ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Что представляет собой табельный учет рабочего времени, для чего служит, как заполняется табель, особенности его заполнения в отдельных случаях — об этом и поговорим в сегодняшней статье.
Людмила ТРОХИМЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
КЗоТ —
Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.Закон об отпусках —
Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.Приказ № 489 —
приказ Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.Перечень № 41 —
Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41.
Что такое табель?
Во исполнение требований
КЗоТ (главы IV — VII) и других законодательных актов о труде на предприятиях, в учреждениях, организациях необходимо вести учет рабочего времени. Такой учет позволяет определить количество часов, отработанных каждым наемным работником.Учет рабочего времени осуществляется в табеле учета использования рабочего времени.
Табель
учета рабочего времени (далее — табель) представляет собой поименный список работников структурного подразделения (цеха (отдела), участка) предприятия, учреждения, организации. Он ведется отдельно по категориям работающих (руководители, специалисты, служащие, рабочие), а в пределах категорий — в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке. Если предприятие, учреждение небольшое, то все работники могут быть объединены в одном табеле.Для ведения учета использования рабочего времени каждому работающему присваивается табельный номер. В случае увольнения (или перевода) работника в другой цех (отдел) его прежний табельный номер не может быть присвоен другому работнику и должен оставаться свободным не менее трех лет.
Как следует из
письма Минтруда от 01.06.2005 г. № 36-211, табель ведется как на постоянных, так и на временных работников: «Правовое положение работников, которые работают на условиях срочных трудовых договоров, в основном не отличается от правового положения работников, которые заключили трудовые договоры на неопределенный срок. Они так же подлежат правилам внутреннего трудового распорядка, имеют право на оплату труда, ежегодный отпуск, материальную помощь в случае временной нетрудоспособности и т. д., продолжительность и размеры которых исчисляются в зависимости от отработанного времени».Табель открывается ежемесячно на работников структурного подразделения, в нем отмечается конкретное число рабочих часов, фактически отработанных (неотработанных) определенным работником.
Табель составляется
за два — три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и документов по учету личного состава, оформленных должным образом (приказов о приеме, переводе, увольнении).Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Когда составляется табель на аванс, в нем отмечаются и промежуточные результаты (за первую половину месяца).
Табель составляется
в одном экземпляре уполномоченным на это работником, который специально назначен (приказом по предприятию, учреждению), у которого эти обязанности отмечаются в должностной инструкции и который несет персональную ответственность за достоверность и правильность ведения табеля. Заполненный табель должен подписать руководитель подразделения, затем его проверяет инспектор по кадрам. После проверки табель передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.В связи с тем, что зарплату необходимо выплачивать два раза в месяц (
ст. 115 КЗоТ), сведения об отработанном времени должны попадать к бухгалтеру не реже чем один раз в полмесяца.В случае
увольнения одного или нескольких работников в начале месяца можно составить на них отдельный дополнительный табель. В таком случае бухгалтерия произведет окончательный расчет их заработной платы. Дублировать эти данные в табеле за месяц не следует. В этом случае за один месяц табель будет составлен на двух отдельных листах.
Применение табеля
Относительно применения табеля использования рабочего времени Минтруда указывало в
письме от 01.06.2005 г. № 36-211. Так, в частности, для работодателя составлять табель необходимо для:1) учета количества отработанного рабочего времени всех категорий работающих, в том числе для расчета зарплаты работникам, оплата труда которых зависит от отработанного времени;
2) контроля за соблюдением работающими установленного режима рабочего времени;
3) для получения данных об отработанном времени, необходимом для расчета выплат работникам (например, для расчета оплаты дней болезни, отпуска по беременности и родам, отпусков, дней командировок);
4) для составления статистической отчетности по труду*.
*См. статью «Трудовая» статистическая отчетность» // «ОТ», 2008, № 5, с. 19.
