Работник поменял фамилию: действия работодателя

ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Порядок № 22-2 — Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления ПФУ от 08.10.2010 г. № 22-2.

Порядок № 1306 — Порядок выдачи свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании, утвержденный постановлением КМУ от 02.08.2000 г. № 1306.

Инструкция № 58 — Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минюста, Минтруда и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.

Инструкция № 660 — Инструкция по организации ведения военного учета военнообязанных и призывников в органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях и учебных заведениях, утвержденная приказом Минобороны от 15.12.2010 г. № 660.

Положение № 954 — Положение о регистрации физических лиц в Государственном реестре физических лиц — плательщиков налогов и утрате силы некоторых приказов Государственной налоговой администрации Украины, утвержденное приказом ГНАУ от 17.12.2010 г. № 954.

С позиции закона имя человека имеет особое значение. Под своим именем гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности, выступает в качестве работника, студента учебного заведения, пациента медицинского учреждения и т. п. От имени своего несовершеннолетнего ребенка родители (или заменяющие их лица) выступают в защиту его прав и законных интересов в суде и других государственных органах. Дети в возрасте от 14 до 18 лет уже вправе от своего имени заключать некоторые сделки. Гражданин имеет право на имя и как автор творческого произведения.

Гражданин вправе требовать компенсации причиненного вреда, если кто-либо искажает его имя либо использует его теми способами или в той форме, которые затрагивают его честь, достоинство или деловую репутацию.

Статьей 28 ГКУ предусмотрено, что физическое лицо приобретает права и обязанности и осуществляет их под своим именем. С точки зрения закона имя физического лица, являющегося гражданином Украины, состоит из фамилии, собственного имени и отчества, если иное не следует из закона или обычая национального меньшинства, к которому такое лицо принадлежит.

Право физического лица, достигшего возраста, установленного законом, по собственному усмотрению поменять свое имя (фамилию, собственное имя, отчество) определено ст. 295 ГКУ.

Основания, по которым физическое лицо вправе принять такое решение, могут быть различными. Стремление к перемене имени, отчества или фамилии может быть вызвано неблагозвучием, трудностью произношения, неудачным сочетанием имени, отчества и фамилии или желанием носить имя в соответствии с национальными традициями и т. д. Но на практике наиболее часто встречающимися являются ситуации, когда перемена фамилии связана с регистрацией либо расторжением брака.

Еще раз обратим внимание, что в данной статье пойдет речь о ситуации, когда имя (Ф. И. О.) меняет обычный работник, не являющийся руководителем предприятия или главным бухгалтером. И прежде чем перейти к алгоритму действий работодателя в случае перемены работником имени, кратко остановимся на действиях самого работника.

Шаг 1. Регистрация перемены Ф. И. О. Перемена имени (фамилии, собственного имени, отчества) в юридическом смысле этого слова совершается в тот момент, когда она регистрируется. Такую регистрацию осуществляют органы государственной регистрации актов гражданского состояния (РАГС) по месту жительства гражданина Украины на основании его заявления.

О факте такой регистрации выдается соответствующее свидетельство (ч. 1 ст. 18 Закона Украины «О государственной регистрации актов гражданского состояния» от 01.07.2010 г. № 2398-VI). После регистрации в паспорте гражданина делается отметка о том, что такой паспорт подлежит обмену в течение месяца.

Шаг 2. Получение нового паспорта. Обмен паспорта проводится территориальными подразделениями Государственной миграционной службы Украины в месячный срок по месту постоянного проживания гражданина (п. 12 разд. II Положения о паспорте гражданина Украины, утвержденного постановлением ВРУ от 26.06.92 г. № 2503-XII, п. 1.2 Порядка оформления и выдачи паспорта гражданина Украины, утвержденного приказом МВД Украины от 13.04.2012 г. № 320).

За несоблюдение сроков обмена паспорта физическое лицо может быть привлечено к административной ответственности в виде предупреждения или наложения штрафа от 1 до 3 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 17 до 51 грн.) (ст. 199 Кодекса Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X).

