Заполняем новую отчетность в Пенсионный фонд
С 2010 года застрахованные лица предоставляют в Пенсионный фонд новые типовые формы отчетности. Настоящая статья поможет разобраться нашим читателям в порядке их составления и предоставления.
Наталья ИВЛЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Использованные документы
Порядок № 26-1
— Порядок формирования и представления страхователями отчета о суммах начисленных взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование органам ПФУ от 05.11.2009 г. № 26-1.Инструкция № 21-1
— Инструкция о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением правления ПФУ от 19.12.2003 г. № 21-1.Инструкция № 16-6
— Инструкция о порядке исчисления и уплаты предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами сбора на обязательное государственное пенсионное страхование, других платежей, а также учета их поступления в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением правления ПФУ от 19.10.2001 г. № 16-6.Методические рекомендации
— Методические рекомендации по заполнению отчета согласно Порядку формирования и предоставления страхователями отчета относительно сумм начисленных взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование органам Пенсионного фонда Украины, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 05.11.2009 г. № 26-1, от 25.11.2009 г.
Новый Порядок формирования и предоставления отчетности в Пенсионный фонд Украины
вступил в силу с 1 января 2010 года. С этой же даты утратили силу:—
Порядок формирования и предоставления органам Пенсионного фонда Украины ведомостей о застрахованном лице, которые используются в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования, утвержденный постановлением правления ПФУ от 10.06.2004 г. № 7-6 (так называемая отчетность по персонифицированному учету);—
подпункты 11.11 — 11.16 Инструкции о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденной постановлением правления ПФУ от 19.12.2003 г. № 21-1, и приложения 23, 25, 26, 27, 31, 32, 34 к данной Инструкции.Согласно новому Порядку в органы Пенсионного фонда Украины (далее — ПФУ) будет подаваться
один единый отчет, содержащий полную информацию как о суммах заработной платы (денежного обеспечения, дохода) застрахованных лиц в систему персонифицированного учета, так и о суммах начисленных взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование.Напомним, что до 2010 года юридическими лицами и физическими лицами подавались два отчета — отдельно
по взносам и по сведениям о застрахованных лицах, которые базировались на основании идентичных для двух отчетов документов, по которым проводилось начисление зарплаты, дохода и насчитывались взносы.Новый Порядок призван упростить процедуру отчетности лиц, указанных в
ст. 14 Закона Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 г. № 1058-ІV, уменьшить нагрузку на налогоплательщиков и органы ПФУ, а также обеспечить своевременное зачисление страхового стажа за текущий год для назначения или перерасчета пенсий. К новому Порядку приняты восемь приложений, которые предоставляются страхователем в зависимости от их категории.Большинство работодателей интересует
приложение 4 к Порядку № 26-1. На заполнении этой формы мы и остановимся детальнее.
Сроки и форма предоставления
Начиная с отчета за январь 2010 года обычные работодатели — страхователи, у которых работают лица по трудовому договору (контракту) либо по договору гражданско-правового характера,
ежемесячно обязаны предоставлять Отчет о суммах начисленной заработной платы (денежного обеспечения, дохода) застрахованных лиц и суммах начисленных взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в органы Пенсионного фонда Украины (приложение 4 к Порядку № 26-1). Он представляет собой объединение двух старых форм отчетности: ежемесячного приложения 23 к п.п. 11.11 Инструкции № 21-1 и ежегодной персонифицированной отчетности. Таким образом, персонифицированная отчетность становится ежемесячной.Отчет по новой форме (
приложение 4) необходимо подавать не позднее чем через 20 дней после окончания отчетного месяца (п. 2.1 Порядка № 26-1). В случае когда последний день срока предоставления отчета приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, то последним днем срока считается первый после него рабочий день (п. 2.7 Порядка № 26-1). Следовательно, последним днем предоставления отчета за январь является 22 февраля 2010 года, поскольку последний день срока предоставления отчета (20.02.2010 г.) приходится на выходной день.Обратим внимание, что по заявлению страхователя руководитель соответствующего органа Пенсионного фонда может продлить срок сдачи отчета за январь, февраль и март 2010 года
на 7 календарных дней.В отношении формы предоставления отчета в органы Пенсионного фонда заметим следующее. В соответствии с
п. 1.3 Порядка 26-1 отчет в органы ПФУ может предоставляться:—
в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи через центр обработки электронных отчетов согласно Порядку предоставления отчетов в Пенсионный фонд Украины в электронной форме, утвержденному постановлением правления ПФУ от 19.04.2007 г. № 7-7 (в этом случае отчет на бумажных носителях не подается);—
на бумажных носителях, заверенных подписью руководителя (страхователя) и скрепленных печатью (при наличии), вместе с электронной формой на электронных носителях информации;—
на бумажных носителях, если у страхователя количество застрахованных лиц не более десяти.