Табель — универсальный источник информации об использовании рабочего времени. В этом документе содержатся сведения и о фактически отработанных часах, и о неотработанном времени. Табель дает возможность понять, как провел время, отведенное для исполнения трудовых обязанностей, каждый сотрудник и как оно используется подразделением или предприятием, учреждением в целом. Данные табеля можно применять для подтверждения трудового стажа конкретного работника, анализа эффективности структуры предприятия, учреждения, оптимизации штатного расписания.
Для бухгалтера табель в первую очередь первичный документ, который является основанием для начисления заработной платы, поскольку подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности — исполнение работником обязательств по трудовому договору. Табель имеет и налоговые последствия. Ведь по своей сути табель — это тот же акт о выполненной работе. Отсутствие табеля влечет необоснованность начисления заработной платы, а следовательно, расходы по оплате труда для предприятия не могут уменьшать налогооблагаемую прибыль.
При проведении проверки правильности расчета пособий по временной нетрудоспособности табель учета рабочего времени могут затребовать специалисты фондов социального страхования, а также инспекторы Пенсионного фонда. Представители инспекции по труду на основании табеля могут оценить, не нарушены ли права работников, например, в части соблюдения норм о сверхурочных часах.
Таким образом, табель является:
— документом, который позволяет учесть фактически отработанное сотрудником время;
— первичным документом по учету расчетов с персоналом;
— основанием для признания расходов на оплату труда;
— базой для статистических расчетов.
Необходимо отметить, что от правильного ведения учета рабочего времени в табеле зависит также правильность учета стажа работы работников в специфических условиях труда, пенсии.
Поскольку одним из оснований для назначения пенсии по возрасту на льготных условиях является занятость рабочего на работах, предусмотренных списками № 1 или № 2 не менее 80 % рабочего времени, установленного для данного производства, то
подтвердить право на льготную пенсию, если необходимые сведения отсутствуют в трудовой книжке, можно на основании именно табеля.
Форма табеля
До 01.01.2009 г. для табельного учета рабочего времени использовались типовые формы № П-12, П-13, П-14, утвержденные
приказом Минстата от 09.10.95 г. № 253.С 1 января 2009 года Госкомстат
приказом № 489 для предприятий, учреждений и организаций ввел в действие ряд новых типовых форм первичной учетной документации по статистике труда. Среди них и новая типовая форма табеля № П-5. Этим же приказом отменены табеля учета использования рабочего времени типовой формы № П-12, П-13 и П-14, утвержденные приказом Минстата от 09.10.95 г. № 253.Таким образом, с 1 января 2009 года для учета отработанного работниками времени необходимо применять
табель типовой формы № П-5. (Бланк типовой формы № П-5 см. в «ОТ», 2009, № 1, с. 10 — 11.)Новая форма табеля (форма № П-5) разработана с учетом требований сегодняшнего законодательства. Она включает минимальное количество реквизитов и показателей, рекомендованных для применения.
Следует заметить, что новый табель содержит примечание, в котором идет речь о
рекомендательном характере. То есть при необходимости данная форма может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета на предприятии, в учреждении, организации.Учитывая, что в последнее время появилось множество программ по автоматизации учета, имеющих модуль (подсистему) «Табельный учет» и содержащих намного больше показателей, чем предусмотрено типовой формой, то при такой автоматизированной системе учета форма табеля может быть изменена в соответствии с принятой технологией обработки данных.
В обновленном табеле
изменены отдельные буквенные символы, используемые при его заполнении, а также дополнены новыми и исключены те, которые в настоящее время не действуют (см. табл. 1 на с. 20 — 21). Например, служебная командировка ранее отмечалась буквой «К», а согласно новым правилам — буквами «ВД».Несмотря на то что в
п. 1 приказа № 489 сказано об обязательном составлении табеля только юридическими лицами, его уместно вести и физлицу-предпринимателю в тех случаях, когда размер зарплаты зависит от отработанного времени.
