Додаткова відпустка працівникові-чорнобильцю: порядок надання та облік

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.

Закон № 796 — Закон України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-ХII.

Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Закон № 2464 — Закон України «Про збір і облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.

Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

Інструкція № 291 — Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 291.

Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.

Порядок № 936 — Порядок використання коштів державного бюджету для виконання програм, пов’язаних із соціальним захистом громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, затверджений постановою КМУ від 20.09.2005 р. № 936.

Перелік № 1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170.

Наказ № 156 — наказ Мінсоцполітики «Про затвердження типових форм документів» від 28.03.2013 р. № 156.

ЄСВ — єдиний соціальний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.

ФОП — фонд оплати праці.

Основним законом, що регламентує надання пільг особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи (далі — чорнобильці), є Закон № 796.

Цей Закон визначає коло осіб, що підпадають під визначення чорнобильців. Такими особами є:

— учасники ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській атомній електростанції (далі — ЧАЕС) — громадяни, які брали безпосередню участь у ліквідації аварії та її наслідків (визначення цих осіб наведено в ст. 10 Закону № 796);

— постраждалі від Чорнобильської катастрофи — громадяни, включаючи дітей, які піддалися дії радіоактивного опромінення внаслідок Чорнобильської катастрофи (визначення цих осіб наведено у ст. 11 Закону № 796).

Для встановлення пільг і компенсацій ст. 14 Закону № 796 визначено чотири основні категорії осіб, які постраждали (1 — 4 категорії), а також окрема категорія, що не належить до перших чотирьох, — особи, які працювали з моменту аварії до 1 липня 1986 року не менше 14 календарних днів або не менше трьох місяців протягом 1986 — 1987 років за межами зони відчуження на роботах з особливо шкідливими умовами праці (за радіаційним чинником), пов’язаними з ліквідацією наслідків Чорнобильської катастрофи, що виконувалися за урядовими завданнями (ст. 24 зазначеного Закону). Цих осіб умовно зараховують до «п’ятої» категорії, хоча в самому Законі № 796 такої категорії немає.

Для того щоб скористатися гарантованими пільгами і компенсаціями, працівникові-чорнобильцеві необхідно підтвердити свій статус. Документом, що підтверджує статус чорнобильця, є посвідчення «Учасник ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС» або «Постраждалий від Чорнобильської катастрофи». Порядок видачі посвідчень особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, затверджено постановою КМУ від 20.01.97 р. № 51.

Відповідно до п. 22 ст. 20 і п. 1 ст. 21 Закону № 796 особам, зарахованим до 1 і 2 категорій постраждалих унаслідок Чорнобильської катастрофи, надається право використання щорічної відпустки у зручний для них час. Крім того, такі працівники мають право на отримання додаткової відпустки тривалістю 14 робочих днів зі збереженням заробітної плати.

Право на використання щорічної відпустки у зручний час, на отримання додаткової відпустки зі збереженням заробітної плати тривалістю 14 робочих днів на рік також надається одному з батьків (особі, яка їх замінює) дитини-інваліда, яка постраждала від аварії на ЧАЕС (п. 3 ч. 3 ст. 30 Закону № 796).

Якщо працівник підприємства одночасно є і чорнобильцем 1 (2) категорії, і має дитину-інваліда, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи, то він має право на надання двох додаткових відпусток, передбачених Законом № 796, загальною тривалістю 28 робочих днів.

Згідно зі ст. 5 Закону про відпустки тривалість відпустки розраховується в календарних днях. Тому тривалість додаткової відпустки працівникам-чорнобильцям, установлену п. 22 ст. 20 і п. 1 ст. 21 Закону № 796 у робочих днях, необхідно перерахувати в календарні дні.

Так, відповідно до роз’яснень Мінпраці, викладених у листі від 12.02.97 р. № 10/2-496, перерахунок тривалості відпусток працівникам з робочих у календарні дні здійснюється за формулою:

N_к.дн. = (N_роб.дн. х 7) : 6,

де N_к.дн. — тривалість відпустки в календарних днях;

N_роб.дн.— тривалість відпустки в робочих днях;

7 — тривалість тижня в календарних днях;

6 — тривалість тижня в робочих днях, за яким обчислювалася тривалість відпустки після ухвалення Закону про відпустки.

У нашому випадку тривалість додаткової відпустки для працівника-чорнобильця розраховується так:

14 х 7 : 6 = 16,3333 = 16 к. дн.

