Тимчасове замісництво: застосовуємо та оплачуємо правильно

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Закон про оплату праці — Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР.

Постанова № 268 — постанова КМУ «Про впорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів» від 09.03.2006 р. № 268.

Постанова № 859 — постанова КМУ «Про умови та розміри оплати праці керівників підприємств, заснованих на державній, комунальній власності, та об’єднань державних підприємств» від 19.05.99 р. № 859.

Постанова № 1145 — постанова Ради Міністрів СРСР «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 р. № 1145.

Постанова № 1545 — постанова Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 р. № 1545-ХII.

Постанова № 1298 — постанова КМУ «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» від 30.08.2002 р. № 1298.

Умови № 308/519 — Умови оплати праці працівників закладів охорони здоров’я та установ соціального захисту населення, затверджені спільним наказом Мінпраці та МОЗ від 05.10.2005 р. № 308/519.

Інструкція про порядок суміщення професій — Інструкція з використання постанови Ради Міністрів СРСР «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 р. № 1145, затверджена постановою Держкомпраці, Мінфіну СРСР і ВЦРПС від 14.05.82 р. № 53-ВЛ.

Інструкція № 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.

Роз’яснення № 30/39 — роз’яснення Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового замісництва» від 29.12.65 р. № 30/39.

Перш ніж безпосередньо перейти до нюансів тимчасового замісництва, розглянемо, які на сьогодні існують способи виконання додаткової (не передбаченої трудовим договором) роботи для працівника.

Так, чинним законодавством установлено такі способи виконання працівниками додаткових обов’язків:

1) суміщення професій (посад);

2) розширення зони обслуговування, збільшення обсягу виконуваних робіт;

3) виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;

4) тимчасове замісництво.

Порядок оформлення зазначених способів виконання працівниками додаткових обов’язків, а також умови їх оплати регламентуються такими документами: КЗпП, постановою № 1145, роз’ясненням № 30/39, Інструкцією про порядок суміщення професій.

Звертаємо увагу: незважаючи на те, що постанову № 1145, роз’яснення № 30/39 та Інструкцію про порядок суміщення професій прийнято ще за часів СРСР, окремі їх положення згідно з постановою № 1545 продовжують діяти й сьогодні в частині, що не суперечить законодавству України: визначення поняття суміщення професій (посад), розширення зони обслуговування і збільшення обсягу робіт, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, а також зазначення на необхідність видання наказу про доручення працівнику додаткових обов’язків у порядку суміщення професій (посад), розширення зони обслуговування, збільшення обсягу робіт та виконання обов’язків відсутнього працівника (лист Мінпраці від 02.12.2005 р. № 9942/0/14-05/018-17).

Розглянемо докладніше, що являють собою різні способи виконання працівниками додаткових обов’язків.

Якщо посада є вакантною, то для виконання додаткових обов’язків за цією посадою можуть використовуватися перші два способи: суміщення професій (посад) та розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт).

Суміщення професій (посад). Цей спосіб полягає у виконанні працівником разом зі своєю основною роботою, передбаченою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) (п. 2 постанови № 1145 та п. 1 Інструкції про порядок суміщення професій). Зауважимо: на відміну від роботи за сумісництвом, що здійснюється у вільний від основної роботи час, при суміщенні професій (посад) додаткова робота за іншою професією (посадою) здійснюється в межах робочого часу за основним місцем роботи. Детальніше про відмінності суміщення посад та сумісництва див. у листі Мінсоцполітики та 28.03.2013 р. № 2-1/06/187-13 та коментарі редакції // «ОП», 2013, № 10, с. 6 — 10.

Розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт. Під цим способом слід розуміти виконання працівником разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткового обсягу робіт за однією і тією самою професією або посадою (п. 1 Інструкції про порядок суміщення професій).

З цього визначення випливає основна відмінність зазначеного способу виконання додаткових функцій від суміщення професій (посад). Дійсно, якщо зазначається про суміщення професій (посад), то мається на увазі виконання додаткового обсягу робіт за кількома спеціальностями або на декількох посадах, передбачених штатним розписом, а розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт) передбачає, що виконання працівником додаткових функцій відбувається в межах однієї професії (посади).

Далі переходимо до випадків, коли посада не є вакантною, тобто місце роботи зберігається за працівником, який тимчасово відсутній (відпустка, хвороба, відрядження та інші поважні причини). У цих ситуаціях використовуються два останніх способи: виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника і тимчасове замісництво.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Цей спосіб має місце, коли працівник підприємства разом зі своєю основною роботою, зумовленою трудовим договором, виконує обов’язки іншого, тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП і п. 2 постанови № 1145).

