Працівник змінив прізвище: дії роботодавця

ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Порядок № 22-2 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління Пенсійного фонду України від 08.10.2010 р. № 22-2.

Порядок № 1306 — Порядок видачі свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 02.08.2000 р. № 1306.

Інструкція № 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мін’юсту, Мінпраці та Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.

Інструкція № 660 — Інструкція з організації ведення військового обліку військовозобов’язаних та призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях та навчальних закладах, затверджена наказом Міноборони від 15.12.2010 р. № 660.

Положення № 954 — Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків та втрату чинності деякими наказами Державної податкової адміністрації України, затверджене наказом ДПАУ від 17.12.2010 р. № 954.

З позиції закону ім’я людини має особливе значення. Під своїм ім’ям громадянин набуває та здійснює права й обов’язки, виступає як працівник, як студент навчального закладу, як пацієнт медичного закладу тощо. Від імені своєї неповнолітньої дитини батьки (або особи, котрі їх замінюють) виступають на захист її прав і законних інтересів у суді та інших державних органах. Діти віком від 14 до 18 років уже мають право від свого імені укладати деякі правочини. Громадянин має право на ім’я і як автор твору.

Громадянин має право вимагати компенсації заподіяної шкоди, якщо хтось перекручує його ім’я чи використовує його тими способами або в тій формі, які зачіпають його честь, гідність або ділову репутацію.

Статтею 28 ЦКУ передбачено, що фізична особа набуває прав та обов’язків і здійснює їх під своїм ім’ям. З точки зору закону, ім’я фізичної особи, яка є громадянином України, складається з прізвища, власного імені та по батькові, якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншини, до якої така особа належить.

Право фізичної особи, яка досягла віку, установленого законом, на власний розсуд змінити своє ім’я (прізвище, власне ім’я, по батькові) визначено ст. 295 ЦКУ.

Підстави, з яких фізична особа має право прийняти таке рішення, можуть бути різними. Прагнення до зміни імені або прізвища може бути спричинене неблагозвуччям, трудністю вимови, невдалим поєднанням імені, по батькові та прізвища чи бажанням носити ім’я відповідно до національних традицій тощо. Але на практиці найчастіше трапляються є ситуації, коли зміна прізвища пов’язана з реєстрацією або розірванням шлюбу.

Ще раз звернемо увагу, що в цій статті йтиметься про ситуацію, коли ім’я (П. І. Б.) змінює звичайний працівник, який не є керівником підприємства або головним бухгалтером. І перш ніж перейти до алгоритму дій роботодавця в разі зміни імені працівника, стисло зупинимося на діях самого працівника.

Крок 1. Реєстрація зміни П. І. Б. Зміна імені (прізвища, власного імені, по батькові) в юридичному розумінні цього слова здійснюється в той момент, коли вона реєструється. Таку реєстрацію здійснюють органи державної реєстрації актів цивільного стану (РАЦС) за місцем проживання громадянина України на підставі його заяви.

Про факт такої реєстрації видається відповідне свідоцтво (ч. 1 ст. 18 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 01.07.2010 р. № 2398-VI). Після реєстрації в паспорті громадянина проставляється відмітка про те, що такий паспорт підлягає обміну протягом місяця.

Крок 2. Отримання нового паспорта. Обмін паспорта провадиться територіальними підрозділами Державної міграційної служби України в місячний строк за місцем постійного проживання громадянина (п. 12 розд. II Положення про паспорт громадянина України, затвердженого постановою ВРУ від 26.06.92 р. № 2503-XII, п. 1.2 Порядку оформлення та видачі паспорта громадянина України, затвердженого наказом МВС від 13.04.2012 р. № 320).

За недотримання строків обміну паспорта фізичну особу може бути притягнено до адміністративної відповідальності у вигляді попередження або накладення штрафу від 1 до 3 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 17 до 51 грн.) (ст. 199 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X).

Крок 3. Повідомлення податкового органу. Нагадаємо, що дані про всіх фізичних осіб — платників податків містяться в Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків (далі — ДРФО). Дані про прізвище, власне ім’я та по батькові фізичної особи вносяться до облікової картки платника податків або повідомлення (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і мають відмітку в паспорті (обліковуються за серією та номером паспорта)).

