Оформление документов в случае поощрения работников

Оформление документов в случае поощрения работников

 

Практически все предприятия, учреждения и организации стремятся поощрять своих лучших работников, поскольку это является одним из средств мотивации персонала к труду. Традиционно к поощрениям относят объявление благодарности, вручение почетной грамоты, награждение ценным подарком, премирование.

О том, как оформить это документально, и пойдет речь в настоящей статье.

 

Наталья ИВЛЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

КЗоТ

— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Инструкция № 58

— Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58.

 

Согласно

ст. 143 КЗоТ к работникам предприятий, учреждений, организаций могут применяться любые поощрения, содержащиеся в утвержденных трудовыми коллективами правилах внутреннего трудового распорядка.

В самом же

КЗоТ перечень поощрений четко не определен, поскольку на хозрасчетных предприятиях организация оплаты труда, в том числе установление мер поощрения, основывается на принципе самостоятельности (это подтверждают и работники Минтруда в своих консультациях, см., например, газету «Праця і зарплата», 2006, № 20, с. 12).

Традиционными формами поощрения работников работодателями являются следующие:

— объявление благодарности;

— вручение почетной грамоты, диплома;

— награждение ценными подарками;

— премирование.

При этом

ст. 143 КЗоТ определено: к работникам могут применяться любые поощрения, содержащиеся в утвержденных трудовыми коллективами правилах внутреннего трудового распорядка. Таким образом, наряду с традиционными поощрениями могут применяться и особые, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка (присвоение почетных званий «Лучший работник», «Работник года», по случаю профессионального праздника, награждение нагрудным знаком «Почетный работник» и т. п.).

Следует отметить, что согласно

ст. 145 КЗоТ работникам, которые успешно и добросовестно исполняют свои трудовые обязанности, предоставляются в первую очередь привилегии и льготы в сфере социально-культурного и жилищно-бытового обслуживания (путевки в санатории и дома отдыха, улучшение жилищных условий и т. п.). Таким работникам предоставляется также преимущество при продвижении по службе.

В соответствии со

ст. 146 КЗоТ за особые трудовые заслуги работники представляются в вышестоящие органы к поощрению, к награждению орденами, медалями, почетными грамотами, нагрудными знаками, к присвоению почетных званий, в частности звания лучшего работника по профессии. При этом допускается одновременное применение нескольких видов поощрения. Например, поощрение работника почетной грамотой может совмещаться с премированием, а объявление благодарности — с вручением денежного вознаграждения.

Теперь остановимся на том, как оформить представление на поощрение работников.

Руководитель соответствующего структурного подразделения, непосредственный руководитель выступает инициатором поощрения определенного работника. На практике это может оформляться различными документами: информационными письмами, докладными записками, представлениями.

В бюджетных учреждениях такая инициатива чаще всего оформляется представлением.

В соответствии со

Сборником унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренным Методической комиссией Госкомархива Украины (протокол от 20 июня 2006 года № 3), представление является документом, которым должно оформляться предложение по поощрению работника. Сборник унифицированных форм содержит рекомендуемую форму представления и некоторые установки по структуре содержания и оформлению настоящего документа.

При оформлении представления целесообразно использовать реквизиты, предусмотренные

Национальным стандартом Украины «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163 — 2003), в частности указать название соответствующего структурного подразделения, название вида документа (ПРЕДСТАВЛЕНИЕ), проставить дату и в случае необходимости указать место составления документа. Обязательными элементами представления будут реквизит «Адресат», заглавие к тексту документа и подпись руководителя структурного подразделения.

В заглавии представления желательно указывать фамилию и инициалы работника, которого предлагается поощрить.

Согласно некоторым рекомендациям, представленным в

Сборнике унифицированных форм, текст представления должен содержать следующую информацию о работнике:

— фамилию, имя и отчество;

— дату и место рождения;

— сведения об образовании;

— должность, занимаемую работником;

— название структурного подразделения;

— стаж работы (общий, в этом подразделении, на этой должности);

— оценка деловых и моральных качеств;

— участие в общественной работе;

— мотивы назначения, перемещения или поощрения.

Следует отметить, что вполне возможно использование упрощенной структуры текста при сохранении всех других реквизитов представления.

