Об исчислении средней заработной платы для расчета больничных

Исполнительная дирекция Фонда рассмотрела <…> обращение в Министерство социальной политики Украины об исчислении средней заработной платы для расчета материального обеспечения и в рамках своей компетенции сообщает, что исчисление средней заработной платы для расчета пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам осуществляется в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 26.09.2001 г. № 1266 (далее — Порядок).

В соответствии с пп. 7 — 9 Порядка средняя заработная плата застрахованного лица исчисляется исходя из начисленной заработной платы по видам выплат, включающим основную и дополнительную заработную плату, другие поощрительные и компенсационные выплаты (в том числе в натуральной форме), которые определяются согласно нормативно-правовым актам, принятым в соответствии с Законом Украины «Об оплате труда», и подлежат обложению налогом с доходов физических лиц в границах предельной суммы месячной заработной платы, на которую начисляются страховые взносы на общеобязательное государственное социальное страхование в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением. Все выплаты, с которых уплачены страховые взносы при исчислении средней заработной платы для расчета страховых выплат, включаются в том месяце, в котором они были начислены.

Подпунктом 4.3.3 Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной постановлением Пенсионного фонда Украины от 27.09.2010 г. № 21-5, предусмотрено, если начисление заработной платы осуществляется за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, они включаются в заработную плату того месяца, в котором были осуществлены начисления.

Согласно п. 5 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996 хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

Особенности учета и отражения фонда оплаты труда определены в Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5 (далее — Инструкция). Согласно п.п. 1.6.2 Инструкции, если начисления фонда оплаты труда осуществляются за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, они отражаются в фонде оплаты труда того месяца, в котором были осуществлены начисления.

Таким образом, законодательно определен период отражения фонда оплаты труда в первичном документе бухгалтерского учета, который содержит сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее осуществление.

В соответствии с п. 14 Порядка среднедневная заработная плата для расчета пособия по временной нетрудоспособности исчисляется путем деления начисленной за расчетный период заработной платы, с которой уплачивались страховые взносы, на количество отработанных рабочих дней в расчетном периоде.

Следовательно, в январе и феврале 2012 года при исчислении средней заработной платы для расчета пособия по временной нетрудоспособности учитывается заработная плата в размере, в котором она была начислена и на которую был начислен единый взнос, а также учитываются фактически отработанные дни в этих месяцах.

Если работник болел в марте 2012 года и ему была начислена заработная плата в январе в сумме 800,00 грн. за 4 рабочих дня, а в феврале ему была начислена заработная плата за 1 рабочий день в сумме 200,00 грн. и доначислена заработная плата за 10 рабочих дней января на сумму 2000,00 грн., то при расчете пособия по временной нетрудоспособности в таком случае к расчету берется начисленная заработная плата в январе — 800,00 грн., в феврале — 200,00 грн. и доначисленная заработная плата в феврале за январь — 2000,00 грн. и 15 фактически отработанных рабочих дней в расчетном периоде, а при расчете пособия по временной нетрудоспособности в случае сторнирования заработной платы учитывается начисленная заработная плата в январе и феврале за минусом сторнированной заработной платы за январь и фактически отработанные 6 рабочих дней расчетного периода.

В расчетный период при исчислении средней заработной платы для расчета пособия по беременности и родам включаются все выплаты, с которых уплачены страховые взносы, в том месяце, в котором они были начислены.

В соответствии с пп. 3, 4 Порядка расчетным периодом, за который исчисляется средняя заработная плата для расчета страховых выплат, является период работы по последнему основному месту работы перед наступлением страхового случая, в течение которого застрахованное лицо работало и уплачивало страховые взносы или за него уплачивались страховые взносы. Таким периодом являются последние шесть календарных месяцев (с первого до первого числа), предшествующие месяцу, в котором наступил страховой случай.

Месяцы расчетного периода (с первого до первого числа), в которых застрахованное лицо не работало по уважительным причинам (временная нетрудоспособность, отпуск в связи с беременностью и родами, отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и шестилетнего возраста по медицинскому заключению), исключаются из расчетного периода.

Таким образом, если застрахованное лицо после завершения у него отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста приступило к работе 20 января 2012 года, то при исчислении средней заработной платы для расчета пособия по страховому случаю, наступившему у него в апреле 2012 года, январь 2012 года не исключается из расчетного периода и к расчету берется его часть.

Что касается распределения оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя между разными источниками финансирования, то в соответствии с п. 8 Порядка оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности в результате заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, за счет средств предприятия, учреждения, организации, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 06.05.2001 г. № 439, разъяснения по применению этого Порядка дает Министерство социальной политики Украины.

