Новый годовой отчет по квоте 5 %: заполняем и подаем до 1 февраля
Трудоустройство неконкурентоспособных граждан, выполнение 5 %-й квоты для такой категории работников — эти законодательные требования установил новый Закон о занятости. К счастью, только для некоторых работодателей.
И в этом году предстоит впервые отчитаться о выполнении такой квоты.
Обо всех тонкостях оформления и подачи такой отчетности мы и поговорим сегодня.
Людмила ТРОХИМЕНКО, заместитель главного редактора (e-mail: l.trokhimenko@id.factor.ua)
Согласитесь, безработица — проблема в большей степени социальная. Экономический фактор отступает на второй план. И новый Закон о занятости — Закон № 5067 на нормативном уровне социально поддержал в трудоустройстве граждан, не обладающих достаточной конкурентоспособностью на рынке труда.
Так, для предприятий, учреждений и организаций (независимо от формы собственности) с численностью штатных работников более 20 человек установлена квота в размере 5 % среднесписочной численности штатных работников за предшествующий календарный год (ч. 2 ст. 14 Закона № 5067). Эта квота (норматив) предназначена для трудоустройства лиц, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству (кроме инвалидов*).
* Норматив трудоустройства инвалидов установлен ст. 19 Закона Украины «Об основах социальной защищенности инвалидов в Украине» от 21.03.91 г. № 875-XII и составляет 4 % среднеучетного количества штатных работников учетного состава за год, а если работает от 8 до 25 лиц — одно рабочее место. Законодательные требования по выполнению «инвалидного» норматива действуют одновременно с 5 %-ми «квотными».
Лица с дополнительными «гарантиями»: кто они
Перечень граждан, которые недостаточно конкурентоспособны и имеют дополнительные гарантии в трудоустройстве, определен ч. 1 ст. 14 Закона № 5067. Свой «гарантийный» статус они должны подтвердить документально. Перечень необходимых документов можно найти в п. 3.2 Порядка № 271.
Для большей наглядности приведем эти перечни в таблице.
< cellspacing="1" dir="LTR" width="650">Категория граждан, неконкурентоспособных на рынке труда
Документы, подтверждающие право на «гарантии» (п. 3.2 Порядка № 271)
1
2
1. Один из родителей или лицо, которое их заменяет и:
— имеет на иждивении ребенка (детей) в возрасте
до 6 лет1
1. Копия свидетельства о рождении ребенка.
2. Копия решения местного органа исполнительной власти и органа местного самоуправления об установлении опеки или попечительства над ребенком либо решения суда (для лиц, заменяющих одного из родителей).
3. Справка о получении (неполучении) помощи по форме, приведенной в приложении 11 к Инструкции № 345 (для одинокой матери / одинокого отца)
— воспитывает без одного из супругов ребенка в возрасте до 14 лет
2. Лица, которым исполнилось 15 лет и которые
с согласия одного из родителей или лица, их заменяющего, могут, как исключение, приниматься на работу (засчитываются в счет выполнения 5 %-й квоты в течение 3 лет со дня принятия на работу)
3. Один из родителей или лицо, которое их заменяет и:
— воспитывает без одного из супругов ребенка-инвалида (засчитываются в счет выполнения 5 %-й квоты до достижения ребенком-инвалидом 18 лет)
1. Копия пенсионного удостоверения, содержащего запись об инвалидности2.
2. Копия решения местного органа исполнительной власти и органа местного самоуправления об установлении опеки или попечительства над ребенком либо решения суда (для лиц, заменяющих одного из родителей).
