О введении в опытную эксплуатацию автоматизированной информационной системы приема отчетных документов от страхователей в рабочих органах Фонда средствами Интернет-технологий

Разъяснения по эксплуатации автоматизированной информационной системы приема отчетных документов от страхователей в рабочих органах Фонда средствами Интернет-технологий

1. Общие положения

1.1. Настоящие Разъяснения подготовлены в соответствии с законами Украины от 18.01.2001 г. № 2240-III «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением», от 22.05.2003 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее — Закон № 851), от 22.05.2003 г. № 852-IV «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон № 852), от 05.07.94 г. № 80/94-ВР «О защите информации в информационно-телекоммуникационных системах», от 15.05.2003 г. № 755-IV «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц — предпринимателей», постановлениями Кабинета Министров Украины от 28.10.2004 г. № 1451 «Об утверждении Положения о центральном удостоверяющем органе», от 28.10.2004 г. № 1452 «Об утверждении Порядка применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности», от 28.10.2003 г. № 1453 «Об утверждении Типового порядка осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти», от 26.05.2004 г. № 680 «Об утверждении Порядка удостоверения наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени», приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 «Об утверждении Перечня типовых документов», приказом Государственного комитета архивов Украины от 25.04.2005 г. № 49 «Об утверждении Порядка хранения электронных документов в архивных учреждениях», постановлениями правления Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 04.03.2004 г. № 21 «О форме отчетности по средствам Фонда и Порядке ее подачи и учета», от 03.03.2006 г. № 7 «Об утверждении Временного порядка формирования и приема отчетов по средствам Фонда по форме Ф4-ФСС з ТВП на магнитных носителях» и от 27.12.2006 г. № 211 «О Концепции и Программе развития информационных технологий Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности».

1.2. Настоящие Разъяснения предоставляются с целью создания надлежащих условий для проведения опытной эксплуатации автоматизированной информационной системы приема отчетных документов от страхователей в рабочих органах Фонда средствами Интернет-технологий.

1.3. Подача отчетов в электронной форме осуществляется по инициативе страхователя на добровольных началах в соответствии с требованиями законодательства Украины.

2. Термины и их определения

2.1. В настоящих Разъяснениях термины употребляются в следующем значении:

адресат отчетности

база данных Фонда

средство криптографической защиты информации

отчет

отчет в электронной форме (электронный отчет)

посредник

квитанция о получении отчета в электронной форме

квитанция о приеме отчета в электронной форме

обязательный реквизит электронного документа

подписант

система электронной отчетности

специализированное программное обеспечение

субъекты электронного документооборота

электронный конверт

формат отчета в электронной форме

2.2. Другие термины применяются в значениях, приведенных в нормативно-правовых актах, определенных в п. 1.1 Разъяснения.

3. Подача отчетности страхователями

3.1. Отчет адресатам отчетности, где страхователь находится на учете, может быть подан (направлен) в электронной форме (в виде электронных документов) через Исполнительную дирекцию Фонда с помощью средств телекоммуникационной связи общего пользования, в том числе через посредника, на основании заключенного договора между рабочим органом отделения Фонда (адресатом отчетности) и страхователем.

3.2. Способ подачи отчетности определяется страхователем на добровольных началах. Подача электронного отчета в соответствии с законодательством предоставляет страхователю право не подавать соответствующие отчеты на бумажных носителях, если им была получена вторая квитанция.

Страхователь может подавать в Фонд отчетность следующими способами:

— на бумажных носителях — лично;

— на бумажных носителях — почтовыми отправлениями;

— средствами телекоммуникационной связи с наложением электронной цифровой подписи в Фонд;

— средствами телекоммуникационной связи с наложением электронной цифровой подписи в Фонд через посредника.

3.3. Электронные отчеты подаются страхователями за отчетные периоды и в сроки подачи, установленные правлением Фонда для соответствующих отчетов в бумажной форме.

