного фонду України від 19.12.2003 р. № 21-1.Лист № 27133 —
лист Головного управління Пенсійного фонду України у м. Києві від 29.10.2007 р. № 27133/03.
Хто подає
Відповідно до
ст. 17 Закону № 1058 обов’язок з подання звітності органам Пенсійного фонду в строки, у порядку та за формою, установлені Пенсійним фондом, покладено на страхувальників, які згідно зі ст. 15 Закону № 1058 є платниками страхових внесків.Статус страхувальника згідно з
п. 1 ч. 1 ст. 14 Закону № 1058 отримують підприємства, установи та організації, створені відповідно до законодавства України, незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання, об’єднання громадян, профспілки, політичні партії (у тому числі філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи зазначених підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян, профспілок, політичних партій) за умов, якщо вони:по-перше, використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством;
по-друге, мають окремий баланс та самостійно ведуть розрахунки із застрахованими особами.
Порядок подання звітності до органів Пенсійного фонду (далі — ПФ) установлено
Інструкцією № 21-1.Так,
розділом 11 Інструкції № 21-1 обов’язок з подання звітності покладено на платників страхових внесків.Звітувати перед ПФ зобов’язані
роботодавці всіх систем оподаткування, у тому числі й приватні підприємці, які використовують працю найманих працівників. Для цього вони подають до ПФ Розрахунок суми страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування, що підлягають сплаті, — додаток 23 до п. 11.11 Інструкції № 21-1 (далі — Розрахунок).Подання такої звітності є
обов’язковим незалежно від стану фінансово-господарської діяльності. Єдиний виняток становлять юридичні особи, які не використовують працю найманих працівників і не нараховують їм заробітну плату, а також не використовують працю фізичних осіб за договорами цивільно-правового характеру. У листах від 03.12.2007 р. № 19395/03-30 та від 18.03.2008 р. № 4674/03-30 ПФ зазначає, що такі юридичні особи, перебуваючи на обліку в органах ПФ, не мають статусу страхувальника, не є платниками страхових внесків, а отже, не зобов’язані подавати щомісячну звітність до органів ПФ.Юридичні особи, у тому числі громадські та благодійні організації, зобов’язані подавати звіт до органів ПФ з моменту набуття ними статусу страхувальників та платників страхових внесків (
лист ПФ від 15.12.2006 р. № 14849/Т-1).
Строк та форма подання
Звітувати роботодавці зобов’язані
щомісячно — протягом 20 календарних днів із дня закінчення звітного періоду. Якщо останній день строку подання Розрахунку припадає на вихідний або святковий день, останнім днем строку вважається наступний за вихідним або святковим робочий день (п. 11.15 Інструкції № 21-1). 20 квітня 2009 року є вихідним днем, оскільки згідно з ч. 3 ст. 67 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VIII вихідний день у неділю 19 квітня переноситься на понеділок 20 квітня. Тому граничним строком подання Розрахунку за березень 2009 року вважається 21 квітня 2009 року.Звіти можна надсилати поштою з повідомленням про вручення. У такому разі відправити Розрахунок необхідно не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку його подання (тобто не пізніше 10-го числа місяця, наступного за звітним). На це вказує
абзац дев’ятий п.п. 11.11 Інструкції № 21-1.Подання страхувальниками звітів в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису здійснюється з ініціативи страхувальника (за його добровільним рішенням) відповідно до вимог
Порядку подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 19.04.2007 р. № 7-7, та чинного законодавства України. Звіт в електронній формі є електронним документом і має законну дію відповідно до вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (лист ПФ від 24.05.2007 р. № 8558/05-01).Розрахунок заповнюється у двох примірниках, підписується керівником, головним бухгалтером та завіряється печаткою. Подається Розрахунок до органу ПФ за місцезнаходженням страхувальника.
Особливості заповнення окремих рядків Розрахунку
Заповнюється Розрахунок у гривнях з копійками (
п. 11.11 Інструкції № 21-1).На деякі нюанси заповнення Розрахунку вказав ПФ у
листі від 23.03.2004 р. № 2727/04.Так, у
розділі І Розрахунку показують загальний нарахований дохід звітного місяця та нараховані (утримані) внески незалежно від своєчасності виплати зарплати працівникам.До
нарахованого доходу включаються виплати*, що нараховані у звітному місяці та належать до фонду оплати праці відповідно до Інструкції № 5, винагороди за виконані роботи за договорами цивільно-правового характер, а також лікарняні (як за рахунок Фонду соцстраху, так і суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності), які не входять до фонду оплати праці, але обкладаються пенсійними внесками.* Щодо включення різних виплат як об’єктів для нарахування (утримання) внесків до ПФ та інших фондів соціального страхування див. статтю «Виплати працівникам» // «Оплата праці», 2008, № 8, с. 9 — 19.
