Персонифицированная отчетность в Пенсионный фонд за 2008 год
Сведения о застрахованных лицах ежегодно предоставляются работодателем в систему персонифицированного учета Пенсионного фонда.
Ввиду приближения предельных сроков подачи персонифицированной отчетности за 2008 год напомним важные моменты, особенности (правила) составления и подачи такой отчетности.
Анна мережко, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Закон № 1058
— Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 г. № 1058-IV.Порядок № 7-6
— Порядок формирования и предоставления органам Пенсионного фонда Украины сведений о застрахованном лице, которые используются в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 10.06.2004 г. № 7-6.Инструкция № 16-6
— Инструкция о порядке исчисления и уплаты предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами сбора на обязательное государственное пенсионное страхование, других платежей, а также учета их поступления в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 19.10.2001 г. № 16-6.Инструкция № 5
— Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
Общие положения
В соответствии со
ст. 21 Закона № 1058 органы Пенсионного фонда Украины (далее — ПФУ) ведут учет всех застрахованных лиц и персонифицированный учет поступления страховых взносов, создают и обеспечивают функционирование единственного государственного автоматизированного банка сведений о застрахованных лицах.Источником формирования информационной базы системы персонифицированного учета являются, в частности, сведения, поступающие от работодателей в виде персонифицированной отчетности.
Персонифицированная отчетность — комплект документов, содержащий информацию о каждом застрахованном лице, стаже его работы, а также о заработной плате и размере начисленных и удержанных взносов в ПФУ. По мере предоставления такой отчетности от работодателей все необходимые данные о застрахованных лицах накапливаются в их персональных учетных карточках и учитываются при расчете трудовой пенсии.
Основным регламентирующим документом при заполнении и формировании персонифицированных форм отчетности является
Порядок № 7-6.
Кто подает
Персонифицированную отчетность обязаны предоставлять все страхователи-работодатели, зарегистрированные в органах ПФУ, независимо от формы собственности, вида деятельности и хозяйствования. Перечень таких страхователей приведен в
ст. 14 Закона № 1058.В частности, персонификацию обязаны подавать работодатели:
— предприятия, учреждения и организации, независимо от формы собственности, вида деятельности и хозяйствования, объединения граждан, профсоюзы, политические партии;
— коллективные и арендные предприятия, сельскохозяйственные кооперативы и фермерские хозяйства, в том числе те, которые избрали особый способ налогообложения;
— дипломатические представительства, консульские учреждения Украины, филиалы, представительства, прочие обособленные подразделения предприятий и организаций (в том числе международных), которые имеют обособленный баланс и самостоятельно осуществляют расчеты с застрахованными лицами;
— физические лица — субъекты предпринимательской деятельности.
Подавать такую отчетность обязаны все юридические лица, а также физлица — субъекты предпринимательской деятельности, даже если в течение года они не вели хозяйственную деятельность, не имели наемных работников и не заключали гражданско-правовые договоры. Как правило, на практике в этом случае таким работодателям вместо комплекта персонифицированной отчетности, заполненного с прочерками, работники ПФУ предлагают составить справку об отсутствии деятельности и наемных работников в отчетном периоде.
В какие сроки подается
Порядок и сроки предоставления персонифицированной отчетности установлены
п. 1. 3 Порядка № 7-6.Всю предоставляемую персонифицированную отчетность можно поделить на текущую и годовую.
В течение года
данные персонифицированного учета предоставляются:— если работник (бывший работник) предприятия обратился за назначением пенсии (в комплекте документов, необходимых для назначения пенсии);
— если страхователь подает заявление о снятии с учета в территориальном органе Пенсионного фонда;
— если выявлены недостоверные сведения в персонифицированном учете — в 10-дневный срок со дня выявления этих сведений.
Годовая
персонификация предоставляется по итогам прошедшего года по всем застрахованным лицам, которым начислялись заработная плата (доход), выплаты за выполнение работ (предоставление услуг) по гражданско-правовым договорам и за которых уплачивались взносы в ПФУ. Подается такая отчетность один раз в год — до 1 апреля текущего года согласно утвержденному графику. Каждый территориальный орган ПФУ по месту регистрации страхователя составляет индивидуальный график предоставления годовой персонифицированной отчетности в рамках предельного срока. Как правило, на практике в первую очередь отчитываются плательщики с небольшой численностью наемных работников.Отметим, что
предельным сроком предоставления персонифицированной отчетности за 2008 год является 31 марта 2009 года.