Шаг 3. Уведомление налогового органа. Напомним, что данные обо всех физических лицах — налогоплательщиках содержатся в Государственном реестре физических лиц — плательщиков налогов (далее — ГРФЛ). Данные о фамилии, собственном имени и отчестве физического лица вносятся в учетную карточку плательщика налогов или уведомление (для физических лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и имеют отметку в паспорте (учитываются по серии и номеру паспорта)).

Поэтому при смене имени (Ф. И. О.) физическое лицо обязано уведомить об этом орган ГНС по своему месту проживания путем подачи соответствующего заявления (разд. IX Положения № 954). Такое заявление должно быть подано физлицом не позднее месяца со дня возникновения указанных изменений (т. е. не позднее месяца с даты выдачи паспорта). Карточка плательщика налогов, содержащая прежние данные физлица, сдается им в орган ГНС, а взамен нее в течение 10 рабочих дней со дня подачи заявления выдается новый документ, удостоверяющий регистрацию физического лица в ГРФЛ, с учетом проведенных изменений. При этом регистрационный номер учетной карточки лица, зарегистрированного в ГРФЛ, не изменяется (п. 3 разд. XI Положения № 954).

Для физлиц, отказавшихся из-за своих религиозных убеждений от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика, после подачи соответствующего заявления в орган ГНС и внесения изменений в отдельный реестр в их новом паспорте орган ГНС проставляет отметку о наличии права осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта (письмо ГНСУ от 02.12.2011 г. № 8013/7/18-3217).

Следует отметить, что несмотря на то, что за непредставление или несвоевременное представление физическими лицами в органы ГНС сведений об изменении данных, которые вносятся в ГРФЛ, штрафные санкции до 1 января 2014 года не применяются (п. 14 подразд. 10 разд. XX НКУ), игнорировать порядок подачи сведений в налоговый орган не стоит.

Кроме обмена паспорта и уведомления органов ГНС, гражданину, поменявшему фамилию, имя, отчество, придется самостоятельно также поменять другие имеющиеся документы: загранпаспорт, военный билет, водительское удостоверение и техпаспорт, кредитные карточки, переоформить текущие и депозитные счета в банке.

Обращаем внимание: перемена имени не влечет за собой прекращения или изменения гражданских, трудовых прав и обязанностей физического лица, которые были приобретены им под прежним именем. Однако если говорить о перемене имени лица, являющегося наемным работником, то об этих изменениях работник обязан уведомить своего работодателя.

В свою очередь работодатель обязан совершить определенную процедуру действий, связанную с изменением персональных данных работника. Кратко опишем алгоритм действий работодателя. Итак, при смене имени (Ф. И. О.) работника работодателю в обязательном порядке нужно:

— внести изменения в трудовую книжку (осуществляются по основному месту работы), трудовой договор, документы личного дела работника, книгу учета движения трудовых книжек, другие документы;

— переоформить работнику свидетельство об общеобязательном государственном социальном страховании;

— сообщить в Пенсионный фонд.

Рассмотрим более подробно процедуру каждого из перечисленных этапов.

Многие кадровые и бухгалтерские документы предприятия, учреждения, организации содержат персональные данные работника. Согласно ст. 2 Закона Украины «О защите персональных данных» от 01.06.2010 г. № 2297-VI персональные данные — это сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано. Такие сведения, как фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, место проживания, относятся к категории персональных данных общего характера. Подробнее см. статью «Анализируем изменения в сфере законодательства о защите персональных данных» на с. 19 этого номера газеты.

Поэтому, когда изменяются персональные данные работника, необходимо издать приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.

Заявление работника. Обычно изданию такого приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные, в связи с переменой имени (Ф. И. О.). Подача такого заявления является не обязательным, но целесообразным шагом. К заявлению работник прилагает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (например, свидетельство о браке либо о расторжении брака, свидетельство о перемене имени, паспорт, регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

Текст заявления работника в данном случае может быть следующим:

«Прошу изменить в учетных и других документах предприятия фамилию «Козел» на фамилию «Лебедева» в связи с переменой фамилии.

