ТАБЕЛЬ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ
Що являє собою табельний облік робочого часу, для чого застосовується табель, як заповнюється, особливості його заповнення в окремих випадках — про це й поговоримо в сьогоднішній статті.
Людмила ТРОХИМЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ
КЗпП —
Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.Закон про відпустки —
Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.Наказ № 489 —
наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.Перелік № 41 —
Перелік типових документів, що створюються у діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, інших установ, організацій та підприємств, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41.
Що таке табель?
На виконання вимог
КЗпП (глави IV — VII) та інших законодавчих актів про працю на підприємствах, в установах, організаціях необхідно вести облік робочого часу. Такий облік дозволяє визначити кількість годин, відпрацьованих кожним найманим працівником.Облік робочого часу здійснюється в табелі обліку використання робочого часу.
Табель обліку робочого часу
(далі — табель) — це поіменний список працівників структурного підрозділу (цеху (відділу), дільниці) підприємства, установи, організації. Він ведеться окремо за категоріями працюючих (керівники, спеціалісти, службовці, робітники), а в межах категорій — у порядку табельних номерів чи в алфавітному порядку. Якщо підприємство, установа невеликі, то всіх працівників може бути об’єднано в одному табелі.Для ведення обліку використання робочого часу кожному працюючому присвоюється табельний номер. У разі звільнення (або переведення) працівника до іншого цеху (відділу) його колишній табельний номер не може бути присвоєний іншому працівнику та має залишатися вільним не менше трьох років.
Як випливає з
листа Мінпраці від 01.06.2005 р. № 36-211, табель ведеться як на постійних, так і на тимчасових працівників: «Правове становище працівників, які працюють на умовах строкових трудових договорів, переважно не відрізняється від правового становища працівників, які уклали трудові договори на невизначений строк. Вони також підлягають правилам внутрішнього трудового розпорядку, мають право на оплату праці, щорічну відпустку, матеріальну допомогу в разі тимчасової непрацездатності тощо, тривалість і розміри яких обчислюються залежно від відпрацьованого часу».Табель відкривається щомісяця на працівників структурного підрозділу, у ньому зазначається конкретна кількість робочих годин, фактично відпрацьованих (невідпрацьованих) певним працівником.
Табель складається
за два-три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за попередній місяць і документів щодо обліку особового складу, оформлених належним чином (наказів про прийняття, переведення, звільнення).Табель ведеться протягом місяця, а наприкінці цього періоду в ньому підбивають підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним працівником. Коли складається табель на аванс, у ньому зазначаються і проміжні результати (за першу половину місяця).
Табель складається
в одному примірнику уповноваженим на це працівником, спеціально призначеним (наказом по підприємству, установі), для якого ці обов’язки зазначаються в посадовій в інструкції та який несе персональну відповідальність за достовірність і правильність ведення табеля. Заповнений табель має підписати керівник підрозділу, потім його перевіряє інспектор з кадрів. Після перевірки табель передається до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.Оскільки зарплату необхідно виплачувати двічі на місяць, то й
відомості про відпрацьований час мають потрапляти до бухгалтера не рідше одного разу на півмісяця.У разі
звільнення одного чи декількох працівників на початку місяця можна скласти на них окремий додатковий табель. У такому разі бухгалтерія здійснить остаточний розрахунок їх заробітної плати. Дублювати ці дані в табелі за місяць не варто. У цьому випадку за один місяць табель буде складено на двох окремих аркушах.
Застосування табеля
Щодо застосування табеля використання робочого часу Мінпраці зазначало
в листі від 01.06.2005 р. № 36-211. Так, зокрема, для роботодавця складати табель необхідно для:1) обліку кількості відпрацьованого робочого часу всіх категорій працюючих, у тому числі для розрахунку зарплати працівникам, оплата праці яких залежить від відпрацьованого часу;
2) контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу;
3) для отримання даних про відпрацьований час, необхідних для розрахунку виплат працівникам (наприклад, для розрахунку оплати днів хвороби, відпустки по вагітності та пологах, відпусток, днів відряджень);
4) для складання статистичної звітності з праці*.
* Див. статтю «Трудова» статистична звітність» // «ОП», 2008, № 5, с. 19.