3. Справка о получении (неполучении) помощи по форме, приведенной в приложении 11 к Инструкции № 345 (для одинокой матери / одинокого отца)
— содержит без одного из супругов инвалида с детства (независимо от возраста) и/или инвалида I группы (независимо от причин инвалидности) (засчитываются в счет выполнения 5 %-й квоты до достижения родителями пенсионного возраста)
4. Дети-сироты и дети, лишенные родительской опеки (засчитываются в счет выполнения 5 %-й квоты до достижения ими 18-летнего возраста)
Копия извлечения из электронной учетно-статистической карточки ребенка по форме, утвержденной приказом Минсемьямолодежьспорта от 18.11.2008 г. № 4580
5. Лица, освобожденные после отбытия наказания или принудительного лечения, которые после освобождения не находились в трудовых отношениях (засчитываются в счет выполнения 5 %-й квоты
до прекращения трудовых отношений с работодателем, который принял их на работу)
Копия справки об освобождении по форме, приведенной в приложении 9 к Инструкции о работе отделов (групп, секторов, старших инспекторов) контроля за исполнением судебных решений учреждений исполнения наказаний и следственных изоляторов от 08.06.2012 г. № 847/5
6. Молодежь в возрасте до 35 лет, которая:
— закончила или прекратила обучение в общеобразовательных, профессионально-технических и высших учебных заведениях (в течение 6 месяцев после окончания или прекращения обучения) и впервые принимается на работу (засчитываются в счет выполнения 5 %-й квоты в течение 3 лет со дня приема на работу)
Копия диплома или другого документа об образовании
— уволилась со срочной военной или альтернативной (невоенной) службы (в течение 6 месяцев после окончания или прекращения службы) и впервые принимается на работу (засчитываются в счет выполнения 5 %-й квоты в течение 3 лет со дня заключения первого трудового договора после увольнения со срочной военной или альтернативной (невоенной) службы)
Копия военного билета
7. Лица, которым до наступления права на пенсию по возрасту осталось 10 и менее лет
Паспорт
1 Таким правом может воспользоваться один из родителей ребенка (детей) в возрасте до 6 лет. Как подтвердить, что второй родитель не учтен в квоте у другого работодателя? Минсоцполитики попыталось разъяснить это в письме от 29.08.2013 г. № 682/021/106-13: «Достаточным условием для учета в квоте может быть письменное подтверждение работодателя об условиях трудоустройства второго из родителей.»
2 В случае отсутствия пенсионного удостоверения принадлежность граждан к данной категории может быть подтверждена одним из следующих документов:
— копией удостоверения лица, которое получает государственную соцпомощь в соответствии с Законом Украины «О государственной социальной помощи инвалидам с детства и детям-инвалидам» (приложение 1 к Порядку от 16.11.2007 г. № 612);
— копией формы № 080/о «Медицинское заключение о ребенке-инвалиде в возрасте до 18 лет», утвержденной приказом Минздрава от 04.12.2001 г. № 482;
— копией формы первичной учетной документации № 157-1/о «Справка к акту осмотра медико-социальной экспертной комиссией», утвержденной приказом Минздрава от 30.07.2012 г. № 577.
Заметьте: количество рабочих мест для трудоустройства неконкурентноспособных слоев населения работодатели рассчитывают самостоятельно.
А для этого по итогам года юридические лица — работодатели подают в центр занятости «Інформацію про зайнятість і працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню за 20_ рік» (далее — Отчет).
Обратите внимание! Квоту в размере 5 % обязаны выполнять и соответственно подавать Отчет работодатели с численностью штатных работников более 20 человек.
А тепер давайте вместе рассмотрим основные правила подачи и составления этого Отчета.
Когда и куда подаем Отчет
Отчет подаем ежегодно (т. е. один раз в год) не позднее 1 февраля после отчетного года.
Поскольку «празднично-выходной» перенос для этого Отчета не предусмотрен, то последним днем его подачи в этом году является 31 января 2014 года (пятница).
Подать Отчет можно в территориальный орган Госслужбы занятости в районе, городе, районе в городе независимо от местонахождения, т. е. в ближайший центр занятости. Но лучше работодателю, наверное, подавать его все-таки по своему местонахождению.
Порядок подачи Отчета
Форма Отчета. Отчет подается по форме, приведенной в приложении к Порядку № 271, — Інформація про зайнятість і працевлаштування громадян, які мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню.
Способы подачи. Порядок № 271 не содержит рекомендаций о возможных способах подачи Отчета. Как разъясняют (устно) специалисты центров занятости, подавать его нужно лично на бумажных носителях. Для этого оформите Отчет в двух экземплярах: первый — сдадите в центр занятости, а второй (с отметкой о приеме) — оставите себе.
Особенности расчета СКШР и выполнения 5 %-й квоты
В основу расчета 5 %-й квоты для трудоустройства лиц с «гарантиями» заложен один из показателей количества работников — среднеучетное количество штатных работников (СКШР) за предшествующий календарный год (строка 01 Отчета), который рассчитывается на основании ежедневных данных об учетном количестве штатных работников. Механизм расчета этого показателя регулирует п. 3.2 Инструкции № 286. Приведем его пошагово.
Шаг 1. Определяем СКШР отдельно в каждом месяце (с января по декабрь). Для этого суммируем количество работников учетного состава за каждый календарный день месяца (с первого по последнее число месяца, включая выходные, праздничные и нерабочие дни). Для этого используем данные Табеля учета использования рабочего времени (форма № П-5).
