Щодо обчислення середньої заробітної плати для розрахунку лікарняних

Виконавча дирекція Фонду розглянула <…> звернення до Міністерства соціальної політики України щодо обчислення середньої заробітної плати для розрахунку матеріального забезпечення та в межах
своєї компетенції повідомляє, що обчислення середньої заробітної плати для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах здійснюється відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 р. № 1266 (далі — Порядок).

Відповідно до пп. 7—9 Порядку середня заробітна плата застрахованої особи обчислюється виходячи з нарахованої заробітної плати за видами виплат, що включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати (у тому числі в натуральній формі), які визначаються згідно з нормативно-правовими актами, прийнятими відповідно до Закону України «Про оплату праці», та підлягають обкладанню податком з доходів фізичних осіб у межах граничної суми місячної заробітної плати, на яку нараховуються страхові внески на загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням. Усі виплати, з яких сплачено страхові внески під час обчислення середньої заробітної плати для розрахунку страхових виплат, включаються в тому місяці, в якому їх було нараховано.

Підпунктом 4.3.3 Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої постановою Пенсійного фонду України від 27.09.2010 р. № 21-5, передбачено: якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони включаються до заробітної плати того місяця, у якому були здійснені нарахування.

Згідно з п. 5 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996 господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Особливості обліку та відображення фонду оплати праці визначені в Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5 (далі — Інструкція). Згідно з п.п. 1.6.2 Інструкції, якщо нарахування фонду оплати праці здійснюються за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони відображаються у фонді оплати праці того місяця, у якому були здійснені нарахування.

Таким чином, законодавчо визначено період відображення фонду оплати праці у первинному документі бухгалтерського обліку, який містить відомості про господарську операцію і підтверджує її здійснення.

Відповідно до п. 14 Порядку середньоденна заробітна плата для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період заробітної плати, з якої сплачувалися страхові внески, на кількість відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді.

Отже, у січні та лютому 2012 року при обчисленні середньої заробітної плати для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності враховується заробітна плата у розмірі, в якому вона була нарахована та на яку було нараховано єдиний внесок, а також враховуються фактично відпрацьовані дні у цих місяцях.

Якщо працівник хворів у березні 2012 року і йому була нарахована заробітна плата у січні в сумі 800,00 грн. за 4 робочих дні, а у лютому йому було нараховано заробітну плату за 1 робочий день у сумі 200,00 грн. та донараховано заробітну плату за 10 робочих днів січня на суму 2000,00 грн., то при розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності у такому разі до розрахунку береться нарахована заробітна плата у січні — 800,00 грн., у лютому — 200,00 грн. та донарахована заробітна плата у лютому за січень — 2000,00 грн. та 15 фактично відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді, а при розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності у випадку сторнування заробітної плати — враховується нарахована заробітна плата у січні та лютому за мінусом сторнованої заробітної плати за січень та фактично відпрацьовані 6 робочих днів розрахункового періоду.

До розрахункового періоду при обчисленні середньої заробітної плати для розрахунку допомоги по вагітності та пологах включаються усі виплати, з яких сплачено страхові внески, в тому місяці, в якому їх було нараховано.

Відповідно до пп. З, 4 Порядку розрахунковим періодом, за який обчислюється середня заробітна плата для розрахунку страхових виплат, є період роботи за останнім основним місцем роботи перед настанням страхового випадку, протягом якого застрахована особа працювала та сплачувала страхові внески або за неї сплачувалися страхові внески. Таким періодом є останні шість календарних місяців (з першого до першого числа), що передують місяцю, в якому настав страховий випадок.

Місяці розрахункового періоду (з першого до першого числа), в яких застрахована особа не працювала з поважних причин (тимчасова непрацездатність, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком), виключаються з розрахункового періоду.

Отже, якщо застрахована особа після закінчення у неї відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку приступила до роботи 20 січня 2012 року, то при обчисленні середньої заробітної плати для розрахунку допомоги по страховому випадку, який настав у неї у квітні 2012 року, січень 2012 року не виключається з розрахункового періоду і до розрахунку береться його частина.

Що стосується розподілу оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця між різними джерелами фінансування, то відповідно до п. 8 Порядку оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів підприємства, установи, організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 06.05.2001 р. № 439, роз’яснення щодо застосування цього Порядку дає Міністерство соціальної політики України.

Заступник директора Т. Нагорна

Перш ніж прокоментувати цей лист, наведемо поставлені запитання, на які отримано відповіді від фахівців Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

Нагадаємо, що розрахунок лікарняних і допомоги по вагітності та пологах здійснюється відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266 (далі — Порядок № 1266).