Тому при зміні імені (П. І. Б.) фізична особа зобов’язана повідомити про це орган ДПС за своїм місцем проживання шляхом подання відповідної заяви (див. розд. IX Положення № 954). Таку заяву має бути подано фізичною особою не пізніше місяця від дня виникнення зазначених змін (тобто не пізніше місяця з дати видачі паспорта). Картка платника податків, що містить колишні дані фізичної особи, здається нею до органу ДПС, а замість неї протягом 10 робочих днів від дня подання видається новий документ, що засвідчує реєстрацію фізичної особи в ДРФО, з урахуванням проведених змін. При цьому реєстраційний номер облікової картки особи, зареєстрованої в ДРФО, не змінюється (п. 3 розд. XI Положення № 954).

Для фізичних осіб, які відмовилися через свої релігійні переконання від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, після подання відповідної заяви до органу ДПС та внесення змін до окремого реєстру в їхньому новому паспорті орган ДПС проставляє відмітку про наявність права здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта (див. лист ДПСУ від 02.12.2011 р. № 8013/7/18-3217).

Слід зауважити: незважаючи на те, що за неподання або порушення строку подання фізичними особами до органів ДПС відомостей про зміну даних, які вносяться до ДРФО, штрафні санкції до 1 січня 2014 року не застосовуються (п. 14 підразд. 10 розд. XX ПКУ), ігнорувати порядок подання відомостей до податкового органу не варто.

Крім обміну паспорта і повідомлення органів ДПС, громадянину, який змінив прізвище, ім’я, по батькові, доведеться самостійно також поміняти інші наявні документи: закордонний паспорт, військовий квиток, посвідчення водія і техпаспорт, кредитні картки, переоформити поточні й депозитні рахунки в банку.

Звертаємо увагу : зміна імені не тягне за собою припинення або зміну цивільних, трудових прав та обов’язків фізичної особи, які було придбано нею під колишнім ім’ям. Однак якщо говорити про зміну імені особи, котра є найманим працівником, то про ці зміни працівник зобов’язаний повідомити свого роботодавця.

У свою чергу, роботодавець зобов’язаний виконати певну процедуру дій, пов’язану зі зміною персональних даних працівника. Стисло опишемо алгоритм дій роботодавця. Отже, при зміні імені (П. І. Б.) працівника роботодавцю обов’язково потрібно:

— унести зміни до трудової книжки (здійснюються за основним місцем роботи), трудового договору, документів особової справи працівника, книги обліку руху трудових книжок, інших документів;

— переоформити працівнику свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування;

— повідомити Пенсійний фонд.

Розглянемо докладніше процедуру кожного з перелічених етапів.

Багато кадрових та бухгалтерських документів підприємства, установи, організації містять персональні дані працівника. Згідно зі ст. 2 Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 р. № 2297-VI персональні дані — це відомості або сукупність відомостей про фізичну особу, яку ідентифікована або може бути конкретно ідентифіковано. Такі відомості, як прізвище, ім’я, по батькові, дата й місце народження, громадянство, місце проживання, належать до категорії персональних даних загального характеру. Докладніше див. статтю «Аналізуємо зміни у сфері законодавства щодо захисту персональних даних» на с. 19 цього номера газети.

Тому при зміні персональних даних працівника необхідно видати наказ про внесення змін до документів, що містять персональні дані.

Заява працівника. Зазвичай виданню такого наказу передує подання працівником заяви з проханням унести зміни до документів, що містять персональні дані, у зв’язку зі зміною імені (П. І. Б.). Подання такої заяви є не обов’язковим, але доцільним кроком. До заяви працівник додає копії документів, що підтверджують зміну персональних даних (наприклад, свідоцтво про шлюб або про розірвання шлюбу, свідоцтво про зміну імені, паспорт, реєстраційний номер облікової картки платника податків тощо). Оригінали цих документів працівник пред’являє роботодавцю.

Текст заяви працівника в цьому випадку може бути таким:

«Прошу змінити в облікових та інших документах підприємства прізвище «Козел» на прізвище «Лебедєва» у зв’язку зі зміною прізвища.

До заяви додаю:

1) свідоцтво про зміну імені (копія);

2) паспорт, серія МК № 112345, виданий Фрунзенським РВ ХМУ УМВС України в Харківській області 28.12.2012 р. (копія);

3) реєстраційний номер облікової картки платника податків (копія)».