Электронные отчеты с обязательными реквизитами, в том числе с электронной цифровой подписью страхователя (его должностных лиц), сформированные и поданные согласно законодательству, являются оригиналами, имеют юридическую силу, должны храниться в течение срока, установленного для аналогичных документов на бумаге, и могут использоваться в качестве доказательства в суде или при рассмотрении споров в досудебном порядке.

3.4. Формат электронного отчета определяется и утверждается Исполнительной дирекцией Фонда. Форматы всех форм электронных отчетов обнародуются на официальном веб-сайте Фонда.

3.5. Электронные цифровые подписи должностных лиц страхователя в соответствии с законами № 851 и № 852 налагаются на электронный отчет в следующем порядке: первой — ЭЦП главного бухгалтера (бухгалтера), второй — ЭЦП руководителя (директора), третьей — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати субъекта отчетности.

При отсутствии у субъекта отчетности должности бухгалтера электронные цифровые подписи должностных лиц налагаются в следующем порядке: первой — ЭЦП руководителя (директора), второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати субъекта отчетности.

Физическим лицом — субъектом предпринимательской деятельности электронные цифровые подписи налагаются в следующем порядке: первой — электронная цифровая подпись физического лица — субъекта предпринимательской деятельности, второй — электронная цифровая подпись, являющаяся аналогом оттиска печати физического лица — субъекта предпринимательской деятельности (при наличии).

4. Специализированное программное обеспечение

4.1. Для создания электронных отчетов страхователем используется специализированное программное обеспечение.

4.2. Специализированное программное обеспечение должно:

1) отвечать требованиям законодательства по защите информации;

2) базироваться на использовании промышленно пригодных технологических решений, построенных на процессах (способах) преобразования данных при автоматизированном создании, подаче, получении и обработке отчетности;

3) обеспечивать возможность подписания электронных отчетов с помощью надежных средств электронной цифровой подписи.

4.3. Специализированное программное обеспечение должно обеспечивать:

1) создание в определенном формате, удостоверение электронной цифровой подписью, передачу и контроль прохождения электронных отчетов и квитанций в системе электронной отчетности;

2) осуществление автоматического контроля за согласованностью показателей одной и разных форм отчетов, создаваемых страхователем;

3) автоматическое создание электронного конверта и включение в него сведений об отчете, страхователе, адресате отчетности, что позволяет безоговорочно определить достоверность предоставленного электронного отчета без ознакомления с его содержанием;

4) применение страхователями, Исполнительной дирекцией Фонда, адресатом отчетности и посредником надежных средств электронной цифровой подписи, совместимых с аналогичными средствами, используемыми другими пользователями системы электронной отчетности;

5) шифрование электронного отчетного документа средствами, имеющими положительное заключение по результатам государственной экспертизы в сфере криптографической защиты информации;

6) подтверждение электронной цифровой подписи, наложенной на электронный отчет, электронный конверт и электронную квитанцию с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи;

7) хранение (архивирование) переданных электронных отчетов и квитанций и возможность их восстановления из архива в случае потери;

8) экспорт электронных отчетов и квитанций на внешние носители (диски, дискеты, карты памяти и т. п.), а также их печать.

4.4. Исполнительная дирекция Фонда информирует страхователей о специализированном программном обеспечении, которое отвечает установленным требованиям и может использоваться ими для подачи электронных отчетов, путем размещения соответствующего перечня на официальном веб-сайте Фонда.

5. Рекомендации по функционированию посредника в системе электронной отчетности

5.1. Для подачи электронных отчетов в соответствии с Законом № 851 страхователь может использовать на договорных началах услуги посредника при условии совместимости программно-технических средств.

5.2. Посредник предоставляет услуги по обмену электронными документами в соответствии с Законом № 851.