Общие правила заполнения табеля
Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле
методом сплошной регистрации явок и неявок на работу или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).Отметки
в табеле о фактически отработанном времени, о причинах неявок на работу, о работе в режиме неполного рабочего времени, о работе в сверхурочное время, сокращенной продолжительности рабочего времени или других отклонениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов , оформленных надлежащим образом, например:— журналов регистрации работников (данные о факте своевременного начала и окончания рабочего дня);
— листка нетрудоспособности;
— справки о выполнении государственных или общественных обязанностей;
— письменного предупреждения о простое;
— заявления о совместительстве;
— письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и т. п.
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведены
две строки (в таком же порядке ранее заполняли табель форм № П-12 и П-13):верхняя
— для отметки условных обозначений видов (кодов) затрат рабочего времени;нижняя
— для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.Коды условных обозначений (буквенный и цифровой) приведены на титульном листе формы № П-5.
При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличающихся от нормальных.
В табеле фиксируют и сокращенное рабочее время (например, в предпраздничный день), и опоздания сотрудников.
Изменения в кодировании использования рабочего времени
В новой форме табеля несколько изменены коды для условного обозначения видов затрат рабочего времени. Приведем сравнение старых и новых кодов в табл. 1.
Таблица 1
Сравнительная таблица условных обозначений видов затрат рабочего времени
| Условное обозначение видов затрат рабочего времени (наименование из табеля типовой ф. № П-5) | Код | |||
| табель типовой ф. № П-5 | табели типовых ф. № П-12, П-13 и П-14 | |||
| буквенный | цифровой | буквенный | цифровой | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Часы работы, предусмотренные коллективным договором | Р | 01 | р | 01 |
| рвц | 05 | |||
| рвв | 06 | |||
| — | 07 | |||
| лч | 23 | |||
| Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) согласно законодательству | РС | 02 | — | — |
| Вечерние часы работы | ВЧ | 03 | — | — |
| Ночные часы работы | РН | 04 | н | 02 |
| Сверхурочные часы работы | НУ | 05 | нув | 08 |
| нуп | 04 | |||
| Часы работы в выходные и праздничные дни | РВ | 06 | — | — |
| Командировка | ВД | 07 | к | 08 |
| вс | 09 | |||
| зс | 10 | |||
| Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона об отпусках) | В | 08 | в | 11 |
| Ежегодный дополнительный отпуск (ст. 7, 8 Закона об отпусках) | Д | 09 | — | — |
| Дополнительный отпуск, предусмотренный ст. 20, 21, 30 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-XII
| Ч | 10 | — | — |
| Творческий отпуск (ст. 16 Закона об отпусках) | ТВ | 11 | — | — |
| Дополнительный отпуск в связи с учебой (ст. 13, 14, 15, 151 Закона об отпусках) | Н | 12 | ву | 13 |
| л | 14 | |||
| Отпуск без сохранения заработной платы в связи с учебой (п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках) | НБ | 13 | лс | 15 |
| щ | 26 | |||
| Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25, кроме п. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках) | ДБ | 14 | а | 28 |
| Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона об отпусках) | ДО | 15 | — | — |
| Отпуск по беременности и родам (ст. 17 Закона об отпусках) и отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках) | ВП | 16 | вв | 17 |
| вж | 12 | |||
| Отпуск для ухода за ребенком по достижении им 6-летнего возраста (п. 3 ст. 25 Закона об отпусках) | ДД | 17 | вж | 12 |
| Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках) | НА | 18 | а | 28 |
| Другие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работы) | БЗ | 19 | — | — |
| Неявка в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю) | НД | 20 | — | — |
| Неявка в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования | НП | 21 | — | — |
| Другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и т. др.) | ІН | 22 | цн | 18 |
| д | 21 | |||
| ч | 22 | |||
| м | 24 | |||
| Простои | П | 23 | пц | 19 |
| пв | 20 | |||
| цп | 30 | |||
| вп | 31 | |||
| Прогулы | ПР | 24 | пр | 32 |
| Массовые невыходы на работу (забастовка) | С | 25 | мн | 36 |
| Оплачиваемая временная нетрудоспособность | ТН | 26 | х | 16 |
| Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и др., подтвержденная справкой лечебных заведений) | НН | 27 | т | 27 |
| ж | 25 | |||
| Неявки по невыясненным обстоятельствам | НЗ | 28 | зп | 33 |
| пз | 34 | |||
| Другие виды неявок, предусмотренные коллективными договорами, соглашениями | ІВ | 29 | пр | 32 |
| Другие причины неявок | I | 30 | пр | 32 |
| Не имеет аналога в обновленном табеле по ф. № П-5 | Х | Х | аа | 29 |
| вщ | 35 | |||
Особенности заполнения табеля в отдельных случаях
При заполнении табеля с помощью кодов возникает ряд специфических моментов. Рассмотрим некоторые из них.