З наведеного визначення можна виділити відразу три характерні особливості цього способу виконання працівником додаткових обов’язків (лист Мінпраці від 02.12.2005 р. № 9942/0/14-05/018-17):

1) працівник виконує покладені на нього додаткові функції без звільнення від основної роботи, яку передбачено трудовим договором;

2) виконання додаткових обов’язків відбувається протягом робочого дня (зміни) з урахуванням нормальної тривалості робочого часу, установленої КЗпП;

3) виконання додаткових обов’язків передбачає заміну працівника, тимчасово відсутнього внаслідок хвороби, відпустки, відрядження та з інших причин, коли за ним зберігається місце роботи (посада).

Встановлення додаткового обсягу роботи в порядку суміщення професій (посад), розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт, виконання роботи тимчасово відсутнього працівника можливо тільки за згодою працівника. Для підтвердження згоди на виконання додаткової роботи працівник повинен подати роботодавцю заяву. Покладання додаткових обов’язків здійснюється шляхом видання наказу (розпорядження) керівника, в якому зазначають період виконання додаткової роботи, точне визначення кола обов’язків (можна зазначити в додатку до наказу), а також порядок оплати.

Згідно зі ст. 105 КЗпП працівникам, які виконують на тому ж підприємстві (в установі, організації) поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата.

Розмір та умови запровадження доплат за виконання працівниками додаткових обов’язків установлюються госпрозрахунковими підприємствами самостійно в колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими угодами (ст. 15 Закону про оплату праці).

Конкретний розмір доплат зазначається в наказі (розпорядженні) про покладання на працівника додаткових функцій. Зазначимо, що доплату за тимчасово відсутнього працівника здійснюють лише в тому випадку, якщо обов’язки, які покладаються на нього у зв’язку з тимчасовою відсутністю працівника, не передбачено нормами трудового договору (його посадовими обов’язками).

Що стосується обмежень щодо виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, то нормативні акти колишнього СРСР, які обмежували права підприємств з питань суміщення професій і посад, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, розширення обсягу робіт тощо, втратили чинність.

Отже, госпрозрахункові підприємства самостійно вирішують питання покладення на керівників усіх рівнів та їх заступників виконання поряд з основною роботою додаткових обов’язків з виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника і встановлення розміру доплати (лист Мінпраці від 02.12.2005 р. № 9942/0/14-05/018-17).

При цьому звертаємо увагу, що вищезазначене не поширюється на керівників (директорів, голів правління тощо) підприємств, заснованих на державній, комунальній власності, оскільки умови та розміри їх оплати праці визначаються в контракті з дотриманням положень постанови № 859.

Крім того, керівникам бюджетних установ, закладів та організацій, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів цих установ, закладів та організацій, їх заступникам не встановлюється доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, за збільшення обсягу виконуваних робіт та за суміщення професій (посад).

Для інших працівників установ, закладів та окремих галузей бюджетної сфери п.п. «а» п.п. 3 п. 4 постанови № 1298 встановлені доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, за суміщення професій (посад), за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт у розмірі до 50 відсотків посадового окладу (тарифної ставки) за основною посадою. На це звертає увагу Мінпраці у листі від 25.03.2010 р. № 319/13/84-10.

Унесення записів про виконання додаткових обов’язків до трудової книжки нормами Інструкції № 58 не передбачено.

Окремим випадком виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника є тимчасове замісництво, визначення якого дано в роз’ясненні № 30/39.

Так, згідно з абзацом першим п. 1 роз’яснення № 30/39 тимчасовим замісництвом вважається виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це викликано виробничою необхідністю.

У листі Мінсоцполітики від 21.07.2011 р. № 590/13/84-11 відомство уточнює, що тимчасове замісництво — це виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це пов’язано з виробничою необхідністю або з розпорядчими функціями, працівником, який працює на тому ж підприємстві, в установі, організації.

Порядок оформлення та оплати тимчасового замісництва регламентується роз’ясненням № 30/39. При застосуванні тимчасового замісництва слід пам’ятати про такі нюанси:

1. Мається на увазі тимчасове заміщення працівника, який обіймає більш відповідальну посаду (тобто йдеться про заміщення керівників усіх рівнів — підприємств, виробництв, цехів, відділів і т. д). «Тимчасово» означає, що заміщувана посада не є вакантною, тобто працівник, який заміщує, виконує обов’язки керівника, відсутнього у зв’язку з хворобою, відпусткою, відрядженням та з інших причин, коли відповідно до чинного законодавства за ним зберігається робоче місце (посада).

