Временное заместительство: применяем и оплачиваем правильно

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон об оплате труда — Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР.

Постановление № 268 — постановление КМУ «Об упорядочении структуры и условий оплаты труда работников аппарата органов исполнительной власти, органов прокуратуры, судов и других органов» от 09.03.2006 г. № 268.

Постановление № 859 — постановление КМУ «Об условиях и размерах оплаты труда руководителей предприятий, основанных на государственной, коммунальной собственности, и объединений государственных предприятий» от 19.05.99 г. № 859.

Постановление № 1145 — постановление Совета Министров СССР «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 04.12.81 г. № 1145.

Постановление № 1545 — постановление ВРУ «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 г. № 1545-ХІІ.

Постановление № 1298 — постановление КМУ «Об оплате труда работников на основе Единой тарифной сетки разрядов и коэффициентов по оплате труда работников учреждений, заведений и организаций отдельных отраслей бюджетной сферы» от 30.08.2002 г. № 1298.

Условия № 308/519 — Условия оплаты труда работников заведений здравоохранения и учреждений социальной защиты населения, утвержденные совместным приказом Минтруда и Минздрава от 05.10.2005 г. № 308/519.

Инструкция о порядке совмещения профессий — Инструкция по использованию постановления Совета Министров СССР «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 04.12.81 г. № 1145, утвержденная постановлением Госкомтруда, Минфина СССР и ВЦСПС от 14.05.82 г. № 53-ВЛ.

Инструкция № 58 — Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.

Разъяснение № 30/39 — разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.65 г. № 30/39.

Прежде чем непосредственно перейти к нюансам временного заместительства, рассмотрим, какие на сегодняшний день существуют способы выполнения дополнительной (не предусмотренной трудовым договором) работы для работника.

Так, действующим законодательством установлены следующие способы выполнения работниками дополнительных обязанностей:

1) совмещение профессий (должностей);

2) расширение зоны обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;

3) выполнение обязанностей временно отсутствующего работника;

4) временное заместительство.

Порядок оформления указанных способов выполнения работниками дополнительных обязанностей, а также условия их оплаты регламентируются следующими документами: КЗоТ, постановлением № 1145, разъяснением № 30/39, Инструкцией о порядке совмещения профессий.

Обращаем внимание: несмотря на то что постановление № 1145, разъяснение № 30/39 и Инструкция о порядке совмещения профессий приняты еще при СССР, отдельные их положения согласно постановлению № 1545 продолжают действовать и сегодня в части, не противоречащей законодательству Украины: определение понятий совмещения профессий (должностей), расширения зоны обслуживания и увеличения объема работ, выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, а также указание на необходимость издания приказа о поручении работнику дополнительных обязанностей в порядке совмещения профессий (должностей), расширения зоны обслуживания, увеличения объема работ и выполнения обязанностей отсутствующего работника (письмо Минтруда от 02.12.2005 г. № 9942/0/14-05/018-17).

Рассмотрим подробнее, что представляют собой разные способы выполнения работниками дополнительных обязанностей.

Если должность является вакантной, то для выполнения дополнительных обязанностей по этой должности могут использоваться первые два способа: совмещение профессий (должностей) и расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ).

Совмещение профессий (должностей). Этот способ заключается в выполнении работником вместе со своей основной работой, предусмотренной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) (п. 2 постановления № 1145 и п. 1 Инструкции о порядке совмещения профессий). Отметим: в отличие от работы по совместительству, осуществляемой в свободное от основной работы время, при совмещении профессий (должностей) дополнительная работа по другой профессии (должности) осуществляется в пределах рабочего времени по основному месту работы. Детальнее об отличиях совмещения должностей от совместительства см. в письме Минсоцполитики от 28.03.2013 г. № 2-1/06/187-13 и комментарии редакции к нему // «ОТ», 2013, № 10, с. 6 — 10.

Расширение зоны обслуживания или увеличение объема выполняемых работ. Под этим способом следует понимать выполнение работником вместе со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (п. 1 Инструкции о порядке совмещения профессий).

Из этого определения следует основное отличие указанного способа выполнения дополнительных функций от совмещения профессий (должностей). Действительно, если, отмечая о совмещении профессий (должностей), подразумевается выполнение дополнительного объема работ по нескольким специальностям или на нескольких должностях, предусмотренных штатным расписанием, то расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) предусматривает, что выполнение работником дополнительных функций происходит в рамках одной профессии (должности).