Записи о выходных днях.
В обновленном табеле не предусмотрена кодировка для выходных дней (дней еженедельного отдыха), а также для праздничных и нерабочих дней, как это было в старых табелях («вщ» — 35). Это вполне логично, так как при этом в нижней клеточке пришлось бы ставить нули. А целью составления табеля является накопление информации об использовании именно рабочего времени. Поэтому в полях напротив таких дней можно поставить как прочерк, так и оставить его незаполненным (на свое усмотрение).В то же время если работник привлекается к работе в выходные, праздничные дни (т. е. для него работа в такие дни не предусмотрена трудовым договором согласно его графику работы), то отработанное в таком случае время табелируют кодом «РВ» (06).
Неполное рабочее время (в том числе совместительство)
. Для часто применяемого в последнее время режима работы с неполным рабочим временем (днем, неделей) в обновленном табеле предусмотрены два кода:«РС» (02) — часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) согласно законодательству;
«НД» (20) — неявка в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю).
Понятно, что вторым кодом («НД» (20)) обозначают работу в режиме неполного рабочего времени, установленном по инициативе работодателя (
ст. 32 КЗоТ), — это следует из его названия.Что касается первого кода («РС» (02)), то им необходимо кодировать отработанное неполное время, установленное по инициативе работника (
ст. 56 КЗоТ), в том числе и принятого на неполное рабочее время по совместительству (так как при этом работник добровольно изъявил свое желание о работе на таких условиях).Относительно заполнения табеля на сотрудников, работающих по совместительству, то хотелось бы отметить следующее. Табелирование рабочего времени проводят для всех категорий работников, почасовиков и сдельщиков. Для почасовиков вести табель необходимо и обязательно, так как их оплата зависит от фактически отработанного времени, для сдельщиков — особенно важно при работе с вредными условиями труда. Данные табеля в этом случае могут быть подтверждением полного времени работы в таких условиях.
Возможен вариант, когда работник является
внутренним совместителем. В этом случае в табеле его фамилия будет указана два раза. В одной строке будет учтено время, посвященное основной работе, а во второй — время работы по совместительству. Это удобно, потому что на больших предприятиях сотрудник может работать по совместительству в другом подразделении. Аналогично учитывают сверхурочную работу в том случае, если работник вынужден задержаться в связи с невыходом сменщика.Если установлен суммированный учет рабочего времени.
Напомним, что при суммированном учете рабочего времени отработанное время считается за определенный учетный период (месяц, квартал, полугодие, год) и сравнивается с нормой для для такого периода (исходя из нормальной продолжительности рабочего дня (недели)). При таком учете норма рабочего времени за учетный период должна соблюдаться путем выхода на работу по графику сменности. Если норма превышена, то сверхнормативное время считается сверхурочным и должно быть оплачено в двойном размере часовой тарифной ставки. При этом не следует забыть об ограничениях по привлечению работников к сверхурочным работам (ст. 106 КЗоТ).Таким образом, при суммированном учете рабочего времени труд работников регулируется графиками работы (сменности), которые разрабатываются работодателем и согласовываются с выборным органом первичной профсоюзной организации, а при его отсутствии могут быть предусмотрены в коллективном договоре (
п. 3 Методических рекомендаций по применению суммированного учета рабочего времени, утвержденных приказом Минтруда от 19.04.2006 г. № 138).Составленный график работы (рабочего времени) должен содержать информацию о дате и времени выхода сотрудника на работу, продолжительности смены и т. п.