К заявлению прилагаю:

1) свидетельство о перемене имени (копия);

2) паспорт, серия МК, № 112345, выданный Фрунзенским РО ХГУ УМВД Украины в Харьковской области 28.12.2012 г. (копия);

3) регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (копия)».

Копии прилагаемых к заявлению документов сверяются с оригиналами и заверяются надлежащим образом кадровой службой. Далее заявление с прилагаемыми документами передается на рассмотрение руководителю предприятия, учреждения, организации, который проставляет на них соответствующую резолюцию.

Вместе с тем на практике многие работодатели не требуют предоставления заявления работника, ограничиваясь лишь получением копий документов, подтверждающих перемену имени. В таком случае желательно, чтобы на копиях таких документов были проставлены дата их подачи/получения, а также подписи работника, предоставившего документы о перемене имени, и работника кадровой службы, принявшего их.

Издание приказа. В соответствии с резолюцией, проставленной руководителем предприятия, учреждения, организации на заявлении работника или на документах, удостоверяющих перемену имени работником (если заявление не подавалось), отдел кадров оформляет приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников. Такой приказ относится к группе приказов по личному составу. Строго установленной формы для такого приказа нет. Поэтому при его составлении следует руководствоваться общими правилами оформления документов, определенными ДСТУ 4163-2003 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Госпотребстандарта от 07.04.2003 г. № 55, другими нормативно-правовыми актами.

Для наглядности на с. 16 приведем фрагмент приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, в связи с переменой работником фамилии, имени и/или отчества.

«О внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников

ИЗМЕНИТЬ

В учетных и других документах предприятия фамилию КОЗЕЛ Натальи Петровны, программиста отдела автоматизированных систем управления, на фамилию ЛЕБЕДЕВА, в связи с переменой фамилии.

Основание:

1. Заявление Козел Н. П. от 28.12.2012 г.

2. Свидетельство о перемене имени, серия 1-ВЛ, № 111234, выданное Отделом государственной регистрации актов гражданского состояния по г. Харькову регистрационной службы Харьковского городского управления юстиции 03.12.2012 г. (копия).

3. Паспорт, серия МК, № 112345, выданный Фрунзенским РО ХГУ УМВД Украины в Харьковской области 28.12.2012 г. (копия).

4. Регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (копия)».

При этом датой внесения изменений в учетные и иные документы предприятия, содержащие данные работника, поменявшего фамилию, будет считаться дата издания приказа о внесении таких изменений.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под подпись всех заинтересованных лиц: самого работника, поменявшего имя, работников кадровой службы и бухгалтерии.

После подписи руководителем приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале (книге) регистрации приказов по личному составу. Минтруда в письме от 19.10.2005 г. № 09-487 указывает на необходимость ведения книги регистрации приказов по личному составу и в этом же письме приводит ее примерную форму.

Далее на основании такого приказа будут внесены изменения в трудовую книжку, личную карточку, лицевой счет и другие кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.

Порядок внесения изменений в трудовую книжку работника установлен положениями Инструкции № 58, согласно п. 2.13 которой изменение записей в трудовой книжке работника о его фамилии, имени, отчестве производится собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении имени и др.) со ссылкой на номер и дату этих документов.

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки прежние данные работника зачеркиваются одной чертой, а сверху (или рядом, где есть место) записываются новые. При этом прежняя запись зачеркивается аккуратно, чтобы она осталась легко читаемой.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки проставляется ссылка на соответствующий документ с указанием номера и даты выдачи такого документа, а также органа, который его выдал. Данная ссылка заверяется подписью руководителя предприятия, учреждения, организации или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия, учреждения, организации или отдела кадров.

Если трудовая книжка работника дополнена вкладышем, то данные работника следует изменить не только на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, но и на титульном листе вкладыша. Порядок внесения изменений во вкладыш аналогичен приведенному выше.

