О штатном расписании предприятия

Департамент заработной платы и условий труда рассмотрел <…> обращение и сообщает.

Действующим законодательством не определено понятие «штатное расписание».

В соответствии со статьей 64 Хозяйственного кодекса Украины предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

Штатное расписание является документом, устанавливающим для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты и должностные оклады работников. Штатное расписание содержит названия должностей, численность персонала и оклады по каждой должности (Юридичний словник, 1983 р., видання друге, перероблене й доповнене, під редакцією В. М. Бабія, Ф. Г. Бурчака, В. М. Корецького, В. В. Цвєткова).

Штатные расписания предприятий, учреждений, организаций, финансируемых из бюджета, составляются в соответствии с типовой формой, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 28.01.2002 г. № 57.

Типовая форма штатного расписания предусматривает графы, где указываются названия структурных подразделений и должностей, количество штатных единиц, должностные оклады, надбавки и доплаты, фонд заработной платы за месяц*.

* См. также консультацию специалиста ЦК Профсоюза работников образования и науки на с. 28 этого номера газеты.

Предприятия хозрасчетной сферы используют типовую форму как методическое пособие для разработки собственной формы штатного расписания.

Согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины и Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58 (с изменениями), записи в трудовую книжку о названии работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются в соответствии с профессиональными названиями работ, указанными в Классификаторе профессий.

В то же время в разделе «Основные положения» Национального классификатора Украины ДК 003:2010 «Классификатор профессий» (далее — Классификатор), утвержденного приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 г. № 327, предусмотрено, что на предприятиях, в учреждениях и организациях записи о работе вносят в установленном порядке в трудовые книжки работников в соответствии с профессиональными названиями работ, указанными в Классификаторе.

Следовательно, названия должностей (профессий), которые предусматриваются в штатном расписании, должны соответствовать Классификатору.

Принятие, утверждение руководителем предприятия штатного расписания производятся путем издания специального локального нормативного акта (приказ, распоряжение), который будет определять количество работников каждой профессии с распределением штатных единиц по структурным подразделениям предприятия.

Приказ (распоряжение), которым утверждается штатное расписание, оформляется с соблюдением всех требований к организационно-распорядительной документации согласно Национальному стандарту Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003», утвержденному приказом Госпотребстандарта Украины от 07.04.2003 г. № 55, который распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, положения, решения, протоколы, акты, письма и т. п.), создаваемые в результате деятельности предприятий, учреждений, организаций и их объединений всех форм собственности.

Исходя из необходимости урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда, утверждение штатного расписания на предприятии является обязательным, и отсутствие последнего следует считать нарушением требований законодательства о труде, за которое работодатель может нести административную ответственность в соответствии с частью 1 статьи 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях.

Что касается профессии «Бухгалтер-кассир», то в соответствии с нормами Классификатора не допускается создание расширенных названий профессий через дефис или с приведением уточнений в скобках, кроме предусмотренных в Классификаторе.

Согласно Классификатору профессиональные названия работ «Бухгалтер (с дипломом специалиста)» с кодом 2411.2 (профессиональная группа «Аудиторы и квалифицированные бухгалтеры», раздел «Профессионалы» ), «Бухгалтер» с кодом 3433 (профессиональная группа «Бухгалтеры и кассиры-эксперты», раздел «Специалисты») и «Кассир (на предприятии, в учреждении, организации)» с кодом 4211 (профессиональная группа «Кассиры и билетеры», раздел «Технические служащие») являются отдельными профессиями.

Следовательно, объединение двух названий профессий «Бухгалтер» и «Кассир» является ошибкой.

Директор Департамента А. Товстенко

Следует отметить, что для бюджетных учреждений и организаций, а также предприятий, финансируемых из бюджета, вопросы формирования штатных расписаний регламентированы нормативно-правовыми актами. Так, например, механизм утверждения штатного расписания регулируют Порядок составления, рассмотрения, утверждения и основные требованиям к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденные постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228; типовая форма утверждена приказом Минфина «Об утверждении документов, применяемых в процессе исполнения бюджета» от 28.01.2002 г. № 57 (далее — приказ № 57).

Несколько иная ситуация у хозрасчетных предприятий. Дело в том, что на сегодняшний день ни один из нормативных документов не содержит ни четкого определения термина «штатное расписание», ни однозначного указания на обязательность составления такого документа для всех предприятий. Из определения, приведенного в юридических словарях, штатное расписание — это документ, который устанавливает для предприятия, учреждения, организации структуру, штат и должностные оклады работников и содержит наименования должностей, численность персонала и оклады по каждой должности. Выводы о необходимости наличия штатного расписания на предприятии можно сделать на основании ст. 64 Хозяйственного кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV, в которой указано, что предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

В комментируемом письме Минсоцполитики разъясняет следующие моменты:

1. Обязательность составления. Ведомство подчеркивает, что составление и утверждение штатного расписания на предприятии является обязательным, учитывая необходимость урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда. Отсутствие штатного расписания, по мнению Минсоцполитики, считается нарушением требований законодательства о труде, за которое работодатель может быть привлечен к административной ответственности согласно ч. 1 ст. 41 КоАП — штраф от 510 до 1700 грн. На это ведомство указывало и ранее (письма Минтруда от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07, 
от 17.06.2008 г. № 165/06/186-08).

