Выплачиваем вознаграждение по ГПД: практикум для бухгалтера

Выплачиваем вознаграждение по ГПД: практикум для бухгалтера

 

У любого предприятия, учреждения или организации может возникнуть потребность в той или иной работе (услуге). Встречаются ситуации, когда для такой работы в штатном расписании нет соответствующей должности, а в должностных инструкциях штатных работников — определенных обязанностей. В таком случае на выручку приходит гражданско-правовой договор с физическим лицом. О том, как правильно отразить начисление и выплату вознаграждения по гражданско-правовому договору в бухгалтерском учете и отчетности, вы узнаете из этой статьи.

Татьяна ГУЛЬ, эксперт по вопросам оплаты труда (e-mail: t.gul@id.factor.ua)

 

Написать эту статью нас вдохновила одна из читательниц — бухгалтер бюджетной организации. В своей работе она столкнулась с двумя ситуациями, связанными с отражением вознаграждения за выполненные работы (предоставленные услуги) по ГПД.

Ситуация 1. Бюджетная организация для выполнения работ 17.03.2014 г. заключила ГПД с физическим лицом — не предпринимателем. Срок выполнения работ — с 17.03.2014 г. по 31.03.2014 г. включительно. Акт выполненных работ подписан 31.03.2014 г. и передан в бухгалтерию 04.04.2014 г.

Ситуация 2. Бюджетная организация заключила 17.03.2014 г. ГПД с физическим лицом — не предпринимателем для выполнения работ. Акт выполненных работ подписан и передан в бухгалтерию 04.04.2014 г.

Как показать начисление и выплату вознаграждений по ГПД в бухгалтерском учете в указанных ситуациях?

Как правильно отразить информацию о начисленном доходе физическим лицам по ГПД в Отчете по форме № Д4 и Налоговом расчете по форме № 1ДФ?

 

Документальное оформление

Без документов мы — бухгалтеры — как без рук. А потому, прежде чем поговорить о том, как начислять и выплачивать вознаграждение по ГПД, коснемся его документального оформления. Именно от того, как будут составлены документы, и будет зависеть отражение хозяйственных операций в учете и отчетности.

Любая хозяйственная операция осуществляется на основании первичного документа. В отношениях гражданско-правового характера такими документами являются договор и акт выполненных работ (предоставленных услуг).

Договор. Основанием для возникновения прав и обязанностей сторон гражданско-правовых отношений является заключенный между ними соответствующий договор. Основными видами заключаемых ГПД являются договор подряда и договор о предоставлении услуг, которые регулируются положениями ст. 837 и 901 ГКУ соответственно.

Типовой формы ГПД не установлено, но при его составлении учитывайте положения ГКУ.

Так, существенными условиями ГПД должны быть:

— предмет договора (работа или услуга);

— условия относительно взаимных прав и обязанностей;

— сроки выполнения работы / предоставления услуги;

— порядок и сроки оплаты;

— ответственность сторон за нарушение договора.

Такой договор составляется в письменной форме в двух экземплярах.

Акт. По ГПД оплачивается не процесс труда, а его результат, который определяют, когда работа завершена. Оформляют его актом приемки-передачи выполненных работ (предоставленных услуг). Именно на его основании осуществляют оплату выполненных работ, и этот документ является важным для бухгалтерии организации (учреждения, предприятия).

Поэтому по окончании срока, оговоренного в договоре, исполнитель должен предоставить акт выполненных работ (предоставленных услуг), к которому будет приложен отчет о выполнении своих обязанностей по договору.

Акт, как правило, составляется в произвольной форме с указанием всех необходимых для первичного документа реквизитов. Такой документ составляют в двух экземплярах, их подписывают обе стороны и оставляют себе по одному экземпляру. При подписании акта заказчику следует помнить: ставя подпись, он подтверждает, что работы действительно выполнены (услуги получены).

Одним из моментов, на которые следует обратить внимание бухгалтеру, являются дата начала и окончания выполнения работ (предоставления услуг) по ГПД. Забегая наперед отметим, что такие даты имеют непосредственное отношение к составлению Отчета по форме № Д4.

Помните, что по общему правилу ГПД вступает в силу с момента его заключения. Это прямо предусмотрено ч. 2 ст. 631 ГКУ. Однако существуют варианты, когда в самом договоре можно прописать даты, с которых начинается и заканчивается выполнение работы (предоставление услуги). При этом дата заключения ГПД может не совпадать с датой начала выполнения работ (предоставления услуг).