В случае если работник поменял имя (фамилию, собственное имя, отчество), работник кадровой службы, уполномоченный вести учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним, обязан внести соответствующие изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10, утвержденная приказом Минстата от 27.10.95 г. № 277). В связи с тем, что действующими нормативными актами не определен порядок внесения изменений в данную книгу, то, по нашему мнению, в этом случае используем знакомый нам порядок: будет достаточным зачеркнуть прежнюю фамилию (имя, отчество) работника и вписать новую. Здесь же либо на поле книги учета движения трудовых книжек напротив измененных данных работника (в случае отсутствия свободного места в графе с измененными данными) работнику, вносившему изменения, следует проставить дату внесения изменений, свою подпись и реквизиты документа, послужившего основанием для внесения изменений.

Напомним, что типовая форма первичной учетной документации по статистике труда № П-2 «Личная карточка работника» утверждена совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. № 495/656. Заполняется такая карточка работником отдела кадров на всех работников предприятия, в том числе и на совместителей, на основании опроса работников и соответствующих документов. Все последующие изменения данных о работнике, в том числе и перемена им имени (Ф. И. О.), также указываются в личной карточке.

На практике, как правило, изменения, связанные с переменой работником имени, вносятся в текст личной карточки следующим образом: в п. 1 разд. I «Загальні відомості» личной карточки работника одной чертой зачеркиваются прежние данные работника и рядом (либо выше) вписываются новые. Далее на поле личной карточки рядом с внесенными изменениями либо в графе «Додаткові відомості» личной карточки работник, вносивший изменения, указывает реквизиты документа, на основании которого они были внесены, проставляет дату внесения изменений и свою подпись.

Для работника, являющегося военнообязанным или призывником (взятым на военный учет в районных (городских) военных комиссариатах) данные персонального учета отражаются в разд. II «Відомості про військовий облік» личной карточки.

В случае перемены военнообязанным работником или работником-призывником имени (фамилии, собственного имени, отчества), лицо, ответственное за ведение персонального учета такой категории лиц на предприятии, учреждении, организации, обязано:

1) в течение 5 дней внести соответствующие изменения в личную карточку такого работника;

2) до 5-го числа месяца, следующего за месяцем внесения изменений, сообщить в военный комиссариат донесением по форме приложения 1 к Инструкции № 660 о произошедших изменениях в учетных данных работника.

Среди обязательных сведений и условий трудовой договор (контракт) должен содержать данные о работнике и работодателе, заключивших такой договор. На практике много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры в связи с изменением фамилии работника.

Действующее трудовое законодательство не устанавливает порядок внесения изменений в трудовой договор (контракт), заключенный с работником в письменной форме, в случае перемены работником имени. На практике используются два варианта:

1) в тексте трудового договора (контракта) зачеркиваются прежние данные работника и вписываются новые со ссылкой на документ, послуживший основанием для внесения таких изменений. Проставляются дата внесения изменений и подписи лица, вносившего изменения, и работника;

2) произошедшие изменения в Ф. И. О. и паспортных данных работника оформляются отдельным документом в виде приложения к трудовому договору. Отметим, что именно к такому способу внесения изменений в трудовой договор склоняется Минсоцполитики (ранее — Минтруда) (письмо Минтруда от 16.01.2009 г. № 7/06/186-09).

Вместе с тем существует мнение, что в случае перемены работником имени (Ф. И. О.) изменения в трудовой договор вносить не нужно. Достаточно приложить к нему копии документов, удостоверяющих перемену имени. Аргументируется такая позиция тем, что перемена имени не влечет за собой прекращения или изменения трудовых прав работника, приобретенных им под прежним именем. Ведь, по сути, условия самого трудового договора остаются прежними.

Аналогичным образом (зачеркивание одной чертой прежней фамилии и указание рядом новой, заверение исправлений подписью ответственного сотрудника) нужно изменить фамилию работника в следующих документах:

— графике отпусков;

— табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5, утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489);

— расчетно-платежной ведомости работника (типова форма № П-6, утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489), и др.

Если на работника, сменившего Ф. И. О., ранее были выписаны какие-либо доверенности (например, на представление интересов предприятия в суде), необходимо их переоформить.

