Дополнительный отпуск работнику-чернобыльцу: порядок предоставления и учет

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

Закон № 796 — Закон Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-ХII.

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Закон № 2464 — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Инструкция № 291 — Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 г. № 291.

Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

Порядок № 936 — Порядок использования средств государственного бюджета для выполнения программ, связанных с социальной защитой граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, утвержденный постановлением КМУ от 20.09.2005 г. № 936.

Перечень № 1170 — Перечень видов выплат, совершаемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170.

Приказ № 156 — приказ Минсоцполитики «Об утверждении типовых форм документов» от 28.03.2013 г. № 156.

ЕСВ — единый социальный взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.

НДФЛ — налог с доходов физических лиц.

ФОТ — фонд оплаты труда.

Основным законодательным актом, который регламентирует предоставление льгот лицам, пострадавшим вследствие Чернобыльской катастрофы (далее — чернобыльцы), является Закон № 796.

Этот Закон определяет круг лиц, которые попадают под определение чернобыльцев. Такими лицами являются:

— участники ликвидации последствий аварии на Чернобыльской атомной электростанции (далее — ЧАЭС) — граждане, принимавшие непосредственное участие в ликвидации аварии и ее последствий (определение этих лиц приведено в ст. 10 Закона № 796);

— пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы — граждане, включая детей, которые подверглись воздействию радиоактивного облучения вследствие Чернобыльской катастрофы (определение этих лиц приведено в ст. 11 Закона № 796).

Для установления льгот и компенсаций в ст. 14 Закона № 796 определены четыре основные категории пострадавших лиц (1 — 4 категории), а также отдельная категория, не относящаяся к первым четырем, — лица, которые работали с момента аварии до 1 июля 1986 года не менее 14 календарных дней или не менее трех месяцев в течение 1986 — 1987 годов за пределами зоны отчуждения на работах с особо вредными условиями труда (по радиационному фактору), связанными с ликвидацией последствий Чернобыльской катастрофы, которые выполнялись по правительственным заданиям (ст. 24 указанного Закона). Этих лиц условно относят к «пятой» категории, хотя в самом Законе № 796 такой категории нет.

Для того чтобы воспользоваться гарантированными льготами и компенсациями, работнику-чернобыльцу необходимо подтвердить свой статус. Документом, подтверждающим статус чернобыльца, является удостоверение «Участник ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС» или «Пострадавший вследствие Чернобыльской катастрофы». Порядок выдачи удостоверений лицам, пострадавшим вследствие Чернобыльской катастрофы, утвержден постановлением КМУ от 20.01.97 г. № 51.

В соответствии с п. 22 ст. 20 и п. 1 ст. 21 Закона № 796 лицам, отнесенным к 1 и 2 категориям пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, предоставляется право использования ежегодного отпуска в удобное для них время. Кроме того, такие работники имеют право на получение дополнительного отпуска продолжительностью 14 рабочих дней с сохранением заработной платы.

Право на использование ежегодного отпуска в удобное время и получение дополнительного отпуска с сохранением заработной платы продолжительностью 14 рабочих дней в год также предоставляется одному из родителей (лицу, которое их заменяет) ребенка-инвалида, пострадавшего вследствие аварии на ЧАЭС (п. 3 ч. 3 ст. 30 Закона № 796).

В том случае если работник предприятия одновременно является чернобыльцем 1 (2) категории и имеет ребенка-инвалида, пострадавшего вследствие Чернобыльской катастрофы, он имеет право на предоставление двух дополнительных отпусков, предусмотренных Законом № 796, общей продолжительностью 28 рабочих дней.

Согласно ст. 5 Закона об отпусках продолжительность отпуска рассчитывается в календарных днях. Поэтому продолжительность дополнительного отпуска работникам-чернобыльцам, установленную п. 22 ст. 20 и п. 1 ст. 21 Закона № 796 в рабочих днях, необходимо пересчитать в календарные.

Так, в соответствии с разъяснениями Минтруда, изложенными в письме от 12.02.97 г. № 10/2-496, пересчет продолжительности отпусков работникам из рабочих дней в календарные осуществляется по формуле:

N_к.д. = (N_р.д. х 7) : 6,

где N_к.д. — продолжительность отпуска в календарных днях;

N_р.д. — продолжительность отпуска в рабочих днях;

7 — продолжительность недели в календарных днях;

6 — продолжительность недели в рабочих днях, по которой исчислялась продолжительность отпуска до принятия Закона об отпусках.

