ФОНД СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ ПО ВРЕМЕННОЙ ПОТЕРЕ ТРУДОСПОСОБНОСТИ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СТРАХОВАТЕЛЯМИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ФОНД СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ ПО ВРЕМЕННОЙ ПОТЕРЕ ТРУДОСПОСОБНОСТИ
Постановление от 27.04.2011 г. № 23
Во исполнение распоряжения Кабинета Министров Украины от 09.09.2009 г. № 1087-р «Некоторые вопросы организации электронного документооборота и отчетности», согласно статье 25 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением», статье 9 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», а также в целях упрощения для страхователей процедуры подачи отчетных документов и заявлений-расчетов для предоставления материального обеспечения за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности в рабочие органы Фонда правление Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Порядок предоставления страхователями электронных документов в Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности (прилагается).
2. Исполнительным дирекциям отделений Фонда довести это постановление до сведения районных, межрайонных и городских исполнительных дирекций отделений Фонда и страхователей.
3. Признать утратившим силу постановление правления Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 03.03.2006 г. № 7 «Об утверждении Временного порядка формирования и приема отчетов по средствам Фонда по форме Ф4-ФСС по ВПТ на магнитных носителях».
4. Это постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Председатель правления И. Ришняк
Утвержден постановлением правления Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 27.04.2011 г. № 23
Зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 02.08.2011 г. под № 940/19678
ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СТРАХОВАТЕЛЯМИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ФОНД СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ ПО ВРЕМЕННОЙ ПОТЕРЕ ТРУДОСПОСОБНОСТИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Данный Порядок разработан в соответствии с законами Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением», «Об электронных документах и электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи», «О защите персональных данных», «О защите информации в информационно-телекоммуникационных системах», постановлениями Кабинета Министров Украины от 28.10.2004 г. № 1452 «Об утверждении Порядка применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности», от 28.10.2004 г. № 1453 «Об утверждении Типового порядка осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти» и от 26.05.2004 г. № 680 «Об утверждении Порядка засвидетельствования наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени».
1.2. Данный Порядок определяет общие принципы организации информационного обмена при предоставлении страхователями электронных документов в Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд) с использованием электронной цифровой подписи и распространяется на Исполнительную дирекцию Фонда, все ее рабочие органы и страхователей, подающих электронные документы.
1.3. Действие Порядка распространяется на такие электронные документы, создаваемые страхователем и подающиеся в Фонд:
— отчет по форме Ф4-ФСС з ТВП — отчет страхователя по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением;
— отчет по форме Ф14-ФСС з ТВП — отчет страхователя о путевках на санаторно-курортное лечение и путевках в детские заведения оздоровления;
— заявление-расчет — заявление-расчет для предоставления материального обеспечения за счет средств Фонда.
II. ТЕРМИНЫ И ИХ ОПРЕДЕЛЕНИЯ
2.1. В данном Порядке термины употребляются в следующем значении:
адресат
— рабочий орган Фонда, где страхователь состоит на учете;база данных Фонда
— база данных в электронном виде, созданная в Исполнительной дирекции Фонда на основании сведений Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, данных документов страхователей и предназначенная для централизованного накопления и многократного использования в автоматизированных информационных системах органов Фонда;электронный конверт
— составная часть электронного документа, содержащего ряд служебных данных, которые позволяют безоговорочно определить целостность электронного документа без ознакомления с его содержанием (в частности, сертификаты открытых ключей автора электронного документа, заголовок электронного документа, сведения о страхователе и адресате электронного документа);квитанция о приеме электронного документа адресатом
(далее — вторая квитанция) — электронный документ, формируемый адресатом по результатам проверки электронного документа и удостоверяющий факт и время отправки электронного документа адресату;квитанция о получении электронного документа
(далее — первая квитанция) — электронный документ, формируемый адресатом или посредником и удостоверяющий факт и время получения электронного документа от страхователя;квитанция о приеме адресатом электронного документа
(далее — третья квитанция) — электронный документ, формируемый адресатом с помощью специализированного программного обеспечения и удостоверяющий факт и время приема (неприема) электронного документа и внесения его данных в базу данных Фонда;система электронного документооборота
— совокупность организационных, правовых мер, программных, программно-аппаратных, телекоммуникационных средств субъектов электронного документооборота, включая специализированное программное обеспечение, обеспечивающие формирование, передачу, контроль прохождения, обработку данных и хранение электронных документов и квитанций;специализированное программное обеспечение
— программное обеспечение для создания и передачи электронных документов, квитанций в виде электронного документа соответствующего формата (стандарта), проверки электронной цифровой подписи электронного документа, соответствующего требованиям по защите информации, установленным действующим законодательством Украины, и имеющего положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы в сфере криптографической защиты информации;унифицированный формат электронного документа
— формализованное описание состава и структуры показателей документа в электронной форме.2.2. Другие термины применяются в значениях, приведенных в нормативно-правовых актах, определенных в пункте 1.1 раздела I данного Порядка.
III. ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ СТРАХОВАТЕЛЯМИ
3.1. Способ предоставления документа определяется страхователем на добровольных началах. Предоставление электронного документа в соответствии с данным Порядком предоставляет страхователю право не подавать соответствующие документы на бумаге.
3.2. Электронные документы с обязательными реквизитами, в том числе с электронной цифровой подписью страхователя (его должностных лиц), сформированные и поданные в соответствии с данным Порядком, согласно законодательству являются оригиналами, имеют юридическую силу, должны храниться в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.
3.3. Унифицированный формат, формы электронных документов в унифицированном формате, перечень форм электронных документов, по которым есть возможность предоставления в электронном виде, информация о включении посредников в систему электронного документооборота Фонда, а также другая информация о функционировании системы электронного документооборота Фонда обнародуются на официальном веб-сайте Фонда.
Унифицированные форматы электронных документов и квитанций в виде электронного документа должны соответствовать единым форматам, определенным действующим законодательством Украины в сфере электронного документооборота.
3.4. Электронный документ предоставляется (направляется) страхователем адресату через автоматизированную информационную систему приема электронных документов Фонда с помощью средств телекоммуникационной связи общего пользования, в том числе через посредника, на основании заключенного договора между адресатом и страхователем.
Обмен информацией между субъектами системы электронного документооборота шифруется в формате криптографического сообщения, определенного действующим законодательством в области защиты информации.
3.5. Электронные цифровые подписи (далее — ЭЦП) должностных лиц страхователя налагаются на электронный документ в следующем порядке: первой — ЭЦП главного бухгалтера (бухгалтера), второй — ЭЦП руководителя (директора), третьей — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати страхователя.
При отсутствии у страхователя должности бухгалтера электронные цифровые подписи должностных лиц налагаются в следующем порядке: первой — ЭЦП руководителя (директора), второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати страхователя.
Физическим лицом — предпринимателем электронные цифровые подписи налагаются в следующем порядке: первой — ЭЦП физического лица — предпринимателя, второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати физического лица — предпринимателя (при наличии).
3.6. Отчеты по формам Ф4-ФСС з ТВП и Ф14-ФСС з ТВП и заявления-расчеты в электронной форме предоставляются страхователями на протяжении сроков и в том же порядке, что и для документов на бумажных носителях.
IV. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
4.1. Для создания электронных документов страхователем используется специализированное программное обеспечение.
4.2. Специализированное программное обеспечение должно обеспечивать:
создание в определенном унифицированном формате, заверение ЭЦП, передачу и контроль прохождения электронных документов и квитанций в системе электронного документооборота;
осуществление автоматического контроля за согласованностью показателей одного и разных форм документов, создаваемых страховщиком;
автоматическое создание электронного конверта и включение в него сведений о документе и субъектах электронного документооборота, которые позволяют безоговорочно определить подлинность предоставленного электронного документа без ознакомления с его содержанием;
применение субъектами электронного документооборота надежных средств ЭЦП, используемых в системе электронного документооборота;
шифрование электронного документа средствами, которые имеют положительное заключение по результатам государственной экспертизы в сфере криптографической защиты информации;
подтверждение ЭЦП, наложенной на электронный документ, электронный конверт и электронную квитанцию с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи;
хранение (архивирование) передаваемых электронных документов и квитанций и возможность их обновления из архива в случае потери;
экспорт электронных документов и квитанций на внешние носители (диски, дискеты, карты памяти и др.), а также воспроизведение на бумаге.
