Прекращение трудового договора в связи со смертью работника: как оформить кадровую документацию

ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

СКУ — Семейный кодекс Украины от 10.01.2002 г. № 2947-III.

Инструкция № 58 — Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минсоцзащиты и Минюста от 29.07.93 г. № 58.

Трудовые отношения могут прекратиться по различным причинам. Одной из таких причин является смерть работника. В этом случае работники кадровой службы обязаны должным образом подготовить соответствующую документацию, а именно:

— издать приказ о прекращении трудовых отношений с таким работником;

— оформить трудовую книжку умершего работника.

При оформлении такой кадровой документации в случае смерти работника существуют некоторые особенности, о которых мы расскажем ниже.

Оформляем приказ

Для того чтобы прекратить трудовые отношения с работником, необходимо издать приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.

Сразу отметим, что в случае смерти работника речь идет не об увольнении, а о прекращении трудового договора. При таких обстоятельствах трудовой договор не расторгается, поскольку ни работник, ни работодатель не изъявляют желание о таком расторжении. В этом случае трудовые отношения прекращаются независимо от воли сторон, поскольку одна из сторон (работник) перестает существовать.

В случае смерти работника его необходимо исключить из списочного состава работников предприятия, учреждения, организации путем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Основанием прекращения трудового договора по причине смерти работника является свидетельство о смерти, выданное государственным органом регистрации актов гражданского состояния (далее — РАГС) как подтверждение факта смерти лица. Следует подчеркнуть, что основанием для приказа не может быть медицинское свидетельство о смерти (форма № 106/о), как многие ошибочно полагают. Такое свидетельство выдается медицинскими учреждениями для регистрации смерти в органах РАГС (п. 1.1 Инструкции о заполнении и выдаче врачебного свидетельства о смерти, утвержденной приказом Министерством здравоохранения от 08.08.2006 г. № 545). Для оформления приказа о прекращении трудового договора нужна копия свидетельства о смерти, засвидетельствованная печатью предприятия или отдела кадров.

Как отмечает Минтруда в письме от 31.12.2010 г. № 284/06/186-10, дата приказа о прекращении трудового договора в связи cо смертью работника может не совпадать с датой смерти и с датой выдачи свидетельства о смерти. Тем не менее, в этом случае датой прекращения трудового договора будет дата смерти работника, указанная в свидетельстве о смерти, независимо от даты издания приказа и от того, работал ли в этот день умерший работник или нет (был в отпуске, болел и пр.). В соответствии с п. 2.26 Инструкции № 58, днем увольнения является последний рабочий день. В том случае если работник умер в тот день, когда по графику работы у него был выходной, или во время пребывания в отпуске или на больничном, датой прекращения трудового договора необходимо считать дату смерти, а не фактически последний рабочий день. В противном случае окажется, что трудовой договор прекращен в связи со смертью работника ранее появившейся причины для этого.

Кроме этого, в приказе о прекращении трудового договора необходимо указать количество дней неиспользованного ежегодного отпуска и дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, подлежащих денежной компенсации. О том как определить количество дней неиспользованного отпуска, подлежащих компенсации, мы рассказывали ранее на страницах нашей газеты. Ознакомиться с данным вопросом можно в статье «Расчет количества дней неиспользованного отпуска, подлежащих компенсации при увольнении» (см. «ОТ», 2013, № 16, с. 21).

Следует отметить, что типовая форма приказа о прекращении трудового договора (форма № П-4) утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489. Вместе с тем формы первичных документов, утвержденные Госкомстатом, носят рекомендательный характер, и предприятия, учреждения, организации имеют право вносить в них соответствующие изменения.

Приведем ниже образец примерного приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью работника.

Оформляем и выдаем трудовую книжку

После того, как издан приказ о прекращении трудового договора, необходимо оформить трудовую книжку. Для этого согласно п. 4.3 Инструкции № 58 в разделе «Сведения о работе» в графе 3 делается запись: «Работа прекращена в связи со смертью», в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения).

Основной вопрос, с которым сталкиваются работники кадровой службы, — кому отдавать трудовую книжку. Так, п. 4.3 Инструкции № 58 предусмотрено, что оформленную трудовую книжку следует выдать на руки близким родственникам умершего работника под расписку или отправить по почте по их требованию. К сожалению, на вопрос кто относится к близким родственникам, законодательство не дает четкий ответ. На наш взгляд, выдать надлежащим образом оформленную трудовую книжку можно членам семьи умершего сотрудника.