Табель — універсальне джерело інформації про використання робочого часу. У цьому документі містяться відомості й про фактично відпрацьовані години, і про невідпрацьований час. Табель дає можливість зрозуміти, як кожен працівник провів час, відведений для виконання трудових обов’язків, і як він використовується підрозділом чи підприємством, установою в цілому. Дані табеля можна застосовувати для підтвердження трудового стажу конкретного працівника, аналізу ефективності структури підприємства, установи, оптимізації штатного розпису.
Для бухгалтера табель у першу чергу — первинний документ, що є підставою для нарахування заробітної плати, оскільки підтверджує один із фактів господарської діяльності — виконання працівником зобов’язань за трудовим договором. Табель має й податкові наслідки. Адже за своєю сутністю табель — це той же акт про виконану роботу. Відсутність табеля тягне за собою необґрунтованість нарахування заробітної плати, а отже, витрати на оплату праці для підприємства не можуть зменшувати оподатковуваний прибуток.
При проведенні перевірки правильності розрахунку допомог по тимчасовій непрацездатності табель обліку робочого часу можуть вимагати фахівці фондів соціального страхування, а також інспектори Пенсійного фонду. Представники інспекції з праці на підставі табеля можуть оцінити, чи не порушено права працівників, наприклад, у частині дотримання норм про надурочні години.
Таким чином, табель є:
— документом, що дозволяє облікувати фактично відпрацьований працівником час;
— первинним документом щодо обліку розрахунків з персоналом;
— підставою для визнання витрат на оплату праці;
— базою для статистичних розрахунків.
Слід зауважити, що від правильного ведення обліку робочого часу в табелі залежить також правильність обліку стажу роботи працівників у специфічних умовах праці, пенсії.
Оскільки однією з підстав для призначення пенсії за віком на пільгових умовах є зайнятість працівника на роботах, передбачених Списком № 1 або № 2 не менше 80 % робочого часу, установленого для конкретного виробництва, то
підтвердити право на пільгову пенсію, якщо необхідні відомості відсутні у трудовій книжці, можна на підставі саме табеля.
Форма табеля
До 01.01.2009 р. для табельного обліку робочого часу використовувалися типові форми № П-12, № П-13, № П-14, затверджені
наказом Мінстату від 09.10.95 р. № 253.З 1 січня 2009 року Держкомстат
наказом № 489 для підприємств, установ та організацій запровадив низку нових типових форм первинної облікової документації зі статистики праці. Серед них і нова типова форма табеля № П-5. Цим же наказом скасовано табелі обліку використання робочого часу типових форм № П-12, № П-13 і № П-14, затверджені наказом Мінстату від 09.10.95 р. № 253.Таким чином, з 1 січня 2009 року для обліку відпрацьованого працівниками часу необхідно застосовувати табель типової форми № П-5. (Бланк типової форми № П-5 див. в «ОП», 2009, № 1, с. 10 — 11).
Нову форму табеля (форма № П-5) розроблено з урахуванням вимог поточного законодавства. Вона включає мінімальну кількість реквізитів та показників, рекомендованих для застосування.
Слід зауважити, що новий табель містить примітку, в якій ідеться про
рекомендаційний характер. Тож за необхідності цю форму може бути доповнено іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві, в установі, організації.А враховуючи, що останнім часом з’явилося багато програм з автоматизації обліку, що мають модуль (підсистему) «Табельний облік» та містять набагато більше показників, ніж передбачено типовою формою, то при такій автоматизованій системі обліку форму табеля може бути змінено відповідно до прийнятої технології обробки даних.
В оновленому табелі змінено окремі буквені символи, що використовуються при його заповненні, а також доповнено новими й виключено ті, які сьогодні не діють (див. табл. 1 на с. 20 — 21). Наприклад, службове відрядження раніше позначалося літерою «К», а згідно з новими правилами — буквами «ВД».
Незважаючи на те що в
п. 1 наказу № 489 ідеться про обов’язкове складання табеля тільки юридичними особами, його доречно вести і фізичній особі — підприємцю в тих випадках, коли розмір зарплати залежить від відпрацьованого часу.