Суми премій включаються до фонду оплати праці того місяця, в якому їх нараховано (
лист № 27133).Виплати, що не обкладаються пенсійними внесками, у Розрахунку не відображаються
.Зауважимо, що згідно з роз’ясненням ПФ (
лист від 13.05.2008 р. № 8157/03-20) пенсійні внески на суму винагороди за надані послуги можна не нараховувати та з них не утримувати. Тому такі виплати в Розрахунку не показують.Щодо таких виплат, як допомога по вагітності та пологах, одноразова матеріальна допомога на поховання, одноразова матеріальна допомога на лікування, одноразова допомога при виході на пенсію, слід зауважити, що їх перелічено в
розділі 3 Інструкції № 5 як інші виплати, які не входять до фонду оплати праці, тому в Розрахунку вони участі не беруть.У
листі № 27133 ПФ ще раз нагадує, що на суми грошової допомоги працівникам, які виходять на пенсію, страхові внески не нараховуються та не утримуються.Сума нарахованого доходу відображається в
рядку 1 у повному розмірі без обмеження максимальною величиною, з якої сплачують соціальні внески. А в рядку 2 — сума нарахованого доходу з урахуванням максимальної величини, тобто на яку нараховують пенсійні внески. Причому розшифровується дохід рядка 2 залежно від застосованого страхового тарифу (ставок за доходами):рядок 2.1 — дохід, для якого застосовується загальна ставка внесків, — 33,2 %;
рядок 2.2 — дохід працюючих інвалідів — за ставкою 4 %;
рядок 2.3 — дохід членів льотних екіпажів, державних службовців — за ставкою 42 %.
У рядку 4 відображають дохід, з якого утримують внески. У зв’язку з тим, що база для нарахування та утримання внесків та сама, він має дорівнювати показнику рядка 2.
Сума утриманих внесків
відображається в рядку 5. Нагадаємо: у 2009 році в загальному випадку пенсійні внески утримуються за ставкою 2 %.Для виправлення
помилок, виявлених самостійно, призначено рядки 6, 7, 6а, 7а. У листі від 27.02.2008 р. № 3462/03-30 ПФ роз’яснює, що в рядках 6а і 7а, якими доповнено розділ I Розрахунку з 2008 року, необхідно відображати суми заробітної плати (доходу), на які не нараховано (зайво нараховані) страхові внески у зв’язку з виправленням помилок, допущених у раніше поданих розрахунках.У рядку «Зміст помилки» зазначається період, в якому виявлено помилку, та вид виплати, на яку не нараховано та зайво нараховано страхові внески. Наприклад: «У Розрахунку за січень 2009 року помилково вказано зайво нараховану суму внесків (33,2 і 2 %)».
Слід зауважити: якщо допущено помилку, яка не спричиняє перекручення сум внесків, що підлягають сплаті, відповідно в Розрахунку її не показують.
Рядок 8 відображає підсумкові зобов’язання роботодавця зі сплати нарахованих внесків з урахуванням виявлених помилок.
Розділ II
Розрахунку заповнюється тільки роботодавцями, в яких є заборгованість із зарплати, нарахованої до 01.01.2004 р.
Особливості заповнення розділу III
У розділі III Розрахунку відображаються виплати, нараховані у звітному місяці
за минулий та (або) майбутній період. До них належать лікарняні та відпускні, що охоплюють декілька місяців, так звані перехідні. Це випливає з листа ПФ від 06.03.2006 р. № 2584/03-02. У розділі III зазначаються лише ті суми «перехідних» виплат, які було нараховано у звітному місяці та відображено в розділі І.Дані розділу III органами ПФ використовуються для звірення відомостей, зазначених в індивідуальних відомостях про застрахованих осіб, наданих у системі персоніфікованого обліку. Нагадаємо: у формі IНДАНI «перехідні» виплати, до яких належать лікарняні та відпускні, згідно з вимогами
п. 8.3 Порядку формування та подання органам Пенсійного фонду України відомостей про застраховану особу, що використовуються в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 10.06.2004 р. № 7-6, ураховуються в місяці, за який їх нараховано.У разі якщо вся сума «перехідних» відпускних
нараховується наперед, тобто в місяці їх виплати, бухгалтер повинен відобразити суму відпускних, що припадають на наступний місяць, у розділі III у графі «Сума за майбутній період» Розрахунку за звітний місяць, в якому нараховано відпускні. Це підтверджується в листі ПФ від 23.11.2006 р. № 15540/03-30.Якщо ж при нарахуванні відпускних бухгалтер керувався
п.п. 1.6.1 Інструкції № 5, тобто нараховував суму відпускних у місяцях, на які припадають дні відпустки, то сума відпускних у розділі III не відображається.На відміну від відпускних, лікарняні нараховуються після надання листка непрацездатності в місяці, в якому комісією із соціального страхування прийнято рішення про оплату листка непрацездатності. Якщо у звітному періоді нараховано лікарняні, що припадають на минулі місяці, їх має бути відображено в розділі III у графі «Сума за минулий період».