Круг лиц, относящихся к членам семьи, определен в ст. 3 СКУ. Так, в семью включаются лица, которые одновременно:

— совместно проживают;

— связаны совместным бытом;

— имеют взаимные права и обязанности;

— находятся в браке или объединены кровным родством, усыновлением, а также прочими основаниями, не запрещенными законом и не противоречащими моральным устоям общества.

При этом супруги считаются семьей и в случае, если жена и муж не проживают вместе в связи с обучением, работой, лечением, необходимостью ухода за родителями, детьми и по другим уважительным причинам.

Членом семьи своих родителей является ребенок даже в том случае, когда он не проживает с ними. При этом согласно ч. 1 ст. 6 СКУ правовой статус ребенка имеет лицо, не достигшее совершеннолетия (18 лет).

Верховный Суд Украины в решении «О приобретении статуса члена семьи» от 26.12.2007 г. отмечал, что в случае если лицо, являющееся дочерью (сыном) наследодателя, на момент возникновения задолженности по зарплате перед умершим работником является совершеннолетним, при этом не связано с ним общим бытом и проживает отдельно, такое лицо не имеет права на получение сумм зарплаты, которые принадлежали наследодателю, но не были получены им при жизни. Такой вывод об определении круга членов семьи можно отнести и к вопросу, кто получит трудовую книжку умершего работника.

Таким образом, в состав семьи следует относить жену (мужа) умершего лица, а также его детей, не достигших совершеннолетия, независимо от того, проживали они совместно с умершим или нет. Совершеннолетние дети считаются членами семьи при условии совместного проживания с родителями. Кроме того, к числу членов семьи могут быть отнесены лица, связанные с умершим лицом кровным родством или на других основаниях, установленных законом (иждивение и др.), при условии, что выполняются такие требования, как совместное проживание, ведение совместного быта и наличие общих прав и обязанностей.

Основанием для выдачи трудовой книжки умершего работника членам его семьи является:

— паспорт или другой документ, удостоверяющий лицо и место регистрации;

— заявление с просьбой выдать трудовую книжку;

— копия свидетельства о смерти;

— копия свидетельства о браке или паспорт с отметкой о регистрации брака (для другого из супругов умершего);

— копия свидетельства о рождении (об усыновлении) (в случае обращения ребенка умершего работника).

Другие члены семьи должны подтвердить свое нахождение в кровном родстве и факт совместного проживания с умершим. Для документального подтверждения совместного проживания используется справка из ЖЭКа.

Согласно ч. 4 п. 7.1 Инструкции № 58, в случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Поскольку в случае смерти работника получить такую подпись невозможно, лицо, отвечающее за ведение и учет трудовых книжек, может на нижнем поле личной карточки сделать запись о том, кому трудовая книжка была отдана. Например: «Трудовая книжка выдана вдове умершего работника такого числа под расписку».

Если за трудовой книжкой не обратится никто из родственников, то она должна храниться на предприятии, учреждении, организации.

Кроме трудовой книжки также необходимо решить вопрос, кому выплачивать заработную плату и другие выплаты, причитающиеся умершему работнику. В первую очередь отметим, что согласно ст. 1227 ГКУ суммы заработной платы и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, не полученные работником в связи со смертью, должны быть выплачены членам его семьи.

Для получения причитающихся выплат такое лицо должно обратиться к работодателю с соответствующим заявлением и всеми подтверждающими документами, которые мы перечислили выше.

На практике возможен также случай, когда никто из родственников не обратится за зарплатой умершего. В таком случае эта сумма будет включена в состав наследства. Если членов семьи так и не удастся обнаружить в разумный срок, целесообразно заработную плату умершего внести на депозит государственного нотариуса по месту открытия наследства, после чего долг предприятия по выплате зарплаты умершего будет выполнен (ст. 537 ГКУ). Разумным сроком условно можно считать срок для принятия наследства — шесть месяцев со времени открытия наследства (дня смерти работника) (ст. 1270 ГКУ).

Действия работников кадровой службы при оформлении документации умершего сотрудника мы выяснили. Осталось разобраться с выплатами, причитающимися такому сотруднику, о которых мы поговорим далее в следующей статье.