ФОНД СОЦІАЛЬНОГО СТРАХУВАННЯ З ТИМЧАСОВОЇ ВТРАТИ ПРАЦЕЗДАТНОСТІ
ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ПОРЯДКУ ПОДАННЯ СТРАХУВАЛЬНИКАМИ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ ДО ФОНДУ СОЦІАЛЬНОГО СТРАХУВАННЯ З ТИМЧАСОВОЇ ВТРАТИ ПРАЦЕЗДАТНОСТІ
Постанова від 27.04.2011 р. № 23
На виконання розпорядження Кабінету Міністрів України від 09.09.2009 р. № 1087-р «Деякі питання організації електронного документообігу та звітності», згідно зі статтею 25 Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням», статтею 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», а також з метою спрощення для страхувальників процедури подання звітних документів та заяв-розрахунків для надання матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності до робочих органів Фонду правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності постановляє:
1. Затвердити Порядок подання страхувальниками електронних документів до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, що додається.
2. Виконавчим дирекціям відділень Фонду довести цю постанову до відома районних, міжрайонних та міських виконавчих дирекцій відділень Фонду і страхувальників.
3. Визнати такою, що втратила чинність, постанову правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 03.03.2006 р. № 7 «Про затвердження Тимчасового порядку формування та прийняття звітів по коштах Фонду за формою Ф4-ФСС з ТВП на магнітних носіях».
4. Ця постанова набирає чинності з дня її офіційного опублікування.
Голова правління І. Рішняк
Затверджено постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 27.04.2011 р. № 23
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 02.08.2011 р. за № 940/19678
ПОРЯДОК ПОДАННЯ СТРАХУВАЛЬНИКАМИ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ ДО ФОНДУ СОЦІАЛЬНОГО СТРАХУВАННЯ З ТИМЧАСОВОЇ ВТРАТИ ПРАЦЕЗДАТНОСТІ
I. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до законів України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про захист персональних даних», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», постанов Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 р. № 1452 «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності», від 28.10.2004 р. № 1453 «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» і від 26.05.2004 р. № 680 «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу».
1.2. Цей Порядок визначає загальні принципи організації інформаційного обміну при поданні страхувальниками електронних документів до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — Фонд) з використанням електронного цифрового підпису та поширюється на Виконавчу дирекцію Фонду, усі її робочі органи та страхувальників, які подають електронні документи.
1.3. Дія Порядку поширюється на такі електронні документи, що створюються страхувальником та подаються до Фонду:
— звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП — звіт страхувальника по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням;
— звіт за формою Ф14-ФСС з ТВП — звіт страхувальника про путівки на санаторно-курортне лікування та путівки до дитячих закладів оздоровлення;
— заяву-розрахунок — заяву-розрахунок для надання матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду.
II. ТЕРМІНИ ТА ЇХ ВИЗНАЧЕННЯ
2.1. У цьому Порядку терміни вживаються в такому значенні:
адресат
— робочий орган Фонду, де страхувальник перебуває на обліку;база даних Фонду
— база даних в електронному вигляді, створена у Виконавчій дирекції Фонду на підставі відомостей Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, даних документів страхувальників та призначена для централізованого накопичення та багаторазового використання в автоматизованих інформаційних системах органів Фонду;електронний конверт
— складова частина електронного документа, що містить низку службових даних, які дозволяють беззастережно визначити цілісність електронного документа без ознайомлення з його змістом (зокрема, сертифікати відкритих ключів автора електронного документа, заголовок електронного документа, відомості про страхувальника та адресата електронного документа);квитанція про прийняття електронного документа адресатом
(далі — друга квитанція) — електронний документ, що формується адресатом за результатами перевірки електронного документа і засвідчує факт і час відправлення електронного документа адресату;квитанція про отримання електронного документа
(далі — перша квитанція) — електронний документ, що формується адресатом або посередником та засвідчує факт і час отримання електронного документа від страхувальника;квитанція про прийняття адресатом електронного документа
(далі — третя квитанція) — електронний документ, що формується адресатом за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення та засвідчує факт і час прийняття (неприйняття) електронного документа і внесення його даних до бази даних Фонду;система електронного документообігу
— сукупність організаційних, правових заходів, програмних, програмно-апаратних, телекомунікаційних засобів суб'єктів електронного документообігу, уключаючи спеціалізоване програмне забезпечення, що забезпечують формування, передачу, контроль проходження, обробку даних та зберігання електронних документів і квитанцій;спеціалізоване програмне забезпечення
— програмне забезпечення для створення та передачі електронних документів, квитанцій у вигляді електронного документа відповідного формату (стандарту), перевірки електронного цифрового підпису електронного документа, що відповідає вимогам щодо захисту інформації, установленим чинним законодавством України, що має позитивний експертний висновок за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації;уніфікований формат електронного документа
— формалізований опис складу і структури показників документа в електронній формі.2.2. Інші терміни застосовуються у значеннях, наведених у нормативно-правових актах, визначених у пункті 1.1 розділу I цього Порядку.
III. ПОДАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ СТРАХУВАЛЬНИКАМИ
3.1. Спосіб подання документа визначається страхувальником на добровільних засадах. Подання електронного документа відповідно до цього Порядку надає страхувальнику право не подавати відповідні документи на папері.
3.2. Електронні документи з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом страхувальника (його посадових осіб), сформовані та подані відповідно до цього Порядку, згідно із законодавством є оригіналами, мають юридичну силу, повинні зберігатися протягом строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері.
3.3. Уніфікований формат, форми електронних документів в уніфікованому форматі, перелік форм електронних документів, щодо яких є можливість подання в електронному вигляді, інформація про включення посередників до системи електронного документообігу Фонду, а також інша інформація щодо функціонування системи електронного документообігу Фонду оприлюднюється на офіційному веб-сайті Фонду.
Уніфіковані формати електронних документів та квитанцій у вигляді електронного документа мають відповідати єдиним форматам, визначеним чинним законодавством України у сфері електронного документообігу.
3.4. Електронний документ подається (надсилається) страхувальником адресату через автоматизовану інформаційну систему прийняття електронних документів Фонду за допомогою засобів телекомунікаційного зв'язку загального користування, у тому числі через посередника, на підставі укладеного договору між адресатом та страхувальником.
Обмін інформацією між суб'єктами системи електронного документообігу шифрується у форматі криптографічного повідомлення, визначеного чинним законодавством у сфері захисту інформації.
3.5. Електронні цифрові підписи (далі — ЕЦП) посадових осіб страхувальника накладаються на електронний документ у такому порядку: першим — ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим — ЕЦП керівника (директора), третім — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки страхувальника.
За відсутності у страхувальника посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб накладаються в такому порядку: першим — ЕЦП керівника (директора), другим — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки страхувальника.
Фізичною особою — підприємцем електронні цифрові підписи накладаються в такому порядку: першим — ЕЦП фізичної особи — підприємця, другим — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки фізичної особи — підприємця (за наявності).
3.6. Звіти за формами Ф4-ФСС з ТВП і Ф14-ФСС з ТВП та заяви-розрахунки в електронній формі подаються страхувальниками протягом строків і в тому самому порядку, що й для документів на паперових носіях.
IV. СПЕЦІАЛІЗОВАНЕ ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
4.1. Для створення електронних документів страхувальником використовується спеціалізоване програмне забезпечення.
4.2. Спеціалізоване програмне забезпечення має забезпечувати:
створення в певному уніфікованому форматі, засвідчення ЕЦП, передачу і контроль проходження електронних документів та квитанцій у системі електронного документообігу;
здійснення автоматичного контролю за узгодженістю показників одного та різних форм документів, що створюються страховиком;
автоматичне створення електронного конверта та включення до нього відомостей про документ і суб'єктів електронного документообігу, які дозволяють беззастережно визначити достовірність поданого електронного документа без ознайомлення з його змістом;
застосування суб'єктами електронного документообігу надійних засобів ЕЦП, що використовуються в системі електронного документообігу;
шифрування електронного документа засобами, що мають позитивний висновок за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації;
підтвердження ЕЦП, накладеного на електронний документ, електронний конверт та електронну квитанцію з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
зберігання (архівування) електронних документів та квитанцій, що передаються, і можливість їх відновлення з архіву в разі втрати;
експорт електронних документів та квитанцій на зовнішні носії (диски, дискети, карти пам'яті тощо), а також відтворення на папері.
4.3. Виконавча дирекція Фонду інформує страхувальників про спеціалізоване програмне забезпечення, що відповідає встановленим вимогам та може використовуватися ними для подання електронних документів, шляхом розміщення відповідного переліку на офіційному сайті Фонду.
4.4. Виконавча дирекція Фонду забезпечує розробку безкоштовного для страхувальників спеціалізованого програмного забезпечення для подання страхувальниками електронних документів до Фонду і розміщує його на офіційному сайті Фонду.
V. ПРИЙНЯТТЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ
5.1. Автоматизована інформаційна система прийняття електронних документів Фонду забезпечує цілодобове прийняття електронних документів від страхувальників. Обробку документів адресат здійснює з 9:00 до 17:00 щоденно, крім вихідних, святкових та неробочих днів.
При отриманні електронного документа після 16:00 адресат формує та надсилає другу і третю квитанції протягом перших двох годин наступного робочого дня.
5.2. У разі якщо страхувальником було відправлено електронний документ безпосередньо адресату (без залучення посередника), адресат протягом строків, визначених к пункті 5.1 цього розділу, формує першу квитанцію та надсилає її страхувальнику, а також здійснює такі функції:
перевіряє цілісність електронного документа шляхом перевірки накладених на нього електронних цифрових підписів страхувальника;
перевіряє електронний документ на наявність комп'ютерних вірусів та відповідність уніфікованому формату;
перевіряє електронний документ на наявність арифметичних або методологічних помилок;
формує другу квитанцію, в якій фіксує результати перевірки електронного документа, що засвідчує факт і час відправлення електронного документа адресату, і надсилає його страхувальнику.
У разі негативного результату будь-якої з перевірок, зазначених в абзацах другому — четвертому цього пункту, подальша обробка електронного документа припиняється і страхувальнику надсилається друга квитанція з повідомленням про неприйняття документа і зазначенням причини.
5.3. Крім випадків, зазначених у пункті 5.2 цього розділу, електронний документ не приймається в разі відсутності у страхувальника надійних засобів ЕЦП, надходження не за адресою, зараження вірусом або негативного результату перевірки на цілісність і достовірність усіх накладених на нього ЕЦП. При цьому страхувальнику надсилається друга квитанція про неприйняття документа із зазначенням причини.
5.4. Одержувач здійснює перевірку та прийняття електронного документа протягом строків та в тому самому порядку, що й для документів на паперових носіях. За результатами перевірки та прийняття електронного документа адресат формує третю квитанцію та надсилає її страхувальнику.
5.5. У разі якщо страхувальником було подано електронний документ через посередника, автоматизована інформаційна система прийняття електронних документів Фонду протягом строку, визначеного в пункті 5.1 цього розділу, здійснює такі функції:
перевіряє достовірність накладеного на першу квитанцію електронного цифрового підпису посередника. У разі позитивного результату перевірки засвідчує першу квитанцію своїм електронним цифровим підписом та надсилає один примірник посереднику, а другий зберігає в себе;
здійснює перевірки, зазначені в абзацах другому — четвертому пункту 5.2 цього розділу;
формує другу квитанцію, в якій фіксує результати перевірки електронного документа, що засвідчує факт і час відправлення електронного документа адресату, і надсилає його страхувальнику через посередника.
Одержувач відправляє третю квитанцію страхувальникові через посередника.
5.6. Датою подання електронного документа вважається дата, зафіксована в першій квитанції до електронного документа, за яким страхувальником отримано третю квитанцію з повідомленням про прийняття (неприйняття) електронного документа.
Електронний документ, на який страхувальником не було отримано третю квитанцію, прийнятим не вважається.
VI. ВЗАЄМОДІЯ СУБ'ЄКТІВ У СИСТЕМІ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
6.1. Для подання електронних документів страхувальник може використовувати на договірній основі послуги посередника за умови сумісності програмно-технічних засобів.
6.2. Посередник надає послуги відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».
