Порядок отражения в Налоговом расчете по форме № 1ДФ «переходящих» отпускных

Прежде чем определить, как необходимо отражать в Налоговом расчете по форме № 1ДФ сумму «переходящих» отпускных, вся сумма которых начислена и выплачена в отчетном квартале, при этом часть отпуска приходится на следующий за отчетным квартал, рассмотрим, каким образом сумма таких отпускных должна быть обложена налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ).

Так, согласно абзацу третьему п.п. 169.4.1 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) в случае, если налогоплательщик получает доходы в виде заработной платы за период ее сохранения согласно законодательству, в том числе за период отпуска или пребывания налогоплательщика на больничном, то с целью определения предельной суммы дохода, дающего право на получение налоговой социальной льготы, и в других случаях их налогообложения такие доходы (их части) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления.

Таким образом, сумма «переходящих» отпускных должна быть распределена по соответствующим месяцам , в течение которых работник будет находиться в отпуске, только лишь с целью:

— определения предельной суммы зарплаты, дающей право на получение налоговой социальной льготы (далее — НСЛ). Напомним, что в 2012 году предельная сумма зарплаты, к которой применяется НСЛ, составляет 1500 грн., в случае получения права на НСЛ на детей предельная сумма зарплаты одного из родителей определяется как произведение 1500 грн. и количества детей;

— в других случаях налогообложения. Это прямо касается порядка применения ставок НДФЛ 15 % и 17 %. Напомним, что согласно п. 167.1 НКУ в случае, если база налогообложения в календарном месяце превышает десятикратный размер минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января отчетного налогового года (в 2012 году — 10730 грн.), к сумме такого превышения применяется ставка 17 %.

Как видим, никакого другого требования, в частности касающегося заполнения Налогового расчета по форме № 1ДФ, п.п. 169.4.1 НКУ не выдвигает.

Теперь перейдем к рассмотрению порядка заполнения Налогового расчета по форме № 1ДФ. Напомним, что Налоговый расчет по форме № 1ДФ заполняется в соответствии с Порядком заполнения и предоставления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного из них налога, утвержденным приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1020 (далее — Порядок № 1020).

Согласно п. 3.2 Порядка № 1020 в графе 3а «Сума нарахованого доходу» отражается (за отчетный квартал) доход, начисленный физическому лицу в соответствии с признаком дохода согласно справочнику признаков доходов. В случае начисления дохода его отражение в графе 3а является обязательным независимо от того, выплачены такие доходы или нет.

В графе 3 «Сума виплаченого доходу» отражается сумма фактически выплаченного дохода налогоплательщику налоговым агентом.

В графе 4а «Сума нарахованого податку» отражается сумма налога, начисленного и удержанного с дохода, начисленного налогоплательщику согласно законодательству.

В графе 4 «Сума перерахованого податку» отражается фактическая сумма перечисленного налога в бюджет.

Таким образом, в случае, если в отчетном квартале работнику начислена сумма отпускных, в том числе и за следующий месяц, приходящийся на следующий отчетный квартал, то вся сумма «переходящих» отпускных и вся сумма начисленного и удержанного НДФЛ должны быть отражены в текущем отчетном квартале.

Рассмотрим условный числовой пример.

Пример. Работник ушел в отпуск с 2 4 сентября 2012 года на 24 календарных дня. Отпускные начислены в сентябре в сумме 1092 грн. за все 24 календарных дня отпуска. Работник пользуется правом на налоговую социальную льготу в размере 536,50 грн.

Данные о начисленном доходе за 3 квартал 2012 года приведем в таблице.

Приведем расчет суммы НДФЛ с суммы зарплаты за июль 2012 года:

(1400 - 1400 x 3,6 % - 536,50) x 0,15 = 121,97 (грн.),

где 3,6 % — ставка единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, удерживаемого с заработной платы работника;

536,50 грн. — сумма НСЛ, на которую имеет право работник, поскольку его зарплата не превышает 1500 грн.

Такая же сумма НДФЛ начислена с заработной платы за август 2012 года.

Что касается суммы НДФЛ, удерживаемой с дохода за сентябрь 2012 года, то прежде чем ее найти, сумму «переходящих» отпускных необходимо распределить по соответствующим месяцам (сентябрь и октябрь 2012 года) с целью определения суммы зарплаты за соответствующий месяц, которую необходимо сравнить с предельной суммой зарплаты (1500 грн.).

Так, сумма зарплаты и отпускных, приходящихся на сентябрь 2012 года, составит:

1050,00 + 318,50 = 1368,50 (грн.).

Поскольку сумма зарплаты и отпускных за сентябрь 2012 года не превышает 1500 грн., то в данном месяце работник имеет право на НСЛ в размере 536,50 грн.

Сумма НДФЛ с зарплаты и отпускных за сентябрь 2012 года составит:

(1368,50 - 49,27 - 536,50) x 0,15 = 117,41 (грн.).

Из части суммы отпускных, которая приходится на октябрь 2012 года (773,50 грн.), при ее начислении и выплате в сентябре 2012 года, необходимо удержать НДФЛ без применения НСЛ, поскольку в момент выплаты отпускных еще неизвестна полностью сумма зарплаты за октябрь 2012 года. Напомним, что НСЛ применяется к заработной плате в целом за соответствующий месяц.

Сумма НДФЛ с части отпускных, приходящихся на октябрь 2012 года, составит:

(773,50 - 27,85) x 0,15 = 111,85 (грн.).

Общая сумма зарплаты и отпускных, начисленная в сентябре, составляет:

1050,00 + 1092,00 = 2142,00 (грн.).

Общая сумма НДФЛ, начисленная в сентябре, составляет:

117,41 + 111,85 = 229,26 (грн.).

Сумма начисленной зарплаты и отпускных за 3 квартал 2012 года составляет:

1400 + 1400 + 2142,00 = 4942,00 (грн.).

Сумма начисленного НДФЛ за 3 квартал 2012 года составляет:

121,97 + 121,97 + 229,26 = 473,20 (грн.).

Приведем фрагмент Налогового расчета по форме № 1ДФ, иллюстрирующий порядок отражения зарплаты работника, в том числе сумму «переходящих» отпускных, за 3 квартал 2012 года.

Фрагмент Налогового расчета по форме № 1ДФ за 3 квартал 2012 года