Загальні правила заповнення табеля
Облік використання робочого часу здійснюється в табелі
методом суцільної реєстрації явок і нез’явлень на роботу або шляхом реєстрації тільки відхилень (нез’явлень, запізнень тощо).Відмітки
в табелі про фактично відпрацьований час, про причини нез’явлень на роботу, про роботу в режимі неповного робочого часу, про роботу в надурочний час, скорочену тривалість робочого часу чи інші відхилення від нормальних умов роботи має бути зроблено лише на підставі документів, оформлених належним чином, наприклад:— журналів реєстрації працівників (дані про факт своєчасного початку і закінчення робочого дня);
— листка непрацездатності;
— довідки про виконання державних чи громадських обов’язків;
— письмового попередження про простій;
— заяви про сумісництво;
— письмової згоди працівника на надурочну роботу у випадках, установлених законодавством, тощо.
Для відображення щоденних витрат робочого часу за місяць на кожного працівника в табелі відведено
два рядки: (у такому ж порядку раніше заповнювали табель форм № П-12 і № П-13):верхній
— для проставляння умовних позначень видів (код) витрат робочого часу;нижній
— для запису тривалості відпрацьованого чи невідпрацьованого часу (у годинах) за відповідними кодами витрат робочого часу на кожну дату.Коди умовних позначень (буквений та цифровий) наведено на титульному аркуші форми № П-5.
За необхідності допускається збільшення кількості граф для проставляння додаткових реквізитів щодо режиму робочого часу, наприклад, часу початку і закінчення роботи в умовах, що відрізняються від нормальних.
У табелі фіксують і скорочений робочий час (наприклад, у передсвятковий день), і запізнення працівників.
Зміни в кодуванні використання робочого часу
У новій формі табеля дещо змінено коди для умовного позначення видів витрат робочого часу. Наведемо порівняння старих і нових кодів у табл. 1.
Таблиця 1
Порівняльна таблиця умовних позначень видів витрат робочого часу
| Умовне позначення видів витрат робочого часу (найменування з табеля типової ф. № П-5) | Код | |||
| табель типової ф. № П-5 | табелі типових ф. № П-12, № П-13 і № П-14 | |||
| буквений | цифровий | буквений | цифровий | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Години роботи, передбачені колективним договором | Р | 01 | р | 01 |
| рвц | 05 | |||
| рвв | 06 | |||
| — | 07 | |||
| лч | 23 | |||
| Години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день (тиждень) згідно із законодавством | РС | 02 | — | — |
| Вечірні години роботи | ВЧ | 03 | — | — |
| Нічні години роботи | РН | 04 | н | 02 |
| Надурочні години роботи | НУ | 05 | нув | 08 |
| нуп | 04 | |||
| Години роботи у вихідні та святкові дні | РВ | 06 | — | — |
| Відрядження | ВД | 07 | к | 08 |
| вс | 09 | |||
| зс | 10 | |||
| Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону про відпустки) | В | 08 | в | 11 |
| Щорічна додаткова відпустка (ст. 7, 8 Закону про відпустки) | Д | 09 | — | — |
| Додаткова відпустка, передбачена ст. 20, 21, 30 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-XII
| Ч | 10 | — | — |
| Творча відпустка (ст. 16 Закону про відпустки) | ТВ | 11 | — | — |
| Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст. 13, 14, 15, 151 Закону про відпустки) | Н | 12 | ву | 13 |
| л | 14 | |||
| Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закону про відпустки) | НБ | 13 | лс | 15 |
| щ | 26 | |||
| Додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25, крім пп. 3, 12, 13, 17 Закону про відпустки) | ДБ | 14 | а | 28 |
| Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки) | ДО | 15 | — | — |
| Відпустка по вагітності та пологах (ст. 17 Закону про відпустки) і відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки) | ВП | 16 | вв | 17 |
| вж | 12 | |||
| Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (п. 3 ст. 25 Закону про відпустки) | ДД | 17 | вж | 12 |
| Відпустка без збереження заробітної плати за угодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) | НА | 18 | а | 28 |
| Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання роботи) | БЗ | 19 | — | — |
| Нез’явлення у зв’язку з переведенням з ініціативи роботодавця на неповний робочий день (тиждень) | НД | 20 | — | — |
| Нез’явлення у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання | НП | 21 | — | — |
| Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних та громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо) | ІН | 22 | цн | 18 |
| д | 21 | |||
| ч | 22 | |||
| м | 24 | |||
| Простої | П | 23 | пц | 19 |
| пв | 20 | |||
| цп | 30 | |||
| вп | 31 | |||
| Прогули | ПР | 24 | пр | 32 |
| Масові невиходи на роботу (страйк) | С | 25 | мн | 36 |
| Оплачувана тимчасова непрацездатність | ТН | 26 | х | 16 |
| Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою тощо, підтверджена довідкою лікувальних закладів) | НН | 27 | т | 27 |
| ж | 25 | |||
| Нез’явлення за нез’ясованих обставин | НЗ | 28 | зп | 33 |
| пз | 34 | |||
| Інші види нез’явлень, передбачені колективними договорами, угодами | ІВ | 29 | пр | 32 |
| Інші причини нез’явлень | I | 30 | пр | 32 |
| Не має аналогу в оновленому табелі за ф. № П-5 | Х | Х | аа | 29 |
| вщ | 35 | |||
Особливості заповнення табеля в окремих випадках
При заповненні табеля за допомогою кодів виникають певні специфічні моменти. Розглянемо деякі з них.
