Хранение и учет трудовых книжек

Редакция ОТ
Оплата труда Февраль, 2009/№ 4
В избранном В избранное
Печать
Ответы на вопросы

Хранение и учет трудовых книжек

 

Мария КОЛЕСНИЧЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

Каков порядок учета и хранения трудовых книжек?

(Ровенская обл.)

 

В соответствии с п.п. 6.3 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58

(далее — Инструкция), собственник или уполномоченный им орган постоянно должны иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Пунктом 3 постановления Кабинета Министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301

(далее — постановление № 301) и п.п. 7.2 Инструкции определено, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним являются документами строгого учета и хранятся в бухгалтерии предприятия, учреждения, организации. Поскольку трудовые книжки относятся к документам строгого учета, хранить их следует в сейфе. Ответственному за ведение трудовых книжек — подотчетному лицу они выдаются только по заявке.

По окончании каждого месяца подотчетное лицо

подает в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Заполненные трудовые книжки, как документы строгого учета, хранятся в отделе кадров или другом подразделении, которое отвечает за оформление приема и увольнения работников, в сейфе. Целесообразно упорядочить трудовые книжки по алфавиту, а в крупных предприятиях, учреждениях, организациях разбить еще и по структурным подразделениям.

В соответствии с

п.п. 6.2 Инструкции трудовые книжки и их дубликаты, которые не были получены работниками при увольнении, хранятся на протяжении двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, которые продолжают работать. После этого срока незатребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия на протяжении 50 лет, а по окончании отмеченного срока их можно уничтожить в установленном порядке.

Для учета бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек предусмотрены соответствующие книги, формы которых утверждены

приказом Минстата Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава» от 27.10.95 г. № 277 (далее — приказ № 277).

К ним относится

Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (форма № П-9). Эта Книга ведется бухгалтерией. В нее вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Приведем форму такой Книги.

 

Книга учета

бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Дата

От кого получено или кому отпущено

Основание (наименование документа, номер и дата)

Поступление

Расход

число

месяц

год

количество

сумма

количество

сумма

трудовых книжек (серия и номер)

вкладышей (серия и номер)

трудовых книжек (серия и номер)

вкладышей (серия и номер)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

 

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

(форма № П-10) ведется отделом кадров. В этой Книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при трудоустройстве, а также вновь выданные работникам трудовые книжки с указанием серии и номера.

 

Книга учета

движения трудовых книжек и вкладышей к ним

№ п/п

Дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней

Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки

Должность, профессия работника, который сдал или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш

Наименование структурного подразделения

Дата и номер документа, на основании которого принят работник

Расписка ответственного лица, которое принимало или заполняло трудовую книжку или вкладыш

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней

Сумма, полученная при выписке трудовой книжки или вкладыша к ней

Дата и основание выдачи работнику трудовой книжки при увольнении

Расписка работника о получении трудовой книжки

число

месяц

год

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

 

В случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № П-2) и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, чем удостоверяет получение им трудовой книжки.

В

письме Минтруда от 03.07.2008 г. № 2022 уточнено, что выдача трудовой книжки сотрудника на руки, кроме случаев увольнения, не предусмотрена. В случае необходимости выдается заверенная выписка из трудовой книжки.

Обе Книги должны быть

пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя предприятия и печатью.

Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша к ней ответственное лицо его испортило, необходимо составить

Акт на списание бланков трудовых книжек или вкладышей к ним по форме, утвержденной приказом № 277. Приведем образец этой формы.

 

 

Ответственность за организацию учета, хранения и выдачи трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации.

Согласно п. 4 постановления № 301 за нарушение установленного порядка учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд