Працівник захворів під час відпочинку: як продовжити відпустку

ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ ТА СКОРОЧЕННЯ

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.

ЄСВ — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.

ПСП — податкова соціальна пільга.

ФСС ТВП — Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

Перш ніж розглянути, які дії повинен вчинити бухгалтер в разі, якщо працівник захворів у відпустці, квапимося заспокоїти самого працівника: чинним законодавством України передбачені випадки продовження або перенесення відпустки. Так, згідно зі ст. 80 КЗпП та ст. 11 Закону про відпустки щорічна відпустка має бути перенесена на інший період або продовжена в разі тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку. Це правило поширюється також на додаткові відпустки працівникам, які мають дітей, що надаються на підставі ст. 19 Закону про відпустки.

ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ

Одразу зауважимо: будь-яку відпустку незалежно від її призначення (щорічна відпустка, додаткова соціальна відпустка працівникам, які мають дітей, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами тощо) надають на підставі наказу керівника підприємства, установи, організації. Цей документ є первинним документом для нарахування та виплати відпускних.

У разі продовження або перенесення відпустки у зв’язку з перебуванням працівника на лікарняному невикористана частина щорічної відпустки після хвороби надається у строки, що встановлюються за погодженням між працівником та роботодавцем. Працівник не має права самостійно вирішувати питання продовження або перенесення відпустки. Навіть у разі продовження відпустки у зв’язку з перебуванням на лікарняному невикористана частина відпустки після закінчення зазначених обставин не використовується працівником самостійно, вона має бути надана (див. лист Мінсоцполітики від 31.01.2012 р. № 30/13/133-12).

Таке продовження (перенесення) відпустки оформляється новим наказом, підставою для надання якого будуть листок непрацездатності та заява працівника.

РОЗРАХУНОК ПРОДОВЖЕНОЇ ВІДПУСТКИ

Питання, що стосуються перерахунку відпускних у разі хвороби працівника, розглядалися в консультації фахівця Мінсоцполітики (див. «ОП», 2012, № 11, с. 17).

Обчислення середньої заробітної плати для визначення суми відпускних здійснюється згідно з Порядком № 100.

Згідно з п. 2 цього Порядку обчислення середньої заробітної плати для оплати періоду перебування працівника у відпустці здійснюється виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

Таким чином, у разі хвороби працівника в щорічній відпустці (додатковій відпустці на дітей) при її продовженні можливі дві ситуації.

1. Відпустка подовжується на кількість календарних днів хвороби, і якщо день початку продовженої відпустки збігся з місяцем її первісного надання, то відпускні, виплачені до початку відпустки, не перераховуються. Працівнику необхідно донарахувати суму лікарняних за період тимчасової непрацездатності.

2. Відпустка подовжується на кількість календарних днів хвороби таким чином, що день початку продовженої відпустки припадає на наступний місяць, після місяця первісного її надання. У цьому випадку для оплати періоду продовженої відпустки необхідно розрахувати нову середню зарплату згідно з Порядком № 100.

Для більш зрозумілого та наочного пояснення розглянемо умовний числовий приклад.

Приклад. Працівниця бюджетної організації Клименко Ю. Д. (податковий номер — 2817111111) перебувала в щорічній відпустці тривалістю 28 календарних днів з 09.09.2013 р. по 06.10.2013 р. включно. Відпускні було виплачено у вересні 2013 року в повному обсязі в сумі 1547,56 грн., а саме за 22 календарні дні вересня — 1215,94 грн., за 6 календарних днів жовтня — 331,62 грн. З 20 по 30 вересня 2013 року ця працівниця хворіла, про що свідчить виданий у встановленому порядку листок непрацездатності. У зв’язку з цим щорічну відпустку було продовжено на 11 календарних днів з 07.10.2013 р. по 17.10.2013 р. включно.

Додаткові дані: сума заробітної плати Клименко Ю. Д. за період жовтень 2012 року — серпень 2013 року становить 17985,00 грн., заробітна плата за 5 відпрацьованих днів вересня 2013 року — 389,29 грн., сума нарахованих лікарняних за період з 20 по 30 вересня 2013 року — 558,32 грн., заробітна плата за 10 відпрацьованих днів жовтня 2013 року — 710,87 грн.

У цьому випадку щорічну відпустку було продовжено на 11 календарних днів з 7 по 17 жовтня 2013 року включно. День початку продовженої відпустки припадає на наступний місяць після її первісного надання.

Таким чином, для оплати продовженої відпустки необхідно розрахувати нову середню зарплату згідно з Порядком № 100. При цьому розрахунковим періодом буде жовтень 2012 року — вересень 2013 року.

У результаті щодо цієї працівниці необхідно:

— відсторнувати суму відпускних, що припадають на дні перебування працівниці на лікарняному;

— нарахувати суму лікарняних;

— нарахувати суму відпускних за календарні дні продовженої відпустки виходячи з нової середньої зарплати, розрахованої згідно з Порядком № 100.

Середньоденна заробітна плата за один календарний день відпустки, яка була надана раніше, становить 55,27 грн. (1547,56 грн. : 28 к. дн.). Отже, сума відпускних, яка припадає на дні перебування працівниці на лікарняному (11 к. дн.) і яку необхідно відсторнувати, дорівнюватиме:

55,27 грн. х 11 к. дн. = 607,97 грн.

Сума заробітної плати за розрахунковий період жовтень 2012 року — вересень 2013 року становить:

17985,00 + 389,29 + 1215,94 + 558,32 - 607,97 = 19540,58 (грн.),

де 17985,00 грн. — сума заробітної плати за період жовтень 2012 року — серпень 2013 року;

389,29 грн. — заробітна плата за 5 відпрацьованих днів вересня 2013 року;

1215,94 грн. — сума нарахованих відпускних за вересень 2013 року;

558,32 грн. — сума нарахованих лікарняних за період з 20 по 30 вересня 2013 року;

607,97 грн. — сума відпускних, яку необхідно відсторнувати, що припадає на дні перебування працівниці на лікарняному.

Середньоденна заробітна плата становитиме:

19540,58 грн. : 355 к. дн. = 55,04 грн.,

де 355 — кількість календарних днів за винятком святкових та неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП за розрахунковий період жовтень 2012 року — вересень 2013 року, що беруть участь у розрахунку.

Сума нарахованих відпускних за продовжену відпустку становить:

55,04 грн. х 11 к. дн. = 605,44 грн.,

де 55,04 грн. — середньоденна заробітна плата продовженої відпустки;

11 — кількість календарних днів, на які подовжується відпустка у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

Таким чином, при продовженні основної відпустки на 11 календарних днів необхідно:

— відсторнувати нараховану раніше суму відпускних за період з 20 по 30 вересня 2013 року (607,97 грн.);

— нарахувати суму лікарняних за період з 20 по 
30 вересня 2013 року (558,32 грн.);

— нарахувати суму оплати продовженої відпустки за період з 7 по 17 жовтня 2013 року (605,44 грн.).

ВІДОБРАЖЕННЯ В БУХГАЛТЕРСЬКОМУ ОБЛІКУ

Порядок відображення проведених у жовтні 2013 року коригувань у бухгалтерському обліку покажемо в таблиці на с. 18.

ВІДОБРАЖЕННЯ У ЗВІТІ ЗА ФОРМОЮ № Д4

Нараховані суми заробітної плати, суму відсторнованих відпускних у зв’язку з перебуванням працівника на лікарняному, суму відпускних за календарні дні продовженої відпустки, а також суму нарахованого листка непрацездатності необхідно відобразити у Звіті про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів (далі — Звіт за формою № Д4). І якщо відображення у звітності заробітної плати, лікарняних та відпускних не становить особливих труднощів, то відображення відсторнованих сум відпускних у зв’язку з перебуванням працівника на лікарняному має певні особливості.

Нагадаємо: процедура адміністрування ЄСВ перейшла до Міндоходів і з 1 жовтня цього року Звіт за формою № Д4 приймають органи доходів і зборів. Про зміни, що відбулися в такому Звіті та порядку його заповнення, з наочним прикладом ми розповідали в попередньому номері нашої газети (див. «ОП», 2013, № 19, с. 22 — 27).

Особливих змін щодо відображення цієї ситуації у Звіті за формою № Д4 не сталося. Так само, як і раніше, відкориговані відпускні, а саме суму відсторнованих відпускних та суму відпускних за дні продовженої відпустки, і нараховані лікарняні за минулий період необхідно відобразити в таблицях 1 і 6 Звіту за формою № Д4.

Таблиця 1. Лікарняні, нараховані в поточному місяці, відображають у рядках 1.3, 1.4, 2.3 і 4.3. Суму нарахованого на лікарняні ЄСВ показують у рядку 3.3, утриманого — у рядку 5.5.

Сторнована сума відпускних зменшить загальний фонд оплати праці за звітний місяць (рядок 1.1, а також рядки 2.1.1 — 2.1.7 і 4.1.1 — 4.1.3 залежно від категорії страхувальників). Сума нарахованого ЄСВ на загальний фонд оплати праці, включаючи суми сторнованих відпускних та суми відпускних за дні продовженої відпустки, відображається в рядках 3.1.1 — 3.1.7, утриманого — в рядках 5.1 — 5.3 залежно від категорій страхувальників.

Таблиця 6. При заповненні зазначеної таблиці слід керуватися загальними правилами її заповнення. Так, суми заробітної плати, відпускних та лікарняних відображаються окремими рядками.

При цьому слід пам’ятати, що згідно з п. 4.9 Порядку формування і подання страхувальниками Звіту щодо сум нарахованого єдиного внес-ку на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. № 454, при заповненні таблиці 6 Звіту за формою № Д4 внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) допускається тільки:

— при відображенні сум перерахунків заробітку (доходу), пов’язаних з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, та допомоги по вагітності та пологах, нарахованих у попередніх періодах;

— при відображенні сторнованих сум відпускних та допомоги по тимчасовій непрацездатності й допомоги по вагітності та пологах, нарахованих у поперед-ніх періодах.

Суму лікарняних відображаємо із зазначенням коду категорії застрахованої особи «29», «36», «37» або «39» (графа 9), місяця і року, за який нараховані лікарняні (графа 11), кількості календарних днів тимчасової непрацездатності (графа 13).

Сторновані суми відпускних також необхідно відображати окремим рядком. При цьому у графі 9 зазначають код категорії застрахованої особи — «01» або «02» (для працівника-інваліда), у графі 10 «код типу нарахувань» — «10», у графі 11 — місяць і рік, за який здійснено коригування, у графах 17 і 18 — суму сторнованих відпускних, що припали на дні тимчасової непрацездатності, зі знаком «мінус», у графі 19 — суму утриманого ЄСВ зі сторнованих відпускних зі знаком «мінус».

На с. 20 наведемо фрагмент таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за жовтень 2013 року, що ілюструє порядок заповнення цієї таблиці на основі наведених вище даних.

Фрагмент таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за жовтень 2013 року