Работник заболел на отдыхе: как продлить отпуск

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

ЕСВ — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.

НДФЛ — налог на доходы физических лиц.

НСЛ — налоговая социальная льгота.

ФСС ВПТ — Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности.

Прежде чем рассмотреть, какие действия должен предпринять бухгалтер в случае, если работник заболел в отпуске, спешим успокоить самого работника: действующим законодательством Украины предусмотрены случаи продления или переноса отпуска. Так, согласно ст. 80 КЗоТ и ст. 11 Закона об отпусках ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен в случае временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке. Данное правило распространяется также на дополнительные отпуска работникам, имеющим детей, предоставляемые на основании ст. 19 Закона об отпусках.

Сразу отметим, что любой отпуск независимо от его вида (ежегодный отпуск, дополнительный социальный отпуск работникам, имеющим детей, отпуск в связи с беременностью и родами и пр.) предоставляют на основании приказа руководителя предприятия, учреждения, организации. Этот документ является первичным документом для начисления и выплаты отпускных.

В случае продления или переноса отпуска в связи с пребыванием работника на больничном неиспользованная часть ежегодного отпуска после болезни предоставляется в сроки, которые устанавливаются по согласованию между работником и работодателем. При этом работник не вправе самостоятельно решать вопросы продления или переноса отпуска. Даже при продлении отпуска в связи с пребыванием на больничном, неиспользованная часть отпуска при окончании указанных обстоятельств не используется работником самостоятельно, она должна быть предоставлена (см. письмо Минсоцполитики от 31.01.2012 г. № 30/13/133-12).

Такое продление (перенос) отпуска оформляется новым приказом, основанием для предоставления которого будут больничный лист и заявление работника.

Вопросы, касающиеся перерасчета отпускных в случае болезни работника, рассматривались в консультации специалиста Минсоцполитики (см. «ОТ», 2012, № 11, с. 17).

Исчисление средней заработной платы для определения суммы отпускных производится согласно Порядку № 100.

Согласно п. 2 данного Порядка исчисление средней заработной платы для оплаты периода пребывания работника в отпуске осуществляется исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска.

Таким образом, в случае болезни работника в ежегодном отпуске (дополнительном отпуске на детей) при его продлении возможны две ситуации.

1. Отпуск продлевается на количество календарных дней болезни, и если день начала продленного отпуска совпал с месяцем его первоначального предоставления, то отпускные, выплаченные до начала отпуска, не пересчитываются. Работнику необходимо доначислить сумму больничных за период временной нетрудоспособности.

2. Отпуск продлевается на количество календарных дней болезни таким образом, что день начала продленного отпуска приходится на следующий месяц, после месяца первоначального его предоставления. В данном случае для оплаты периода продленного отпуска необходимо рассчитать новую среднюю зарплату согласно Порядку № 100.

Для более понятного и наглядного объяснения рассмотрим условный числовой пример.

Пример. Работница бюджетной организации Клименко Ю. Д. (налоговый номер 2817111111) находилась в ежегодном отпуске продолжительностью 28 календарных дней с 09.09.2013 г. по 06.10.2013 г. включительно. Отпускные были выплачены в сентябре 2013 года в полном объеме в сумме 1547,56 грн., а именно за 22 календарных дня сентября — 1215,94 грн., за 6 календарных дня октября — 331,62 грн. С 20 по 30 сентября 2013 года эта работница болела, о чем свидетельствует выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности. В связи с этим ежегодный отпуск был продлен на 11 календарных дней с 07.10.2013 г. по 17.10.2013 г. включительно.

Дополнительные данные: сумма заработной платы Клименко Ю. Д. за период октябрь 2012 года — август 2013 года составляет 17985,00 грн., заработная плата за 5 отработанных дней сентября 2013 года — 389,29 грн., сумма начисленных больничных за период с 20 по 30 сентября 2013 года — 558,32 грн., заработная плата за 10 отработанных дней октября 2013 года — 710,87 грн.

В данном случае ежегодный отпуск был продлен на 11 календарных дней с 7 по 17 октября 2013 года включительно. День начала продленного отпуска приходится на следующий месяц, после его первоначального предоставления.

Таким образом, для оплаты продленного отпуска необходимо рассчитать новую среднюю зарплату согласно Порядку № 100. При этом расчетным периодом будет октябрь 2012 года — сентябрь 2013 года.

В результате по данному работнику необходимо:

— отсторнировать сумму отпускных, приходящуюся на дни нахождения работника на больничном;

— начислить сумму больничных;

— начислить сумму отпускных за календарные дни продленного отпуска исходя из новой средней зарплаты, рассчитанной согласно Порядку № 100.

Среднедневная заработная плата за один календарный день отпуска, который был предоставлен ранее, составляет 55,27 грн. (1547,56 грн. : 28 к. дн.). Таким образом, сумма отпускных, которая приходится на дни нахождения работника на больничном (11 к. дн.) и которую необходимо отсторнировать, составит:

55,27 грн. х 11 к. дн. = 607,97 грн.