Структура отчета
Итак,
приложение 4 к Порядку № 26-1 является наиболее распространенной формой отчета для страхователей.Данное
приложение состоит из десяти таблиц. Из них страхователи будут подавать только некоторые, которые прилагаются к первой странице отчета с отрывной частью. Для наглядности и удобства читателей информацию о том, кем предоставляются таблицы и в каких случаях, обобщим и приведем далее.
| Номер таблицы приложения 4
| Наименование таблицы приложения 4 | Кто предоставляет | Необходимость подачи таблицы в случае отсутствия данных для заполнения (на титульном листе приложения 4 напротив таблицы, которую не подают, ставят прочерк)
|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Нарахування внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування (является аналогом месячной формы приложения 23 к п.п. 11.11 Инструкции № 21-1)
| Работодатели | Прямой разрешающей нормы не подавать в случае отсутствия данных для заполнения в Порядке № 26-1 нет. Поэтому, по всей видимости, таблицы придется подавать с прочерками
|
| 2 | Нарахування внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування за деякі категорії застрахованих осіб | Районные (городские) управления труда и социальной защиты населения (за некоторые категории застрахованных лиц и родителей — воспитателей детских домов семейного типа, приемных родителей, если они не работают) | |
| 3 | Нарахування внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування за осіб, які проходять строкову військову службу | Воинские части и формирования, органы МВД (по лицам, которые проходят срочную и альтернативную службу) | |
| 4 | Нарахування внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування на суми грошового забезпечення | Воинские части и формирования, органы МВД (по застрахованным лицам из числа военнослужащих (кроме военнослужащих срочной и альтернативной службы), лиц рядового и начальствующего состава | |
| 5 | Трудові відносини | Работодатели (для регистрации застрахованных лиц в системе персонифицированного учета сведений) | Не подается, если в течение отчетного месяца: |
| 6 | Відомості про нарахування заробітку (доходу) застрахованим особам | Работодатели (для отражения в разрезе каждого застрахованного лица).
| Прямой разрешающей нормы не подавать в случае отсутствия данных для заполнения в Порядке № 26-1 нет
|
| 7 | Суми, нараховані за дні тимчасової непрацездатності, щорічні та додаткові відпуски, та суми, нараховані у минулих періодах | Работодатели (при наличии начислений застрахованным лицам: | Подается при наличии определенных начислений в течение отчетного периода. Следовательно, если же таковых нет в отчетном периоде, то и необходимости предоставления таблицы нет (п. 3.6 Порядка № 26-1)
|
| 8 | Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства | Работодатели (для определения периодов | Если у страхователя отсутствуют рабочие места, работа на которых зачисляется в специальный стаж, таблица не формируется и не подается (п. 3.7 Порядка № 26-1) |
| 9 | Нарахування сум грошового забезпечення батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу, прийомним батькам, якщо вони не працюють | Районные (городские) | Прямой разрешающей нормы не подавать в случае отсутствия данных для заполнения в Порядке № 26-1 нет
|
| 10 | Відомості про осіб, які проходять строкову та альтернативну військову службу | Воинские части и формирования, органы МВД (по лицам, которые проходят срочную и альтернативную службу) |
Особенности заполнения отчета
Рассмотрим общие требования, предъявляемые к формированию отчета:
— бумажный отчет заполняется
на украинском языке (п. 2.20 Порядка № 26-1);—
денежные суммы в таблицах отчета заполняются в гривнях с копейками (п. 2.23 Порядка № 26-1);—
если страхователь осуществляет регистрацию исходящей корреспонденции, то на каждом листе отчета указывается регистрационный номер в соответствии с журналом регистрации исходящей документации страхователя (п. 2.24 Порядка № 26-1);—
для застрахованных лиц, которые по религиозным убеждениям отказались от получения идентификационного номера и у которых есть соответствующая отметка в паспорте, указывают данные свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании: серия и номер (NNN_XXXXXX — три буквы, пробел, шесть цифр) (п. 6.2 Методических рекомендаций).Как мы уже отмечали, отчет по форме
приложения 4 к Порядку № 26-1 состоит из десяти таблиц.Первой страницей такого отчета является титульный лист, среди заполняемых реквизитов которого является перечень таблиц отчета (реквизит 06).