В нашем случае продолжительность дополнительного отпуска для работника-чернобыльца рассчитывается следующим образом:

14 х 7 : 6 = 16,3333 = 16 к. дн.

Таким образом, продолжительность дополнительного отпуска работнику-чернобыльцу составляет 16 календарных дней (см. также письмо Минтруда от 14.06.2006 г. № 206/13/116-06, далее — письмо № 206).

Расчет средней заработной платы для оплаты дополнительного отпуска чернобыльцам проводится так же, как и для оплаты других отпусков, а именно согласно Порядку № 100. Расчетным периодом является 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Для работников, проработавших менее года, среднюю заработную плату исчисляют исходя из выплат за фактически отработанные календарные месяцы перед началом отпуска (с первого до первого числа).

Выплаты, которые участвуют в расчете средней заработной платы, определены п. 3 Порядка № 100, выплаты, которые не включаются в расчет средней зарплаты, — п. 4 Порядка № 100.

Другими словами, все правила расчета отпускных для определения оплаты периода ежегодного отпуска применяются и при расчете отпускных для оплаты периода «чернобыльского» отпуска.

Для того чтобы определить правила предоставления «чернобыльского» отпуска, необходимо установить, относится ли он к ежегодному отпуску согласно Закону об отпусках.

Специалисты Минтруда в письме от 18.05.2011 г. № 164/13/116-11 (далее — письмо № 164) отметили, что такой отпуск определен Законом № 796 как льгота и компенсация и не принадлежит к виду ежегодных отпусков, следовательно, на него не распространяются положения Закона об отпусках в части норм, предусмотренных для ежегодных отпусков. Зная это, рассмотрим нюансы предоставления «чернобыльского» отпуска.

Перенос и деление отпуска. Одной из особенностей этого вида отпусков является то, что они должны быть использованы в течение календарного года и их перенос на другой год действующим законодательством не предусмотрен. Следовательно, такой отпуск должен быть использован в течение календарного года. Если работник не реализовал свое право на него в текущем году, перенос данного отпуска на следующий год не допускается. Однако на практике иногда бывают случаи, когда работник обращается за предоставлением дополнительного отпуска полной продолжительности в конце календарного года. Следовательно, определенное количество дней такого отпуска не будет использовано в течение этого же календарного года. По этому поводу Минтруда в письме № 206 отметило, что в случае, когда работнику предоставляется такой дополнительный отпуск в конце текущего года и часть его приходится на следующий год, это будет считаться отпуском за тот год, на который приходится его начало. В следующем году работник будет иметь право на такой отпуск полной продолжительности.

В связи с тем что этот отпуск не принадлежит к ежегодным, он не подлежит делению на части, предусмотренному ст. 12 Закона об отпусках (см. письмо Минтруда от 17.11.2006 г. № 415/13/116-06).

Правила предоставления «чернобыльского» отпуска. В отличие от ежегодных отпусков, указанный отпуск не связан с рабочим процессом и предоставляется независимо от времени работы на предприятии, в учреждении, организации. Кроме того, дополнительные отпуска чернобыльцам предоставляются за календарный год, а не за отработанный рабочий (как ежегодные отпуска). Поэтому даже в первый месяц работы работник будет иметь право на получение дополнительного отпуска с сохранением заработной платы сроком 16 календарных дней.

Праздничные и нерабочие дни. Если такие дни приходятся на период «чернобыльского» отпуска, то он не будет продлен на эти дни. Объясняется это тем, что такой отпуск не относится к виду ежегодных, определенных п. 1 ст. 4 Закона об отпусках, а значит, на него не распространяются нормы данного Закона, предусмотренные для ежегодных отпусков. Напомним, что в соответствии с ч. 2 ст. 5 Закона об отпусках праздничные и нерабочие дни не учитываются при определении продолжительности именно ежегодных отпусков и дополнительного отпуска работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона об отпусках).

Больничный во время «чернобыльского» отпуска. Дополнительный отпуск чернобыльцам, предусмотренный п. 22 ст. 20 и п. 1 ст. 21 Закона № 796, в отличие от ежегодного отпуска, не подлежит переносу на другой период или продлению в случае временной нетрудоспособности работника, предусмотренным ст. 11 Закона об отпусках. Исходя из этого листок нетрудоспособности, выданный работнику на время его болезни в «чернобыльском» отпуске, не может быть оплачен. Если временная нетрудоспособность продолжается после окончания дополнительного отпуска чернобыльцам, то оплате будут подлежать дни болезни, приходящиеся на рабочие дни по графику работы предприятия. Более подробно этот вопрос рассматривался ранее на страницах нашей газеты (см. «ОТ», 2013, № 6, с. 23).