Сумма заработной платы за расчетный период октябрь 2012 года — сентябрь 2013 года составляет:

17985,00 + 389,29 + 1215,94 + 558,32 - 607,97 = 19540,58 (грн.),

где 17985,00 грн. — сумма заработной платы за период октябрь 2012 года — август 2013 года;

389,29 грн. — заработная плата за 5 отработанных дней сентября 2013 года;

1215,94 грн. — сумма начисленных отпускных за сентябрь 2013 года;

558,32 грн. — сумма начисленных больничных за период с 20 по 30 сентября 2013 года;

607,97 грн. — сумма отпускных, которую необходимо отсторнировать, приходящаяся на дни нахождения работника на больничном.

Среднедневная заработная плата составит:

19540,58 грн. : 355 к. дн. = 55,04 грн.,

где 355 — количество календарных дней за исключением праздничных и нерабочих дней согласно ст. 73 КЗоТ за расчетный период октябрь 2012 года — сентябрь 2013 года, принимающих участие в расчете.

Сумма начисленных отпускных за продленный отпуск составляет:

55,04 грн. х 11 к. дн. = 605,44 грн.,

где 55,04 грн. — среднедневная заработная плата продленного отпуска;

11 — количество календарных дней, на которое продлевается отпуск в связи с временной нетрудоспособностью.

Таким образом, при продлении основного отпуска на 11 календарных дней необходимо:

— отсторнировать начисленную ранее сумму отпускных за период с 20 по 30 сентября 2013 года (607,97 грн.);

— начислить сумму больничных за период с 20 по 30 сентября 2013 года (558,32 грн.);

— начислить сумму продленного отпуска за период с 7 по 17 октября 2013 года (605,44 грн.).

Порядок отражения проведенных в октябре 2013 года корректировок в бухгалтерском учете покажем в таблице на с. 18.

Начисленные суммы заработной платы, сумму отсторнированных отпускных в связи с нахождением работника на больничном, сумму отпускных за календарные дни продленного отпуска, а также сумму начисленного больничного необходимо отразить в Отчете о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, пособия, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование в органы доходов и сборов (далее — Отчет по форме № Д4). И если отражение в отчетности заработной платы, больничных и отпускных не представляет особого труда, то отражение отсторнированных сумм отпускных в связи с пребыванием работника на больничном имеет некоторые особенности.

Напомним, что процедура администрирования ЕСВ перешла в Миндоходов и с 1 октября этого года Отчет по форме № Д4 принимают органы доходов и сборов. Об изменениях, происшедших в таком Отчете, и порядке его заполнения с наглядным примером мы рассказывали в предыдущем номере нашей газеты (см. «ОТ», 2013, № 19, с. 22 — 27).

Особых изменений относительно отображения рассматриваемой ситуации в Отчете по форме № Д4 не произошло. Так же, как и раньше, откорректированные отпускные, а именно сумму отсторнированных отпускных и сумму отпускных за дни продленного отпуска, и начисленные больничные за прошлый период необходимо отразить в таблицах 1 и 6 Отчета по форме № Д4.

Таблица 1. Больничные, начисленные в текущем месяце, отображают в строках 1.3, 1.4, 2.3 и 4.3. Сумму начисленного на больничные ЕСВ показывают в строке 3.3, удержанного — в строке 5.5.

Сторнированная сумма отпускных уменьшит общий фонд оплаты труда за отчетный месяц (строка 1.1, а также строки 2.1.1 — 2.1.7 и 4.1.1 — 4.1.3 в зависимости от категории страхователей). Сумма начисленного ЕСВ на общий фонд оплаты труда, включая суммы сторнированных отпускных и суммы отпускных за дни продленного отпуска, отображается в строках 3.1.1 — 3.1.7, удержанного — в строках 5.1 — 5.3 в зависимости от категорий страхователей.

Таблица 6. При заполнении указанной таблицы следует руководствоваться общими правилами ее заполнения. Так, сумма заработной платы, сумма отпускных, сумма больничных отражаются отдельными строками.

При этом следует помнить, что согласно п. 4.9 Порядка формирования и подачи страхователями Отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Миндоходов от 09.09.2013 г. № 454, при заполнении таблицы 6 Отчета по форме № Д4 внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (дохода) допускается только:

— при отражении сумм перерасчетов заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с временной нетрудоспособностью и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах;

— при отражении сторнированных сумм отпускных, пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах.

Сумму больничных отображаем с кодом категории застрахованного лица «29», «36», «37» или «39» (графа 9), месяца и года, за который начислены больничные (графа 11), количества календарных дней временной нетрудоспособности (графа 13).

Сторнированные суммы отпускных также необходимо отображать отдельной строкой. При этом в графе 9 указывают код категории застрахованного лица — «01» или «02» (для работника-инвалида), в графе 10 «код типу нарахувань» — «10», в графе 11 — месяц и год, за который произведена корректировка, в графах 17 и 18 — сумму сторнированных отпускных, которые пришлись на дни временной нетрудоспособности со знаком «минус», в графе 19 — сумму удержанного ЕСВ сторнированных отпускных со знаком «минус».

На с. 20 приведем фрагмент таблицы 6 Отчета по форме № Д4 за октябрь 2013 года, иллюстрирующий порядок заполнения данной таблицы на основе вышеприведенных данных.

Фрагмент таблицы 6 Отчета по форме № Д4 за октябрь 2013 года