Что касается даты окончания выполнения работ (предоставления услуг), то такой факт подтверждается датой подписания акта выполненных работ (предоставления услуг). По сути, это день, на который указанные в акте работы (услуги) считаются выполненными (полученными), что и признает заказчик

　

Налогообложение

ЕСВ. На сумму вознаграждения по ГПД с физическими лицами — не предпринимателями необходимо начислить ЕСВ. Так, работодатели, использующие труд физических лиц по ГПД, и сами физические лица, выполняющие работы в организации по ГПД, являются плательщиками ЕСВ (пп. 1 и 3 ч. 1 ст. 4 Закона № 2464).

Ставки ЕСВ составляют 34,7 % в части начисления на сумму вознаграждения и 2,6 % в части удержания.

НДФЛ. Сумма вознаграждения по ГПД не является заработной платой для целей разд. IV НКУ, но относится к общему месячному налогооблагаемому доходу (п.п. 164.2.2 НКУ). Поэтому из суммы вознаграждения по ГПД следует удержать НДФЛ по ставке 15 (17) % к базе налогообложения. При этом база налогообложения определяется как разница между начисленным вознаграждением по ГПД и суммой удержанного ЕСВ.

В 2014 году ставка 15 % применяется к базе налогообложения, сумма которой за месяц не превышает 12180 грн., а ставка 17 % — к части базы налогообложения, превышающей в отчетном месяце данную величину.

Бухгалтерский учет

Как мы уже сказали, основанием для начисления и выплаты вознаграждения по ГПД является акт выполненных работ. И сразу возникает вопрос: как отразить в учете такую выплату, описанную в ситуации 1, когда акт был подписан в прошлом месяце, а в бухгалтерию поступил только в текущем?

Основными нормативными документами, регулирующими порядок ведения бухгалтерского учета, являются Закон № 996 и Положение № 88.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона № 996 и п. 2 Положения № 88 основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты совершения хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены во время совершения хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее завершения. При начислении и выплате вознаграждения по ГПД таким первичным документом является акт выполненных работ.

То есть исходя из этих норм можно сделать вывод, что при отсутствии первичного документа отображать в учете указанные расходы бюджетная организация не имеет права. Такие расходы следует отобразить после получения акта выполненных работ.

Согласно ч. 5 ст. 9 Закона № 996 хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены. Таким образом, применительно к случаю, описанному в первой ситуации, бухгалтер начислит вознаграждение по ГПД и отобразит его в учете в апреле 2014 года.

Что касается второй ситуации, то тут все предельно ясно. Акт выполненных работ был подписан и передан в бухгалтерию в одном месяце (в апреле 2014 года), хозяйственные операции по начислению вознаграждения по ГПД будут также отражены в этом месяце.

Примем, что сумма вознаграждения по ГПД составила 2000,00 грн. Проиллюстрируем ниже в таблице, как отразить хозяйственные операции, связанные с выплатой вознаграждения по ГПД, на счетах бухгалтерского учета (как в первой ситуации, так и во второй).

< cellspacing="1" dir="LTR" width="650">

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма,  грн.

КЭКР

дебет

кредит

1

Начислено вознаграждение по ГПД на основании акта выполненных работ

801
(802, 811 — 813)

669*

2000,00

2111**

* Считаем, что учет расчетов по ГПД с физическими лицами целесообразно вести отдельно от расчетов по заработной плате на субсчете 669 «Прочие расчеты за выполненные работы».

** Согласно п.п. 4 п.п. 2.1.1.1 Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333, вознаграждение по ГПД работникам, не состоящим в штате учреждения (организации) (за исключением субъектов хозяйствования), учитывается по КЭКР 2111.

2

Начислен ЕСВ на сумму вознаграждения

(2000,00 х 34,7 %)

801
(802, 811 — 813)

651

694,00

2120

3

Удержан ЕСВ из суммы вознаграждения

(2000,00 х 2,6 %)

669

651

52,00

2111

4

Удержан НДФЛ из суммы вознаграждения

((2000,00 - 52,00) х 15 %)

669

641/НДФЛ

292,20

2111

5

Перечислен НДФЛ

641/НДФЛ

323

292,20

2111

6

Перечислен ЕСВ

(694,00 + 52,00)

651

323

746,00

2111, 2120

7

Получены деньги в кассу

301

323

1655,80

2111

8

Выплачено вознаграждение

(2000,00 - 52,00 - 292,20)

669

301

1655,80

2111

 

Отчетность

Информацию о заключении и расторжении ГПД с физическим лицом, а также сумму вознаграждения по нему отражают в Отчете по форме № Д4 и Налоговом расчете по форме № 1ДФ. Расскажем, как это сделать, с учетом данных, представленных в первой и второй ситуациях, и для наглядности приведем числовые примеры.

