Щодо видачі авансу та строків подання звіту про використання коштів

Міністерство доходів і зборів України <…> щодо надання роз’яснення стосовно деяких проблемних питань застосування норм Податкового кодексу України повідомляє таке.

Пунктом 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) передбачено оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк.

Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, встановлено постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98 (далі — Постанова № 98). На виконання п. 12 Постанови № 98 наказом Міністерства фінансів України від 17.03.2011 р. № 362 змінено редакцію Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція).

Зазначена Інструкція є обов’язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

Тобто бюджетне підприємство перед направленням працівників у відрядження обов’язково має видати їм аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати (п. 5 розділу першого та п. 11 розділу другого Інструкції № 59).

Такого обов’язку для небюджетних підприємств нормативні документи не встановлюють . Статтею 121 Кодексу законів про працю України передбачено лише обов’язок підприємства відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати. Тобто працівник у відрядженні може нести витрати за рахунок власних коштів. А після повернення з відрядження підприємство має відшкодувати відповідні витрати.

Водночас небюджетні підприємства можуть закріпити обов’язок видавати аванс у власному положенні про відрядження. Такий обов’язок може встановлюватися також наказами про відрядження.

Таким чином, інші підприємства та організації даний документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний надати (згідно з Інструкцією) звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 05.12.2012 р. № 1276 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (далі — Порядок № 1276), при цьому головною умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналів документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки, квитанції, чеки, розрахунки тощо).

Тобто працівнику, який витратив власні кошти на відрядження, у разі подання звіту про використання коштів на відрядження згідно з Порядком № 1276 та відповідних документів, що підтверджують вартість понесених витрат, відшкодовуються витрати на відрядження.

Таким чином, незалежно від того, видавався аванс на відрядження чи витрати під час відрядження здійснювались за власні кошти, працівник підприємства зобов’язаний подати звіт про використані кошти, видані на відрядження або під звіт, у терміни, встановлені п. 170.9 ст. 170 ПКУ.

Щодо питання терміну подання працівником звіту про витрачені кошти під час відрядження, зняті з корпоративної платіжної картки підприємства, то повідомляємо наступне.

Дія п. 170.9 ст. 170 ПКУ поширюється також на витрати, пов’язані з відрядженнями чи використанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей:

а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;

б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку застосував платіжні картки для повернення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Пунктом 2.12 глави 2 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 р. за № 40/10320, визначено, що фізичні особи — довірені особи підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтвердними документами в установлені строки і в порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.

Отже, якщо під час службових відряджень відряджена особа отримала готівку із застосуванням платіжних карток, у тому числі з використанням особистого спеціального платіжного засобу, вона подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження .

Перший заступник Міністра С. Дериволков

Лист Міндоходів, що коментується, цікавий своїми висновками. Розглянемо їх.

1. Обов’язок для небюджетних підприємств видавати аванс перед відрядженням працівникові у нормативних документах на сьогодні не міститься. Тому працівник у відрядженні може нести витрати за рахунок власних коштів.

Цей висновок фахівці Міндоходів ґрунтують на таких аргументах. Сума і склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначено постановою КМУ від 02.02.2011 р. № 98 (далі — постанова № 98). Для виконання п. 12 постанови № 98 наказом Мінфіну від 17.03.2011 р. № 362 змінено редакцію Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59).

Зазначена Інструкція є обов’язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

Інакше кажучи, бюджетна установа (організація) перед направленням працівників у відрядження обов’язково має видати їм аванс (п. 5 розд. 1 і п. 11 розд. 2 Інструкції № 59).

Щодо небюджетних підприємств, то у зв’язку з тим, що на них дія положення Інструкції № 59 не поширюється, то аванс перед відрядженням працівникам таких підприємств видавати не обов’язково. Більше того, на думку Міндоходів, зі ст. 121 КЗпП випливає, що передбачено лише обов’язок підприємства відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати.

На нашу думку, такий висновок є хибним. Вважаємо, як бюджетна установа (організація), так і небюджетне підприємство мають зобов’язання перед відрядженням видати працівникові аванс. Це прямо випливає з положень абзацу другого ст. 121 КЗпП. Процитуємо перший і другий абзаци ст. 121 КЗпП:

«Працівники мають право на відшкодування витрат і отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями.

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад і витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, установлених законодавством».

2. Фахівці Міндоходів відзначили: якщо у відрядженні працівник зняв готівку з використанням платіжної картки, у тому числі особистої, то він має подати авансовий звіт і повернути залишок невикористаних коштів до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження.

Цей висновок податківці роблять на підставі положень п.п. 170.9.3 Податкового кодексу України. Так, якщо витрати, пов’язані з відрядженням, було сплачено з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, необхідно знати:

1) якщо під час службового відрядження особа, яка відряджається, — платник податків отримала готівку із застосуванням платіжних карток, вона подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;

2) якщо під час службового відрядження особа, яка відряджається, застосувала платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, а термін подання платником податків звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може його подовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжності між відповідними звітними документами).

Відзначимо, що такий самий висновок викладено в листі ДПСУ від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214.

Тетяна РУДА, головний редактор
(e-mail: t.rudaya@id.factor.ua)