Копії документів, що додаються до заяви, звіряються з оригіналами та засвідчуються належним чином кадровою службою. Далі заява з документами, що додаються, передається на розгляд керівнику підприємства, установи, організації, який проставляє на них відповідну резолюцію.

Водночас на практиці багато які роботодавці не вимагають подання заяви працівника, обмежуючись лише отриманням копій документів, що підтверджують зміну імені. У такому разі бажано, щоб на копіях таких документів було проставлено дату їх подання/отримання, а також підписи працівника, котрий подав документи про зміну імені, та працівника кадрової служби, який прийняв їх.

Видання наказу. Відповідно до резолюції, проставленої керівником підприємства, установи, організації на заяві працівника або на документах, що засвідчують зміну імені працівником (якщо заява не подавалася), відділ кадрів оформляє наказ про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників. Такий наказ належить до групи наказів з особового складу. Чітко встановленої форми для такого наказу немає. Тому при його складанні слід керуватися загальними правилами оформлення документів, визначеними ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженими наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 р. № 55, іншими нормативно-правовими актами.

Для наочності на с. 16 наведемо фрагмент наказу про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників у зв’язку зі зміною працівником прізвища, імені та/або по батькові.

«Про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників

ЗМІНИТИ

в облікових та інших документах підприємства прізвище КОЗЕЛ Наталії Петрівни, програміста відділу автоматизованих систем управління, на прізвище ЛЕБЕДЄВА, у зв’язку зі зміною прізвища.

Підстава:

1. Заява Козел Н. П. від 28.12.2012 р.

2. Свідоцтво про зміну імені, серія 1-ВЛ № 111234, видане відділом державної реєстрації актів цивільного стану по м. Харкову реєстраційної служби Харківського міського управління юстиції 03.12.2012 р. (копія).

3. Паспорт, серія МК № 112345, виданий Фрунзенським РВ ХМУ УМВС України в Харківській області 28.12.2012 р. (копія).

4. Реєстраційний номер облікової картки платника податків (копія)».

При цьому датою внесення змін до облікових та інших документів підприємства, що містять дані працівника, який змінив прізвище, вважатиметься дата видання наказу про внесення таких змін.

Із наказом про внесення змін до документів, що містять персональні дані, ознайомлюють під розпис усіх зацікавлених осіб: самого працівника, який змінив ім’я, працівників кадрової служби та бухгалтерії.

Після підпису керівником наказ про внесення змін до документів, що містять персональні дані, реєструється у відповідному журналі (книзі) реєстрації наказів з особового складу. Мінпраці в листі від 19.10.2005 р. № 09-487 указує на необхідність ведення книги реєстрації наказів з особового складу і саме в цьому листі наводить її примірну форму.

Далі на підставі такого наказу буде внесено зміни до трудової книжки працівника, особової картки працівника, особового рахунка працівника та інших кадрових та бухгалтерських документів, що містять персональні дані працівника.

Порядок унесення змін до трудової книжки працівника встановлено положеннями Інструкції № 58. Згідно з п. 2.13 цієї Інструкції зміна записів у трудовій книжці працівника про його прізвище, ім’я, по батькові здійснюється власником чи уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про одруження, про розірвання шлюбу, про зміну імені тощо) з посиланням на номер і дату цих документів.

На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки колишні дані працівника закреслюються однією рискою, а зверху (або поряд, де є місце) записуються нові дані. При цьому колишній запис закреслюється акуратно, щоб його можна було легко прочитати.

На внутрішньому боці обкладинки трудової книжки проставляється посилання на відповідний документ із зазначенням номера й дати видачі такого документа, а також органу, який його видав. Це посилання засвідчується підписом керівника підприємства, установи, організації або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Якщо трудову книжку працівника доповнено вкладишем, то дані працівника слід змінити не лише на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки, а й на титульному аркуші вкладиша. Порядок унесення змін до вкладиша аналогічний описаному вище.