Записи про вихідні дні.
В оновленому табелі не передбачено кодування для вихідних днів (днів щотижневого відпочинку), а також для святкових та неробочих днів, як це було у старих табелях («вщ» — 35). Це цілком логічно, оскільки при цьому в нижній клітинці довелося б ставити нулі. А метою складання табеля є накопичення інформації про використання саме робочого часу. Тому в полях напроти таких днів можна як поставити прокреслення, так і залишити ці поля незаповненими (на власний розсуд).Водночас, якщо працівник залучається до роботи у вихідні, святкові дні (тобто для нього роботу в такі дні не передбачено трудовим договором відповідно до його графіка роботи), то відпрацьований у такому разі час табелюють кодом «РВ» (06).
Неповний робочий час (у тому числі сумісництво)
. Для режиму роботи з неповним робочим часом (днем, тижнем) в оновленому табелі передбачено два коди:«РС» (02) — години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день (тиждень) згідно із законодавством;
«НД» (20) — нез’явлення у зв’язку з переведенням з ініціативи роботодавця на неповний робочий день (тиждень).
Зрозуміло, що другим кодом («НД» (20)) позначають роботу в режимі неповного робочого часу, установленого з ініціативи роботодавця (
ст. 32 КЗпП), — це випливає з його назви.Що стосується першого коду («РС» (02)), то ним необхідно кодувати відпрацьований неповний час, установлений з ініціативи працівника (
ст. 56 КЗпП), у тому числі й прийнятого на неповний робочий час за сумісництвом (оскільки при цьому працівник добровільно виявив своє бажання працювати на таких умовах).Стосовно заповнення табеля на працівників, які працюють за сумісництвом, хотілося б зауважити таке. Табелювання робочого часу провадять для всіх категорій працівників, погодинників та відрядників. Для погодинників вести табель слід обов’язково, оскільки їх оплата залежить від фактично відпрацьованого часу, для відрядників — особливо важливо при роботі зі шкідливими умовами праці. Дані табеля в цьому випадку можуть бути підтвердженням повного часу роботи в таких умовах.
Можливий варіант, коли працівник є
внутрішнім сумісником. У цьому випадку в табелі його прізвище буде зазначено двічі. В одному рядку буде обліковано час, присвячений основній роботі, а у другій — час роботи за сумісництвом. Це зручно, тому що на великих підприємствах працівник може працювати за сумісництвом в іншому підрозділі. Аналогічно обліковують надурочну роботу в тому випадку, якщо працівник змушений затриматися у зв’язку з невиходом змінника.Якщо встановлено підсумований облік робочого часу.