На основании данного графика составляется табель учета рабочего времени, в котором соответственно фиксируются данные о явках/неявках сотрудников на работу
по графику.И если работа по графику приходится на ночь, то табелировать такие рабочие часы можно в соответствии с графиком работы, т. е.
разбивать их между смежными сутками или относить на день начала/конца смены.На практике нередко возникают вопросы о порядке учета и отражения в табеле и соответственно затем оплате дней нетрудоспособности работника в дни начала и конца болезни, когда смена заканчивается/начинается в смежные с этими днями сутки (например, начинается вечером и заканчивается утром следующего дня).
Следует учитывать, что представители ФСС ВПТ будут проверять, чтобы оплачены были только те отработанные часы, которые приходятся на календарные дни (сутки) болезни.
В такой ситуации, вследствие того что рабочее время по графику может приходиться на два смежных дня, при выходе работника после болезни часть его смены может не покрываться листком нетрудоспособности.
При суммированном учете рабочего времени
оплата листка нетрудоспособности работника должна осуществляться за рабочие часы согласно графику работы застрахованного лица, пропущенные в связи с болезнью (письмо Минтруда от 15.12.2003 г. № 20-579). Поэтому когда дата окончания болезни (до какого дня болел включительно) совпадает с датой начала смены работника, то по листку нетрудоспособности будут оплачены только те рабочие часы, которые приходились на сутки болезни. И если смена работника продолжается в день, указанный в листке нетрудоспособности как день, в который он должен приступить к работе, то часы работы этого дня по листку нетрудоспособности оплачиваться не будут.Для того чтобы избежать подобного рода ситуаций и для правильного табелирования дней, смежных с днями болезни, можно рекомендовать приказами по предприятию по таким отдельным работникам
вносить разовые изменения в график работы, т. е. переносить дату и время начала смены вперед или назад таким образом, чтобы вся производственная смена работника приходилась на один календарный день.Например, смена работника — с 19:00 26.10.2009 г. до 07:00 27.10.2009 г. Если работник отработал полную смену, но в листке нетрудоспособности датой начала болезни указано 27.10.2009 г., целесообразно все отработанные часы этой смены табелировать на предыдущий день (поскольку работник отработал эти часы).
Или предположим: если выздоровление работника (дата закрытия листка нетрудоспособности) приходится на 02.11.2009 г., а его смена — с 19:00 02.11.2009 г. до 07:00 03.11.2009 г., то рекомендуем данную смену табелировать днем болезни (если работник не приступит к своим обязанностям) или следующим днем после болезни (если он приступил к выполнению обязанностей уже 02.11.2009 г.).
Ненормированный рабочий день.
Поскольку данные табеля должны содержать отработанное за день работником время, то при установлении работнику ненормированного рабочего дня в табеле следует указывать фактическое количество отработанных часов (например, 9 или 10). Такие разъяснения дают специалисты инспекций по труду, ссылаясь на то, что поскольку среди перечня условных обозначений видов затрат рабочего времени (титульный лист формы № П-5) нет обозначения такого режима работы, то логично указать фактическое количество отработанного времени. Особенно это касается водителей, у которых фактически отработанное время фигурирует в отметках путевых листов.Напомним, что в таком случае выполнение работы свыше нормальной продолжительности рабочего дня не считается сверхурочной работой.
Если разная продолжительность рабочего дня при обычном учете.