У разі якщо працівник змінив ім’я (прізвище, власне ім’я, по батькові), працівник кадрової служби, уповноважений вести облік руху трудових книжок та вкладишів до них, зобов’язаний унести відповідні зміни до книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена наказом Мінстату від 27.10.95 р. № 277). У зв’язку з тим, що чинними нормативними актами не визначено порядку внесення змін до цієї книги, то, на нашу думку, у цьому випадку звернемося до знайомого нам порядку: достатньо буде закреслити колишнє прізвище (ім’я, по батькові) працівника та вписати нове. Тут же або на полі книги обліку руху трудових книжок напроти змінених даних працівника (у разі відсутності вільного місця в графі зі зміненими даними) працівник, який уносив зміни, має проставити дату внесення змін, свій підпис та реквізити документа, що став підставою для внесення змін.

Нагадаємо, що типову форму первинної облікової документації зі статистики праці № П-2 «Особова картка працівника» затверджено спільним наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656. Заповнюється така картка працівником відділу кадрів на всіх працівників підприємства, у тому числі й на сумісників, на підставі опитування працівників та відповідних документів. Усі подальші зміни даних про працівника, у тому числі й зміна ним імені (П. І. Б.), також зазначаються в особовій картці.

На практиці, як правило, зміни, пов’язані зі зміною працівником імені, уносяться до тексту особової картки таким чином: у п. 1 розд. I «Загальні відомості» особової картки працівника однією рискою закреслюються колишні дані працівника і поруч (чи вище) вписуються нові. Далі на полі особової картки поруч з унесеними змінами або у графі «Додаткові відомості» особової картки працівник, котрий уносив зміни, зазначає реквізити документа, на підставі якого ці зміни було внесено, проставляє дату внесення змін та свій підпис.

Для працівника, який є військовозобов’язаним або призовником ( узятим на військовий облік у районних (міських) військових комісаріатах), дані персонального обліку відображаються в розд. II «Відомості про військовий облік» особової картки.

У випадку зміни військовозобов’язаним працівником або працівником-призовником імені (прізвища, власного імені, по батькові) особа, відповідальна за ведення персонального обліку такої категорії осіб на підприємстві, в установі, організації, зобов’язана:

1) протягом 5 днів унести відповідні зміни до особової картки такого працівника;

2) до 5-го числа місяця, наступного за місяцем унесення змін, повідомити військовий комісаріат донесенням за формою додатка 1 до Інструкції № 660 про зміни, що відбулися в облікових даних працівника.

Серед обов’язкових відомостей та умов трудовий договір (контракт) має містити дані щодо працівника та роботодавця, які уклали такий договір. На практиці багато спорів викликає питання про необхідність унесення змін до трудового договору та про оформлення цієї процедури у зв’язку зі зміною прізвища працівника.

Чинне трудове законодавство не встановлює порядку внесення змін до трудового договору (контракту), укладеного з працівником у письмовій формі, у разі зміни працівником імені. На практиці використовуються два варіанти:

1) у тексті трудового договору (контракту) закреслюються колишні дані працівника та вписуються нові з посиланням на документ, що став підставою для внесення таких змін. Проставляються дата внесення змін та підписи особи, яка вносила зміни, і працівника;

2) зміни, що відбулися у П. І. Б. та паспортних даних працівника, оформляються окремим документом у вигляді додатка до трудового договору. Зауважимо, що саме до такого способу внесення змін до трудового договору схиляється Мінсоцполітики (раніше — Мінпраці) (див. лист Мінпраці від 16.01.2009 р. № 7/06/186-09).

Водночас існує думка, що в разі зміни працівником імені зміни до трудового договору вносити не потрібно. Достатньо додати до нього копії документів, що засвідчують зміну імені. Аргументується така позиція тим, що зміна імені не спричинює припинення або зміну трудових прав працівника, придбаних ним під колишнім ім’ям. Адже, по суті, умови самого трудового договору залишаються незмінними.

Аналогічно (шляхом закреслення однією рискою колишнього прізвища та зазначення поруч нового, засвідчення виправлень підписом відповідального працівника) потрібно змінити прізвище працівника в таких документах:

— графіку відпусток;

— табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489);

— розрахунково-платіжній відомості працівника (типова форма № П-6, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489) тощо.

Якщо на працівника, який змінив П. І. Б., раніше було виписано будь-яку довіреність (наприклад, на представлення інтересів підприємства в суді), необхідно їх переоформити.