5.3. Посредник должен отвечать следующим требованиям:

1) иметь собственный регламент — документ, определяющий порядок осуществления посредником своих функций, который должен базироваться на использовании промышленно пригодных технологических решений, построенных на процессах (способах) преобразования данных при автоматизированном создании, подаче, получении и обработке отчетности, которая подтверждается соответствующими охранительными документами;

2) использовать для выполнения своих функций комплекс аппаратно-программных и технических средств, имеющий построенную комплексную систему защиты информации в соответствии с законодательством Украины о защите информации.

5.4. Посредник имеет перед страхователем следующие обязанности:

1) круглосуточный прием электронных отчетов, создание и передачу страхователю и адресату отчетности первой квитанции и удостоверение наличия отчета указанием времени;

2) гарантированная передача электронных отчетов и квитанций от страхователей в Исполнительную дирекцию Фонда и в обратном направлении в течение двух часов с момента их получения;

3) хранение электронных отчетов в зашифрованном виде до момента получения страхователем второй квитанции и ответственность посредника за потерю электронного отчета, по которому страхователем была получена первая квитанция и который не был доставлен адресату отчетности, в том числе возмещение страхователю убытков, понесенных в случае нарушения установленных сроков подачи отчетности, если такое нарушение было вызвано потерей посредником электронного отчета;

4) хранение электронных сообщений Исполнительной дирекции Фонда в зашифрованном виде до момента получения их субъектами отчетности;

5) хранение переданных квитанций, осуществление их периодического резервного копирования и обеспечение возможности восстановления данных из резерва в течение сроков, определенных законодательством для хранения соответствующих отчетов.

6. Прием отчетности

6.1. Автоматизированная информационная система приема отчетных документов от страхователей в рабочих органах Фонда средствами Интернет-технологий Исполнительной дирекции Фонда обеспечивает круглосуточный прием электронных отчетов. Обработку отчетов Исполнительная дирекция Фонда осуществляет с 9:00 ч до 17:00 ч ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней.

В случае получения электронного отчета после 16-го часа Исполнительная дирекция Фонда формирует и направляет квитанции в течение первых двух часов следующего рабочего дня.

6.2. Если страхователем был подан электронный отчет через посредника, Исполнительная дирекция Фонда в течение срока, определенного в п. 6.1 Разъяснений, осуществляет следующие функции:

1) проверяет достоверность наложенной на первую квитанцию электронной цифровой подписи посредника. В случае положительного результата проверки Исполнительная дирекция Фонда удостоверяет квитанцию своей электронной цифровой подписью и направляет один экземпляр посреднику, а второй экземпляр хранит у себя;

2) проверяет целостность электронного отчета путем проверки наложенных на него электронных цифровых подписей страхователя;

3) проверяет соответствие формата электронного отчета формату;

4) проверяет электронный отчет на наличие арифметических или методологических ошибок;

5) формирует вторую квитанцию, в которой фиксирует время приема электронного отчета, и направляет ее страхователю через посредника.

В случае отрицательного результата любой из проверок, описанных в подпунктах 1 — 4 настоящего подпункта, дальнейшая обработка Исполнительной дирекцией Фонда квитанции и соответствующего ей электронного отчета прекращается, а электронный отчет принятым не считается.

В случае выявления арифметических или методологических ошибок в электронном отчете Исполнительная дирекция Фонда сообщает об этом страхователю.

6.3. Если страхователем был подан электронный отчет непосредственно в Исполнительную дирекцию Фонда, последняя в течение сроков, определенных в п. 6.1 Разъяснений, формирует первую квитанцию и направляет ее страхователю, а также выполняет последовательно все другие функции, предусмотренные подпунктом 6.2 Разъяснений.

6.4. Кроме случаев, описанных в подпункте 6.2 Разъяснений, электронный отчет не принимается Исполнительной дирекцией Фонда в случае отсутствия у страхователя надежных средств электронной цифровой подписи, поступления не по адресу, заражения вирусом или отрицательного результата проверки на целостность и подлинность всех наложенных на него электронных цифровых подписей. При этом страхователю в течение двух рабочих дней направляется соответствующее сообщение по установленной законодательством форме.