Дальше переходим к случаям, когда должность не является вакантной, т. е. место работы сохраняется за временно отсутствующим работником (отпуск, болезнь, командировка и другие уважительные причины). В этих ситуациях используются два других способа: выполнение обязанностей временно отсутствующего работника и временное заместительство.

Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Этот способ имеет место, когда работник предприятия вместе со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, исполняет обязанности другого, временно отсутствующего, работника (ст. 105 КЗоТ и п. 2 постановления № 1145).

Из приведенного определения можно выделить сразу три характерные особенности этого способа выполнения работником дополнительных обязанностей (письмо Минтруда от 02.12.2005 г. № 9942/0/14-05/018-17):

1) работник выполняет возложенные на него дополнительные функции без освобождения от основной работы, предусмотренной трудовым договором;

2) выполнение дополнительных обязанностей происходит в течение рабочего дня (смены) с учетом нормальной продолжительности рабочего времени, установленной КЗоТ;

3) выполнение дополнительных обязанностей предусматривает замену работника, временно отсутствующего в результате болезни, отпуска, командировки и по другим причинам, когда за ним сохраняется место работы (должность).

Установление дополнительного объема работы в порядке совмещения профессий (должностей), расширения зоны обслуживания или увеличения объема выполняемых работ, выполнения работы временно отсутствующего работника возможно только с согласия работника. Для подтверждения согласия на выполнение дополнительной работы работник должен подать работодателю заявление. Возложение дополнительных обязанностей осуществляется путем издания приказа (распоряжения) руководителя, в котором указывают период выполнения дополнительной работы, точное определение круга обязанностей (можно указать в приложении к приказу), а также порядок оплаты.

Согласно ст. 105 КЗоТ работникам, выполняющим на том же предприятии (в учреждении, организации) наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, осуществляется доплата.

Размер и условия введения доплат за выполнение работниками дополнительных обязанностей устанавливаются хозрасчетными предприятиями самостоятельно в коллективном договоре с соблюдением норм и гарантий, предусмотренных законодательством, генеральным и отраслевыми соглашениями (ст. 15 Закона об оплате труда).

Конкретный размер доплат указывается в приказе (распоряжении) о возложении на работника дополнительных функций. Отметим, что доплату за временно отсутствующего работника осуществляют только в том случае, если обязанности, возлагающиеся на него в связи с временным отсутствием работника, не предусмотрены нормами трудового договора (его должностными обязанностями).

Что касается ограничений по выполнению обязанностей временно отсутствующего работника, то нормативные акты бывшего Советского Союза, ограничивавшие права предприятий по вопросам совмещения профессий и должностей, выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, расширения объема работ и т. п., утратили силу.

Следовательно, хозрасчетные предприятия самостоятельно решают вопрос возложения на руководителей всех уровней и их заместителей выполнение наряду с основной работой дополнительных обязанностей по выполнению обязанностей временно отсутствующего работника и установлению размера доплаты (письмо Минтруда от 02.12.2005 г. № 9942/0/14-05/018-17).

При этом обращаем внимание, что вышеуказанное не распространяется на руководителей (директоров, председателей правления и т. п.) предприятий, основанных на государственной, коммунальной собственности, поскольку условия и размеры их оплаты труда определяются в контракте с соблюдением положений постановления № 859.

Кроме того, руководителям бюджетных учреждений, заведений и организаций, их заместителям, руководителям структурных подразделений этих учреждений, заведений и организаций, их заместителям не устанавливается доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующих работников, за увеличение объема выполняемых работ и за совмещение профессий (должностей).

Для других работников учреждений, заведений и отдельных отраслей бюджетной сферы п.п. «а» п.п. 3 п. 4 постановления № 1298 установлены доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующих работников, за совмещение профессий (должностей), за расширение зоны обслуживания или увеличение объема выполняемых работ — в размере до 50 процентов должностного оклада (тарифной ставки) по основной должности. На это обращает внимание Минтруда в письме от 25.03.2010 г. № 319/13/84-10.

Внесение записей о выполнении дополнительных обязанностей в трудовую книжку нормами Инструкции № 58 не предусмотрено.

Частным случаем выполнения обязанностей временно отсутствующего работника является временное заместительство, определение которого дано в разъяснении № 30/39.

Так, согласно абзацу первому п. 1 разъяснения № 30/39 временным заместительством считается выполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью.

В письме Минсоцполитики от 21.07.2011 г. № 590/13/84-11 уточняется, что временное заместительство — это выполнение служебных обязанностей по более ответственной должности временно отсутствующего работника, когда это связано с производственной необходимостью или с распорядительными функциями, работником, работающим на том же предприятии, в учреждении, организации.