У ситуації, коли кадровий облік, також само і розрахунок зарплати, ведеться за допомогою автоматизованої системи, в електронному вигляді, це спростить завдання. Достатньо змінити в базі один раз прізвище працівника, і відповідні виправлення буде автоматично внесено до всіх документів. Залишиться тільки пересвідчитися, чи скрізь, де потрібно, програма замінила дані.

Якщо ж будь-які регістри обліку ведуться традиційно на папері, то використовуйте звичний метод: колишні дані закресліть, впишіть нові з відповідним посиланням на документ і завірте своїм підписом.

Не слід забувати і про ті документи, які є на руках у працівника, але їх оформлення покладається на роботодавця. Перш за все йдеться про страхове свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування. Роботодавцю його слід переоформити, якщо застрахований працівник змінює особові дані, у тому числі прізвище.

Страхове свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування — це єдиний для всіх видів загальнообов’язкового державного соціального страхування документ суворої звітності, що підтверджує право застрахованої особи на отримання послуг та матеріального забезпечення за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням. Процедуру отримання найманими працівниками страхового свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування встановлено Порядком № 1306.

Кожному працівнику, який заповнив анкету застрахованої особи, органом Пенсійного фонду видається страхове свідоцтво. Наймані працівники отримують страхове свідоцтво у свого роботодавця. Якщо працівник має кілька місць роботи, страхове свідоцтво видається за місцем основної роботи (див. лист Пенсійного фонду від 06.12.2005 р. № 15407/03-02).

До страхового свідоцтва включаються такі відомості про застраховану особу:

— прізвище, ім’я та по батькові;

— дата і місце (країна, область, район, населений пункт) народження;

— стать.

Якщо будь-яка із зазначених відомостей з часом змінюється, наприклад у зв’язку зі зміною імені працівником, то в місячний строк від дня настання змін такий працівник зобов’язаний через свого роботодавця-страхувальника подати органу Пенсійного фонду заяву про обмін страхового свідоцтва, до якої має бути додано копії документів, що підтверджують ці зміни (п. 14 Порядку № 1306).

На підставі поданих документів орган Пенсійного фонду протягом двох тижнів оформляє нове страхове свідоцтво з тим самим номером. Зауважимо, що номер страхового свідоцтва збігається з реєстраційним номером облікової картки платника податків (ідентифікаційним номером) працівника, виданим йому органом ДПС.

Протягом тижня від дня отримання від органу Пенсійного фонду переоформленого страхового свідоцтва роботодавець-страхувальник зобов’язаний видати його застрахованій особі під підпис у супровідній відомості (відомість надсилається роботодавцем назад до відділення Пенсійного фонду).

Форма № 1ДФ . У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ не вказуються прізвище, власне ім’я, по батькові працівника, а відображається лише його реєстраційний номер облікової картки платника податків (ідентифікаційний номер), який після зміни імені працівника залишається тим самим. Тому в такому звіті нічого не змінюється. Орган ДПС про зміну імені вже повідомлено самим працівником при внесенні зміни до облікової картки платника податків.

Звіт щодо ЄСВ. Про зміну відомостей, що вносяться до системи персоніфікованого обліку про застраховану особу, за яку або на користь якої сплачуються страхові внески (наприклад, прізвища, власного імені, по батькові застрахованої особи), страхувальник-роботодавець зобов’язаний повідомити орган Пенсійного фонду (п. 2.12 Порядку № 22-2).

Для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування передбачено таблицю 5 «Відомості про трудові відносини осіб» додатка 4 до Порядку № 22-2. Зокрема, таблицю 5 необхідно формувати також й у випадку зміни працівником імені (прізвища, власного імені, по батькові). У цій ситуації в реквізиті «9. Прізвище, ім’я, по батькові ЗО» таблиці 5 потрібно вказати повністю нові прізвище, власне ім’я, по батькові працівника (згідно з україномовною сторінкою паспорта).

Повідомляти в будь-який спосіб решту фондів соціального страхування (від нещасних випадків, з тимчасової втрати працездатності) про зміну працівником прізвища, імені або по батькові не потрібно.

На завершення нашої теми хочеться побажати всім нам у Новому році лише таких змін, що супроводжуються виключно позитивними емоціями!