В перечне таблиц отчета напротив названия каждой из таблиц указывается количество листов и количество строк.
Напротив тех таблиц, которые не подаются в органы Пенсионного фонда, проставляются прочерки.
В графе «Количество листов» указывается количество листов документов одной таблицы.
В графе «Количество строк» указывается количество заполненных строк на листах документов одной таблицы для таблиц 5 — 10
приложения 4 к Порядку № 26-1.В графе «Всего» отмечаются общее количество листов документов и общий итог строк в этих листах.
Титульный лист и все листы таблиц отчета заверяются подписью руководителя и главного бухгалтера (при наличии данной должности у страхователя), удостоверяются печатью (при наличии) страхователя. Все листы документов нумеруются и комплектуются ответственным лицом страхователя и отчет передается в орган Пенсионного фонда.
В части расчета суммы взносов в Пенсионный фонд, подлежащих уплате, отчет не претерпел существенных изменений.
А вот что касается сведений о застрахованных лицах для системы персонифицированного учета, то их отражение в этом отчете имеет некоторые особенности.Обратим внимание на некоторые моменты по заполнению таблиц
приложения 4 к Порядку № 26-1, связанные с наличием в них данных по персонифицированному учету застрахованных лиц.Таблица 5
приложения 4 к Порядку № 26-1 предназначена для регистрации застрахованных лиц в системе персонифицированного учета сведений.Согласно
п. 3.4 Порядка № 26-1 таблица заполняется страхователем в случае, если в течение отчетного периода:— был заключен или расторгнут трудовой договор
с застрахованным лицом;
— произошли изменения в фамилии, имени, отчестве или в идентификационном номере застрахованного лица.
В случае приема и увольнения работника в одном отчетном периоде страхователь делает одну запись с указанием даты начала и даты прекращения трудовой деятельности (
п. 6.1 Методических рекомендаций).Таблица 6
приложения 4 к Порядку № 26-1 предназначена для отражения сведений о начисленной зарплате (доходе) в разрезе каждого застрахованного лица. Здесь отражаются суммы зарплаты (дохода) работников за тот месяц, в котором было осуществлено начисление такого заработка (дохода). Например, если премия за январь начисляется в апреле, то она считается выплатой апреля и будет отражаться в отчете за апрель. Таким образом, в таблице 6 персонифицированные данные в ПФУ отражаются в месяце начисления.Если начисления фонда оплаты труда осуществляются за предыдущий период, в частности, в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, они отражаются в фонде оплаты труда
того месяца, в котором были осуществлены начисления (п.п. 3.5.1 Порядка № 26-1, п.п. 7.1.1 Методических рекомендаций).Начисления отражаются за календарный месяц (с первого по последнее число месяца)
.Следует обратить внимание на то, что при заполнении графы 10 таблицы 6
данного приложения из общей суммы начисленной зарплаты / дохода исключаются следующие начисления:— суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности (больничные за счет средств работодателя);
— суммы пособия в связи с временной нетрудоспособностью (больничные за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности, далее — ФСС ВПТ);
— суммы заработка (дохода) за дни отпуска;
— суммы заработка (дохода), начисленные на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми осуществляется начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) зарплаты (дохода), денежного обеспечения, в предыдущих периодах, на которую страхователем или органом Пенсионного фонда доначислены страховые взносы в соответствии с действующим законодательством;
— суммы зарплаты (дохода), начисленные на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми осуществляется начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) зарплаты (дохода), денежного обеспечения, в предыдущих периодах, на которую страхователем ошибочно начислены страховые взносы;
— суммы пересчета зарплаты (дохода), связанные с уточнением количества отработанного времени в связи с временной потерей трудоспособности. Эти требования предусмотрены в
п.п. 7.2 Методических рекомендаций.Следует отметить, что графа 12 таблицы 6