Заместитель директора
Т. Нагорная

Прежде чем прокомментировать данное письмо приведем вопросы, которые были заданы и на которые получены ответы от специалистов Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд).

Напомним, что расчет больничных и пособия по беременности и родам производится согласно Порядку исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденному постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266 (далее — Порядок № 1266).

Вопрос 1. В одном из месяцев расчетного периода для расчета больничных был произведен перерасчет суммы зарплаты в связи с выявленной ошибкой в определении отработанного времени за предыдущие месяцы.

Какие рабочие дни и заработную плату необходимо учитывать для расчета средней зарплаты с целью определения больничных?

Пример 1. Работник болел в марте 2012 года. Расчетный период: январь — февраль 2012 года. Начислено в расчетном периоде:

Пример 2. Работник болел в марте 2012 года. Расчетный период: январь — февраль 2012 года. Начислено в расчетном периоде:

Для того чтобы ответить на вопрос, как рассчитывать среднюю зарплату для определения суммы больничных в случае, когда корректируется сумма заработной платы, а также выясняются обстоятельства по изменению фактически отработанных рабочих дней, необходимо обратиться к положениям Порядка № 1266 относительно алгоритма расчета таких показателей, как:

— сумма заработной платы, начисленная за расчетный период, включаемая в расчет средней зарплаты;

— количество рабочих дней, отработанных за расчетный период.

Что касается первого показателя, то как было справедливо отмечено специалистами Фонда в комментируемом письме, согласно пп. 7 — 9 Порядка № 1266 средняя зарплата исчисляется исходя из начисленной зарплаты по видам выплат, включающим основную и дополнительную зарплату, прочие поощрительные и компенсационные выплаты (в том числе в натуральной форме), которые определяются согласно Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5 (далее — Инструкции № 5), подлежат обложению налогом на доходы и облагаются в пределах максимальной величины единым взносом на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ).

Таким образом, все выплаты, с которых уплачен ЕСВ, включаются в расчет средней зарплаты в том месяце, в котором их было начислено.

Кроме того, в соответствии с п.п. 4.3.3 Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной постановлением ПФУ от 27.09.2010 г. № 21-5, а также в соответствии с п.п. 1.6.2 Инструкции № 5 в случае, если начисление заработной платы осуществляется за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, обнаружением ошибок, они включаются в заработную плату того месяца, в котором были произведены начисления.

То есть вывод такой: с какой суммы зарплаты (пусть даже ошибочно завышенной или ошибочно заниженной) был уплачен ЕСВ, такую сумму зарплаты и необходимо включить в расчет средней.

Теперь рассмотрим порядок определения второго показателя — количества фактически отработанных рабочих дней.

Согласно п. 14 Порядка № 1266 среднедневная зарплата для расчета пособия по временной нетрудоспособности исчисляется путем деления начисленной за расчетный период зарплаты, с которой уплачивались страховые взносы, на количество отработанных рабочих дней в расчетном периоде.

Таким образом, в расчет количества рабочих дней за расчетный период должны быть включены те рабочие дни, которые фактически отработаны. Поэтому при расчете общего количества фактически отработанных дней за расчетный период должны быть учтены те корректировки, которые выявлены либо из-за ошибок кадровой службы, либо в связи со вновь выявленными обстоятельствами (например, работнику в табеле учета рабочего времени проставили рабочие дни, а он в этот период болел).

Значит, правильный расчет средней зарплаты в приведенных примерах таков:

Пример 1. Средняя зарплата: (800 + 2000 + 200) : (4 + 10 + 1) = 200 грн.

Пример 2. Средняя зарплата: (1800 - 800 + 200) : (9 - 4 + 1) = 200 грн.

Кстати, на указанном выше основании перерасчет сумм больничных, которые были начислены бюджетными учреждениями и организациями с января по март 2013 года, в связи с установлением новых должностных окладов с 1 января 2013 года согласно постановлению КМУ «О повышении оплаты труда работников учреждений, заведений и организаций отдельных отраслей бюджетной сферы» от 27.03.2013 г. № 197 не производится.

Вопрос 2. Расчетным периодом для определения пособия по беременности и родам является январь — июнь. В июне работнице ошибочно была завышена/занижена заработная плата, с которой уплачен ЕСВ. В июле эта ошибка была исправлена и отсторнирована/доначислена зарплата.

Как в этом случае правильно рассчитать среднюю зарплату?

Вышеизложенный подход к исправлению ошибок по начисленной зарплате и их влиянию на исчисление средней зарплаты для расчета больничных справедлив и при исчислении средней зарплаты для расчета пособия по беременности и родам.