Порядок оформления и оплаты временного заместительства регламентируется разъяснением № 30/39. При применении временного заместительства следует помнить о следующих нюансах:

1. Имеется в виду временное замещение работника, занимающего более ответственную должность (т. е. идет речь о замещении руководителей всех уровней — предприятий, производств, цехов, отделов и т. д.). «Временно» значит, что замещаемая должность не является вакантной, т. е. замещающий работник исполняет обязанности руководителя, отсутствующего в связи с болезнью, отпуском, командировкой и по другим причинам, когда в соответствии с действующим законодательством за ним сохраняется рабочее место (должность).

2. Работник, замещающий временно отсутствующего работника, исполняет исключительно чужие обязанности, т. е. на период заместительства он освобождается от выполнения своей работы, обусловленной трудовым договором по основному месту работы.

3. В соответствии с ч. 1 ст. 33 КЗоТ временный перевод работника на другую работу, не обусловленную трудовым договором, допускается только с его согласия. При этом запись о временном переводе в трудовую книжку не вносится.

4. О возложении на работника обязанностей в порядке временного заместительства руководитель предприятия, учреждения, организации должен издать приказ (распоряжение), в котором следует указать время и порядок выполнения таких обязанностей, а также порядок их оплаты (абзац второй п. 1 разъяснения № 30/39).

Оплата временного заместительства. Отдельное внимание следует обратить на порядок оплаты временного заместительства. Так, согласно абзацу второму п. 1 разъяснения № 30/39 при временном заместительстве замещающему работнику выплачивается доплата в размере разницы между его фактическим окладом и должностным окладом работника, которого он замещает.

Штатным заместителям или помощникам отсутствующего работника (при отсутствии должности заместителя) разница в окладах не выплачивается. Кроме того, права на получение соответствующей доплаты не имеют и главные инженеры предприятия, учреждения или организации в период временного замещения руководителя.

В то же время действующим законодательством хозрасчетным предприятиям предоставлено право самостоятельно решать вопрос оплаты труда работников. Поэтому в коллективном договоре они могут предусмотреть выплату разницы в окладах и штатным заместителям, и помощникам руководителя предприятия на период выполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя (см. письмо Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23).

Обратите внимание: речь идет именно об установлении доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя в размере разницы в окладах, а не об изменении должностного оклада временного заместителя. Поэтому доплаты и надбавки, которые были установлены работнику, временно исполняющему обязанности по более ответственной должности, выплачиваются в том размере, в котором выплачивались до назначения на временное заместительство (см. письмо Минсоцполитики от 21.07.2011 г. № 590/13/84-11). Другими словами, замещающему работнику доплаты и надбавки, на которые он лично имеет право и которые выплачивались ему до заместительства, устанавливаются к его должностному окладу по основной должности и выплачиваются в полном размере (например, надбавка за выслугу лет или надбавка за высокие достижения в труде). При этом персональные доплаты и надбавки, установленные лицу, которого он замещает, ему не выплачиваются.

Премирование. Кроме разницы в окладах, временному заместителю может быть начислена и премия. Премируется временный заместитель согласно Положению о премировании, утвержденному предприятием, учреждением, организацией, исходя из наличия средств на эти цели.

При разработке такого Положения можно предусмотреть порядок премирования работника, исполняющего дополнительные обязанности в порядке временного заместительства, установленный п. 1 разъяснения № 30/39. Так, временные заместители премируются по условиям и в размерах, установленных по должности работника, который ими замещается. При этом премия начисляется на должностной оклад заместителя и на разницу в окладах.

Следовательно, премирование может осуществляться исходя из должностного оклада или с учетом других составляющих заработной платы (в том числе и доплаты в размере разницы в окладах), т. е. по показателям, предусмотренным Положением о премировании. На это обращало внимание Минтруда в письме от 28.09.2007 г. № 695/13/84-07.

В вопросах оплаты труда работника, исполняющего обязанности руководителя, должность которого является вакантной, следует также руководствоваться положениями разъяснения № 30/39 (письмо Минтруда от 19.04.2011 г. № 126/06/186-11 // «ОТ», 2011, № 15, с. 5).

Следует отметить: назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. Это возможно только по должности, назначение на которую осуществляется вышестоящим органом управления. В этом случае руководитель предприятия, учреждения, организации обязан в течение месяца со дня приема работника на работу подать в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. Этот орган в месячный срок со дня получения документов должен рассмотреть вопрос и уведомить руководителя о результатах (п. 2 разъяснения № 30/39).