Форма подачи
Форма предоставления персонифицированной отчетности зависит от количества наемных работников (
п.п. 6 п. 1.3 Порядка № 7-6):— если работает
менее 5 человек — персонификация может подаваться только в бумажном виде;— если количество работников
более 5 человек — страхователь должен подавать персонифицированную отчетность в электронном виде.Для предоставления персонифицированной отчетности в электронном виде всем страхователям в территориальном органе ПФУ по месту регистрации бесплатно предоставляется программа «Автоматизоване робоче місце — Звіт страхувальника» («АРМ-ЗС»). Такую программу можно также скачать из сайта ПФУ (
www.pfu.gov.ua).При подаче персонификации в электронном виде
одновременно предоставляется распечатанный (бумажный) экземпляр, заверенный подписью руководителя и скрепленный печатью.
Состав отчетности
В составе годовой персонификации подается определенный комплект документов. В него входят следующие формы отчетности:
1.
СП — «Список осіб, які працюють або працювали в роботодавця у звітному році» (приложение 15 к Инструкции № 16-6). Подается на всех работников только в случае, если работодатель по итогам 2008 года впервые отчитывается в органе ПФУ. Если персонификация подается не впервые, то в форму СП включаются только сведения по принятым в 2008 году работникам, а также по тем, у которых на протяжении отчетного года изменились фамилия, имя, отчество или идентификационный номер.2.
СПП — «Список підстав, що дають право на застосування пільг робітникам підприємства при визначенні пенсії» (приложение 14 к Инструкции № 16-6). Заполняется только теми работодателями, у которых работают застрахованные лица, имеющие право на льготную пенсию. Форма СПП заполняется в соответствии с п. 10.2 Порядка № 7-6.3.
АНКЕТА — «Анкета застрахованої особи» (приложение 10 к Порядку № 7-6). Заполняется непосредственно работником и предоставляется страхователем только в таких случаях:— при приеме на работу физических лиц, которые не предъявили работодателю свидетельство об общеобязательном государственном социальном страховании;
— при необходимости корректировки или отмены сведений анкет, ранее переданных в орган ПФУ;
— при необходимости обмена или получения дубликата страхового свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании.
4.
IНДАНI — «Індивідуальні відомості про застраховану особу».5.
Ярлик — «Ярлик-розписка». Формируется на каждую пачку первичной отчетности в систему персонифицированного учета сведений. В пачку комплектуются однотипные документы, а именно: IНДАНI — не более 25 листов в пачке; СП, СПП — не более 4 листов в пачке. Ярлык содержит отрывную часть, которая с отметкой получателя (органа ПФУ) передается предприятию-страхователю.Все формы персонифицированной отчетности заполняются на украинском языке.
Каждый документ комплекта отчетности, за исключением ярлыка, подписывается руководителем и скрепляется печатью предприятия, учреждения, организации. Ярлык подписывает лицо, ответственное за предоставление персонифицированной отчетности.
Особенности заполнения формы IНДАНI
Форма IНДАНI — главный документ персонифицированной отчетности, содержащий индивидуальные данные о заработной плате, страховом стаже и уплаченных страховых взносах по
всем застрахованным лицам, которые в течение отчетного (в данном случае — 2008-го) года состояли в трудовых отношениях с предприятием, учреждением, организацией, а также по физлицам, которые получали выплаты за выполнение работ (предоставление услуг) по гражданско-правовым договорам. Отметим, что к таким лицам относятся и совместители.Правила заполнения формы IНДАНI указаны в
п. 8 Порядка № 7-6.Годовая форма подается с кодом периода — «0».
Отчетный год определяется по начислению заработной платы. Это означает, что в персонифицированной отчетности за 2008 год отражается заработная плата, начисленная в 2008 году.При предоставлении персонификации за 2008 год отметка «Х» проставляется в графе «Початкова».
В случае если для работника данное предприятие является основным местом работы, отметку «Х» необходимо проставить в строке «Ознака: «трудова книжка знаходиться у цього страхувальника».
В графе «Код типу ставки страхового збору» указывается код категории застрахованного лица, согласно которому начислялись страховые взносы. Все коды указаны в Таблице соответствия, приведенной в
приложении 2 к Порядку № 7-6. Наиболее часто встречающимися на практике кодами являются:1
— для наемных работников, получающих выплаты по трудовым договорам, а также для физических лиц, получающих вознаграждение по договорам гражданско-правового характера;2
— для работающих инвалидов;3
— для наемных работников из числа лиц летного состава гражданской авиации;4
— для членов коллективных и арендных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов и фермерских хозяйств, в том числе избравших упрощенную систему налогообложения.В графе «Усього» формы IНДАНI по месяцам 2008 года указывается база для начисления и удержания взносов в ПФУ согласно
ст. 19 Закона № 1058.При определении базы для начисления и удержания взносов в ПФУ следует руководствоваться
Инструкцией № 5*. Выплаты, которые не включаются в фонд оплаты труда (п. 3 Инструкции № 5) и соответственно не облагаются пенсионными взносами, в форме IНДАНI не отражаются.* В отношении включения различных выплат в качестве объектов для начисления (удержания) взносов в ПФУ и другие социальные фонды см. «Оплата труда», 2008, № 8, статья «Выплаты работникам», с. 9 — 19.
Исключение составляют суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособия по временной нетрудоспособности, которые в соответствии со
ст. 19 Закона № 1058 подлежат обложению взносами в ПФУ. Указанные выплаты отражаются в составе общей базы в графе «Усього», в том числе в отдельной графе «Сума лікарняних».В форме IНДАНI выплаты учитываются в составе дохода того месяца, за который они начислены.
В графу «Ураховується для пенсії» включаются те же суммы, что и в графу «Усього», но с учетом максимальной величины дохода, с которой взимаются пенсионные взносы.
Напомним, что в 2008 году величина максимального размера заработной платы, с которой удерживались взносы в фонды социального страхования, составляла в:
— январе — марте — 9495 грн.;
— апреле — июне — 9705 грн.;
— июле — сентябре — 9735 грн.;
— октябре — декабре — 10035 грн.
В графе «Сума лікарняних» отдельно отражаются суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособия по временной нетрудоспособности, которые входят в состав сумм, отраженных в графах «Усього» и «Ураховується для пенсії».
Таблица «У тому числі, відомості про підстави для обліку спеціального стажу» формы IНДАНI заполняется только в том случае, если застрахованное лицо имеет право на льготную пенсию согласно действующему законодательству.
Следует отметить, что, если в течение года работник достиг пенсионного возраста и на него подавалась форма IНДАНI для оформления пенсии, в комплекте годовой отчетности на такого работника подается форма IНДАНI с данными за весь 2008 год.
На каждого работника составляется
одна форма IНДАНI, в том числе и на внутренних совместителей и работников, с которыми одновременно заключен как трудовой, так и гражданско-правовой договор. На них заполняют IНДАНI, где совокупно показывают все выплаты.Две
формы IНДАНI заполняются на одного работника только в некоторых случаях, если:1) для застрахованного лица в течение 2008 года
изменился код типа ставки страхового взноса. Например, с 20 октября 2008 года работник получил инвалидность, о чем свидетельствует копия выписки из акта осмотра в медико-социальной экспертной комиссии. В этом случае одна форма IНДАНI — с кодом типа ставки страхового взноса «1» (период трудовых отношений — с 01.01.2008 г. по 19.10.2008 г.) — содержит сведения о заработной плате, начисленной до получения работником инвалидности; взносы в ПФУ в этой форме начисляются по ставке 33,2 %. Вторая форма IНДАНI — с кодом типа ставки страхового взноса «2» (период трудовых отношений — с 20.10.2008 г. по 31.12.2008 г.) — содержит сведения о заработной плате, начисленной после получения работником инвалидности; взносы в ПФУ на заработную плату работника-инвалида начисляются по ставке 4 %;2) работник одновременно с обычной пенсией имеет право на научную пенсию согласно
Закону Украины «О научной и научно-технической деятельности» от 13.12.91 г. № 1977-XII. В одну форму включаются данные, касающиеся научной деятельности, в другую — данные, не участвующие при расчете научной пенсии.Следует обратить внимание на IНДАНI для
уволенных в течение 2008 года работников. В месяце увольнения отдельная форма IНДАНI на уволенного работника не подается. Указанный документ заполняется и подается с комплектом годовой персонифицированной отчетности. При этом в данных о трудовых отношениях в отчетном году указывается фактическое время работы в 2008 году, т. е. дата начала трудовых отношений (если работник был принят на работу в прошлых годах, то указывается дата 01.01.2008 г.) и дата окончания трудовых отношений (дата увольнения).Принимая во внимание, что в форме IНДАНI указываются только выплаты, начисленные во время действия трудового договора, то
все выплаты, начисленные работнику уже после увольнения (например, премия за прошлый месяц, квартал), в форме IНДАНI не отражаются. Объясняется это тем, что пенсионные взносы на такие выплаты не начисляются и с них не удерживаются, поскольку на момент начисления такой выплаты лицо не состояло с предприятием в трудовых отношениях, т. е. не являлось застрахованным лицом. Аналогичный вывод содержится в письме ПФУ от 22.08.2006 г. № 10750/03-20, а также консультации специалистов ПФУ («Праця і зарплата», 2007, № 11 (543), с. 19).