Компенсация за дни неиспользованного «чернобыльского» отпуска при увольнении. Статьей 24 Закона об отпусках предусмотрено предоставление при увольнении денежной компенсации только за неиспользованные дни ежегодного отпуска и дополнительного отпуска работникам, имеющим детей. Поскольку «чернобыльский» отпуск не относится к ежегодным, определенным п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона об отпусках, он не подлежит денежной компенсации. Аналогичного мнения придерживается Минтруда в письме от 18.06.2007 г. № 150/13/133-07.

Совместитель-чернобылец. Дополнительный отпуск чернобыльцам предоставляется только по основному месту работы. Оснований для предоставления дополнительного отпуска на работе по совместительству нет, поскольку он не относится к ежегодным. Кроме того, в п. 5 Порядка № 936 указано, что соцвыплаты, доплаты (виды помощи), предусмотренные пп. 5 — 13 п. 4 этого Порядка, производят по месту основной работы. Поэтому на работе по совместительству работодатель не сможет получить возмещение, а значит, отпуск там не предоставят. Об этом также говорилось в письме Минтруда от 10.06.2008 г. № 149/13/116-08 (далее — письмо № 149) и письме № 164.

В такой ситуации работнику-чернобыльцу на работе по совместительству может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы на основании п. 14 ст. 25 Закона об отпусках на время предоставления дополнительного отпуска чернобыльцам по основному месту работы.

Предоставление дополнительного «чернобыльского» отпуска в период отпуска для ухода за ребенком до трех лет. Женщина, которая в период отпуска для ухода за ребенком до достижения им трех лет работает на условиях неполного рабочего времени на том же предприятии и на той же должности, на которой она работала до выхода в декрет (по основному месту работы), имеет право на «чернобыльский» отпуск. Об этом шла речь в письме № 149. Напомним: она имеет право также и на ежегодный отпуск полной продолжительности, получая при этом пособие по уходу за ребенком (письмо Минтруда от 23.01.2007 г. № 13/13/116-07).

Оплата дополнительного отпуска работнику-чернобыльцу осуществляется по месту его основной работы в соответствии с расчетными данными, поданными в органы соцзащиты (п. 5 Порядка № 936).

Для получения средств на выплату отпускных предприятию (учреждению, организации) необходимо зарегистрироваться в органах соцзащиты населения не позже чем за два месяца до начала каждого бюджетного года. При этом одновременно подаются:

— сведения о работодателе с определением количества пострадавших лиц по категориям получателей компенсаций и помощи определенных видов по форме № 2, утвержденной приказом № 156;

— списки граждан с указанием фамилии, имени и отчества, категории, серии и номера удостоверения, места регистрации, идентификационного номера каждого;

— график отпусков чернобыльцев и расчет расходов на дополнительные отпуска на следующий бюджетный год.

Все сведения подаются только на чернобыльцев, которые работают у данного работодателя по основному месту работы и подтвердили свой статус, предоставив соответствующее удостоверение.

Если сведения и списки изменяются, об этом следует уведомить орган соцзащиты в течение 20 дней следующего месяца.

Для получения денежных средств на выплату «чернобыльских» компенсаций и помощи до 25-го числа месяца, за который осуществляются начисления, работодатель подает в органы соцзащиты:

— документы о расчетных расходах, связанных с выплатой компенсаций и помощи определенных видов, по форме № 3, утвержденной приказом № 156;

— реестр получателей компенсационных выплат и помощи определенных видов (п. 6 Порядка № 936). В реестре необходимо указать фамилии, имена и отчества получателей, их категории, номера удостоверений, идентификационные номера, сведения о начисленных выплатах, сумме компенсаций и виде помощи.

Все формы для заполнения можно взять в уполномоченном органе социальной защиты.

После проверки, регистрации, учета поданных расчетов органами соцзащиты работодателям перечисляются необходимые средства через банковские учреждения или почтовые отделения.

Компенсации подлежат не только непосредственно суммы отпускных, но и суммы начисленного на них ЕСВ.

Для налогообложения важную роль играет, относится ли данная выплата к ФОТ.

Согласно п.п. 2.2.12 Инструкции № 5 оплата дополнительных отпусков, предоставляемых в соответствии с Законом № 796, включается в ФОТ.

