Порядок відображення в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ «перехідних» відпускних

Перш ніж визначити, як слід відображати в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ суму «перехідних» відпускних, усю суму яких нараховано та виплачено у звітному кварталі, а при цьому частина відпустки припадає на наступний звітний квартал, визначимо, як суму таких відпускних має бути обкладено податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО).

Так, згідно з абзацом третім п.п. 169.4.1 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) у разі, якщо платник податку отримує доходи у вигляді заробітної плати за період її збереження відповідно до законодавства, у тому числі за період відпустки чи перебування платника податку на лікарняному, то з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання податкової соціальної пільги, та в інших випадках їх оподаткування такі доходи (їх частини) відносять до відповідних податкових періодів їх нарахування.

Таким чином, суму «перехідних» відпускних має бути розподілено за відповідними місяцями, протягом яких працівник перебуватиме у відпустці, лише з метою:

— визначення граничної суми зарплати, що дає право на застосування податкової соціальної пільги (далі — ПСП). Нагадаємо, що у 2012 році гранична сума зарплати, до якої застосовується ПСП, становить 1500 грн., а в разі отримання права на ПСП на дітей гранична сума зарплати одного з батьків визначається як добуток 1500 грн. та кількості дітей;

— в інших випадках оподаткування. Це прямо стосується порядку застосування ставок ПДФО 15 і 17 %. Нагадаємо, що згідно з п. 167.1 ПКУ в разі, якщо база оподаткування в календарному місяці перевищує десятикратний розмір мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня звітного податкового року (у 2012 році — 10730 грн.), до суми такого перевищення застосовується ставка 17 %.

Як бачимо, жодної іншої вимоги, зокрема щодо заповнення Податкового розрахунку за формою № 1ДФ, п.п. 169.4.1 ПКУ не висуває.

Тепер перейдемо до розгляду порядку заповнення Податкового розрахунку за формою № 1ДФ. Нагадаємо, що такий Податковий розрахунок заповнюється відповідно до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1020.

Згідно з п. 3.2 цього Порядку в графі 3а «Сума нарахованого доходу» відображається (за звітний квартал) дохід, нарахований фізичній особі відповідно до ознаки доходу на підставі довідника ознак доходів. У  разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов’язковим незалежно від того, виплачено такі доходи чи ні.

У графі 3 «Сума виплаченого доходу» зазначається сума доходу, фактично виплаченого платнику податку податковим агентом.

У графі 4а «Сума нарахованого податку» наводиться сума податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку відповідно до законодавства.

У графі 4 «Сума перерахованого податку» відображається фактична сума перерахованого до бюджету податку.

Таким чином, у разі якщо у звітному кварталі працівнику нараховано суму відпускних, у тому числі й за наступний місяць, що припадає на наступний звітний квартал, то всю суму «перехідних» відпускних та всю суму нарахованого та утриманого ПДФО має бути відображено в поточному звітному кварталі.

Розглянемо умовний числовий приклад.

Приклад. Працівник пішов у відпустку з 24 вересня 2012 рік на 24 календарні дні. Відпускні нараховано у вересні в сумі 1092 грн. за всі 24 календарні дні відпустки. Працівник користується правом на ПСП у розмірі 536,50 грн.

Дані про нарахований дохід за 3 квартал 2012 року наведемо в таблиці.

Наведемо розрахунок суму ПДФО із суми зарплати за липень 2012 року:

(1400 - 1400 x 3,6 % - 536,50) x 0,15 = 121,97 (грн.),

де 3,6 % — ставка єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, що утримується із заробітної плати працівника;

536,50 грн. — сума ПСП, на яку має право працівник, оскільки його зарплата не перевищує 1500 грн.

Саме таку суму ПДФО нараховано із заробітної плати за серпень 2012 року.

Що стосується суми ПДФО, яка утримується з доходу за вересень, то перш ніж її знайти, суму «перехідних» відпускних необхідно розподілити за відповідними місяцями (вересень і жовтень 2012 року) з метою визначення суми зарплати за відповідний місяць, яку необхідно порівняти з граничною сумою зарплати (1500 грн.).

Так, сума зарплати і відпускних, що припадають на вересень 2012 року, становитиме:

1050,00 + 318,50 = 1368,50 (грн.).

Оскільки сума зарплати і відпускних за вересень 2012 року не перевищує 1500 грн., то в цьому місяці працівник має право на ПСП у розмірі 536,50 грн.

Сума ПДФО із зарплати і відпускних за вересень 2012 року дорівнюватиме:

(1368,50 - 49,27 - 536,50) x 0,15 = 117,41 (грн.).

Із частини суми відпускних, що припадає на жовтень (773,50 грн.), при її нарахуванні та виплаті у вересні 2012 року необхідно утримати ПДФО без застосування ПСП, оскільки в момент виплати відпускних ще не відома повністю сума зарплати за жовтень 2012 року. Нагадаємо, що ПСП застосовується до заробітної плати в цілому за відповідний місяць.

Сума ПДФО із частини відпускних, що припадають на жовтень 2012 року, складе:

(773,50 - 27,85) x 0,15 = 111,85 (грн.).

Загальна сума зарплати і відпускних, нарахована у вересні 2012 року, дорівнює:

1050,00 + 1092,00 = 2142,00 (грн.).

Загальна сума ПДФО, нарахована у вересні 2012 року, становить:

117,41 + 111,85 = 229,26 (грн.).

Сума нарахованої зарплати і відпускних за 3 квартал 2012 року дорівнює:

1400 + 1400 + 2142,00 = 4942,00 (грн.).

Сума нарахованого ПДФО за 3 квартал 2012 року становить:

121,97 + 121,97 + 229,26 = 473,20 (грн.).

Наведемо фрагмент Податкового розрахунку за формою № 1ДФ, що ілюструє порядок відображення зарплати працівника, у тому числі суму «перехідних» відпускних, за 3 квартал 2012 року.

Фрагмент Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 3 квартал 2012 року