Отже, тривалість додаткової відпустки працівникові-чорнобильцеві складає 16 календарних днів (див. також лист Мінпраці від 14.06.2006 р. № 206/13/116-06 // далі — лист № 206).

Розрахунок середньої заробітної плати для оплати додаткової відпустки чорнобильцям здійснюється так, як і для оплати інших відпусток, а саме — згідно з Порядком № 100. Розрахунковим періодом є 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки. Для працівників, які пропрацювали менше року, середню заробітну плату обчислюють виходячи з виплат за фактично відпрацьовані календарні місяці перед початком відпустки (з першого до першого числа).

Виплати, що беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати, визначено п. 3 Порядку № 100, виплати, що не включаються до розрахунку середньої зарплати, — п. 4 Порядку № 100.

Інакше кажучи, усі правила розрахунку відпускних для визначення оплати періоду щорічної відпустки застосовуються і при розрахунку відпускних для оплати періоду «чорнобильської» відпустки.

Для того щоб визначити правила надання «чорнобильської» відпустки, необхідно визначити, чи зараховується вона до щорічної відпустки згідно із Законом про відпустки.

Фахівці Мінпраці у своєму листі від 18.05.2011 р. № 164/13/116-11 (далі — лист № 164) відзначили, що таку відпустку визначено Законом № 796 як пільгу і компенсацію, й вона не належить до виду щорічних відпусток, отже, на неї не поширюються положення Закону про відпустки в частині норм, передбачених для щорічних відпусток. Знаючи це, розглянемо нюанси надання «чорнобильської» відпустки.

Перенесення і ділення відпустки. Однією з особливостей цього виду відпусток є те, що вони мають бути використані протягом календарного року і їх перенесення на інший рік чинним законодавством не передбачено. Отже, таку відпустку має бути використано протягом календарного року. Якщо працівник не реалізував своє право на неї в поточному році, перенесення її на наступний рік не допускається. Проте на практиці інколи бувають випадки, коли працівник звертається за наданням додаткової відпустки повної тривалості наприкінці календарного року. Отже, певну кількість днів такої відпустки не буде використано протягом цього ж календарного року. З цього приводу Мінпраці в листі № 206 відзначило: якщо працівникові надається така додаткова відпустка наприкінці поточного року і частина її припадає на наступний рік, це вважатиметься відпусткою за той рік, на який припадає її початок. Наступного року працівник матиме право на відпустку повної тривалості.

У зв’язку з тим, що така відпустка не належить до щорічних, вона не підлягає діленню на частини, передбаченому ст. 12 Закону про відпустки (див. лист Мін-праці від 17.11.2006 р. № 415/13/116-06).

Правила надання «чорнобильської» відпустки. На відміну від щорічних відпусток, зазначена відпустка не пов’язана з робочим процесом і надається незалежно від часу роботи на підприємстві, в установі, організації. Крім того, додаткові відпустки чорнобильцям надаються за календарний рік, а не за відпрацьований робочий рік, як щорічні відпустки. Тому навіть у перший місяць роботи працівник матиме право на отримання додаткової відпустки зі збереженням заробітної плати строком 16 календарних днів.

Святкові і неробочі дні. Якщо такі дні припадають на період «чорнобильської» відпустки, то її не буде подовжено на ці дні. Пояснюється це тим, що така відпустка не належить до щорічних, визначених п. 1 ст. 4 Закону про відпустки, значить, на неї не поширюються норми цього Закону, передбачені для щорічних відпусток. Нагадаємо, що відповідно до ч. 2 ст. 5 Закону про відпустки святкові і неробочі дні не враховуються при визначенні тривалості саме щорічних відпусток і додаткової відпустки працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки).

Лікарняний під час відпустки. Додаткова відпустка чорнобильцям, передбачена п. 22 ст. 20 і п. 1 ст. 21 Закону № 796, на відміну від щорічної відпустки, не підлягає перенесенню на інший період або продовженню в разі тимчасової непрацездатності працівника, передбаченому ст. 11 Закону про відпустки. Виходячи з цього листок непрацездатності, виданий працівникові на час його хвороби у «чорнобильській» відпустці, не може бути оплачено. Якщо тимчасова непрацездатність продовжується після закінчення додаткової відпустки чорнобильцям, то оплаті підлягатимуть дні хвороби, що припадають на робочі дні за графіком роботи підприємства. Докладніше це питання розглядалося раніше на сторінках нашої газети (див. «ОП», 2013, № 6, с. 23).