Нагадаємо, що при підсумованому обліку робочого часу відпрацьований час підраховується за певний обліковий період (місяць, квартал, півріччя, рік) і порівнюється з нормою для такого періоду (виходячи з нормальної тривалості робочого дня (тижня)). При такому обліку норма робочого часу за обліковий період має дотримуватися шляхом виходу на роботу за графіком змінності. Якщо норму перевищено, то наднормативний час вважається надурочним та має бути оплачений у подвійному розмірі годинної тарифної ставки. При цьому не слід забувати про обмеження щодо залучення працівників до надурочних робіт (ст. 106 КЗпП).Таким чином, при підсумованому обліку робочого часу праця працівників регулюється графіками роботи (змінності), що розробляються роботодавцем та погоджуються з виборним органом первинної профспілкової організації, а за його відсутності можуть бути передбачені в колективному договорі (
п. 3 Методичних рекомендацій щодо застосування підсумованого обліку робочого часу, затверджених наказом Мінпраці від 19.04.2006 р. № 138).Складений графік роботи (робочого часу) має містити інформацію про дату і час виходу працівника на роботу, тривалість зміни тощо.
На підставі цього графіка складається табель обліку робочого часу, в якому відповідно фіксуються дані про з’явлення/нез’явлення працівників на роботу
за графіком.І якщо робота за графіком припадає на ніч, то табелювати такі робочі години можна відповідно до графіка роботи, тобто розбивати їх між суміжними
добами або відносити на день початку/кінця зміни.На практиці часто виникають запитання щодо порядку обліку та відображення в табелі, а відповідно згодом — оплати днів непрацездатності працівника у дні початку та кінця хвороби, коли зміна закінчується/починається в суміжну з цими днями добу (наприклад, починається увечері та закінчується вранці наступного дня).
Слід ураховувати, що представники ФСС ТВП перевірятимуть, щоб було оплачено тільки ті відпрацьовані години, які припадають на календарні дні (доби) хвороби.
У такій ситуації внаслідок того, що робочий час за графіком може припадати на два суміжні дні, при виході працівника після хвороби частина його зміни може не покриватися листком непрацездатності.
При підсумованому обліку робочого часу
оплата листка непрацездатності працівника має здійснюватися за робочі години згідно з графіком роботи застрахованої особи, пропущені у зв’язку з хворобою (лист Мінпраці від 15.12.2003 р. № 20-579). Тому в разі, коли дата закінчення хвороби (до якого дня хворів включно) збігається з датою початку зміни працівника, то за листком непрацездатності буде оплачено лише ті робочі години, що припали на добу хвороби. І якщо зміна працівника продовжується в день, зазначений у листку непрацездатності як день, в який він має стати до роботи, то години роботи цього дня за листком непрацездатності не оплачуватимуться.Для уникнення подібного роду ситуацій та для правильного табелювання днів, суміжних із днями хвороби, можна рекомендувати наказами по підприємству щодо таких окремих працівників
уносити разові зміни до графіка роботи, тобто переносити дату й час початку зміни вперед або назад так, щоб уся виробнича зміна працівника припадала на один календарний день.Наприклад: зміна працівника — з 19:00 26.10.2009 р. до 07:00 27.10.2009 р. Якщо працівник відпрацював повну зміну, але в листку непрацездатності датою початку хвороби зазначено 27.10.2009 р., доцільно всі відпрацьовані години цієї зміни табелювати на попередній день (оскільки працівник відпрацював ці години).
Або припустимо: якщо одужання працівника (дата закриття листка непрацездатності) припадає на 02.11.2009 р., а його зміна — з 19:00 02.11.2009 до 07:00 03.11.2009 р., то рекомендуємо цю зміну табелювати днем хвороби (якщо працівник не приступить до своїх обов’язків) або наступним днем після хвороби (якщо він приступив до виконання обов’язків уже 02.11.2009 р.).
Ненормований робочий день.
Оскільки дані табеля повинні містити відпрацьований за день працівником час, то при встановленні працівнику ненормованого робочого дня в табелі слід зазначати фактичну кількість відпрацьованих годин (наприклад, 9 або 10). Такі роз’яснення дають фахівці інспекцій з праці, посилаючись на таке: оскільки серед переліку умовних позначень видів витрат робочого часу (титульний аркуш форми № П-5) немає позначення такого режиму роботи, отже, логічно вказати фактичну кількість відпрацьованого часу.Особливо це стосується водіїв, у яких фактично відпрацьований час фігурує у відмітках подорожніх листів.