НДФЛ. Согласно п.п. 164.2.1 НКУ к общему месячному (годовому) налогооблагаемому доходу налогоплательщика включают доходы в виде заработной платы.

Вместе с тем НКУ предусмотрены доходы, которые не являются налогооблагаемыми. Так, п.п. 165.1.1 этого Кодекса определено, что НДФЛ не удерживается из сумм государственной и социальной материальной помощи, государственной помощи в виде адресных выплат и предоставления социальных и реабилитационных услуг согласно закону, жилищных и других субсидий или дотаций, компенсаций (включая денежные компенсации инвалидам, на детей-
инвалидов при реализации индивидуальных программ реабилитации инвалидов, суммы пособия по беременности и родам), вознаграждений и страховых выплат, получаемых плательщиком налога из бюджетов и фондов общеобязательного государственного социального страхования и в форме финансовой помощи инвалидам из Фонда социальной защиты инвалидов согласно закону.

Исключения, предусмотренные этим подпунктом, не распространяются на выплату заработной платы, (выходного) пособия при выходе на пенсию (в отставку) и выплату, связанную с временной потерей трудоспособности.

Поскольку дополнительный отпуск чернобыльцам входит в ФОТ, то он подлежит обложению НДФЛ.

ЕСВ. Согласно п. 1 ст. 7 Закона № 2464 базой обложения ЕСВ является сумма начисленной заработной платы по видам выплат, включающим основную и дополнительную заработную плату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, которые определяются в соответствии с Законом Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР, и сумма вознаграждения физическим лицам за выполнение работ (предоставление услуг) по гражданско-правовым договорам. Вместе с тем перечень видов выплат, на которые не начисляется ЕСВ, утверждается КМУ (п. 7 ст. 7 Закона № 2464). Им является Перечень № 1170.

Так, согласно п. 7 разд. 1 данного Перечня в перечень выплат, на которые не начисляется ЕСВ, включаются выплаты в установленном размере лицам, которые пострадали вследствие Чернобыльской катастрофы (кроме надбавок и доплат к тарифным ставкам (окладам, должностным окладам) в размерах, предусмотренных законодательством, за работу на территориях радиоактивного загрязнения, оплаты дополнительных отпусков, которые предоставляются в соответствии с Законом № 796).

Поскольку оплата дополнительного отпуска чернобыльцам входит в ФОТ согласно Инструкции № 5, а также не указана в Перечне № 1170 как выплата, на которую не начисляется ЕСВ, данная выплата является базой для начисления и удержания ЕСВ.

Таким образом, ЕСВ и НДФЛ начисляются и удерживаются с сумм таких отпусков в общем порядке.

Налоговый учет для хозрасчетных предприятий. В связи с тем что оплата дополнительного отпуска чернобыльцам включается в фонд оплаты труда, такая выплата входит в состав расходов предприятия на основании пп. 138.4, 138.5 и 142.1 НКУ. Сумма возмещения таких расходов отражается в составе доходов предприятия (п.п. 135.5.10 НКУ).

Бухгалтерский учет для хозрасчетных предприятий. Средства, которые предприятие получает из бюджета, для целей учета считаются средствами целевого финансирования и отражаются на счете 48 «Целевое финансирование и целевые поступления». Согласно приказу Минфина «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции о его применении» от 30.11.99 г. № 291 предприятия самостоятельно вводят субсчета исходя из потребностей управления, контроля, анализа и отчетности. Так, Инструкцией № 291 предусмотрен отдельный субсчет для учета средств, полученных из бюджета и государственных целевых фондов, и их использования — 482 «Средства из бюджета и государственных целевых фондов».

В бухгалтерском учете начисление оплаты дополнительного «чернобыльского» отпуска отражается записью: Дт 91 (92, 93, 94) — Кт 661. Отметим, что для учета расходов на оплату дополнительного отпуска, подлежащих возмещению, целесообразно вести отдельный затратный субсчет второго порядка.

При получении предприятием финансирования (возмещения расходов) из бюджета согласно п. 17 Положения (стандарта) бухгалтерского учета 15 «Доход», утвержденного приказом Минфина от 29.11.99 г. № 290, такое финансирование признается доходом в течение тех периодов, в которых были понесены расходы, связанные с выполнением условий целевого финансирования.

Поэтому одновременно с начислением расходов по дебету счетов 91 (92, 93 94) необходимо отразить начисление дохода записью: Дт 482 — Кт 718.

Бухгалтерский и налоговый учет операций, связанных с предоставлением дополнительного отпуска работникам-чернобыльцам хозрасчетного предприятия, рассмотрим на условном числовом примере.