В соответствии со

ст. 144 КЗоТ поощрения применяются собственником или уполномоченным им органом совместно или по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) предприятия, учреждения, организации.

Поощрения объявляются приказом (распоряжением) в торжественной обстановке, а в трудовых книжках работников в соответствии с правилами их ведения делаются соответствующие записи.

С приказом о поощрении работника знакомят под расписку.

Для удобства читателей приведем форму представления, оформленного по упрощенной форме:

 

Образец представления о поощрении

(упрощенная форма)

Генеральному директору ГП «Прогресс плюс» Орлову С. С. Представление о поощрении главного бухгалтера Вушкиной Н. А. 11.11.2009 г. г. Харьков № 16 Вушкина Наталья Анатольевна, главный бухгалтер, работает в ГП «Прогресс плюс» с 1 июня 1998 года. За время работы Вушкина Н. А. проявила себя как добросовестный, ответственный, дисциплинированный работник. Работу выполняет качественно и высокопрофессионально. Проверки контролирующих органов за время ее работы выявили удовлетворительное состояние ведения бухгалтерского и налогового учета, финансовые санкции к предприятию и должностным лицам не применялись. За многолетний и высокопрофессиональный труд и в связи с десятилетием ГП «Прогресс плюс» прошу поощрить главного бухгалтера Вушкину Н. А. вручением почетной грамоты и денежной премией. Финансовый директор     / Дараган/          Т. А. Дараган 11.11.2009 г.

 

　

Образец приказа о поощрении денежной премией

ГП «Прогресс плюс»   ПРИКАЗ 16.11.2009 г. г. Харьков № 32-К О поощрении Вушкиной Н. А. ПРЕМИРОВАТЬ: Вушкину Наталью Анатольевну, главного бухгалтера, за многолетний добросовестный труд и в связи с десятилетием ГП «Прогресс плюс» денежной премией в размере 500 грн. Основание: представление финансового директора от 11.11.2009 г. № 16. Директор                                 Орлов                  С. С. Орлов С приказом ознакомлена:   Вушкина              Н. А. Вушкина

　

Напомним, что в соответствии со

ст. 16 Перечня типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41, приказы о приеме на работу, совместительстве, переводе, поощрении, материальной помощи и увольнении имеют одинаковый срок хранения — 75 лет.

Приказы этой группы могут иметь одинаковые индексы и регистрироваться в одном журнале (книге) учета приказов и формируются в дела.

Следующий шаг — это записи в трудовой книжке работника. Запись о награждении и поощрении

вносят в трудовую книжку работника в недельный срок в соответствии с п.п. 2.4 Инструкции № 58. Для этого в трудовой книжке предусмотрены отдельные разделы: «Сведения о награждении», «Сведения о поощрении».

В соответствии с

п.п. 2.23 Инструкции № 58 в разделе «Сведения о награждении» вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и знаками отличия Украины; в разделе «Сведения о поощрении» вносятся сведения о поощрении за успехи в труде.

Порядок внесения сведений о наградах и поощрениях предусмотрен

п. 2.24 Инструкции № 58. Об этом более детально.

Работник кадровой службы заполняет соответствующие разделы трудовой книжки:

— в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки указывается в виде заглавия название предприятия;

— ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация в порядке возрастания в течение всего периода трудовой деятельности работника);

— в графе 2 проставляется дата награждения или поощрения;

— в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какими наградой или поощрением;

— в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

Приведем пример заполнения трудовой книжки.

 

ТРУДОВА КНИЖКА (витяг)
ВІДОМОСТІ ПРО ЗАОХОЧЕННЯ
№ запису	Дата			Відомості про заохочення, пов'язані з роботою на підприємстві, в установі або організації	На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
	число	місяць	рік
1	2			3	4
...	...	...	...	...	...
6	16	11	2009	Державне підприємство «Прогрес плюс» Заохочена за багаторічну та високопрофесійну працю врученням почесної грамоти та грошової премії у розмірі 500 грн.	Наказ від 16.11.2009 р. № 32-К

　

В заключение напомним, что в соответствии с

п.п. 2.23 Инструкции № 58 в трудовые книжки не заносятся записи о премиях, которые предусмотрены системой заработной платы или выплата которых имеет регулярный характер.