Зберігання та облік трудових книжок
Марія КОЛЕСНИЧЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Який порядок обліку та зберігання трудових книжок?
(Рівненська обл.)
Відповідно до п.п. 6.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58 (далі — Інструкція), власник чи уповноважений ним орган постійно повинен мати в наявності необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.
Пунктом 3 постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 р. № 301
(далі — постанова № 301) і п.п. 7.2 Інструкції визначено, що бланки трудових книжок і вкладишів до них є документами суворого обліку та зберігаються в бухгалтерії підприємства, установи, організації. Оскільки трудові книжки належать до документів суворого обліку, зберігати їх слід у сейфі. Відповідальному за ведення трудових книжок — підзвітній особі вони видаються лише за заявкою.Після закінчення кожного місяця підзвітна особа подає до бухгалтерії звіт
про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них.Заповнені трудові книжки як документи суворого обліку зберігаються у відділі кадрів чи іншому підрозділі, що відповідає за оформлення прийняття і звільнення працівників, у сейфі. Доцільно впорядкувати трудові книжки за абеткою, а на великих підприємствах, в установах, організаціях — розбити ще й за структурними підрозділами.
Відповідно до
п.п. 6.2 Інструкції трудові книжки та їх дублікати, які не було отримано працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення цього терміну їх можна знищити в установленому порядку.Для обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок передбачено відповідні книги, форми яких затверджено
наказом Мінстату України «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27.10.95 р. № 277 (далі — наказ № 277).До них належить
Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (форма № П-9). Ця Книга ведеться бухгалтерією. До неї вносяться всі операції, пов’язані з отриманням та витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них, із зазначенням серії та номера кожного бланка. Наведемо форму такої Книги.
Книга обліку
бланків трудових книжок і вкладишів до них
| Дата | Від кого отримано чи кому відпущено | Підстава (найменування документа, номер і дата) | Надходження | Витрачання | ||||||
| число | місяць | рік | кількість | сума | кількість | сума | ||||
| трудових книжок (серія та номер) | вкладишів (серія та номер) | трудових книжок (серія та номер) | вкладишів (серія та номер) | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
(форма № П-10) ведеться відділом кадрів. У цій Книзі реєструють усі трудові книжки, прийняті від працівників під час працевлаштування, а також нововидані працівникам трудові книжки із зазначенням серії та номера.
Книга обліку
руху трудових книжок і вкладишів до них
| № з/п | Дата прийняття чи заповнення трудової книжки або вкладиша до неї | Прізвище, ім’я та по батькові власника трудової книжки | Посада, професія працівника, який здав або на якого заповнено трудову книжку чи вкладиш | Найменування структурного підрозділу | Дата і номер документа, на підставі якого прийнято працівника | Розписка відповідальної особи, яка приймала чи заповнювала трудову книжку або вкладиш | Серія та номер трудової книжки або вкладиша до неї | Сума, отримана при виписуванні трудової книжки або вкладиша до неї | Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні | Розписка працівника про отримання трудової книжки | ||
| число | місяць | рік | ||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
У разі отримання трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівник розписується в особовій картці (форма № П-2) та у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, чим засвідчує отримання ним трудової книжки.
У
листі Мінпраці від 03.07.2008 р. № 2022 уточнено, що видача трудової книжки працівнику на руки, крім випадків звільнення, не передбачена. За потреби видається засвідчена виписка з трудової книжки.Обидві Книги має бути
пронумеровано, прошнуровано і засвідчено підписом керівника підприємства та печаткою.Якщо при заповненні бланка трудової книжки чи вкладиша до неї відповідальна особа його зіпсувала, необхідно скласти
Акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них за формою, затвердженою наказом № 277. Наведемо зразок цієї форми.
Відповідальність за організацію обліку, зберігання та видачі трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
Згідно з п. 4 постанови № 301 за порушення встановленого порядку обліку, зберігання та видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну відповідальність.
