Оформлення документів у разі заохочення працівників

Оформлення документів у разі заохочення працівників

 

Практично всі підприємства, установи та організації намагаються заохочувати своїх найкращих працівників, оскільки це є одним із засобів мотивації персоналу до праці. Традиційно до заохочень відносять оголошення подяки, вручення почесної грамоти, нагородження цінним подарунком, преміювання.

Про те, як оформити це документально, і піде мова в запропонованому матеріалі.

 

Наталія ІВЛЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ

КЗпП

— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Інструкція № 58

— Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58

 

Згідно зі

ст. 143 КЗпП до працівників підприємств, установ, організацій можуть застосовуватись будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовими колективами правилах внутрішнього трудового розпорядку.

У самому ж

КЗпП перелік заохочень чітко не визначено, оскільки на госпрозрахункових підприємствах організація оплати праці, у тому числі встановлення заходів заохочення, ґрунтується на принципі самостійності (це підтверджують і працівники Мінпраці у своїх консультаціях, див., наприклад, газету «Праця і зарплата», 2006, № 20, с. 12).

Традиційними формами заохочення працівників від роботодавців можна назвати такі:

— оголошення подяки;

— вручення почесної грамоти, диплома;

— нагородження цінними подарунками;

— преміювання.

При цьому

ст. 143 КЗпП визначено: до працівників можуть застосовуватись будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовими колективами правилах внутрішнього трудового розпорядку. Таким чином, поряд із традиційними заохоченнями можуть застосовуватись і особливі, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку (присвоєння почесних звань «Кращий працівник», «Працівник року», з нагоди професійного свята, нагородження нагрудним значком «Почесний працівник» тощо).

Слід зазначити, що згідно зі

ст. 145 КЗпП працівникам, які успішно й сумлінно виконують свої трудові обов’язки, надаються в першу чергу переваги та пільги в галузі соціально-культурного та житлово-побутового обслуговування (путівки до санаторіїв та будинків відпочинку, поліпшення житлових умов і т. ін.). Таким працівникам надається також перевага при просуванні по роботі.

Відповідно до

ст. 146 КЗпП за особливі трудові заслуги працівники представляються до органів вищого рівня до заохочення, до нагородження орденами, медалями, почесними грамотами, нагрудними значками, до присвоєння почесних звань, зокрема звання кращого працівника за професією. При цьому допускається одночасне застосування кількох видів заохочення. Наприклад, заохочення працівника почесною грамотою може поєднуватись з преміюванням, а оголошення подяки — з врученням грошової виногороди.

Тепер зупинимося на тому, як оформити подання на заохочення працівників.

Керівник відповідного структурного підрозділу, безпосередній керівник виступає ініціатором заохочення певного працівника. На практиці це може оформлюватися різними документами: інформаційними листами, доповідними записками, поданнями.

У бюджетних установах така ініціатива найчастіше оформлюється поданням.

Відповідно до

Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого Методичною комісією Держкомархіву України (протокол від 20 червня 2006 року № 3) подання є документом, яким має оформлюватися пропозиція щодо заохочення працівника. Збірник уніфікованих форм містить рекомендовану форму подання та деякі настанови щодо структури змісту та оформлення цього документа.

При оформленні подання доцільно використовувати реквізити, передбачені

Національним стандартом України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), зокрема зазначити назву відповідного структурного підрозділу, назву виду документа (ПОДАННЯ), проставити дату та у разі потреби вказати місце складання документа. Обов’язковими елементами подання будуть реквізит «Адресат», заголовок до тексту документа та підпис керівника структурного підрозділу.

У заголовку подання бажано вказувати прізвище та ініціали працівника, якого пропонується заохотити.

Згідно з деякими рекомендаціями, поданими у

Збірнику уніфікованих форм, текст подання має містити таку інформацію про працівника:

— прізвище, ім’я та по батькові;

— дату і місце народження;

— відомості про освіту;

— посаду, яку обіймає працівник;

— назву структурного підрозділу;

— стаж роботи (загальний, у цьому підрозділі, на цій посаді);

— оцінку ділових та моральних якостей;

— участь у громадській роботі;

— мотиви призначення, переміщення або заохочення.

Слід зазначити, що цілком можливе використання спрощеної структури тексту при збереженні всіх інших реквізитів подання.