Компенсація за дні невикористаної «чорнобильської» відпустки в разі звільнення. Статтею 24 Закону про відпустки передбачено надання в разі звільнення грошової компенсації лише за невикористані дні щорічної відпустки і додаткової відпустки працівникам, які мають дітей. Оскільки «чорнобильська» відпустка не належить до щорічних, визначених п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки, вона не підлягає грошовій компенсації. Аналогічної думки дотримується Мінпраці в листі від 18.06.2007 р. № 150/13/133-07.

Сумісник-чорнобилець. Додаткова відпустка чорнобильцям надається лише за основним місцем роботи. Підстав для надання додаткової відпустки на роботі за сумісництвом немає, оскільки вона не належить до щорічних. Крім того, у п. 5 Порядку № 936 вказано, що соцвиплати, доплати (види допомоги), передбачені пп. 5 — 13 п. 4 Порядку № 936, здійснюють за місцем основної роботи. Тому на роботі за сумісництвом роботодавець не зможе отримати відшкодування, а значить, відпустку там не нададуть. Про це також ішлося в листі Мінпраці від 10.06.2008 р. № 149/13/116-08 (далі — лист № 149) і листі № 164.

У такій ситуації працівникові-чорнобильцеві на роботі за сумісництвом може бути надано відпустку без збереження заробітної плати на підставі п. 14 ст. 25 Закону про відпустки на час надання додаткової відпустки чорнобильцям за основним місцем роботи.

Надання додаткової «чорнобильської» відпустки в період відпустки для догляду за дитиною до трьох років. Жінка, яка в період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років працює на умовах неповного робочого часу на тому ж підприємстві і на тій же посаді, на якій вона працювала до виходу в декрет (за основним місцем роботи), має право на додаткову «чорнобильську» відпустку. Про це йшлося в листі № 149. Нагадаємо: вона має право також і на щорічну відпустку повної тривалості, отримуючи при цьому допомогу по догляду за дитиною (лист Мінпраці від 23.01.2007 р. № 13/13/116-07).

Виплата додаткової відпустки працівникові-чорнобильцеві здійснюється за місцем його основної роботи відповідно до розрахункових даних, поданих до органів соцзахисту (п. 5 Порядку № 936).

Для отримання коштів на оплату відпускних підприємству (установі, організації) необхідно реєструватися в органах соцзахисту населення не пізніше ніж за два місяці до початку кожного бюджетного року. При цьому одночасно подаються:

— відомості про роботодавця з визначенням кількості постраждалих осіб за категоріями одержувачів компенсацій і допомоги певних видів за формою № 2, затвердженою наказом № 156;

— списки громадян із зазначенням прізвища, ім’я та по батькові, категорії, серії і номера посвідчення, місця реєстрації, ідентифікаційного номера кожного;

— графік відпусток чорнобильців і розрахунок витрат на додаткові відпустки на наступний бюджетний рік.

Усі відомості подаються лише на чорнобильців, які працюють у цього роботодавця за основним місцем роботи і підтвердили свій статус, надавши відповідне посвідчення.

Якщо відомості і списки змінюються, про це слід повідомити орган соцзахисту протягом 20 днів наступного місяця.

Для отримання грошових коштів на виплату «чорнобильських» компенсацій і допомоги до 25-го числа місяця, за який здійснюються нарахування, роботодавець подає до органів соцзахисту:

— документи про розрахункові витрати, пов’язані з виплатою компенсацій і допомоги певних видів, за формою № 3, затвердженою наказом № 156;

— реєстр отримувачів компенсаційних виплат і допомоги певних видів (п. 6 Порядку № 936). У реєстрі необхідно вказати прізвища, імена та по батькові отримувачів, їх категорії, номери посвідчення, ідентифікаційні номери, відомості про нараховані виплати, суму компенсацій і вид допомоги.

Усі форми для заповнення можна узяти в уповноваженому органі соціального захисту.

Після перевірки, реєстрації, обліку поданих розрахунків органами соцзахисту роботодавцям перераховуються необхідні кошти через банківські установи або поштові відділення.

Компенсації підлягають не лише безпосередні суми відпустки, але й сума нарахованого на них ЄСВ.

Для оподаткування важливу роль грає, чи належить ця виплата до ФОП.

Згідно з п.п. 2.2.12 Інструкції № 5 оплата додаткових відпусток, що надаються відповідно до Закону № 796, включається до ФОП.