Запитання 1. В одному з місяців розрахункового періоду для розрахунку лікарняних було проведено перерахунок суми зарплати у зв’язку з виявленням помилки у визначенні відпрацьованого часу за попередні місяці.

Які робочі дні та заробітну плату необхідно враховувати для розрахунку середньої зарплати з метою визначення лікарняних?

Приклад 1. Працівник хворів у березні 2012 року. Розрахунковий період: січень — лютий 2012 року. Нараховано в розрахунковому періоді:

Приклад 2. Працівник хворів у березні 2012 року. Розрахунковий період: січень — лютий 2012 року. Нараховано в розрахунковому періоді:

Для відповіді на запитання, як розраховувати середню зарплату для визначення суми лікарняних у разі, коли коригується сума заробітної плати, а також з’ясовуються обставини щодо зміни фактично відпрацьованих робочих днів, необхідно звернутися до положень Порядку № 1266 стосовно алгоритму розрахунку таких показників, як:

— сума заробітної плати, нарахована за розрахунковий період, що включається до розрахунку середньої зарплати;

— кількість робочих днів, відпрацьованих за розрахунковий період.

Що стосується першого показника, то, як справедливо зазначалося фахівцями Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності в листі, що коментується, згідно з пп. 7 — 9 Порядку № 1266 середня зарплата обчислюється виходячи з нарахованої зарплати за видами виплат, які включають основну і додаткову зарплату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати (у тому числі в натуральній формі), що визначаються відповідно до Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5 (далі — Інструкція № 5), і підлягають обкладенню податком на доходи та обкладаються в межах максимальної величини єдиним внеском на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ).

Таким чином, усі виплати, з яких сплачено ЄСВ, уключаються до розрахунку середньої зарплати в тому місяці, в якому їх було нараховано.

Крім того, відповідно до п.п. 4.3.3 Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої постановою ПФУ від 27.09.2010 р. № 21-5, а згідно з п.п. 1.6.2 Інструкції № 5 у разі, якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, такі нарахування включаються до заробітної плати того місяця, в якому було здійснено нарахування.

Отже, висновок такий: з якої суми зарплати (нехай навіть помилково завищеної або помилково заниженої) було сплачено ЄСВ, таку суму зарплати й необхідно включити до розрахунку середньої.

Тепер розглянемо порядок визначення другого показника — кількості фактично відпрацьованих робочих днів.

Згідно з п. 14 Порядку № 1266 середньоденна зарплата для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період зарплати, з якої сплачувалися страхові внески, на кількість відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді.

Таким чином, до розрахунку кількості робочих днів за розрахунковий період має бути включено ті робочі дні, які фактично відпрацьовані. Тому при розрахунку загальної кількості фактично відпрацьованих днів за розрахунковий період має бути враховано ті коригування, які виникли або через помилки кадрової служби, або у зв’язку зі знову виявленими обставинами (наприклад, працівнику в табелі обліку робочого часу проставили робочі дні, а він у цей період хворів).

Отже, правильний розрахунок середньої зарплати в наведених прикладах такий:

Приклад 1. Середня зарплата: (800 + 2000 + 200) : (4 + 10 + 1) = 200 (грн.).

Приклад 2. Середня зарплата: (1800 - 800 + 200) : (9 - 4 + 1) = 200 (грн.).

До речі, на зазначеній вище підставі перерахунок сум лікарняних, які було нараховано бюджетними установами та організаціями із січня по березень 2013 року у зв’язку з установленням нових посадових окладів з 1 січня 2013 року згідно з постановою КМУ «Про підвищення оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» від 27.03.2013 р. № 197, не здійснюється.

Запитання 2. Розрахунковим періодом для визначення допомоги по вагітності та пологах є січень — червень. У червні працівниці помилково було завищено/занижено заробітну плату, з якої сплачено ЄСВ. У липні цю помилку було виправлено та відсторновано/донараховано зарплату.

Як у цьому випадку правильно розрахувати середню зарплату?

Викладений вище підхід до виправлення помилок щодо нарахованої зарплати та їх впливу на розрахунок середньої зарплати для розрахунку лікарняних є справедливим і при розрахунку середньої зарплати для розрахунку допомоги по вагітності та пологах.

Фахівці Фонду в листі, що коментується, відповіли: до розрахункового періоду для обчислення середньої зарплати для розрахунку допомоги по вагітності та пологах уключаються всі виплати, з яких сплачено ЄСВ, у тому місяці, в якому їх нарахували.