2. Працівник, який заміщує тимчасово відсутнього працівника, виконує виключно чужі обов’язки, тобто на період замісництва він звільняється від виконання своєї роботи, обумовленої трудовим договором за основним місцем роботи.

3. Відповідно до ч. 1 ст. 33 КЗпП тимчасове переведення працівника на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, допускається лише з його згоди. При цьому запис про тимчасове переведення до трудової книжки не вноситься.

4. Про покладення на працівника обов’язків у порядку тимчасового замісництва керівник підприємства, установи, організації повинен видати наказ (розпорядження), в якому слід указати час та порядок виконання таких обов’язків, а також порядок їх оплати (абзац другий п. 1 роз’яснення № 30/39).

Оплата тимчасового замісництва. Окрему увагу слід звернути на порядок оплати тимчасового замісництва. Так, згідно з абзацом другим п. 1 роз’яснення № 30/39 при тимчасовому замісництві працівнику, який заміщає, здійснюється доплата в розмірі різниці між його фактичним окладом та посадовим окладом працівника, якого він заміщає.

Штатним заступникам або помічникам відсутнього працівника (за відсутності посади заступника) різниця в окладах не виплачується. Крім того, права на отримання відповідної доплати не мають і головні інженери підприємства, установи чи організації в період тимчасового заміщення керівника.

Водночас чинним законодавством госпрозрахунковим підприємствам надано право самостійно вирішувати питання оплати праці працівників. Тому в колективному договорі вони можуть передбачити виплату різниці в окладах і штатним заступникам, і помічникам керівника підприємства на період виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника (див. лист Мінпраці від 20.01.2005 р. № 18-23).

Зверніть увагу: мова йде саме про встановлення доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника в розмірі різниці в окладах, а не про зміну посадового окладу тимчасового заступника. Тому доплати та надбавки, які були встановлені працівникові, що тимчасово виконує обов’язки за більш відповідальною посадою, виплачуються в тому розмірі, в якому виплачувались до призначення на тимчасове замісництво (див. лист Мінсоцполітики від 21.07.2011 р. № 590/13/84-11). Іншими словами, працівнику, що заміщує, доплати та надбавки, на які він особисто має право і які виплачувалися йому до замісництва, установлюються до його посадового окладу за основною посадою і виплачуються у повному розмірі (наприклад, надбавка за вислугу років або надбавка за високі досягнення у праці). При цьому персональні доплати та надбавки, установлені особі, яку він заміщує, йому не виплачують.

Преміювання. Крім різниці в окладах, тимчасовому заступнику може бути нараховано і премію. Преміюється тимчасовий заступник згідно з Положенням про преміювання, затвердженим підприємством, установою, організацією виходячи з наявності коштів на ці цілі.

При розробці такого Положення можна передбачити порядок преміювання працівника, який виконує додаткові обов’язки в порядку тимчасового замісництва, установленому п. 1 роз’яснення № 30/39. Так, тимчасові заступники преміюються за умовами та в розмірах, установлених за посадою працівника, який ними заміщується. При цьому премія нараховується на посадовий оклад заступника та на різницю в окладах.

Отже, преміювання може провадитися виходячи з посадового окладу або з урахуванням інших складових заробітної плати (у тому числі й доплати в розмірі різниці в окладах), тобто за показниками, передбаченими Положенням про преміювання. На це звертало увагу Мінпраці в листі від 28.09.2007 р. № 695/13/84-07.

У питаннях оплати праці працівника, що виконує обов’язки керівника, посада якого є вакантною, необхідно також керуватися положеннями роз’яснення № 30/39 (лист Мінпраці від 19.04.2011 р. № 126/06/186-11 // «ОП», 2011, № 15, с. 5).

Слід зауважити: призначення працівника виконувачем обов’язків за вакантною посадою не допускається. Це можливо тільки за посадою, призначення на яку здійснюється вищим за рівнем органом управління. У цьому випадку керівник підприємства, установи, організації зобов’язаний протягом місяця з дня прийняття працівника на роботу надати до вищого за рівнем органу управління документи для його призначення на посаду. Цей орган у місячний строк із дня отримання документів повинен розглянути питання та повідомити керівника про результати (п. 2 роз’яснення № 30/39).

У разі незатвердження на посаді працівника, прийнятого керівником не з числа працівників цієї установи, організації, йому має бути запропоновано іншу роботу з урахуванням його кваліфікації, досвіду роботи. За відсутності відповідної роботи або відмови від пропозиції він звільняється від роботи за підставами, передбаченими законодавством, наприклад за угодою сторін.

У цьому випадку на посаду виконувача обов’язків може бути призначено і штатного заступника.