6.3. Для включення до системи електронного документообігу Фонду посереднику потрібно:
мати власний регламент — документ, що визначає порядок здійснення посередником своїх функцій відповідно до чинного законодавства України;
використовувати для виконання своїх функцій інформаційно-телекомунікаційну систему, що має впроваджену комплексну систему захисту інформації з підтвердженою відповідністю.
VII. ЗБЕРІГАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ
7.1. Адресат і страхувальник забезпечують зберігання електронних документів відповідно до чинного законодавства України.
7.2. Строк зберігання електронних документів має бути не менше строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері.
Заступник директора Виконавчої дирекції Фонду соціального страхування
з тимчасової втрати працездатності С. Бєльчик
КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ
ЗАТВЕРДЖЕНО ПОРЯДОК ПОДАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ ДО ФСС ТВП
Постановою, що коментується, затверджено Порядок подання страхувальниками електронних документів до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — Порядок).
З 19.08.2011 р. спрощено процедуру подання документів до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — ФСС ТВП): тепер страхувальник може подавати їх в електронному вигляді. Згідно з п. 3.1 Порядку спосіб подання документів визначається страхувальником добровільно. Подання електронних документів дає право не подавати такий самий паперовий документ.
Якщо страхувальник прийняв рішення про подання звітів до ФСС ТВП в електронному вигляді, то йому необхідно насамперед установити спеціалізоване програмне забезпечення. Його можна безкоштовно скачати на офіційному сайті ФСС ТВП.
Слід зауважити, що електронні документи з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом (далі — ЕЦП), є оригіналами та мають юридичну силу.
Необхідно звернути увагу на особливості проставляння ЕЦП, який здійснюється в такому порядку: перший підпис — головного бухгалтера (бухгалтера), другий — керівника (директора), третій є аналогом відбитка печатки страхувальника. Якщо на підприємстві немає посади бухгалтера, то ЕЦП першим ставить керівник, а другим підписом є аналог відбитка печатки страхувальника. У фізичної особи — підприємця першим є ЕЦП фізичної особи — підприємця, другим — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки фізичної особи — підприємця (за наявності).
Дія Порядку поширюється на такі документи:
— звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП — звіт страхувальника по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням;
— звіт за формою Ф14-ФСС з ТВП — звіт страхувальника про путівки на санаторно-курортне лікування та путівки до дитячих закладів оздоровлення;
— заява-розрахунок — заява-розрахунок для надання матеріального забезпечення за рахунок коштів ФСС ТВП.
Для передачі електронних документів можна скористатися послугами посередника.
Приймання електронної звітності здійснюється в декілька етапів. Розглянемо їх у таблиці.
| № з/п | Страхувальник подає документи | |
| самостійно | через посередника | |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | ФСС ТВП отримує електронний документ |
|
| 2 | ФСС ТВП формує першу квитанцію та надсилає | ФСС ТВП перевіряє достовірність накладеного на першу квитанцію ЕЦП посередника. |
| ФСС ТВП перевіряє: цілісність, наявність вірусів та відповідність уніфікованому формату, наявність помилок в електронному документі | ||
| 3 | ФСС ТВП формує другу квитанцію, в якій описує результати перевірки електронного документа, що засвідчує факт і час відправлення адресату. У разі виявлення помилок та невідповідностей в електронному документі він не приймається. Друга квитанція складається із зазначенням причини неприйняття документа. Після цього другу квитанцію: | |
| безпосередньо передають страхувальнику | передають страхувальнику через посередника | |
| 4 | У ті самі строки, що й для документів на паперових носіях, ФСС ТВП здійснює повну перевірку та прийняття електронного документа. Після цього ФСС ТВП складає третю квитанцію, що передається: | |
| безпосередньо страхувальнику | страхувальнику через посередника | |
Датою подання
електронного документа вважається дата, зафіксована в першій квитанції, за якою отримано третю квитанцію. Якщо за першою квитанцією немає третьої квитанції з повідомленням про прийняття, то документ не вважається прийнятим.Уся інформація з приводу форми, формату, особливостей приймання електронних документів оприлюднюється на офіційному веб-сайті ФСС ТВП
(www.fsе.gov.ua).
Юлія МІШАЄВА, економіст-аналітик
Видавничого будинку «Фактор»