6.5. Датой подачи электронной отчетности считается дата, зафиксированная посредником или Исполнительной дирекцией Фонда в первой квитанции к электронному отчету, по которому страхователем получена вторая квитанция, с сообщением о приеме электронного отчета.

Электронный отчет, к которому страхователем не была получена вторая квитанция с сообщением о его приеме, поданным не считается.

7. Подача электронной отчетности страхователями

7.1. При подаче отчетности в электронном виде страхователь должен обеспечить соблюдение требований законодательства, а именно:

1) пользоваться услугами любого из аккредитованных центров сертификации ключей, предоставляющих услуги по электронной цифровой подписи адресату отчетности на основании соответствующего договора;

2) пользоваться услугами любого из посредников, в отношении которых Исполнительной дирекцией Фонда было принято решение о включении в систему электронной отчетности;

3) выбирать для создания электронного отчета специализированное программное обеспечение, которое отвечает требованиям законодательства и входит в перечень, обнародованный Исполнительной дирекцией Фонда на собственном официальном веб-сайте;

4) получать информацию о прохождении поданного им электронного отчета от посредника (в случае подачи отчета через посредника) и Исполнительной дирекции Фонда;

5) подавать повторно электронный отчет в случае выявления арифметических или методологических ошибок, при этом действительным считается электронный или бумажный отчет, поданный страхователем до окончания установленного срока подачи отчетности;

6) заключить соответствующий договор с адресатом отчетности или посредником;

7) соблюдать требования Разъяснений при подаче отчетности в электронном виде;

8) своевременно получить первую квитанцию (в том числе от посредника, если электронная отчетность была подана через посредника) и вторую квитанцию;

9) в течение двух рабочих часов с момента получения квитанции проверить достоверность электронных цифровых подписей, наложенных на квитанцию, и в случае положительных результатов проверки удостоверить квитанцию собственной электронной цифровой подписью и направить ее автору, а второй экземпляр хранить у себя в течение сроков, установленных законодательством для соответствующих отчетов;

10) в случае неполучения первой и второй квитанций или в случае отрицательных результатов проверки, определенной в подпункте 5 настоящего подпункта, обращаться к посреднику и в Исполнительную дирекцию Фонда для выяснения причин и при необходимости повторно подать электронный отчет.

8. Взаимодействие органов Фонда

8.1.

9. Прием отчетов в электронной форме рабочими органами отделений Фонда

9.1. Прием отчетов в электронной форме, поступивших корпоративной электронной почтой в рабочие органы отделений Фонда от Исполнительной дирекции Фонда, осуществляется представителем рабочего органа отделения Фонда с помощью программного обеспечения автоматизированного рабочего места «Прием отчетных документов от страхователей на магнитных носителях» (далее — АРМ «Прием отчетных документов»).

9.2. Рабочий орган отделения Фонда должен обеспечить приоритетный (первоочередной) прием отчетов в электронной форме, выделив для этого представителей рабочего органа отделения Фонда и соответствующее количество рабочих станций, на которых должно быть установлено АРМ «Прием отчетных документов».

9.3. При приеме отчетов в электронной форме представителем рабочего органа отделения Фонда осуществляется проверка файла на наличие компьютерных вирусов и целостность информации. В случае выявления компьютерного вируса или повреждения информации рабочий орган отделения Фонда направляет соответствующее сообщение страхователю через Исполнительную дирекцию Фонда.

10. Хранение электронных отчетов

10.1. Органы Фонда обеспечивают хранение электронных отчетов. Хранение осуществляется в соответствии с приказами Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 «Об утверждении Перечня типовых документов», Государственного комитета архивов Украины от 25.04.2005 г. № 49 «Об утверждении Порядка хранения электронных документов в архивных учреждениях» и постановлением правления Фонда от 24.12.2001 г. № 54 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности».