Що робити, коли загублено листок непрацездатності
Ганна МЕРЕЖКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Працівник установи надав до бухгалтерії листок непрацездатності. Однак згодом його було загублено. Чи можна в такому разі відшкодовувати суму допомоги по тимчасовій непрацездатності за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової непрацездатності? Чи передбачено за це відповідальність?
(м. Київ)
Насамперед зауважимо, що листок непрацездатності, виданий у встановленому порядку, є підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності (ст. 51 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 р. № 2240-III, далі — Закон № 2240). Рішення про призначення допомоги приймається комісією (уповноваженим) із соціального страхування.
Тепер розглянемо всі можливі ситуації, які можуть бути наслідком втрати зазначеного документа.
1. Листок непрацездатності отримано комісією із соціального страхування, але не оплачено у зв’язку з його втратою.
У цьому випадку відповідно до
п. 1.14 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують непрацездатність громадян, затвердженої наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455 (далі — Інструкція № 455), на підставі довідки з місця роботи про те, що за період хвороби листок непрацездатності ще не оплачено, видається новий листок непрацездатності з відміткою «дублікат». На підставі дубліката листка непрацездатності комісія із соціального страхування повинна призначити допомогу по тимчасовій непрацездатності.Отже, якщо установа не встигла оплатити листок непрацездатності до його втрати, є можливість отримати дублікат, і на його підставі оплатити період тимчасової непрацездатності працівника. У цьому випадку проблем при перевірці фахівців Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — Фонд) бути не повинно. Якщо все буде оформлено правильно, проведені заліки з Фондом на суму допомоги буде визнано.
2. Листок непрацездатності оплачено, після чого його загублено в результаті форс-мажорних обставин.
Згідно з
Інструкцією № 455 дублікат листка непрацездатності видається виключно в разі, коли листок непрацездатності не було оплачено, а отже, у ситуації, що розглядається, установа не зможе отримати дублікат листка непрацездатності, загубленого внаслідок форс-мажорних обставин.Разом із тим після появи
листа Фонду від 26.11.2007 р. № 04-29-2541 у роботодавців з’явилася можливість претендувати на залік суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, виплаченої на підставі листка непрацездатності, який згодом було загублено у зв’язку з форс-мажорними обставинами.Для цього насамперед установі потрібно отримати документи, що підтверджують настання форс-мажорних обставин. Такими документами можуть бути:
— довідка з органу пожежної служби (у разі пожежі);
— довідка комунальних служб (у разі затоплення);
— довідка органів МВС, рішення суду (у разі крадіжки);
— довідка територіального управління МНС (у разі стихійного лиха) тощо.
Потім установа повинна відновити первинні документи, що підтверджують нарахування та виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності за рахунок коштів Фонду.
З метою підтвердження того, що працівник хворів, необхідно звернутися до медичної установи з оформленим відповідним чином запитом та отримати реєстр виданих документів, які засвідчують тимчасову непрацездатність працівника. Отже, щоб проведені заліки з Фондом були ним визнані, необхідно відновити втрачені документи. Тільки в разі наявності відновлених документів, що підтверджують нарахування та виплату лікарняних, установі зарахують при перевірці суму допомоги по тимчасовій непрацездатності, виплачену працівнику.
3. Листок непрацездатності оплачено, після чого загублено з вини працівників установи, відповідальних за його зберігання.
У цьому випадку установі не варто сподіватися на залік суми допомоги по тимчасовій втраті працездатності. Витрати на виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності не може бути відшкодовано за рахунок коштів Фонду, оскільки відсутній листок непрацездатності, який є підставою для виплати допомоги. А
лист Фонду від 21.11.2007 р. № 04-29-2541 стосується тільки форс-мажорних обставин.У зв’язку з тим, що листок непрацездатності працівником було надано, а згодом загублено відповідальними за його зберігання працівниками, увесь період тимчасової непрацездатності має бути оплачено за рахунок коштів установи (винної особи). Утримувати суму раніше виплаченої за рахунок коштів Фонду допомоги по тимчасовій непрацездатності із заробітної плати працівника, який хворів, установа не може, оскільки його вини у втраті документа немає.
Якщо розглянута ситуація сталася в минулих кварталах звітного року або в минулих роках, установа повинна відкоригувати звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП. Відповідні виправлення здійснюються згідно з
Порядком виправлення помилок минулих звітних періодів у звітності страхувальників по коштах загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням, затвердженим постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 25.12.2003 р. № 123.Звертаємо увагу: якщо установа самостійно виправиться, перерахує суму недоїмки (тобто надмірно нараховану суму допомоги по тимчасовій непрацездатності) та пеню в повному обсязі, повідомить робочий орган Фонду про факт виявлення помилки та перерахування суми недоїмки і пені до початку перевірки, штраф не застосовуватиметься.
В іншому разі може загрожувати накладення
штрафу за порушення порядку витрачання страхових коштів у розмірі 50 % належної сплаті суми страхових внесків (абзац п’ятий ч. 1 ст. 30 Закону № 2240). Крім того, відповідно до ст. 1655 Кодексу України про адміністративні правопорушення на посадових осіб установи може бути накладено адміністративний штраф у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 до 255 грн.).