В ситуации, когда кадровый учет, так же как и расчет зарплаты, ведется с помощью автоматизированной системы, в электронном виде — это упростит задачу. Достаточно в базе один раз изменить фамилию работника, и соответствующие исправления будут автоматически внесены во все документы. Останется только удостовериться, везде ли, где нужно, программа заменила данные.

Если же какие-то регистры учета ведутся традиционно на бумаге, тогда используйте привычный метод: прежние данные зачеркните, впишите новые с соответствующей ссылкой на документ и заверьте своей подписью.

Не следует забывать и о тех документах, которые есть на руках у работника, но их оформление ложится на плечи работодателя. Прежде всего речь идет о страховом свидетельстве об общеобязательном государственном социальном страховании. Работодателю его надо переоформить, если застрахованный работник меняет личные данные, в том числе фамилию.

Страховое свидетельство об общеобязательном государственном социальном страховании — это единый для всех видов общеобязательного государственного социального страхования документ строгой отчетности, подтверждающий право застрахованного лица на получение услуг и материального обеспечения по общеобязательному государственному социальному страхованию. Процедура получения наемными работниками свидетельства об общеобязательном социальном страховании установлена Порядком № 1306.

Каждому работнику, заполнившему анкету застрахованного лица, органом Пенсионного фонда выдается страховое свидетельство. Наемные работники получают страховое свидетельство у своего работодателя. Если работник имеет несколько мест работы, страховое свидетельство выдается по месту основной работы (письмо ПФУ от 06.12.2005 г. № 15407/03-02).

В страховое свидетельство включаются следующие сведения о застрахованном лице:

— фамилия, имя и отчество;

— дата и место (страна, область, район, населенный пункт) рождения;

— пол.

Если какое-либо из указанных сведений со временем меняется, например, в связи с переменой имени работником, то в месячный срок со дня наступления изменений такой работник обязан через своего работодателя-страхователя представить органу Пенсионного фонда заявление об обмене страхового свидетельства, к которому должны быть приложены копии документов, подтверждающих эти изменения (п. 14 Порядка № 1306).

На основании предоставленных документов орган Пенсионного фонда в течение двух недель оформляет новое страховое свидетельство с тем же номером. Заметим, что номер страхового свидетельства совпадает с регистрационным номером учетной карточки плательщика налогов (идентификационным номером) работника, выданным ему органом ГНС.

В течение недели со дня получения от Пенсионного фонда переоформленного страхового свидетельства работодатель-страхователь обязан выдать его застрахованному лицу под подпись в сопроводительной ведомости (ведомость отправляется работодателем обратно в отделение Пенсионного фонда).

Форма № 1ДФ . В Налоговом расчете по форме № 1ДФ не указываются фамилия, собственное имя, отчество работника, а отражается только его регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (идентификационный номер), который после перемены имени работника остается прежним. Поэтому в таком отчете ничего не меняется. Орган ГНС о перемене имени уже уведомил сам работник, когда вносил изменения в учетную карточку плательщика налогов.

Отчет по ЕСВ. Об изменении сведений, которые вносятся в систему персонифицированного учета о застрахованном лице, за которого или в пользу которого уплачиваются страховые взносы (например, фамилии, собственного имени, отчества застрахованного лица), страхователь-работодатель обязан уведомить органы Пенсионного фонда (п. 2.12 Порядка № 22-2).

Для регистрации застрахованных лиц в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования предусмотрена таблица 5 «Відомості про трудові відносини осіб» приложения 4 к Порядку № 22-2. В частности, таблицу 5 необходимо формировать также и в случае перемены работником имени (фамилии, собственного имени, отчества). В данной ситуации в реквизите «9. Прізвище, ім’я, по батькові ЗО» таблицы 5 следует указать полностью новые фамилию, собственное имя, отчество работника (согласно украиноязычной странице паспорта).

Извещать каким-либо образом остальные фонды социального страхования (от несчастных случаев, по временной потери трудоспособности) о смене работником фамилии, имени или отчества не нужно.

В завершение нашей темы хочется пожелать всем нам в наступившем 2013 году только тех перемен, которые сопровождаются исключительно положительными эмоциями!