Нагадаємо, що згідно з
п.п. 5.2.3 п. 5 Інструкції № 21-1 при нарахуванні страхових внесків на суми заробітної плати (доходу), період яких більше ніж один місяць (допомога по тимчасовій втраті працездатності, оплата щорічної відпустки), застосовується ставка, що діє на момент їх нарахування. При цьому обмеження максимальною величиною виплат, на які нараховуються страхові внески, здійснюється за кожний місяць окремо в розмірі, який діє і діятиме в періоді, за який здійснюється нарахування виплат (лист ПФ від 23.11.2006 р. № 15540/03-30).Щодо інших донарахувань за попередні періоди (наприклад: донарахування сум індексації, компенсації за несвоєчасну виплату зарплати тощо), то розділ III у цих випадках не заповнюється. Відображаються такі виплати в Розрахунку за місяць, в якому було здійснено нарахування. При цьому ставка страхового внеску та максимальна величина застосовуються в розмірах, що діють на момент їх нарахування.
У рядку «Операції за додатковими ставками у звітному періоді здійснювалися/не здійснювалися» підкреслити слово «здійснювалися» необхідно тільки в разі здійснення у звітному місяці операцій, які обкладаються пенсійним збором за окремими ставками: купівлі-продажу безготівкової валюти, ювелірних виробів, автівок, нерухомості, мобільних телефонів тощо.
Додаток до Розрахунку
Додаток до Розрахунку заповнюється для того, щоб відобразити заборгованість із зарплати та сальдо за субрахунком 651 (за пенсійними внесками).
У рядках «Сума заборгованості з виплати заробітної плати» на початок та кінець місяця необхідно відображати тільки
непогашену прострочену заборгованість за минулі періоди. Рядок «Сума заборгованості з виплати заробітної плати на початок звітного періоду» заповнюється страхувальниками, які своєчасно не розрахувалися з працівниками із заробітної плати, строк виплати якої настав на 1-ше число звітного місяця. У рядку «Сума заборгованості з виплати заробітної плати на кінець звітного періоду» відображаються суми заборгованості із виплати заробітної плати з урахуванням неоплачених сум заробітної плати, строк виплати яких настав у звітному місяці. Це означає, що зарплата, нарахована за звітний місяць, у зазначених рядках участі не бере. І якщо зарплата виплачується регулярно, то в зазначених рядках буде прокреслення (листи ПФ від 31.05.2007 р. № 8970/03-30; від 08.02.2007 р. № 2100/03; від 19.01.2006 р. № 652/03-30).Роботодавцям, які заборгували працівникам, на замітку слід узяти і роз’яснення ПФ у
листі від 31.05.2007 р. № 8970/03-30 про те, що до складу звітного показника «сума заборгованості з виплати заробітної плати на кінець звітного періоду» додатка до Розрахунку необхідно також відображати і суму заборгованості з оплати перших п’яти «тимчасово-непрацездатних» днів. Водночас заборгованість з виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності та інших видів виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, депонована заробітна плата в цих рядках не відображаються.На відміну від заборгованості із зарплати,
сальдо за Дт або Кт 651 на початок та кінець місяця відображається завжди, навіть при регулярній виплаті зарплати. Причому, якщо сальдо кредитове, слід окремо розшифрувати суми відшкодування за пільговими пенсіями, пеню і штрафи.Довідковий
рядок додатка містить суми, виплачені у звітному періоді, незалежно від місяця їх нарахування.Розділ ІІ додатка заповнюється тільки в разі заповнення розділу II Розрахунку, тобто коли є непогашена заборгованість із зарплати та внесків за період до 01.01.2004 р. і роботодавець виплачує таку заборгованість у звітному місяці.