2. Форма штатного расписания. Типовая форма штатного расписания, утвержденная приказом № 57, предусматривает графы, где указываются:

— названия структурных подразделений и должностей;

— количество штатных единиц;

— должностные оклады;

— надбавки и доплаты;

— фонд заработной платы за месяц.

Предприятия и организации хозрасчетной сферы используют типовую форму как методическое пособие для разработки собственной формы штатного расписания. Также и в письме Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23 было указано, что форма штатного расписания бюджетников может быть взята за основу для других предприятий.

3. Порядок утверждения. Принятие, утверждение руководителем предприятия штатного расписания производятся путем издания специального локального нормативного акта (приказа, распоряжения). Таким образом, этим документом регламентируется количество работников каждой профессии с распределением штатных единиц по структурным подразделениям предприятия. Приказ (распоряжение), которым утверждается штатное расписание, должен соответствовать всем требованиям, предъявляемым к организационно-распорядительной документации.

Штатное расписание, как правило, вводится в действие с начала календарного года приказом руководителя предприятия и действует в течение всего этого года (письмо Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23). В то же время для хозрасчетных предприятий периодичность утверждения штатного расписания или внесения изменений в него законодательством не регламентирована. Поэтому решение о том, когда утверждать и пересматривать штатное расписание, остается за предприятием. Например, если в приказе (распоряжении) руководителя указано, что вводится штатное расписание на 2013 год, то на 2014 год нужно будет утвердить новое штатное расписание. Если же срок действия штатного расписания не оговорен — существующее штатное расписание действует бессрочно вплоть до утверждения нового.

4. Наименования должностей. При введении должностей в штатное расписание необходимо учитывать, в частности, следующие требования:

— наименования должностей (профессий) в штатном расписании должны соответствовать Национальному классификатору профессий ДК 003:2010, утвержденному приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 г. № 327. Кстати, эти же названия должны использоваться в текстах приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, записях в трудовую книжку. Об этом говорилось, в частности, в письмах Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23 и от 17.06.2008 г. № 165/06/186-08;

— Классификатор не допускает создания расширенных названий профессий через дефис или с приведением уточнений в скобках, кроме преду-смотренных в нем самом, т. е., например, объединение двух названий профессий «Бухгалтер» и «Кассир» в одну — «Бухгалтер-кассир» является ошибкой.

В этой связи добавим, что не следует путать недопустимые двойные должности («бухгалтер-кассир», «водитель-экспедитор», «секретарь-референт») с должностями, которые в Классификаторе профессий указаны через дефис и являются установленным кодифицированным названием одной должности, например, слесарь-электромонтажник, секретарь-машинистка, аппаратчик-сушильщик, слесарь-дизелист и т. д.

При этом наименование должности может формироваться с использованием производных слов, перечисленных в приложении В к Классификатору профессий (заместитель, ведущий, сменный, помощник, старший, главный, дежурный и т. д.).

Важно обратить внимание, что вопрос соответствия наименования должности Классификатору профессий очень важен и принципиален для тех работников, которые имеют право на пенсию по возрасту на льготных условиях. Несоответствие используемых на предприятиях, в учреждениях и организациях названий профессий Классификатору профессий никакой ответственности не влечет, однако название профессий является основанием для применения к работнику правовых норм, которые дают право на сокращенный рабочий день, дополнительный отпуск, льготное пенсионное обеспечение. Игнорирование названий профессий, содержащихся в Классификаторе профессий, может существенным образом сказаться в подобных случаях на правах и обязанностях сторон трудового договора. На это указывало Минтруда в письме от 17.06.2008 г. № 165/06/186-08.

На практике зачастую встречаются ситуации, когда должности работников, указанных в штатном расписании, не соответствуют Классификатору профессий. В этом случае возникает необходимость внести изменения в штатное расписание. Причем алгоритм действий кадровой службы или ответственного лица в указанном случае сводится к следующему:

— составляется служебная записка на имя руководителя предприятия с перечнем всех выявленных в кадровой документации отклонений от установленных требований;

— издается приказ о внесении изменений в штатное расписание или об утверждении штатного расписания в новой редакции (в зависимости от объемов необходимых изменений);

— вносятся изменения в трудовую книжку работника (если отсутствующая в Классификаторе профессий должность внесена и в трудовую книжку).

Людмила ТРОХИМЕНКО,
 заместитель главного редактора
 (e-mail: l.trokhimenko@id.factor.ua)