Про штатний розпис підприємства

Департамент заробітної плати та умов праці розглянув <…> звернення та повідомляє.

Чинним законодавством не визначено поняття «штатний розпис».

Відповідно до статті 64 Господарського кодексу України підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників і штатний розпис.

Штатний розпис є документом, що встановлює для цього підприємства, установи, організації структуру, штати й посадові оклади працівників. Штатний розпис містить назви посад, чисельність персоналу та оклади за кожною посадою (Юридичний словник, 1983 р., видання друге, перероблене й доповнене, за редакцією В. М. Бабія, Ф. Р. Бурчака, В. М. Корецького, В. В. Цвєткова).

Штатні розписи підприємств, установ, організацій, що фінансуються з бюджету, складаються відповідно до типової форми, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 28.01.2002 р. № 57.

Типова форма штатного розпису передбачає графи, де вказуються назви структурних підрозділів та посад, кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки й доплати, фонд заробітної плати за місяць*.

* Див. також консультацію фахівця ЦК Профспілки працівників освіти та науки на с. 28 цього номера газети.

Підприємства госпрозрахункової сфери використовують типову форму як методичний посібник для розробки власної форми штатного розпису.

Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58 (зі змінами), записи до трудової книжки про назву роботи, професію або посаду, на яку прийнято працівника, виконуються відповідно до професійних назв робіт, зазначених у Класифікаторі професій.

Водночас у розділі «Основні положення» Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі — Класифікатор), затвердженого наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 р. № 327, передбачено, що на підприємствах, в установах та організаціях записи про роботу вносять в установленому порядку до трудових книжок працівників відповідно до професійних назв робіт, зазначених у Класифікаторі.

Отже, назви посад (професій) , що передбачаються у штатному розписі, мають відповідати Класифікатору.

Прийняття, затвердження керівником підприємства штатного розпису здійснюються шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказ, розпорядження), що визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства.

Наказ (розпорядження), яким затверджується штатний розпис, оформляється з додержанням усіх вимог до організаційно-розпорядчої документації згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163-2003», затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 р. № 55, що поширюється на організаційно-розпорядчі документи (постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо), які створюються в результаті діяльності підприємств, установ, організацій та їх об’єднань усіх форм власності.

Виходячи з необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці, затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим, і відсутність останнього слід вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно з частиною 1 статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Що стосується професії «бухгалтер-касир», то відповідно до норм Класифікатора не допускається створення розширених назв професій через дефіс або з наведенням уточнень у дужках, окрім передбачених у Класифікаторі.

Згідно з Класифікатором професійні назви робіт «Бухгалтер (з дипломом спеціаліста)» з кодом 2411.2 (професійна група «Аудитори та кваліфіковані бухгалтери», розділ «Професіонали»), «Бухгалтер» з кодом 3433 (професійна група «Бухгалтери та касири-експерти», розділ «Спеціалісти») та «Касир (на підприємстві, в установі, організації)» з кодом 4211 (професійна група «Касири та білетери», розділ «Технічні службовці») є окремими професіями.

Отже, об’єднання двох назв професій «Бухгалтер» та «Касир» є помилкою.

Директор Департаменту
О. Товстенко

Слід зауважити, що для бюджетних установ та організацій, а також підприємств, які фінансуються з бюджету, питання формування штатних розписів регламентуються нормативно-правовими актами. Так, механізм затвердження штатного розпису регулюється Порядком складання, розгляду, затвердження та основними вимогами до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженими постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228; типову форму затверджено наказом Мінфіну «Про затвердження документів, що застосовуються у процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 р. № 57 (далі — наказ № 57).

Дещо інша ситуація для госпрозрахункових підприємств. Річ у тім, що на сьогодні жоден із нормативних документів не містить ні чіткого визначення терміна «штатний розпис», ні однозначної вказівки на обов’язковість складання такого документа для всіх підприємств. Із визначення, наведеного в юридичних словниках, штатний розпис — це документ, що встановлює для підприємства, установи, організації структуру, штат і посадові оклади працівників та містить найменування посад, чисельність персоналу та оклади за кожною посадою. Висновок про необхідність наявності штатного розпису на підприємстві можна зробити на підставі ст. 64 Господарського кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-IV, де зазначено, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників та штатний розпис.

У листі, що коментується, Мінсоцполітики роз’яснює такі моменти.

1. Обов’язковість складання. Відомство підкреслює, що складання та затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим, ураховуючи необхідність урегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці. Відсутність штатного розпису, на думку Мінсоцполітики, вважається порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавця може бути притягнено до адміністративної відповідальності згідно з ч. 1 ст. 41 КУпАП з накладенням штрафу від 510 до 1700 грн. На це відомство вказувало й раніше (листи Мінпраці від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07, від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08).