Нагадаємо, що в такому разі виконання роботи понад нормальну тривалість робочого дня не вважається надурочною роботою.
Якщо тривалість робочого дня різна при звичайному обліку
. Режимом роботи підприємства, установи, організації може бути передбачено різну тривалість робочого дня протягом тижня. У табелі в такому разі необхідно відображати фактично відпрацьований робочий час у годинах, наприклад: понеділок — четвер — 8 годин 15 хвилин (8,25 год.), п’ятниця — 7 годин.Відрядження.
Особливістю цього виду робочого часу є те, що дні перебування працівника у відрядженні прирівнюються до звичайного дня роботи за графіком (наприклад, восьмигодинного). У результаті робочі дні, на які припадало відрядження, обліковуються як звичайні робочі дні, а вихідні дні — як неробочі. У цьому випадку день відрядження в табелі відображають записами:— що припадає на робочий день: у верхньому рядку — «ВД», у нижньому — 8;
— що припадає на вихідний день: у верхньому рядку — «ВД», у нижньому — «х» або прокреслення.
Якщо працівник захворів у відрядженні (у відпустці)
. Якщо працівник захворів у період перебування у відрядженні (у табелі позначають кодом «ВД»), то дні хвороби не включаються до терміну відрядження, а тимчасова непрацездатність, підтверджена лікарняним, оплачується в загальному порядку*.* Про особливості, пов’язані з оплатою лікарняного в такому разі, див. у статті «Виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності: загальні правила» в розділі «Особливості оплати тимчасової непрацездатності в деяких ситуаціях» // «ОП», 2009, № 15, с. 25.
У табелі дні хвороби у відрядженні можна відобразити такими способами:
— як тимчасову непрацездатність із відміткою «ТН»;
— одночасно двома кодами, наприклад, через дріб («ВД/ТН»).
Оскільки відмітки в табелі проставляють щодня, а про хворобу працівника у відрядженні на підприємстві може стати відомо пізніше, у тому числі й після повернення його з відрядження, то необхідно внести зміни до табеля. Для цього на підставі наданого працівником лікарняного листка можна скласти бухгалтерську довідку, в якій навести уточнені дані про використання працівником робочого часу, і зробити відповідну відмітку в табелі. Виправлення в табелі такого періоду є дуже важливим моментом, оскільки в подальшому дані про відпрацьований працівником час ураховуватимуться при розрахунку йому виплат.
У такому ж порядку необхідно відобразити дні хвороби, якщо працівник захворів у період відпустки, простою тощо.
Від’їзд і повернення працівника з відрядження у вихідний день
. Якщо працівник відбув у відрядження або прибув із нього у вихідний (святковий, неробочий) день або він працює у відрядженні в такі неробочі дні, то йому надають відгул або виплачують компенсацію в подвійному розмірі**. При цьому в табелі цей період відображають так:1) якщо працівник
направляється у відрядження спеціально для роботи у вихідний день, то він має право або на оплату цього робочого часу в подвійному розмірі, або на інший день відпочинку (відгул): у табелі роботу у відрядженні в неробочий день позначають кодом «ВД» (07), а якщо в подальшому надають відгул, то такий день позначають кодом «ІН» (22);2)
якщо працівник вирушає у відрядження у вихідний день, то йому обов’язково надається інший вихідний день: у табелі день від’їзду у відрядження позначають кодом «ВД» (07), а наданий у подальшому відгул — кодом «ІН» (22);3) якщо працівник
повертається з відрядження у вихідний день (такий день повернення зазначено в наказі), то працівнику може бути надано інший день відпочинку, якщо це передбачено правилами внутрішнього розпорядку: у табелі день приїзду з відрядження позначають кодом «ВД» (07), а якщо в подальшому передбачено надання відгулу, то цей день позначають кодом «ІН» (22).** Докладніше див. лист Мінпраці від 19.06.2008 р. № 154/13/116-08 та коментар редакції «Коли відряджений працівник має право на додатковий день відпочинку та компенсацію» // «ОП», 2008, № 5, с. 9.
Відпустка.