Пример 1. Работник отдела сбыта, который является пострадавшим лицом вследствие Чернобыльской катастрофы, отнесенным ко 2 категории, а также инвалидом 2 группы (все подтверждающие документы предоставлены в бухгалтерию предприятия), с 16 июля 2013 года уходит в дополнительный отпуск, предусмотренный п. 1 ст. 21 Закона № 796, продолжительностью 16 календарных дней. В июле 2013 года ему были начислены следующие выплаты:

— заработная плата за 11 отработанных рабочих дней июля в сумме 1674,00 грн.;

— оплата дополнительного отпуска согласно Закону № 796 в сумме 1893,00 грн.

Бухгалтерский учет для бюджетных организаций. Для бюджетных организаций и учреждений существуют свои особенности бухгалтерского учета операций по оплате дополнительного отпуска чернобыльцам. Основным документом, которым следует руководствоваться при отражении хозяйственных операций, является План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611* (вступил в силу 06.08.2013 г.).

* Данный документ принят взамен приказу Главного управления Государственного казначейства Украины «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Порядка применения Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений» от 10.12.99 г. № 114.

Следует отметить, что новый План счетов в части расчетов по заработной плате существенных отличий от предыдущего не имеет.

Также работникам бюджетных организаций следует учитывать, что для зачисления средств на выплаты чернобыльцам в органах Государственной казначейской службы необходимо открыть счет 3711 «Прочие счета клиентов Госказначейства».

Кроме этого, для учета расчетов по «чернобыльским» выплатам целесообразно открыть дополнительные субсчета.

Порядок отражения в бухгалтерском учете операций по начислению и выплате дополнительного отпуска чернобыльцам бюджетного учреждения приведем на условном числовом примере.

Пример 2. Работник бюджетной организации является пострадавшим лицом вследствие Чернобыльской катастрофы, отнесенным ко 2 категории, а также инвалидом 2 группы (все подтверждающие документы предоставлены в бухгалтерию организации). С 16 июля 2013 года он уходит в дополнительный отпуск, предусмотренный п. 1 ст. 21 Закона № 796, продолжительностью 16 календарных дней. В июле 2013 года ему были начислены заработная плата за 11 отработанных рабочих дней июля в сумме 1674,00 грн. и оплата дополнительного отпуска согласно Закону № 796 в сумме 1893,00 грн.

Налоговый агент отражает сумму дополнительного отпуска чернобыльцам в Налоговом расчете по форме № 1ДФ в соответствии с Порядком заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного из них налога, утвержденным приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1020.

В этой форме выплаты, включаемые в ФОТ, в том числе сумма оплаты дополнительного отпуска чернобыльцам, отражаются с признаком дохода «101» — «Заработная плата».

Отражение дополнительного отпуска чернобыльцам в Отчете по форме № Д4 ничем не отличается от порядка отображения сумм обычного ежегодного отпуска. Данная выплата отображается в графе 10 «Код типу нарахувань» таблицы 6 Отчета по форме № Д4 с кодом типа начислений — 10.

Необходимо также отметить, что п. 14 Порядка № 936 предусмотрены составление и подача финансовой отчетности относительно получения и использования бюджетных средств по форме и в установленном законодательством порядке. Форма такого Отчета утверждена приказом № 156.

Руководители предприятий, учреждений, организаций несут персональную ответственность за своевременность подачи расчетных документов в органы соцзащиты, а также за правильность назначения и начисления компенсационных выплат и помощи чернобыльцам. Поскольку чернобыльские выплаты осуществляются за счет бюджетных средств, то контроль за целевым использованием бюджетных средств осуществляется должностными лицами Минсоцполитики и Госфининспекции (п. 16 Порядка № 936).

Необходимо напомнить, что ст. 164¹² КоАП за нецелевое использование бюджетных средств, издание нормативно-правовых актов, которые уменьшают поступления бюджета или увеличивают расходы бюджета вопреки закону, на должностных лиц может быть наложен штраф от 70 до 85 ннмдг (от 1190 до 1445 грн.), за повторное нарушение в течение года — штраф в размере от 85 до 100 ннмдг (от 1445 до 1700 грн.).

А если работодатель по какой-либо причине забудет о льготах и компенсациях для чернобыльцев или откажет в их предоставлении, то при проверке законодательства о труде его могут привлечь к ответственности по ст. 41 КоАП (админштраф на должностных лиц предпринимателей и предпринимателя от 510 до 1700 грн.).