В случае неутверждения на должности работника, принятого руководителем не из числа работников этого учреждения, организации, ему должна быть предложена другая работа с учетом его квалификации, опыта работы. При отсутствии соответствующей работы или отказа от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством, например, по соглашению сторон.

В этом случае на должность исполняющего обязанности может быть назначен и штатный заместитель.

Если не утвержден работник, выдвинутый на руководящую должность из числа резерва такого предприятия, учреждения, организации, ему должна быть предоставлена работа по квалификации и оплате не ниже той, которую он выполнял до назначения на новую должность.

В случае назначения работника, в том числе штатного заместителя (помощника) или главного инженера, исполняющим обязанности по вакантной должности, оплата труда осуществляется по этой (вакантной) должности (абзац четвертый п. 2 разъяснения № 30/39).

Далее рассмотрим порядок расчета разницы в окладах на примерах.

Пример 1. Замена заместителя главного врача

На время ежегодного отпуска заместителя главного врача по лечебной работе его обязанности приказом в порядке временного заместительства возложены на заведующего терапевтическим отделением больницы. В свою очередь, на этот же период выполнение обязанностей заведующего терапевтическим отделением возложено на другого врача этого же отделения.

По состоянию на 01.09.2013 г. должностной оклад заместителя главного врача по лечебной работе составляет 2300 грн., также лицо имеет высшую квалификационную категорию по специальности «Организация и управление здравоохранения»; должностной оклад вместе с суммой повышения за высшую квалификационную категорию составляет 2682,55 грн. (2300 + 382,55).

Заведующий терапевтическим отделением является врачом-терапевтом без квалификационной категории, его должностной оклад на 01.09.2013 г. составляет 1551 грн.

Как правильно рассчитать в таком случае доплату в размере разницы в окладах? Учитывать ли при расчете сумму повышения должностного оклада за квалификационную категорию?

Оплата труда работников сферы здравоохранения регулируется Условиями № 308/519. Данным нормативным актом предусмотрена только ситуация, когда работник наряду со своей основной работой исполняет обязанности временно отсутствующего работника, за что предусмотрена доплата в размере до 50 % должностного оклада по основной должности (п.п. 3.1.1 Условий № 308/519). Конкретный размер этих доплат устанавливается руководителем заведения, учреждения в зависимости от квалификации работника, сложности и объема выполняемых работ.

Но в нашем случае речь идет об освобождении от основной работы работников, которые будут заменять других работников, занимающих более высокие должности и по определенным причинам временно отсутствующих. То есть идет речь о временном заместительстве и работниках, которые приказом руководителя на период отпуска заместителя главного врача освобождаются от своих основных обязанностей (обусловленных трудовым договором) и выполняют исключительно чужие обязанности (при условии их согласия на это). Поэтому вариант замены, описанный в Условиях № 308/519, в таком случае не подходит, а имеет место вариант заместительства.

Согласно разъяснению № 30/39 при временном заместительстве замещающим работникам выплачивается доплата в размере разницы в окладах.

Поскольку заведующий терапевтическим отделением не является ни заместителем, ни помощником заместителя главного врача по лечебной работе, то он имеет право на установление доплаты в размере разницы в окладах на основании абзаца второго п. 1 разъяснения № 30/39.

Аналогично имеет право на получение разницы в окладах и врач, назначаемый исполняющим обязанности заведующего отделением.

Теперь что касается определения размера разницы в окладах при наличии у заместителя главного врача по лечебной работе высшей квалификационной категории, а соответственно и суммы повышения должностного оклада, которая согласно п.п. «а» п.п. 1 п.п. 2.4.1 Условий № 308/519 составляет 44,9 % тарифной ставки работника 1-го тарифного разряда, т. е. по состоянию на 01.09.2013 г. эта сумма повышения составляет 382,55 грн. (852 грн. х 44,9 %).

Заведующий терапевтическим отделением не имеет квалификационной категории, поэтому его должностной оклад согласно п.п. 2.2.5 Условий № 308/519 определяется по 10-му тарифному разряду Единой тарифной сетки, что по состоянию на 01.09.2013 г. составляет 1551 грн.

В этом случае расчет разницы в окладах должен осуществляться при одинаковых условиях. То есть сравнивать оклад заведующего отделением нужно с окладом заместителя главного врача по лечебной работе, как если бы этот заместитель не имел квалификационной категории. Объясняется это тем, что наличие категории — это персональная заслуга работника, поэтому сумма повышения должностного оклада за наличие категории не принимает участия в расчетах.

