О выдаче аванса и сроках подачи отчета об использовании средств

Министерство доходов и сборов Украины <…> относительно предоставления разъяснения по некоторым проблемным вопросам применения норм Налогового кодекса Украины сообщает следующее.

Пунктом 170.9 ст. 170 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) предусмотрено налогообложение сумм излишне израсходованных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленный срок.

Суммы и состав командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, установлены постановлением Кабинета Министров Украины от 02.02.2011 г. № 98 (далее — Постановление № 98). Во исполнение п. 12 Постановления № 98 приказом Министерства финансов Украины от 17.03.2011 г. № 362 изменена редакция Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция).

Указанная Инструкция является обязательной для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью или частично содержащихся (финансируемых) за счет бюджетных средств.

То есть бюджетное предприятие перед направлением работников в командировку обязательно должно выдать им аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные расходы (п. 5 раздела первого и п. 11 раздела второго Инструкции № 59).

Такую обязанность для небюджетных предприятий нормативные документы не устанавливают. Статьей 121 Кодекса законов о труде Украины предусмотрена только обязанность предприятия возместить понесенные работником в командировке расходы. То есть работник в командировке может нести расходы за счет собственных средств. А после возвращения с командировки предприятие должно возместить соответствующие расходы.

В то же время небюджетные предприятия могут закрепить обязанность выдавать аванс в собственном положении о командировке. Такая обязанность может устанавливаться также приказами о командировке.

Таким образом, другие предприятия и организации данный документ могут использовать в качестве вспомогательного (справочного).

После возвращения из командировки работник обязан предоставить (согласно Инструкции) отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 05.12.2012 г. № 1276 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» (далее — Порядок № 1276), при этом главным условием возмещения командировочных расходов является наличие оригиналов документов, подтверждающих стоимость таких расходов (билеты, квитанции, чеки, расчеты и т. п.).

То есть работнику, потратившему собственные средства на командировку, в случае подачи отчета об использовании средств на командировку согласно Порядку № 1276 и соответствующих документов, подтверждающих стоимость понесенных расходов, возмещаются командировочные расходы.

Таким образом, независимо от того, выдавался аванс на командировку, осуществлялись ли расходы во время командировки за собственные средства, работник предприятия обязан подать отчет об использованных средствах, выданных на командировку или под отчет, в сроки, установленные п.п. 170.9 ст. 170 НКУ.

По вопросу срока подачи работником отчета об израсходованных средствах во время командировки, снятых с корпоративной платежной карты предприятия, сообщаем следующее.

Действие п. 170.9 ст. 170 НКУ распространяется также на расходы, связанные с командировками или осуществлением некоторых гражданско-правовых действий, которые были оплачены с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов, с учетом следующих особенностей:

а) если во время служебных командировок командированное лицо — плательщик налога получил наличность с применением платежных карточек, он подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки;

б) если во время служебных командировок командированное лицо — плательщик налога применил платежные карточки для возврата расчетов в безналичной форме, а срок подачи плательщиком налога отчета об использовании выданных на командировку средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

Пунктом 2.12 главы 2 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 13.01.2005 г. под № 40/10320 (далее — Положение), определено, что физические лица — доверенные лица предприятий (юридических лиц), которые в соответствии с законодательством Украины получили наличность с текущего счета с применением корпоративного платежного средства, используют ее по назначению без оприходования в кассе. Указанные доверенные лица подают в бухгалтерию предприятия отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и в порядке, определенных для подотчетных лиц законодательством Украины, а также документы о получении наличности с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и т. п.) вместе с неизрасходованным остатком наличности.

Следовательно, если во время служебных командировок командированное лицо получило наличность с применением платежных карточек, в том числе с использованием личного специального платежного средства, оно подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки.

Первый заместитель Министра
С. Дериволков

Комментируемое письмо Миндоходов интересно своими выводами. Рассмотрим их.

1. Обязанности для небюджетных предприятий выдавать аванс работнику перед командировкой нормативные документы в настоящее время не содержат. Поэтому работник в командировке может нести расходы за счет собственных средств.

Этот вывод специалисты Миндоходов основывают на таких аргументах. Сумма и состав командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, установлены постановлением КМУ от 02.02.2011 г. № 98. Во исполнение п. 12 этого постановления приказом Минфина от 17.03.2011 г. № 362 изменена редакция Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59).

Указанная Инструкция является обязательной для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств.

Другими словами, бюджетное учреждение (организация) перед направлением работников в командировку обязательно должно выдать им аванс (п. 5 разд. 1 и п. 11 разд. 2 Инструкции № 59).

Что касается небюджетных предприятий, то в связи с тем, что на них действие положений Инструкции № 59 не распространяется, аванс перед командировкой работникам таких предприятий выдавать не обязательно. Более того, по мнению Миндоходов из ст. 121 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) следует, что предусмотрена только обязанность предприятия возместить понесенные работником расходы в командировке.

По нашему мнению, такой вывод является ошибочным. Считаем, что как бюджетное учреждение (организация), так и небюджетное предприятие обязаны перед командировкой выдать работнику аванс. Это прямо следует из положений абзаца второго ст. 121 КЗоТ. Процитируем первый и второй абзацы этой статьи:

«Работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками.

Работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда до места назначения и назад и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством».

2. Специалисты Миндоходов отметили, что если в командировке работник снял наличность с использованием платежной карточки, в том числе личной, то он должен подать авансовый отчет и вернуть остаток неиспользованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки.

Данный вывод налоговики делают на основании положений п.п. 170.9.3 Налогового кодекса Украины. Так, в случае, если расходы, связанные с командировкой, были оплачены с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов, необходимо знать, что:

1) в случае если во время служебной командировки командированное лицо — налогоплательщик получил наличные с применением платежных карточек, он подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки;

2) в случае если во время служебной командировки командированное лицо применило платежную карточку для проведения расчетов в безналичной форме, а срок предоставления налогоплательщиком отчета об использовании выданных на командировку средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

Отметим, что такой же вывод изложен в письме ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214.

Татьяна РУДАЯ, главный редактор
(e-mail: t.rudaya@id.factor.ua)