4.3. Исполнительная дирекция Фонда информирует страхователей о специализированном программном обеспечении, которое соответствует установленным требованиям и может использоваться ими для предоставления электронных документов, путем размещения соответствующего перечня на официальном сайте Фонда.
4.4. Исполнительная дирекция Фонда обеспечивает разработку бесплатного для страхователей специализированного программного обеспечения для предоставления страхователями электронных документов в Фонд и размещает его на официальном сайте Фонда.
V. ПРИЕМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Автоматизированная информационная система приема электронных документов Фонда обеспечивает круглосуточный прием электронных документов от страхователей. Обработку документов адресат осуществляет с 9:00 до 17:00 ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней.
При получении электронного документа после 16:00 адресат формирует и направляет вторую и третью квитанции в течение первых двух часов следующего рабочего дня.
5.2. В случае если страхователем был отправлен электронный документ непосредственно адресату (без привлечения посредника), адресат на протяжении сроков, определенных в пункте 5.1 этого раздела, формирует первую квитанцию и направляет ее страхователю, а также осуществляет следующие функции:
проверяет целостность электронного документа путем проверки наложенных на него электронных цифровых подписей страхователя;
проверяет электронный документ на наличие компьютерных вирусов и соответствие унифицированному формату;
проверяет электронный документ на наличие арифметических или методологических ошибок;
формирует вторую квитанцию, в которой фиксирует результаты проверки электронного документа, удостоверяющего факт и время отправки электронного документа адресату, и направляет его страхователю.
В случае отрицательного результата любой из проверок, указанных в абзацах втором — четвертом этого пункта, дальнейшая обработка электронного документа прекращается и страхователю направляется вторая квитанция с уведомлением о неприеме документа и указанием причины.
5.3. Кроме случаев, указанных в пункте 5.2 этого раздела, электронный документ не принимается в случае отсутствия у страхователя надежных средств ЭЦП, поступления не по адресу, заражения вирусом или отрицательного результата проверки на целостность и подлинность всех наложенных на него ЭЦП. При этом страхователю направляется вторая квитанция о неприеме документа с указанием причины.
5.4. Получатель осуществляет проверку и прием электронного документа в течение сроков и в том же порядке, что и для документов на бумажных носителях. По результатам проверки и приема электронного документа адресат формирует третью квитанцию и направляет ее страхователю.
5.5. В случае если страхователем был подан электронный документ через посредника, автоматизированная информационная система приема электронных документов Фонда в течение срока, определенного в пункте 5.1 этого раздела, осуществляет следующие функции:
проверяет достоверность наложенной на первую квитанцию электронной цифровой подписи посредника. В случае положительного результата проверки заверяет первую квитанцию своей электронной цифровой подписью и направляет один экземпляр посреднику, а второй сохраняет у себя;
осуществляет проверки, указанные в абзацах втором — четвертом пункта 5.2 этого раздела;
формирует вторую квитанцию, в которой фиксирует результаты проверки электронного документа, удостоверяющего факт и время отправки электронного документа адресату, и направляет его страхователю через посредника.
Получатель отправляет третью квитанцию страхователю через посредника.
5.6. Датой предоставления электронного документа считается дата, зафиксированная в первой квитанции к электронному документу, по которому страхователем получена третья квитанция с уведомлением о приеме (неприеме) электронного документа.
Электронный документ, на который страхователем не была получена третья квитанция, принятым не считается.
VI. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СУБЪЕКТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
6.1. Для предоставления электронных документов страхователь может использовать на договорной основе услуги посредника при условии совместимости программно-технических средств.
6.2. Посредник предоставляет услуги в соответствии с Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте».