Режимом работы предприятия, учреждения, организации может быть предусмотрена разная продолжительность рабочего дня в течение недели. В табеле в таком случае необходимо отображать фактически использованное рабочее время в часах, например понедельник — четверг — 8 ч 15 мин (8,25 ч), пятница — 7 ч.Командировка.
Особенностью этого вида рабочего времени является то, что дни нахождения работника в командировке приравниваются к обычному дню работы по графику (например, восьмичасовому). В итоге рабочие дни, на которые приходилась командировка, учитываются как обычные рабочие дни, а выходные дни — как нерабочие. В этом случае день командировки в табеле отражают записями:— приходящийся на рабочий: в верхней строке — «ВД», в нижней — «8»;
— приходящийся на выходной день: в верхней строке — «ВД», в нижней — «х» или прочерк.
Если работник заболел в командировке (в отпуске)
. Если работник заболел в период нахождения в командировке (в табеле отражают кодом «ВД»), то дни болезни не включаются в срок командировки, а временная нетрудоспособность, подтвержденная больничным, оплачивается в общем порядке.В табеле
дни болезни в командировке можно отразить такими способами:— как временную нетрудоспособность с отметкой «ТН»;
— одновременно двумя кодами, например через дробь («ВД/ТН»).
Так как отметки в табеле проставляют ежедневно, а о болезни работника в командировке на предприятии может быть известно позже, в том числе и по возращении его из командировки, то необходимо внести изменения в табель. Для этого на основании предоставленного работником больничного листа
можно составить бухгалтерскую справку, в которой привести уточненные данные об использовании работником рабочего времени и сделать соответствующую отметку в табеле. Исправление в табеле такого периода является очень важным моментом, поскольку в последующем данные об отработанном работником времени будут учитываться при расчете ему выплат.В таком же порядке необходимо отразить дни болезни, если работник заболел в период отпуска, простоя и т. п.
Отъезд и возврат работника из командировки в выходной день
. Если работник отбыл в командировку или прибыл из нее в выходной (праздничный, нерабочий) день или он работает в командировке в такие нерабочие дни, то ему предоставляют отгул или выплачивают компенсацию в двойном размере**. При этом в табеле этот период отмечают так:1) если работник
направляется в командировку специально для работы в выходной день, то он имеет право либо на оплату этого рабочего времени в двойном размере, либо на другой день отдыха (отгул) — в табеле работу в командировке в нерабочий день отмечают кодом «ВД» (07) и, если в последующем предоставляют отгул, такой день отмечают кодом «ІН» (22);2)
если работник едет в командировку в выходной день, то ему в обязательном порядке предоставляется другой выходной день — в табеле день отъезда в командировку отмечают кодом «ВД» (07), а предоставленный в последующем отгул — кодом «ІН» (22);3) если
работник возвращается из командировки в выходной день (такой день возвращения указан в приказе), то работнику может быть предоставлен другой день отдыха, если это предусмотрено правилами внутреннего распорядка: в табеле день приезда из командировки отмечают кодом «ВД» (07), а если в последующем предусмотрено предоставление отгула, то этот день отмечают кодом «ІН» (22).* Об особенностях, связанных с оплатой больничного в таком случае, см. в статье «Выплата пособия по временной нетрудоспособности: общие правила» в разделе «Особенности оплаты временной нетрудоспособности в некоторых ситуациях» // «ОТ», 2009, № 15, с. 25.
** Подробнее см. письмо Минтруда от 19.06.2008 г. № 154/13/116-08 и комментарий редакции «Когда откомандированный работник имеет право на дополнительный день отдыха и компенсацию» // «ОТ», 2008, № 5, с. 9.
Отпуск.
Если работник находится в отпуске, то в табеле кодом «В» следует отмечать не только рабочие, но и выходные дни. Это связано с тем, что оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику исходя из количества календарных дней. Праздничные дни, приходящиеся на период отдыха, напротив, не следует учитывать, так как они исключаются из ежегодного отпуска и не оплачиваются.Временная нетрудоспособность.