Специалисты Фонда в комментируемом письме отметили — в расчетный период для исчисления средней зарплаты для расчета пособия по беременности и родам включаются все выплаты, с которых уплачен ЕСВ, в том месяце, в котором их начислили.

Таким образом, если в июне была неправильно начислена зарплата (либо завышена, либо занижена), именно ее сумма пойдет в расчет средней зарплаты для расчета пособия по беременности и родам. Поскольку как раз с этой суммы была уплачена сумма ЕСВ за такой месяц.

Что касается определения количества календарных дней за расчетный период, то следует учесть, что согласно абзацу третьему п. 14 Порядка № 1266 количество календарных дней за расчетный период определяется без учета календарных дней, не отработанных по уважительным причинам:

— временная нетрудоспособность;

— отпуск в связи с беременностью и родами;

— отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего и шестилетнего возраста по медицинскому заключению.

Поэтому в случае, если в расчетном периоде уточнялись дни именно в связи с вышеуказанными причинами, необходимо это учесть при расчете пособия по беременности и родам.

Приведем условный числовой пример. Расчетным периодом для расчета пособия по беременности и родам является октябрь 2012 года — март 2013 года. Работница идет в отпуск в связи с беременностью и родами с 22.04.2013 г. За расчетный период работнице начислена сумма зарплаты, с которой уплачен ЕСВ, в размере 12000 грн. В последнем месяце расчетного периода ей ошибочно была начислена зарплата за все рабочие дни в размере 2000 грн. Вместе с тем с 22.03.2013 г. по 01.04.2013 г. она находилась на больничном.

Рассчитаем сумму средней зарплаты для определения пособия по беременности и родам.

Сумма зарплаты, включаемая в расчет средней зарплаты, — 12000 грн.

Количество календарных дней, принимаемых в расчет средней зарплаты, за расчетный период: 31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31 - 10 = 172.

Средняя зарплата составила: 12000 : 172 = 69,77 грн.

Пособие по беременности и родам составит: 69,77 x 126 = 8791,02 грн.

Вопрос 3. После пребывания в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста работница вышла на работу 20 января. Страховой случай наступил в апреле.

Включать ли в расчетный период для оплаты больничного не полностью отработанный январь?

При решении данного вопроса необходимо четко исходить из положений Порядка № 1266. Поскольку работница, находясь в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, продолжает пребывать в трудовых отношениях с работодателем, расчетным периодом для нее является октябрь — март.

Согласно п. 4 Порядок № 1266 месяцы расчетного периода (с первого до первого числа), в которых застрахованное лицо не работало по уважительным причинам (временная нетрудоспособность, отпуск в связи с беременностью и родами, отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста или шестилетнего возраста по медицинскому заключению) исключается из расчетного периода. Таким образом, из расчетного периода (октябрь — март) полностью исключаются октябрь — декабрь.

Остаются такие месяцы расчетного периода: январь — март.

В соответствии с п. 14 Порядка № 1266 среднедневная зарплата для расчета больничных исчисляется путем деления начисленной за расчетный период заработной платы, с которой уплачивались страховые взносы, на количество отработанных рабочих дней в расчетном периоде.

Таким образом, для расчета средней зарплаты для определения суммы больничных необходимо общую сумму зарплаты, начисленную работнице за январь — март, разделить на количество рабочих дней, которые работница отработала за расчетный период (январь — март).

Вопрос 4. В бюджетном учреждении работник работает по основному месту работы и по совместительству. При этом оплата труда осуществляется из разных источников: по основному месту работы зарплата выплачивается из общего фонда сметы, а по совместительству — из спецфонда.

Как распределить оплату первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя между различными источниками оплаты труда?

На данный вопрос, к сожалению, специалисты Фонда ничего не ответили.

В сложившейся ситуации, по нашему мнению, логично было бы распределить первые пять дней временной нетрудоспособности между источниками финансирования пропорционально сумме всей заработной платы по основному месту работы и сумме всей заработной платы по совместительству.

Например, сумма оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности составила 600 грн. Общая сумма зарплаты (в том числе надбавки и доплаты) по основному месту работы составляет 1800 грн., общая сумма зарплаты по внутреннему совместительству — 840 грн.

Распределение первых пяти дней временной нетрудоспособности таково:

600 x 1800 : 2640 = 409,09 грн. — выплачивается за счет общего фонда;

600 x 840 : 2640 = 190,91 грн. — выплачивается за счет специального фонда.

Татьяна РУДАЯ, главный редактор
(e-mail: t.rudaya@id.factor.ua)