ПДФО. Згідно з п.п. 164.2.1 ПКУ до загального місячного (річного) доходу оподаткування платника податків включають доходи у вигляді заробітної плати.

Водночас ПКУ передбачено доходи, що не є оподаткуваннями. Так, п.п. 165.1.1 ПКУ визначено, що ПДФО не утримується із сум державної й соціальної матеріальної допомоги, державної допомоги у вигляді адресних виплат і надання соціальних і реабілітаційних послуг згідно із законом, житлових і інших субсидій або дотацій, компенсацій (включаючи грошові компенсації інвалідам, на дітей-інвалідів при реалізації індивідуальних програм реабілітації інвалідів, суми допомоги по вагітності та пологах), винагород і страхових виплат, що отримує платник податку з бюджетів і фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування і в формі фінансової допомоги інвалідам з Фонду соціального захисту інвалідів згідно із законом.

Винятки, передбачені цим підпунктом, не поширюються на виплату заробітної плати, (вихідної) допомоги при виході на пенсію (у відставку) і виплату, пов’язану з тимчасовою втратою працездатності.

Оскільки додаткова відпустка чорнобильцям входить до ФОП, вона підлягає обкладенню ПДФО.

ЄСВ. Згідно з п. 1 ст. 7 Закону № 2464 базою обкладення ЄСВ є сума нарахованої заробітної плати з видів виплат, що включають основну і додаткову заробітну плату, інші заохочувальні і компенсаційні платежі, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР, і сума винагороди фізичним особам за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами. Водночас перелік видів виплат, на які не нараховується ЄСВ, затверджується КМУ (п. 7 ст. 7 Закону № 2464). Таким переліком є Перелік № 1170.

Так, згідно з п. 7 розд. 1 Переліку № 1170 до переліку виплат, на які не нараховується ЄСВ, включаються виплати у встановленому розмірі особам, які постраждали від Чорнобильської катастрофи (крім надбавок і доплат до тарифних ставок (окладів, посадових окладів) у розмірах, передбачених законодавством, за роботу на територіях радіоактивного забруднення, оплата додаткових відпусток, які надаються відповідно до Закону № 796).

Оскільки оплата додаткової відпустки чорнобильцям входить до ФОП згідно з Інструкцією № 5, а також не зазначена в Переліку № 1170 як виплата, на яку не нараховується ЄСВ, ця виплата є базою для нарахування й утримання ЄСВ.

Отже, ЄСВ і ПДФО нараховуються й утримуються із сум таких відпусток у загальному порядку.

Податковий облік для госпрозрахункових підприємств. У зв’язку з тим, що оплата додаткової відпустки чорнобильцям включається до фонду оплати праці, таку виплату віднесено до витрат підприємства на підставі пп. 138.4, 138.5 і 142.1 ПКУ. Сума відшкодування таких витрат відображається у складі доходів підприємства (п.п. 135.5.10 ПКУ).

Бухгалтерський облік для госпрозрахункових підприємств. Кошти, отримувані підприємством з бюджету для цілей обліку, вважаються коштами цільового фінансування і відображаються на рахунку 48 «Цільове фінансування і цільові надходження». Згідно з наказом Мінфіну «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку і Інструкції про його застосування» від 30.11.99 р. № 291 підприємства самостійно вводять субрахунки виходячи з потреб управління, контролю, аналізу і звітності. Так, Інструкцією № 291 передбачено окремий субрахунок для обліку коштів, отриманих з бюджету і державних цільових фондів, і їх використання — 482 « Кошти з бюджету і державних цільових фондів».

У бухгалтерському обліку нарахування оплати додаткової «чорнобильської» відпустки відображається записом Дт 91 (92, 93, 94) — Кт 661. Відзначимо, що для обліку витрат на оплату додаткової відпустки, які підлягають відшкодуванню, доцільно вести окремий витратний субрахунок другого порядку.

У разі отримання підприємством фінансування (відшкодування витрат) з бюджету згідно з п. 17 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 15 «Дохід», затвердженого наказом Мінфіну від 29.11.99 р. № 290, таке фінансування визнається доходом протягом тих періодів, у яких понесено витрати, пов’язані з виконанням умов цільового фінансування.

Тому одночасно з нарахуванням витрат по дебету рахунків 91 (92, 93 94) необхідно відобразити нарахування доходу записом Дт 482 — Кт 718.

Бухгалтерський і податковий облік операцій, пов’язаних з наданням додаткової відпустки працівникам-чорнобильцям госпрозрахункового підприємства, розглянемо на умовному числовому прикладі.

Приклад 1. Працівник відділу збуту, який є особою, що постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи, зарахованою до 2 категорії, а також інвалідом 2 групи (усі підтвердні документи надано до бухгалтерії підприємства), з 16 липня 2013 року йде в додаткову відпустку, передбачену п. 1 ст. 21 Закону № 796, тривалістю 16 календарних днів. У липні 2013 року йому було нараховано такі виплати:

— заробітну плату за 11 відпрацьованих робочих днів липня в сумі 1674,00 грн.;

— оплату додаткової відпустки згідно із Законом № 796 у сумі 1893,00 грн.

Бухгалтерський облік для бюджетних організацій. Для бюджетних організацій і установ існують свої особливості бухгалтерського обліку операцій із виплати додаткової відпустки чорнобильцям. Основним документом, яким слід керуватися при відображенні господарських операцій, є План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну «Про затвердження деяких нормативно-правових актів із бухгалтерського обліку бюджетних установ» від 26.06.2013 р. № 611* (набрав чинності з 06.08.2013 р.).

* Цей документ прийнятий взамін наказу Головного управління Державного казначейства України «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ»
від 10.12.99 р. № 114.

Слід зазначити, що новий План рахунків у частині розрахунків із заробітної плати істотних відмінностей від попереднього не має.

Також працівникам бюджетних організацій слід ураховувати, що для зарахування коштів на виплати чорнобильцям в органах Державної казначейської служби необхідно відкрити рахунок 3711 «Інші рахунки клієнтів Держказначейства».

Крім цього, для обліку розрахунків за «чорнобильськими» виплатами доцільно відкрити додаткові субрахунки.

Порядок відображення в бухгалтерському обліку операцій із нарахування й виплати додаткової відпустки чорнобильцям бюджетної установи наведемо на умовному числовому прикладі.

Приклад 2. Працівник бюджетної організації є особою, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи, зарахованою до 2 категорії, а також інвалідом 2 групи (усі підтвердні документи надано до бухгалтерії організації). З 16 липня 2013 року він іде в додаткову відпустку, передбачену п. 1 ст. 21 Закону № 796, тривалістю 16 календарних днів. У липні 2013 року йому було нараховано заробітну плату за 11 відпрацьованих робочих днів липня в сумі 1674,00 грн. і оплату додаткової відпустки згідно із Законом № 796 у сумі 1893,00 грн.

Податковий агент відображає суму додаткової відпустки чорнобильцям у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ відповідно до Порядку заповнення і подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1020.

У цій формі виплати, що включаються до ФОП, у тому числі сума оплати додаткової відпустки чорнобильцям, відображаються з ознакою доходу «101» «Заробітна плата».

Відображення додаткової відпустки чорнобильцям у Звіті за формою № Д4 нічим не відрізняється від порядку відображення сум звичайної щорічної відпустки. Ця виплата відображується в графі 10 «Код типу нарахувань» таблиці 6 Звіту за формою № Д4 з кодом типу нарахувань — 10.

Необхідно також відзначити, що п. 14 Порядку № 936 передбачено складання й подання фінансової звітності відносно отримання і використання бюджетних коштів за формою і в установленому законодавством порядку. Форму такого Звіту затверджено наказом № 156.

Керівники підприємств, установ, організацій несуть персональну відповідальність за своєчасність подання розрахункових документів до органів соцзахисту, а також за правильність призначення і нарахування компенсаційних виплат та допомоги чорнобильцям. Оскільки «чорнобильські» виплати здійснюються за рахунок бюджетних коштів, то контроль за цільовим використанням бюджетних коштів здійснюється посадовими особами Мінсоцполітики, Держфінінспекції (п. 16 Порядку № 936).

Необхідно нагадати, що ст. 164¹² КпАП за нецільове використання бюджетних коштів, видання нормативно-правових актів, що зменшують надходження бюджету або збільшують витрати бюджету всупереч закону, на посадових осіб може бути накладено штраф від 70 до 85 нмдг (від 1190 до 1445 грн.), за повторне порушення протягом року — штраф у розмірі від 85 до 100 нмдг (від 1445 до 1700 грн.).

Якщо ж роботодавець з будь-якої причини забуде про пільги і компенсації для чорнобильців або відмовить у їх наданні, то в разі перевірки законодавства про працю його можуть притягнути до відповідальності за ст. 41 КпАП (адмінштраф на посадових осіб підприємців і підприємця — від 510 до 1700 грн.).