Якщо працівник перебуває у відпустці, то в табелі кодом «В» потрібно позначити не лише робочі, а й вихідні дні. Це пов’язане з тим, що оплачувана відпустка надається працівнику виходячи з кількості календарних днів. Святкові дні, що припадають на період відпочинку, навпаки, не слід ураховувати, оскільки вони виключаються із щорічної відпустки та не оплачуються.Тимчасова непрацездатність.
Оскільки допомога по тимчасовій непрацездатності розраховується за робочі дні, що припадають на період хвороби, тому в табелі дні тимчасової непрацездатності, що припадають на вихідні та святкові дні, не позначаються символом «ТН».Нез’ясовані причини.
Якщо на момент заповнення табеля документів, що підтверджують причину відсутності працівника, немає, можна зробити відмітку про нез’явлення з нез’ясованих причин («НЗ»). Коли працівник надасть документи, що пояснюють його відсутність (наприклад, лікарняний листок), або, навпаки, буде визнано факт прогулу, табельник повинен буде внести відповідні зміни. Зразок заповнення другої сторінки форми № П-5 наведено на с. 25.Нагадаємо, що при виникненні тих чи інших запитань з приводу заповнення табеля необхідно виходити з того, що форма має рекомендаційний характер та складається з мінімальною кількістю показників, необхідних для заповнення форм державних статичних спостережень. Тому за необхідності цю форму можна доповнювати іншими показниками з урахуванням специфіки діяльності підприємства.
На це вказував Держкомстат на своєму сайті —
www.ukrstat.gov.ua. На практиці й раніше багато підприємств коригували подібні форми первинних документів, доповнюючи необхідною інформацією або видаляючи зайву виходячи з практичної доцільності.
Приклад заповнення табеля
На підприємстві ТОВ «Омега» встановлено п’ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями (субота і неділя).
У жовтні 2009 року на підприємстві:
Костенко К. К., начальник відділу збуту, працює за основним місцем роботи, відпрацював усі робочі дні за графіком роботи (22 робочі дні), тривалість робочого дня — 8 годин.
Бровко Л. В., бухгалтер, працює за сумісництвом (працює 4 години — у понеділок, середу і п’ятницю та 8 годин у суботу), хворіла з 19 по 23 жовтня 2009 року, усі інші робочі дні відпрацювала за своїм графіком.
Дмитренко О. С., менеджер зі збуту, працює за основним місцем роботи, відпрацював усі робочі дні за графіком роботи (робочий день — 8 годин), за винятком днів щорічної відпустки в період 5 — 11 жовтня 2009 року. Крім того, з 25 (вихідний день) по 29 жовтня він перебував у відрядженні.
Макаренко О. О., секретар, працює за основним місцем роботи, за власним бажанням (заява) працює в режимі неповного робочого дня — 4 години на день. У період 1 — 14 жовтня 2009 року перебувала у відпустці без збереження зарплати, наданій на підставі ст. 26 Закону про відпустки. За жовтень відпрацювала 12 робочих днів.
Петренко О. О., водій, перебував у простої весь місяць.
На підставі наведених даних заповнимо табель (с. 25).
Строки зберігання
Зберігання бланків обліку робочого часу
Для всіх без винятку підприємств, організацій та установ, у тому числі органів державної влади і місцевого самоврядування, строки зберігання документів установлено
Переліком № 41. Цим документом визначено такі строки зберігання табелів і документів, пов’язаних з ними:— первинні документи
і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій та є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку і податкових записів (табелі обліку робочого часу), — не менше 3 років за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також госпрозрахункових підприємств та організацій, що перебувають у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії (ст. 315 Переліку № 41);— табелі
та наряди працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими умовами праці, — протягом строку, розрахованого за формулою: 75 років - «В» , де «В» — вік особи на момент завершення справи (складання документа) (ст. 87Д Переліку № 41);— табелі (
графіки) виходу працівників та службовців на роботу — 1 рік (ст. 415 Переліку № 415);— журнали,
табелі реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи працівників та службовців — 1 рік (ст. 1142 Переліку № 415).На цьому завершуємо пропоновану статтю. Безумовно, кожна з описаних особливостей заповнення табеля розглянутими ситуаціями не обмежується. Тому, якщо виникнуть запитання, пишіть нам, і ми обов’язково їх розглянемо та опублікуємо відповіді на них на сторінках нашої газети.
