Что делать, если утерян листок нетрудоспособности
Анна МЕРЕЖКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Работник учреждения предъявил в бухгалтерию больничный. Однако впоследствии листок нетрудоспособности был утерян. Можно ли в таком случае возмещать сумму пособия по временной нетрудоспособности за счет средств Фонда социального страхования по временной нетрудоспособности? Предусмотрена ли за это ответственность?
(г. Киев)
Прежде всего отметим, что листок нетрудоспособности, выданный в установленном порядке, является основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности (ст. 51 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.2001 г. № 2240-III, далее — Закон № 2240). Решение о назначении пособия принимается комиссией (уполномоченным) по социальному страхованию.
Теперь рассмотрим все возможные ситуации, которые могут быть следствием потери указанного документа.
1. Листок нетрудоспособности получен комиссией по социальному страхованию, но не оплачен в связи с его потерей.
В этом случае в соответствии с
п. 1.14 Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих нетрудоспособность граждан, утвержденной приказом Минздрава от 13.11.2001 г. № 455 (далее — Инструкция № 455), на основании справки с места работы о том, что за период болезни больничный еще не оплачен, выдается новый листок нетрудоспособности с отметкой «Дубликат». На основании дубликата листка нетрудоспособности комиссия по социальному страхованию должна назначить пособие по временной нетрудоспособности.Так что если учреждение не успело оплатить больничный до его потери, есть возможность получить дубликат и на его основании оплатить период временной нетрудоспособности работника. В этом случае проблем при проверке специалистов Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд) быть не должно. Если все будет оформлено правильно, проведенные зачеты с Фондом на сумму пособия будут признаны.
2. Листок нетрудоспособности оплачен, после чего утерян в результате форс-мажорных обстоятельств.
Согласно
Инструкции № 455 дубликат листка нетрудоспособности выдается исключительно в случае, когда больничный не был оплачен, а значит, в рассматриваемой ситуации учреждение не сможет получить дубликат листка нетрудоспособности, утерянного ввиду форс-мажорных обстоятельств.Вместе с тем после появления
письма Фонда от 26.11.2007 г. № 04-29-2541 у работодателей появилась возможность претендовать на зачет суммы пособия по временной нетрудоспособности, выплаченного на основании листка нетрудоспособности, который впоследствии был утерян в связи с форс-мажорными обстоятельствами.Для этого прежде всего учреждению нужно получить документы, подтверждающие наступление форс-мажорных обстоятельств. Такими документами могут выступать:
— справка из органа пожарной службы (при пожаре);
— справка коммунальных служб (при затоплении);
— справка органов МВД, решение суда (при краже);
— справка территориального управления МЧС (при стихийном бедствии) и т. п.
Затем учреждение должно восстановить первичные документы, подтверждающие начисление и выплату пособия по временной нетрудоспособности за счет средств Фонда.
С целью подтверждения того, что работник болел, необходимо обратиться в медицинское учреждение с оформленным соответствующим образом запросом и получить реестр выданных документов, которые удостоверяют временную нетрудоспособность работника. Таким образом, чтобы проведенные зачеты с Фондом были им признаны, необходимо восстановить утраченные документы. Только в случае наличия восстановленных документов, подтверждающих начисление и выплату больничных, учреждению зачтут при проверке сумму пособия по временной нетрудоспособности, выплаченную работнику.
3. Листок нетрудоспособности оплачен, после чего утерян по вине работников учреждения, ответственных за его хранение.
В этом случае учреждению не стоит надеяться на зачет суммы пособия по временной потере трудоспособности. Расходы на выплату пособия по временной нетрудоспособности не могут быть возмещены за счет средств Фонда, поскольку отсутствует листок нетрудоспособности, который является основанием для выплаты пособия. А
письмо Фонда от 21.11.2007 г. № 04-29-2541 касается только форс-мажорных обстоятельств.В связи с тем, что листок нетрудоспособности работником был предоставлен, а впоследствии утерян ответственными за его хранение работниками, весь период временной нетрудоспособности должен быть оплачен за счет средств учреждения (виновного лица). Удерживать сумму ранее выплаченного за счет средств Фонда пособия по временной нетрудоспособности из заработной платы работника, который болел, учреждение не может, поскольку его вины в утере документа нет.
Если рассмотренная ситуация произошла в прошлых кварталах отчетного года или в прошлых годах, учреждение должно откорректировать отчет по форме Ф4-ФСС з ТВП. Соответствующие исправления производятся в соответствии с
Порядком исправления ошибок прошлых отчетных периодов в отчетности страхователей по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными рождением и погребением, утвержденным постановлением правления Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 25.12.2003 г. № 123.Обращаем внимание: если учреждение самостоятельно исправится, перечислит сумму недоимки (т. е. излишне начисленную сумму пособия по временной нетрудоспособности) и пеню в полном объеме, уведомит рабочий орган Фонда о факте выявления ошибки и перечислении суммы недоимки и пени до начала проверки, штраф применяться не будет.
В противном случае может грозить наложение штрафа за нарушение порядка расходования страховых средств в размере 50 % подлежащей уплате суммы страховых взносов (абзац пятый ч. 1 ст. 30 Закона № 2240). Кроме того, в соответствии со ст. 1655 Кодекса Украины об административных правонарушениях на должностных лиц учреждения может быть наложен административный штраф в размере от 8 до 15 необлагаемых минимумов доходов граждан (от 136 до 255 грн.).