 

Пример 1. Бюджетная организация для выполнения работ 17.03.2014 г. заключила ГПД с физическим лицом — не предпринимателем Литвиненко Иваном Викторовичем (налоговый номер — 2728272827), не являющимся работником данной организации. Срок действия договора (срок выполнения работ) — с 17.03.2014 г. по 31.03.2014 г. включительно. Акт выполненных работ подписан 31.03.2014 г. и передан в бухгалтерию 04.04.2014 г. Сумма вознаграждения по договору за выполненные работы в размере 2000,00 грн. начислена и выплачена в апреле 2014 года.

Как правильно отразить информацию о начисленном доходе физическому лицу по гражданско-правовому договору в Отчете по форме № Д4 и Налоговом расчете по форме № 1ДФ?

 

Отчет по форме № Д4. Информацию о периоде гражданско-правовых отношений отражаем в таблице 5 Отчета по форме № Д4 за соответствующий месяц. Так, дату начала и окончания выполненных работ по ГПД надо указать в данной таблице со статусом «початкова» за март 2014 года. При этом в таблице 5 по физическому лицу, с которым был заключен ГПД, в графе 7 должен стоять код «3», а в графе 8 — отметка «0» (поскольку ГПД заключен с физическим лицом, не являющимся работником организации), в графе 11: «дата початку» — 17, «дата закінчення» — 31 (дата окончания выполнения работ по ГПД). Как заполнить таблицу 5 в данном случае, смотрите на рис. 1.

Если этого не сделали (например акт выполненных работ поступил в бухгалтерию с опозданием и дату окончания гражданско-правовых отношений не успели отразить в таблице 5 «початкова»), то необходимо подать таблицу 5 со статусом «додаткова» за март, отразив в ней соответствующие сведения, и титульный лист (перечень таблиц отчета).

　

Рис. 1. Фрагмент таблицы 5 Отчета по форме № Д4 за март 2014 года

 

Обратите внимание: согласно Описанию формата отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование органам Пенсионного фонда Украины в соответствии с Порядком, утвержденным постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 08.10.2010 г. № 22-2, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 01.11.2010 г. под № 1014/18309, учитывая изменения постановления правления Пенсионного фонда № 18-1 от 23.06.2011 г., изменения постановления правления Пенсионного фонда № 24-1 от 10.12.2012 г., изменения постановления правления Пенсионного фонда № 12-1 от 22.07.2013 г. (разъяснение Пенсионного фонда Украины от 13.08.2013 г.), информацию о дате начала и окончания гражданско-правовых отношений в рамках договора подряда (выполнения работ) в таблицу 5 Отчета по форме № Д4 вносят в соответствии со сроками, указанными в договоре, в рамках договора о предоставлении услуг — в соответствии с актом об их предоставлении. Таким образом, бухгалтер должен обратить внимание на сроки выполнения работ (предоставления услуг), на основании которых и будет заполнять графу 11 таблицы 5. При этом дата заключения ГПД может отличаться от самих сроков выполнения работ (предоставления услуг). В том случае, если в договоре не прописаны сроки выполнения работ (предоставления услуг), следует применять общие правила действия ГПД (дата подписания договора — начало работ (предоставления услуг), дата подписания акта выполненных работ (предоставленных услуг) — окончание работ (предоставления услуг)).

Поскольку начисление и выплата вознаграждения произведена в апреле 2014 года, в Отчете по форме № Д4 за этот месяц на физическое лицо, с которым был заключен ГПД, необходимо заполнить таблицу 6. При этом в графе 9 должен быть указан код категории застрахованного лица «26», в графе 11 — месяц, за который начислено вознаграждение по договору, — «03», в графе 15 — количество календарных дней пребывания в гражданско-правовых отношениях, в графах 17, 18 и 19 — суммы вознаграждения и удержанного с него ЕСВ.