Відповідно до

ст. 144 КЗпП заохочення застосовуються власником або уповноваженим ним органом разом або за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) підприємства, установи, організації.

Заохочення оголошуються наказом (розпорядженням) в урочистій обстановці та заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення.

З наказом про заохочення працівника ознайомлюють під розписку.

Для зручності читачів наведемо форму подання, оформленого за спрощеною формою:

 

Зразок подання про заохочення

(спрощена форма)

Генеральному директору ДП «Прогрес плюс» Орлову С. С. Подання про заохочення головного бухгалтера Вушкину Н. А. 11.11.2009 р. м. Харків № 16 Вушкина Наталія Анатоліівна, головний бухгалтер, працює в ДП «Прогрес плюс» з 1 червня 1998 року. За час роботи Вушкина Н. А. виявила себе як сумлінний, відповідальний, дисциплінований працівник. Роботу виконує якісно та високопрофесійно. Перевірки контролюючих органів за час її роботи виявили задовільний стан ведення бухгалтерського та податкового обліку, фінансові санкції до підприємства та посадових осіб не застосовувалися. За багаторічну та високопрофесійну працю та у зв’язку з десятиріччям ДП «Прогрес плюс» прошу заохотити головного бухгалтера Вушкину Н. А. врученням почесної грамоти та грошовою премією. Фінансовий директор             /Дараган/           Т. А. Дараган 11.11.2009 р.

 

　

Зразок наказу про заохочення грошовою премією

ДП «Прогрес плюс» НАКАЗ 16.11.2009 р. м. Харків № 32-К Про заохочення Вушкиної Н. А. ПРЕМІЮВАТИ: Вушкину Наталію Анатоліївну, головного бухгалтера за багаторічну сумлінну працю та у зв’язку з десятиріччям ДП «Прогрес плюс» грошовою премією в розмірі 500 грн. Підстава: Подання фінансового директора від 11.11.2009 р. № 16. Директор                                 Орлов                 С. С. Орлов З наказом ознайомлена:     Вушкина              Н. А. Вушкина

 

 

Нагадаємо, що відповідно до

ст. 16 Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41, накази про прийняття на роботу, сумісництво, переведення, заохочення, матеріальну допомогу та звільнення мають однаковий строк зберігання — 75 років.

Накази цієї групи можуть мати однакові індекси та реєструватися в одному журналі (книзі) обліку наказів та формуюються у справи.

Наступний крок — це записи до трудової книжки працівника. Запис про нагородження та заохочення

вносять до трудової книжки працівника в тижневий строк відповідно до п.п. 2.4 Інструкції № 58. Для цього у трудовій книжці передбачено окремі розділи: «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення».

Відповідно до

п.п. 2.23 Інструкції № 58 у розділі «Відомості про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України; у розділі «Відомості про заохочення» вносяться відомості про заохочення за успіхи у праці.

Порядок унесення відомостей про нагороди та заохочення передбачено

п. 2.24 Інструкції № 58. Про це більш детальніше.

Працівник кадрової служби заповнює відповідні розділи трудової книжки:

— у графі 3 відповідного розділу трудової книжки вказується у вигляді заголовка назва підприємства;

— нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація, що зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника);

— у графі 2 проставляється дата нагородження або заохочення;

— у графі 3 записується, ким нагороджено або заохочено працівника, за які досягнення та якими нагородою або заохоченням;

— у графі 4 вказується, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і найменування документа).

Наведемо приклад заповнення трудової книжки.

 

ТРУДОВА КНИЖКА (витяг)
ВІДОМОСТІ ПРО ЗАОХОЧЕННЯ
№ запису	Дата			Відомості про заохочення, пов’язані з роботою на підприємстві, в установі або організації	На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
	число	місяць	рік
1	2	3	4
...	...	...	...	...	...
6	16	11	2009	Державне підприємство «Прогрес плюс» Заохочена за багаторічну та високопрофесіональну працю врученням почесної грамоти та грошової премії у розмірі 500 грн.	Наказ від 16.11.2009 р. № 32-К

　

Наостанне нагадаємо, що відповідно до

п.п. 2.23 Інструкції № 58 до трудових книжок не заносяться записи про премії, що передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.