6.3. Для включения в систему электронного документооборота Фонда посреднику нужно:
иметь собственный регламент — документ, определяющий порядок осуществления посредником своих функций в соответствии с действующим законодательством Украины;
использовать для исполнения своих функций информационно-телекоммуникационную систему, которая имеет внедренную комплексную систему защиты информации с подтвержденным соответствием.
VII. ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Адресат и страхователь обеспечивают хранение электронных документов в соответствии с действующим законодательством Украины.
7.2. Срок хранения электронных документов должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.
Заместитель директора Исполнительной дирекции Фонда социального страхования
по временной потере трудоспособности С. Бельчик
КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ
УТВЕРЖДЕН ПОРЯДОК ПОДАЧИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ФСС ВПТ
Комментируемым постановлением утвержден Порядок подачи страхователями электронных документов в Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Порядок № 23).
С 19.08.2011 г. упрощена процедура подачи документов в Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — ФСС ВПТ): теперь страхователь может подавать их в электронном виде. Согласно п. 3.1 Порядка № 23 способ подачи документа определяется страхователем
в добровольном порядке. Предоставление электронного документа дает право не подавать такой же бумажный документ.Если страхователь принял решение о подачи отчетов в ФСС ВПТ, то ему необходимо в первую очередь установить специализированное программное обеспечение. Его можно бесплатно скачать на официальном сайте ФСС ВПТ.
Следует отметить, что электронные документы с обязательными реквизитами, в том числе с электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП),
являются оригиналами и имеют юридическую силу.Необходимо обратить внимание на особенности проставления ЭЦП. Она проставляется в следующем порядке: первая подпись — главного бухгалтера (бухгалтера), вторая — руководителя (директора), третья является аналогом оттиска печати страхователя. Если на предприятии нет должности бухгалтера, то ЭЦП первой ставит руководитель, а второй подписью является аналог оттиска печати страхователя. У физического лица — предпринимателя первой является ЭЦП физического лица — предпринимателя, второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати физического лица — предпринимателя (при наличии).
Действие Порядка распространяется на следующие документы:
— отчет по форме Ф4-ФСС з ТВП — отчет страхователя по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением;
— отчет по форме Ф14-ФСС з ТВП — отчет страхователя о путевках на санаторно-курортное лечение и путевках в детские заведения оздоровления;
— заявление-расчет — заявление-расчет для предоставления материального обеспечения за счет средств ФСС ВПТ.
Для передачи электронных документов можно воспользоваться услугами посредника.
Прием электронной отчетности осуществляется в несколько этапов. Рассмотрим их в таблице.
| № п/п | Страхователь подает документы: | |
| самостоятельно | через посредника | |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | ФСС ВПТ получает электронный документ | |
| 2 | ФСС ВПТ формирует первую квитанцию и направляет ее страхователю | ФСС ВПТ проверяет достоверность наложенной на первую квитанцию ЭЦП посредника.При положительном результате заверяет первую квитанцию своей ЭЦП и направляет один экземпляр посреднику, а второй хранит у себя |
| ФСС ВПТ проверяет: целостность, наличие вирусов и соответствие унифицированному формату, наличие ошибок в электронном документе | ||
| 3 | ФСС ВПТ формирует вторую квитанцию, в которой описывает результаты проверки электронного документа, удостоверяющего факт и время отправки адресату. В случае выявления ошибок и несоответствий в электронном документе, документ не принимается. Вторая квитанция составляется с указанием причины неприема документа. После чего вторую квитанцию: | |
| непосредственно передают страхователю | передают страхователю через посредника | |
| 4 | В те же сроки, что и для документов на бумажных носителях, ФСС ВПТ осуществляет полную проверку и прием электронного документа. После чего ФСС ВПТ составляет третью квитанцию, которая передается: | |
| непосредственно страхователю | страхователю через посредника | |
Датой предоставления
электронного документа считается дата, зафиксированная в первой квитанции, по которой получена третья квитанция. Если по первой квитанции нет третьей квитанции с уведомлением о приеме, то документ считается непринятым.Вся информация по поводу формы, формата, особенностей приема электронных документов обнародуются на официальном веб-сайте ФСС ВПТ (www.fse.gov.ua).
Юлия МИШАЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