Якщо не затверджено працівника, висунутого на керівну посаду з числа резерву такого підприємства, установи, організації, йому повинна бути надана робота за кваліфікацією і оплатою не нижче тої, яку він виконував до призначення на нову посаду.

У разі призначення працівника, у тому числі штатного заступника (помічника) або головного інженера, виконувачем обов’язків за вакантною посадою оплата праці здійснюється за цією (вакантною) посадою (абзац четвертий п. 2 роз’яснення № 30/39).

Далі розглянемо порядок розрахунку різниці в окладах на прикладах.

Приклад 1. Заміна заступника головного лікаря

На час щорічної відпустки заступника головного лікаря з лікувальної роботи його обов’язки наказом у порядку тимчасового заступництва покладено на завідувача терапевтичного відділення лікарні. У свою чергу, на цей же період виконання обов’язків завідувача терапевтичного відділення покладено на іншого лікаря цього самого відділення.

Станом на 01.09.2013 р. посадовий оклад заступника головного лікаря з лікувальної роботи складає 2300 грн., також особа має вищу кваліфікаційну категорію за спеціальністю «організація і управління охороною здоров’я»; посадовий оклад разом із сумою підвищення за вищу кваліфікаційну категорію складає 2682,55 грн. (2300 + 382,55).

Завідувач терапевтичного відділення є лікарем-терапевтом без кваліфікаційної категорії, його посадовий оклад на 01.09.2013 р. становить 1551 грн.

Як правильно розрахувати в такому випадку доплату в розмірі різниці в окладах? Чи брати до уваги при розрахунку суму підвищення посадового окладу за кваліфікаційну категорію?

Оплата праці працівників галузі охорони здоров’я регулюється Умовами № 308/519. Цим нормативним актом передбачена лише ситуація, коли працівник поряд зі своєю основною роботою виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника, за що передбачена доплата в розмірі до 50 % посадового окладу за основною посадою (п.п. 3.1.1 Умов № 308/519). Конкретний розмір цих доплат установлюється керівником закладу, установи залежно від кваліфікації працівника, складності та обсягу робіт, що виконуються.

Але в нашому випадку мова йде про звільнення від основної роботи працівників, що будуть замінювати інших працівників, які обіймають вищі посади та з певних причин тимчасово відсутні. Тобто йдеться про тимчасове замісництво і працівників, які наказом керівника на період відпустки заступника головного лікаря звільняються від своїх основних обов’язків (обумовлених трудовим договором) і виконують виключно чужі обов’язки (за умови їх згоди на це). Тому варіант заміни, описаний в Умовах № 308/519, у такому випадку не підходить, а має місце варіант замісництва.

Згідно з роз’ясненням № 30/39 при тимчасовому замісництві працівникам, що заміщують, виплачується доплата в розмірі різниці в окладах.

Оскільки завідувач терапевтичного відділення не є ні заступником, ні помічником заступника головного лікаря з лікувальної роботи, то він має право на встановлення доплати в розмірі різниці в окладах на підставі абзацу другого п. 1 роз’яснення № 30/39.

Аналогічно має право на отримання різниці в окладах і лікар, який призначається виконувачем обов’язків завідувача відділення.

Тепер щодо визначення розміру різниці в окладах за наявності в заступника головного лікаря з лікувальної роботи вищої кваліфікаційної категорії, а відповідно і суми підвищення посадового окладу, яка згідно з п.п. «а» п.п. 1 п.п. 2.4.1 Умов № 308/519 складає 44,9 % тарифної ставки працівника 1-го тарифного розряду, тобто станом на 01.09.2013 р. ця сума підвищення складає 382,55 грн. (852 грн. х 44,9 %).

Завідувач терапевтичного відділення не має кваліфікаційної категорії, тому його посадовий оклад згідно з п.п. 2.2.5 Умов № 308/519 визначається за 10-м тарифним розрядом Єдиної тарифної сітки, що станом на 01.09.2013 р. складає 1551 грн.

У цьому випадку розрахунок різниці в окладах має здійснюватись за однакових умов. Тобто порівнювати оклад завідувача відділення необхідно з окладом заступника головного лікаря з лікувальної роботи, як нібито цей заступник не має кваліфікаційної категорії. Пояснюється це тим, що наявність категорії — це персональна заслуга працівника, тому сума підвищення посадового окладу за наявність категорії не бере участі у розрахунках.

Таким чином, без урахування кваліфікаційної категорії, а також повністю відпрацьованого місяця на умовах замісництва різниця в посадових окладах заступника головного лікаря з лікувальної роботи та завідувача відділення складає 749 грн. (2300 грн. - 1551 грн.).