Таким чином, якщо у червні було неправильно нараховано зарплату (завищено чи занижено), саме її суми включатимуться до розрахунку середньої зарплати для розрахунку допомоги по вагітності та пологах, оскільки саме з цієї суми було сплачено за такий місяць суму ЄСВ.

Що стосується визначення кількості календарних днів за розрахунковий період, то слід ураховувати, що згідно з абзацом третім п. 14 Порядку № 1266 кількість календарних днів за розрахунковий період визначається без урахування календарних днів, не відпрацьованих з таких поважних причин, як:

— тимчасова непрацездатність;

— відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;

— відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку або шестирічного віку за медичним висновком.

Тому в разі якщо в розрахунковому періоді уточнювалися дні саме у зв’язку із зазначеними вище причинами, необхідно це враховувати при розрахунку допомоги по вагітності та пологах.

Наведемо умовний числовий приклад. Розрахунковим періодом для розрахунку допомоги по вагітності та пологах є жовтень 2012 року — березень 2013 року. Працівниця йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами з 22.04.2013 р. За розрахунковий період їй нараховано суму зарплати у розмірі 12000 грн., з якої сплачено ЄСВ. В останньому місяці розрахункового періоду їй помилково було нараховано зарплату за всі робочі дні в розмірі 2000 грн. Водночас з 22.03.2013 р. по 01.04.2013 р. вона перебувала на лікарняному.

Розрахуємо суму середньої зарплати для визначення допомоги по вагітності та пологах.

Сума зарплати, що включається до розрахунку середньої зарплати, становить 12000 грн.

Кількість календарних днів, що включається до розрахунку середньої зарплати, за розрахунковий період: 31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31 - 10 = 172.

Середня зарплата склала: 12000 : 172 = 69,77 (грн.).

Допомога по вагітності та пологах дорівнюватиме: 69,77 x 126 = 8791,02 (грн.).

Запитання 3. Після перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку працівниця вийшла на роботу 20 січня. Страховий випадок настав у квітні.

Чи включати до розрахункового періоду для оплати лікарняного не повністю відпрацьований січень?

При вирішенні цього питання необхідно чітко виходити з положень Порядку № 1266. Оскільки працівниця під час відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку продовжує перебувати у трудових відносинах з роботодавцем, розрахунковим періодом для неї є жовтень — березень.

Згідно з п. 4 цього Порядку місяці розрахункового періоду (з 1-го до 1-го числа), в яких застрахована особа не працювала з поважних причин (тимчасова непрацездатність, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку або шестирічного віку за медичним висновком) виключається з розрахункового періоду. Таким чином, із розрахункового періоду жовтень — березень повністю виключається період жовтень — грудень.

Залишаються такі місяці розрахункового періоду: січень — березень.

Відповідно до п. 14 Порядку № 1266 середньоденна зарплата для розрахунку лікарняних обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період заробітної плати, з якої сплачувалися страхові внески, на кількість відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді.

Таким чином, для розрахунку середньої зарплати для визначення суми лікарняних необхідно загальну суму зарплати, нараховану працівниці за січень — березень, поділити на кількість робочих днів, які працівниця відпрацювала за розрахунковий період (січень — березень).

Запитання 4. У бюджетній установі працівник працює за основним місцем роботи і за сумісництвом. При цьому оплата праці здійснюється з різних джерел: за основним місцем роботи зарплата виплачується із загального фонду кошторису, а за сумісництвом — зі спецфонду.

Як розподілити оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця між різними джерелами оплати праці?

На це запитання фахівці Фонду, на жаль, не відповіли.

У ситуації, що склалася, на нашу думку, логічно було б розподілити перші п’ять днів тимчасової непрацездатності між джерелами фінансування пропорційно сумі всієї заробітної плати за основним місцем роботи і сумі всієї заробітної плати за сумісництвом.

Наприклад, сума оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності склала 600 грн. Загальна сума зарплати (у тому числі надбавки й доплати) за основним місцем роботи становить 1800 грн., загальна сума зарплати за внутрішнім сумісництвом — 840 грн.

Розподіл перших п’яти днів тимчасової непрацездатності буде таким:

600 x 1800 : 2640 = 409,09 (грн.) — виплачується за рахунок загального фонду;

600 x 840 : 2640 = 190,91 (грн.) — виплачується за рахунок спеціального фонду.

Тетяна РУДА, головний редактор
(e-mail: t.rudaya@id.factor.ua)