Поскольку пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается за рабочие дни, приходящиеся на период болезни, поэтому в табеле дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на выходные и праздничные дни, не отмечаются символом «ТН».Невыясненные причины.
Если на момент заполнения табеля документов, подтверждающих причину отсутствия работника, нет, можно сделать отметку о неявке по невыясненным причинам («НЗ»). Когда работник представит документы, оправдывающие его отсутствие (например, больничный лист), или, наоборот, будет признан факт прогула, табельщик должен будет внести соответствующие изменения. Образец заполнения второй страницы формы № П-5 приведен на с. 25.Напомним, что при возникновении тех или иных вопросов по поводу заполнения табеля необходимо исходить из того, что форма носит рекомендательный характер и что она составляется с минимальным количеством показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. Поэтому при необходимости данную форму можно дополнять другими показателями с учетом специфики деятельности предприятия.
На это указывал Госкомстат на своем сайте —
www.ukrstat.gov.ua. На практике и ранее многие предприятия корректировали подобные формы первичных документов, дополняя их необходимой информацией или убирая лишнюю, исходя из практической целесообразности.
Пример заполнения табеля
На предприятии ООО «Омега» установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота и воскресенье).
В октябре 2009 года на предприятии:
Костенко К. К., начальник отдела сбыта, работает по основному месту работы, отработал все рабочие дни по графику работы (22 рабочих дня), продолжительность рабочего дня — 8 часов.
Бровко Л. В., бухгалтер, работает по совместительству (работает 4 часа — в понедельник, среду и пятницу и 8 часов в субботу), болела с 19 по 23 октября 2009 года, все другие рабочие дни отработала по своему графику.
Дмитренко О. С., менеджер по сбыту, работает по основному месту работы, отработал все рабочие дни по графику работы (рабочий день — 8 часов) за исключением дней ежегодного отпуска в период 5 — 11 октября 2009 года. Кроме того, с 25 (выходной день) по 29 октября находился в командировке.
Макаренко О. О., секретарь, работает по основному месту работы, работает по собственному желанию (заявление) в режиме неполного рабочего дня — 4 часа в день. В период 1 — 14 октября 2009 года находилась в отпуске без сохранения зарплаты, предоставленном на основании ст. 26 Закона об отпусках. За октябрь отработала 12 рабочих дней.
Петренко О. О., водитель, находился в простое весь месяц.
На основании приведенных данных заполним табель (с. 25).
Сроки хранения
Хранение бланков учета рабочего времени
Для всех без исключения предприятий, организаций и учреждений, в том числе органов государственной власти и местного самоуправления, сроки хранения документов установлены
Перечнем № 41. Этим документом определены следующие сроки хранения табелей и документов, связанных с ними:— первичные документы
и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и являющиеся основанием для записей в реестрах бухгалтерского учета и налоговых записей (табели учета рабочего времени) — не менее 3-х лет при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также хозрасчетных предприятий и организаций, которые находятся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительской власти, — ревизии (ст. 315 Перечня № 41);— табели
и наряды сотрудников, занятых на работах с вредными условиями труда, — в течение срока, рассчитанного по формуле: 75 лет — «В», где «В» — возраст лица на момент завершения дела (составления документа) (ст. 87Д Перечня № 41);— табели (
графики) выхода рабочих и служащих на работу — 1 год (ст. 415 Перечня № 415);— журналы,
табели регистрации прихода на работу и выхода с работы рабочих и служащих — 1 год (ст. 1142 Перечня № 415).На этом мы завершаем данную статью. Безусловно, каждая из описанных особенностей заполнения табеля рассмотренными ситуациями не ограничивается. Поэтому, если возникнут вопросы, пишите нам, мы обязательно их рассмотрим и ответы на них опубликуем на страницах нашей газеты.