Таким образом, без учета квалификационной категории, а также полностью отработанного месяца на условиях заместительства разница в должностных окладах заместителя главного врача по лечебной работе и заведующего отделением составляет 749 грн. (2300 - 1551).

Все остальные доплаты и надбавки, в том числе надбавка за выслугу лет, работнику, исполняющему обязанности заместителя главного врача, исчисляются исходя из должностного оклада по основной должности, т. е. по должности заведующего терапевтическим отделением.

Пример 2. Замена начальника отдела госадминистрации

В сентябре 2013 года (полностью весь месяц) главный специалист отдела госадминистрации в порядке временного заместительства исполнял обязанности временно отсутствующего начальника отдела в составе управления (в связи с пребыванием его в ежегодном отпуске). При этом начальник такого отдела не имеет заместителей.

За выполнение дополнительных обязанностей приказом руководителя главному специалисту установлена доплата в размере разницы между фактическим должностным окладом начальника отдела и должностным окладом главного специалиста.

Как рассчитать размер такой доплаты?

Для госслужащих, служащих, должностных лиц органов местного самоуправления порядок оплаты временного заместительства определен п.п. «г» п.п. 1 п. 2 постановления № 268: руководителям соответствующих органов предоставлено право в пределах утвержденного фонда оплаты труда устанавливать специалистам и служащим (кроме заместителей руководителей органов исполнительной власти, прокуратуры, судов и других органов, руководителей структурных подразделений и их заместителей) доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя или заместителя руководителя структурного подразделения — в размере разницы между фактическим должностным окладом временно отсутствующего руководителя или заместителя руководителя структурного подразделения (без учета надбавок и доплат) и должностным окладом работника, исполняющего обязанности временно отсутствующего руководителя или заместителя руководителя структурного подразделения. Такая доплата возможна в случае, когда работник, исполняющий обязанности временно отсутствующего руководителя структурного подразделения, не является его заместителем.

Составляющие заработной платы и порядок их начисления по должностям главного специалиста и начальника отдела рассмотрим на условном числовом примере:

За выполнение обязанностей начальника отдела в сентябре 2013 года (весь месяц) размер доплаты главному специалисту определяется как разница между фактическим должностным окладом начальника отдела (без учета надбавок и доплат) и должностным окладом главного специалиста: 1435,50 - 1147 = 288,50 (грн.).

Общая сумма заработной платы главного специалиста за сентябрь 2013 года (без учета суммы индексации) составляет 3050,71 грн., в том числе:

— должностной оклад — 1147 грн.;

— доплата за ранг — 55 грн.;

— надбавка за выслугу лет — 120,20 грн.;

— надбавка за высокие достижения в труде — 396,66 грн.;

— доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего начальника отдела — 288,50 грн.;

— ежемесячная премия — 1043,35 грн. ((1147 грн. + 55 грн. + 288 грн.) х 70 %).

Пример 3. Замена начальника отдела предприятия

Согласно приказу руководителя предприятия с 9 по 20 сентября 2013 года ведущий инженер по организации и нормированию труда (должностной оклад — 4700 грн.) в порядке временного заместительства исполнял обязанности начальника отдела организации труда и заработной платы, отсутствовавшего в связи с болезнью (должностной оклад начальника отдела — 5500 грн.).

Коллективным договором предприятия за период временного заместительства предусмотрена выплата разницы в окладах по основной должности и должности замещаемого работника, в том числе для заместителей руководителей структурных подразделений. По должности начальника отдела организации труда и заработной платы Положением о премировании предусмотрена ежемесячная премия в размере 20 % должностного оклада за фактически отработанное время.

Предприятие работает с 5-дневной рабочей неделей и выходными днями — суббота и воскресенье. Количество рабочих дней в сентябре 2013 года по графику работы предприятия — 21.

Количество рабочих дней, отработанных временным заместителем на должности начальника отдела, — 10.

Как рассчитать заработную плату временному заместителю начальника отдела?

В этом случае согласно условиям оплаты труда коллективного договора предприятия за работу в сентябре 2013 года временному заместителю должны быть начислены:

— должностной оклад по основной должности — 4700 грн.;

— доплата за временное заместительство:

(5500 грн. - 4700 грн.) : 21 р. дн. х 10 р. дн. = 380,95 грн.;

— премия в размере:

(4700 грн. х 20 %) : 21 р. дн. х 10 р. дн. = 447,62 грн.

Общий размер заработной платы работника за сентябрь 2013 года составляет:

4700 + 380,95 + 447,62 = 5528,57 (грн.)