Усі інші доплати та надбавки, у тому числі надбавка за вислугу років, працівнику, який виконує обов’язки заступника головного лікаря, обчислюються виходячи з посадового окладу за основною посадою, тобто за посадою завідувача терапевтичного відділення.

Приклад 2. Заміна начальника відділу держадміністрації

У вересні 2013 року (повністю весь місяць) головний спеціаліст відділу держадміністрації в порядку тимчасового замісництва виконував обов’язки тимчасово відсутнього начальника відділу у складі управління (у зв’язку з перебуванням його у щорічній відпустці). При цьому начальник такого відділу не має заступників.

За виконання додаткових обов’язків наказом керівника головному спеціалісту встановлено доплату в розмірі різниці між фактичним посадовим окладом начальника відділу та посадовим окладом головного спеціаліста.

Як розрахувати розмір такої доплати?

Для держслужбовців, службовців, посадових осіб органів місцевого самоврядування порядок оплати тимчасового замісництва визначено п.п. «г» п.п. 1 п. 2 постанови № 268: керівникам відповідних органів надано право в межах затвердженого фонду оплати праці встановлювати спеціалістам і службовцям (крім заступників керівників органів виконавчої влади, прокуратури, судів та інших органів, керівників структурних підрозділів та їх заступників) доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника або заступника керівника структурного підрозділу у розмірі різниці між фактичним посадовим окладом тимчасово відсутнього керівника або заступника керівника структурного підрозділу (без урахування надбавок і доплат) та посадовим окладом працівника, який виконує обов’язки тимчасово відсутнього керівника або заступника керівника структурного підрозділу. Така доплата можлива в разі, коли працівник, який виконує обов’язки тимчасово відсутнього керівника структурного підрозділу, не є його заступником.

Складові заробітної плати та порядок їх нарахування за посадами головного спеціаліста і начальника відділу розглянемо на умовному прикладі:

За виконання обов’язків начальника відділу у вересні 2013 року (увесь місяць) розмір доплати головному спеціалісту визначається як різниця між фактичним посадовим окладом начальника відділу (без урахування надбавок і доплат) та посадовим окладом головного спеціаліста: 1435,50 - 1147,00 = 288,50 (грн.).

Загальна сума заробітної плати головного спеціаліста за вересень 2013 року (без урахування суми індексації) становить 3050,71 грн., у тому числі:

— посадовий оклад — 1147,00 грн.;

— доплата за ранг — 55,00 грн.;

— надбавка за вислугу років — 120,20 грн.;

— надбавка за високі досягнення у праці — 396,66 грн.;

— доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього начальника відділу — 288,50 грн.;

— щомісячна премія — 1043,35 грн. ((1147,00 + 55,00 + 288,50) х 70 %).

Приклад 3. Заміна начальника відділу підприємства

Згідно з наказом керівника підприємства з 9 по 20 вересня 2013 року провідний інженер з організації та нормування праці (посадовий оклад — 4700 грн.) в порядку тимчасового замісництва виконував обов’язки начальника відділу організації праці та заробітної плати, який був відсутній у зв’язку із хворобою (посадовий оклад начальника відділу — 5500 грн.).

Колективним договором підприємства за період тимчасового замісництва передбачена виплата різниці в окладах за основною посадою і посадою працівника, який заміщується, в тому числі для заступників керівників структурних підрозділів. За посадою начальника відділу організації праці та заробітної плати Положенням про преміювання передбачена щомісячна премія в розмірі 20 % посадового окладу за фактично відпрацьований час.

Підприємство працює з 5-денним робочим тижнем та вихідними днями — субота і неділя. Кількість робочих днів у вересні 2013 року за графіком роботи підприємства — 21.

Кількість робочих днів, відпрацьованих тимчасовим заступником на посаді начальника відділу, — 10.

Як розрахувати заробітну плату тимчасовому заступнику начальника відділу?

У цьому випадку згідно з умовами оплати праці колективного договору підприємства за роботу у вересні 2013 року тимчасовому заступнику повинно бути нараховано:

— посадовий оклад за основною посадою — 4700 грн.;

— доплату за тимчасове замісництво:

(5500 грн. - 4700 грн.) : 21 роб. дн. х 10 роб. дн. = 380,95 грн.;

— премію у розмірі:

(4700 грн. х 20 %) : 21 роб. дн. х 10 роб. дн. = 447,62 грн.

Загальний розмір заробітної плати працівника за вересень 2013 року становить:

4700 грн. + 380,95 грн. + 447,62 грн. = 5528,57 грн.