Таблица 6 Отчета по форме № Д4 за апрель 2014 года заполняется следующим образом (рис. 2).

　

Рис. 2. Фрагмент таблицы 6 Отчета по форме № Д4 за апрель 2014 года

 

Налоговый расчет по форме № 1ДФ. В соответствии со Справочником признаков доходов физических лиц, приведенным в приложении к Порядку заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного из них налога, утвержденного приказом Миндоходов от 21.01.2014 г. № 49, сумма вознаграждения, которая выплачивается физическому лицу — не предпринимателю за выполненные им работы (предоставленные услуги) на основании заключенного ГПД, налоговыми агентами отображается в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком дохода «102».

В приведенном примере вознаграждение начисляется и выплачивается в апреле 2014 года. Значит, сумму вознаграждения, а также удержанного с него НДФЛ, необходимо отразить в Налоговом расчете по форме № 1ДФ за 2 квартал 2014 года. Приведем на рис. 3 фрагмент Налогового расчета по форме № 1ДФ.　

Рис. 3. Фрагмент Налогового расчета по форме № 1ДФ за 2 квартал 2014 года

 

Пример 2. Бюджетная организация заключила 17.03.2014 г. ГПД с физическим лицом — не предпринимателем Ляско Виктором Петровичем (налоговый номер 2627282930) для выполнения работ. Акт выполненных работ подписан 04.04.2014 г. Сумма вознаграждения по ГПД составила 2000,00 грн.

Как правильно отразить информацию о начисленном доходе физическому лицу по ГПД в Отчете по форме № Д4 и Налоговом расчете по форме № 1ДФ?

 

Отчет по форме № Д4. Информацию о периоде гражданско-правовых отношений отражаем в таблице 5 Отчета по форме № Д4 за соответствующий месяц. Так, дату начала работ необходимо указать в таблице 5 данного Отчета за март 2014 года. При этом в указанной таблице по физическому лицу, с которым был заключен ГПД, в графе 7 должен стоять код «3», в графе 8 — отметка «0» (поскольку ГПД заключен с физическим лицом, не являющимся работником организации), а в графе 11 «дата початку» — 17. В апреле 2014 года (месяц окончания выполнения работ) также следует заполнить таблицу 5 Отчета по форме № Д4, при этом в графе 11 «дата закінчення» — указать «04». Остальные графы заполняются так же, как в отчете за март 2014 года. Как именно заполняется таблица 5 на условиях данного примера, покажем на рис. 4 и 5.

　

Рис. 4. Фрагмент таблицы 5 Отчета по форме № Д4 за март 2014 года

 

Рис. 5. Фрагмент таблицы 5 Отчета по форме № Д4 за апрель 2014 года

 

Таблица 6 Отчета по форме № Д4 имеет свои особенности заполнения, поскольку срок выполнения работ составляет 2 месяца. В ней необходимо на физическое лицо, с которым заключался ГПД, заполнить две строки, поделив вознаграждение поровну на 2 месяца по 1000,00 грн. (2000,00 грн. : : 2 мес.). Удержанный ЕСВ составит 26,00 грн. в каждом месяце (графа 19 — определяется как 1000,00 х 2,6 %).

Кроме этого, не забудьте указать в графе 10 «код типу нарахуваннь» — «1», как признак того, что срок выполнения работ (предоставления услуг) по ГПД превышал календарный месяц.

Таблица 6 Отчета по форме № Д4 за апрель 2014 года заполняется, как указано на рис. 6.

Налоговый расчет по форме № 1ДФ. В приведенном примере вознаграждение начисляется и выплачивается в апреле 2014 года. Значит сумму вознаграждения, а также удержанного с него НДФЛ, необходимо отразить в Налоговом расчете по форме № 1ДФ за 2 квартал 2014 года (рис. 7).

　

Рис. 6. Фрагмент таблицы 6 Отчета по форме № Д4 за апрель 2014 года

 

Рис. 7. Фрагмент Налогового расчета по форме № 1ДФ за 2 квартал 2014 года

 

Пусть эта статья поможет вам не теряться в нестандартных ситуациях, связанных с ГПД. Встречайте их с улыбкой!

 

Использованные документы и сокращения

ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г.

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Закон № 996 — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

Закон № 2464 — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.

Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

ГПД — гражданско-правовой договор.

ЕСВ — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.

НДФЛ — налог на доходы физических лиц.