приложения 4 «Сумма страховых взносов за отчетный месяц» заполняется с учетом сумм взносов, начисленных на суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности (больничные за счет средств работодателя), а также пособия в связи с временной нетрудоспособностью (больничные за счет ФСС ВПТ), заработка (дохода) за дни отпуска и суммы, связанной с уточнением количества отработанного времени по временной нетрудоспособности независимо от периодов, за которые они начислены в отчетном месяце (п.п. 7.2 Методических рекомендаций).В новые формы введена специальная таблица 7
приложения 4 к Порядку № 26-1. В ней указываются суммы, начисленные за дни временной нетрудоспособности, ежегодных и дополнительных отпусков, а также суммы выплат, которые были начислены в предыдущих периодах и на которые ошибочно не были начислены (были излишне начислены) взносы в Пенсионный фонд, и суммы перерасчетов заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с временной нетрудоспособностью. Такие суммы отражаются с указанием кодов типа начислений, приведенных в примечании к таблице 7.Следует отметить, что начисления за ежегодные и дополнительные отпуска и за дни временной нетрудоспособности отражаются в полях таблицы 7 к отчету за текущий месяц
только в сумме, приходящейся на дни отпуска или нетрудоспособности этого месяца (п.п. 8.1 Методических рекомендаций). Суммы, приходящиеся на дни отпуска и нетрудоспособности следующего месяца, указываются в таблице 7 отчета за такой следующий месяц.При этом графа 14 «Сумма страховых взносов за отчетный период» данной таблицы
не заполняется (п. 3.6 Порядка № 26-1).Напомним, что согласно
п. 3.6 Порядка № 26-1 каждая из перечисленных выплат имеет код типа начислений, который необходимо учитывать при заполнении графы 11 таблицы 7 приложения 4 к Порядку № 26-1.
Заполнение отчетности
Рассмотрим порядок заполнения отчетности. Для этого используем следующий числовой пример. Данные для заполнения отчета за январь 2010 года приведем в таблице.
| Ф. И. О. работников, идентификационный номер | Зарплата | Больничные | Отпускные | База обложения взносами в Пенсионный фонд | Сумма начисленных взносов | Сумма удержанных взносов, 2 % | ||
| 33,2 % | 4 % | 33,2 % | 4 % | |||||
| Авасин С. С. | 1800,00 | — | 800,00 | 2600,00 |
| Х | Х | 52,00 |
| Бодрюков А. О. | 2200,00 | — | — | 2200,00 |
| 44,00 | ||
| Васильчук Д. А. | 2000,00 | — | — | 2000,00 |
| 40,00 | ||
| Григорян Н. П. | 2080,00 | — | — | 2080,00 |
| 41,60 | ||
| Руденюк М. А. | 1900,00 | — | — | — | 1900,00 | 38,00 | ||
| Савельева Ю. В. | 1300,00 | 660,00 | — | 1960,00 |
| 39,2 | ||
| Яхненко И. И. | 2600,00 | — | — | 2600,00 |
| 52,00 | ||
| Итого | 13880,00 | 660,00 | 800,00 | 13440,00 | 1900,00 | 4462,08 | 76,00 | 306,80 |
Дополнительные данные, необходимые для составления отчета:
— Авасин С. С. в период с 11.01.2010 г. по 29.01.2010 г. находился в ежегодном отпуске. Сумма отпускных составила 800 грн.;
— Бодрюков А. О. принят на работу с 04.01.2010 г. по трудовому договору;
— Руденюк М. А. является инвалидом II группы, о чем в 2009 году им была предоставлена копия выписки из акта осмотра в МСЭК;
— Савельева Ю. В. болела в период с 30.12.2009 г. по 08.01.2010 г., о чем свидетельствует листок нетрудоспособности. Сумма больничных составила 660 грн., из них сумма оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств предприятия — 220,00 грн. (за 2 рабочих дня — 30.12 и 31.12), сумма пособия по временной нетрудоспособности — 440,00 грн. (за 4 рабочих дня — 04.01, 05.01, 06.01, 08.01).
Предположим, что задолженности по уплате взносов в Пенсионный фонд по состоянию на 01.01.2010 г. не было, при выплате аванса уплачена сумма взносов в размере 1593,60 грн.
Итак, приступим к заполнению отчетности. В предлагаемом варианте примера необходимо будет заполнить следующие формы:
— титульный лист приложения 4;
— таблицу 1 «Нарахування внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування»;
— таблицу 5 «Трудові відносини застрахованих осіб»;
— таблицу 6 «Відомості про нарахування заробітку (доходу) застрахованим особам»;
— таблицу 7 «Суми, нараховані за дні тимчасової непрацездатності, щорічні та додаткові відпустки, та суми, нараховані у минулих періодах».