Отражение в форме IНДАНI «переходящих» выплат
При отражении в форме IНДАНI «переходящих» выплат нужно учитывать требование
п. 8.3 Порядка № 7-6, согласно которому суммы заработной платы учитываются в том месяце, за который они начислены.Поэтому суммы переходящих отпускных и больничных следует показать отдельно за каждый месяц,
включив их в доход того месяца, за который они начислены .Если отпускные были начислены работнику наперед, т. е. в месяце их выплаты, например в июле 2008 года за июль — август 2008 года, то часть отпускных, приходящаяся на июль, отражается в форме IНДАНI в составе заработной платы июля 2008 года, а часть отпускных, приходящаяся на август 2008 года, — в составе заработной платы августа 2008 года. Особое внимание нужно обратить на отпускные, начисленные в декабре 2008 года за декабрь 2008 года — январь 2009 года. В данном случае в персонификацию за 2008 год должна попасть только сумма отпускных, начисленных за дни отпуска, приходящиеся на декабрь 2008 года.
Не следует забывать об обязательном отражении в персонифицированной отчетности за 2008 год и отпускных, начисленных в декабре 2007 за январь 2008 года.
Сумма оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособия по временной нетрудоспособности, в отличие от отпускных, начисляется в месяце предоставления листка нетрудоспособности. В случае
если период временной нетрудоспособности приходится на два и более месяцев, то сумма выплат, начисленная за дни временной нетрудоспособности, вносится в поле соответствующего месяца начисления только в сумме, приходящейся на дни временной нетрудоспособности в этом месяце. Сумма оплаты больничного за дни следующего месяца включается в поле следующего месяца. Аналогичные разъяснения предоставлены в письме ПФУ от 20.03.2007 г. № 2526/3-11.Поэтому в форме IНДАНI за 2008 год в составе дохода декабря 2008 года должны быть отражены больничные, начисленные в январе 2009 года, приходящиеся по графику работы предприятия (работника) на рабочие дни декабря 2008 года.
Обращаем внимание на тот факт, что если на дату составления и подачи персонифицированной отчетности работник еще не предоставил больничный, то в IНДАНI данные отражаются без учета выплат по временной нетрудоспособности. Но после получения листка нетрудоспособности необходимо будет откорректировать ранее предоставленные сведения по форме IНДАНI.
При отражении в форме IНДАНI начисленных и удержанных пенсионных взносов с сумм «переходящих» выплат необходимо учитывать следующие правила:
—
сравнение выплат с максимальной величиной, на которую начисляются взносы, осуществляется отдельно за каждый месяц в размере, действующем в периоде, за который осуществляется начисление суммы больничных или отпускных;— применяется
размер взноса, действующий на день начисления выплат . Это подтверждается в письме ПФУ от 06.03.2006 г. № 2584/03-02.Например, если выплаты за период временной нетрудоспособности, который приходился на март — апрель 2008 года, были начислены в апреле 2008 года, с целью определения суммы пенсионных взносов сумма больничных, приходящаяся на март 2008 года, в составе заработной платы за март 2008 года сравнивается с суммой 9495 грн., а сумма больничных, приходящаяся на апрель 2008 года, в составе заработной платы за апрель 2008 года — с суммой 9705 грн.
Пример.
Работник предприятия болел с 22 декабря 2008 года по 12 января 2009 года (включительно), о чем свидетельствует предоставленный им листок нетрудоспособности. Рабочие дни на предприятии согласно распоряжению КМУ «О переносе рабочих дней в 2009 году» от 24.11.2008 г. № 1458-р не переносились.Заработная плата работника, начисленная за декабрь 2008 года, составила 1043,48 грн. Сумма начисленных на заработную плату за декабрь 2008 года пенсионных взносов составила 346,44 грн., удержанных — 20,87 грн.
В январе 2009 года работнику начислена заработная плата за 14 отработанных дней января 2009 года в сумме 1120 грн., а также оплата больничного за 8 рабочих дней декабря 2008 года и 6 рабочих дней января 2009 года в сумме 758,80 грн.
Рассчитаем сумму больничных, приходящихся на 8 рабочих дней декабря 2008 года:
758,80 грн. : 14 раб. дн. х 8 раб. дн. = 433,60 грн.
Сумма пенсионных взносов, уплаченных с суммы больничных, приходящихся на декабрь 2008 года, составляет:
— в части начислений: 433,60 грн. х 33,2 % = 143,96 грн.;
— в части удержаний: 433,60 грн. х 2 % = 8,67 грн.
При заполнении формы IНДАНI за 2008 год следует:
— в графе «Усього» за декабрь 2008 года указать сумму заработной платы за декабрь 2008 года и больничных, начисленных в январе 2009 года, но приходящихся на рабочие дни декабря 2008 года, — 1477,08 грн. (1043,48 грн. + 433,60 грн.);
— в графе «Ураховується для пенсії» также указать сумму 1477,08 грн., поскольку она не превышает максимальный размер дохода, с которого взимаются пенсионные взносы (10035 грн.);
— в графе «Сума лікарняних» указать сумму 433,60 грн.;
— в графе «Сумма внеску з нарахованого заробітку» за декабрь 2008 года отразить сумму 29,54 грн. (20,87 грн. + 8,67 грн.);
— в графе «Сума страхового збору за звітний період, нарахованого роботодавцем на зарплату застрахованої особи» в составе общей суммы начисленных пенсионных взносов за 2008 год указать сумму пенсионных взносов, начисленных на сумму больничных, приходящихся на рабочие дни декабря 2008 года, и на сумму заработной платы за декабрь 2008 года.
Сумма больничных, приходящихся на рабочие дни января 2009 года, будет отражаться в персонифицированной отчетности за 2009 год.
Аналогичный механизм отражения данных применяется также и в ситуации, если на протяжении 2008 года имело место доначисление и выплата заработной платы за прошедшие месяцы: страховые взносы в ПФУ должны начисляться и выплачиваться отдельно за каждый месяц с учетом максимальной величины фактических расходов на оплату труда (
письмо ПФУ от 28.03.2006 г. № 3635/03-20).
Исправление ошибок
Если выявлены недостоверные сведения в предоставленной ранее персонифицированной отчетности (за любой период), то в зависимости от характера ошибки ее следует исправить путем предоставления корректирующих или отменяющих документов (
п.п. 5 п. 1.3 Порядка № 7-6).С пометкой
«Коригуюча» подаются документы в случае выявления недостоверных сведений о застрахованном лице. На их основании производится технологическая замена недостоверных сведений на новые, поданные страхователем.С пометкой
«Скасовуюча» предоставляются документы в случае выявления ошибок в ключевых реквизитах отчета: код страхователя, отчетный год, номер учетной карточки застрахованного лица, код категории застрахованного лица, код основания для специального стажа.
Ответственность
Согласно
п. 5 ч. 9 ст. 106 Закона № 1058 и п. 1.5 Порядка № 7-6 за непредоставление, несвоевременное предоставление, предоставление не по установленной форме или предоставление недостоверных сведений, которые используются в системе персонифицированного учета, на страхователя налагается штраф в размере 10 % от суммы страховых взносов, уплаченных или подлежащих уплате за соответствующий отчетный период, за каждый полный или неполный месяц задержки предоставления сведений, но не менее 10 ннмдг (170 грн.).В случае
повторного нарушения в течение года к страхователю применяется штраф в размере 20 % от суммы страховых взносов, уплаченных или подлежащих уплате за соответствующий отчетный период, за каждый полный или неполный месяц задержки предоставления сведений, но не менее 20 ннмдг (340 грн.).Для должностных лиц предприятия, нарушивших порядок предоставления персонифицированной отчетности, предусмотрена
административная ответственность. Согласно п. 5 ч. 16 ст. 106 Закона № 1058 на виновных должностных лиц налагается штраф в размере от 8 до 15 ннмдг (от 136 до 255 грн.).