2. Форма штатного розпису. Типова форма штатного розпису, затверджена наказом № 57, передбачає графи, де вказуються:

— назви структурних підрозділів та посад;

— кількість штатних одиниць;

— посадові оклади;

— надбавки і доплати;

— фонд заробітної плати за місяць.

Підприємства та організації госпрозрахункової сфери використовують типову форму як методичний посібник для розробки власної форми штатного розпису. Також і в листі Мінпраці від 20.01.2005 р. № 18-23 зазначалося, що форму штатного розпису бюджетників може бути взято за основу для інших підприємств.

3. Порядок затвердження. Прийняття, затвердження керівником підприємства штатного розпису здійснюються шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказ, розпорядження). Таким чином, цим документом регламентується кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства. Наказ (розпорядження), яким затверджується штатний розпис, має відповідати всім вимогам, що висуваються до організаційно-розпорядчої документації.

Штатний розпис, як правило, затверджується з початку календарного року наказом керівника підприємства та діє протягом усього цього року (лист Мінпраці від 20.01.2005 р. № 18-23). Водночас для госпрозрахункових підприємств періодичність затвердження штатного розпису або внесення змін до нього законодавством не регламентується. Тому рішення про те, коли затверджувати і переглядати штатний розпис, залишається за підприємством. Наприклад, якщо в наказі (розпорядженні) керівника зазначено, що вводиться штатний розпис на 2013 рік, то на 2014 рік потрібно буде затвердити новий штатний розпис. Якщо ж строк дії штатного розпису не застережено, існуючий штатний розпис діє безстроково аж до затвердження нового.

4. Найменування посад. При введенні посад до штатного розпису необхідно враховувати, зокрема, такі вимоги:

— найменування посад (професій) у штатному розписі мають відповідати Національному класифікатору професій ДК 003:2010, затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 р. № 327. До речі, саме ці назви повинні використовуватися в текстах наказів про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, записах у трудовій книжці. Про це йшлося, зокрема, у листах Мінпраці від 20.01.2005 р. № 18-23 і від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08;

— Класифікатор не допускає створення розширених назв професій через дефіс або з наведенням уточнень у дужках, крім передбачених у ньому самому, тобто, наприклад, об’єднання двох назв професій «бухгалтер» і «касир» в одну — «бухгалтер-касир» — є помилкою.

У зв’язку з цим додамо, що не слід плутати недопустимі подвійні посади («бухгалтер-касир», «водій-експедитор», «секретар-референт») з посадами, які у Класифікаторі професій зазначені через дефіс та є встановленою назвою однієї кодифікованої посади, наприклад «слюсар-електромонтажник», «секретар-друкарка», «апаратник-сушильник», «слюсар-дизеліст» тощо.

При цьому найменування посади може формуватися з використанням похідних слів, перелічених у додатку В до Класифікатора професій (заступник, провідний, змінний, помічник, старший, головний, черговий тощо).

Важливо звернути увагу, що питання відповідності найменування посаді з Класифікатора професій є дуже важливим та принциповим для тих працівників, які мають право на пенсію за віком на пільгових умовах. Невідповідність назв професій, що використовуються на підприємствах, в установах та організаціях, Класифікатору професій жодної відповідальності не спричинює, однак назва професій є підставою застосування до працівника правових норм, що дають право на скорочений робочий день, додаткову відпустку, пільгове пенсійне забезпечення. Ігнорування назв професій, що містяться у Класифікаторі професій, може суттєво позначитися в подібних випадках на правах та обов’язках сторін трудового договору. На це вказувало Мінпраці в листі від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08.

На практиці часто трапляються ситуації, коли посади працівників, зазначених у штатному розписі, не відповідають Класифікатору професій. У цьому випадку виникає необхідність унести зміни до штатного розпису. Причому алгоритм дій кадрової служби або відповідальної особи в зазначеному випадку зводиться до такого:

— складається службова записка на ім’я керівника підприємства з переліком усіх виявлених у кадровій документації відхилень від установлених вимог;

— видається наказ про внесення змін до штатного розпису або про затвердження штатного розпису в новій редакції (залежно від обсягів необхідних змін);

— уносяться зміни до трудової книжки працівника (якщо відсутню у Класифікаторі професій посаду внесено й до трудової книжки).

Людмила ТРОХИМЕНКО,
 заступник головного редактора
 (e-mail: l.trokhimenko@id.factor.ua)