Количество штатных работников в выходной, праздничный и нерабочий день принимаем на уровне учетной численности работников за предыдущий рабочий день (п.п. 3.2.1 Инструкции № 286).
Затем делим полученную сумму на количество календарных дней этого месяца.
Шаг 2. Расчеты СКШР за каждый месяц года суммируем. Далее полученную сумму делим на 12, т. е. на количество месяцев в году.
Вот мы и имеем результат — СКШР за год. От него и будем определять квоту для лиц с «гарантиями» (квоту отражаем в строке 03 Отчета).
Следует учесть, что в учетное количество штатных работников включаются все наемные работники, которые заключили письменно трудовой договор (контракт) и выполняли постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также собственники предприятия, если, кроме дохода, они получали заработную плату на этом предприятии (п. 2.1 Инструкции № 286, письмо Минтруда от 17.10.2008 г. № 767/0/1508/19).
Внимание! Для расчета СКШР не учитываем:
— лиц, работающие по гражданско-правовым договорам (п.п. 2.6.2 Инструкции № 286);
— совместителей (как внешних, так и внутренних — такие работники учитываются как одно физическое лицо по основному месту работы) (п.п. 2.6.1 Инструкции № 286);
— «декретчиц» (работники, которые находятся в отпуске в связи с беременностью и родами и в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет) (п.п. 3.2.2 Инструкции № 286). Учет этих категорий работников ведется отдельно;
— практикантов, которые проходят производственную практику (п.п. 2.6.4 Инструкции № 286).
Чтобы себя проверить, полученный показатель СКШР за год сравните с данными графы 2 строки 1040 статотчетности по форме № 1-ПВ «Звіт з праці» (месячная).
СКШР с «гарантиями» (строка 02 Отчета) рассчитываем аналогично общему СКШР. Однако здесь есть важный нюанс! Чтобы работник считался трудоустроенным и его можно было учесть в строке 02 Отчета, нужно выполнить одновременно два условия:
1) работник должен иметь дополнительные гарантии в содействии трудоустройству, что обязательно необходимо подтвердить;
2) занятость такого работника должна быть полной (работники с неполным рабочим временем в расчет не принимаются). Другими словами, у таких работников должен быть полный рабочий день при полной рабочей неделе.
Обратим внимание на нюансы округления количества работников.
Согласно п. 3.3 Порядка № 271 в расчетах строки 03 (5 %-й квоты) будем использовать простое арифметическое правило округления: округляем цифры постепенно справа налево. А именно: если последняя значащая цифра меньше или равняется «4», она отбрасывается; если больше либо равняется «5», ближайшая слева от нее цифра увеличивается на единицу.
Вместе с тем данные строк 01, 02, 03, 04 отражаются в целых единицах. При этом п. 3 приложения к Инструкции № 286 требует округлять результаты вычислений (в том числе и при расчете СКШР) для отражения в формах государственных статистических наблюдений по труду по правилу «четной цифры» (если последняя значащая цифра «5», ближайшая слева от нее цифра увеличивается на единицу, если она нечетная, а четная остается без изменений). Для того чтобы соблюсти одновременно два эти правила, нужно округлять следующим образом:
СКШР за месяц (по всем работникам и отдельно по работникам с «гарантиями») округляем по правилу «четной цифры»:
— если последняя значащая цифра «5», то ближайшая слева от нее: нечетная цифра увеличивается на единицу, а четная остается без изменений (1,5 ≈ 2; 2,5 ≈ 2);
— если последняя значащая цифра не «5» или после нее еще есть цифры, то такой результат округляется по простому арифметическому правилу (3,49 ≈ 3; 4,51 ≈ 5);
СКШР за год по всем работникам (строка 01 Отчета), по работникам с «гарантиями» (строка 02 Отчета) — также по правилу «четной цифры».
А вот квоту в 5 % для трудоустройства работников с «гарантиями» (строка 03 Отчета) — по правилу п. 3.3 Порядка № 271: обычному правилу математики (если после запятой стоит число «5» и больше, оно округляется в сторону увеличения).
Как мы уже указывали, СКШР за отчетный год по всем работникам приводится также в Отчете по труду за декабрь по ф. № 1ПВ (строка 1040), в графе «за період з початку року».
Еще раз обращаем внимание, что в отличие от «инвалидного» норматива, для зачисления в «квотную» категорию работник с «гарантией» должен быть трудоустроен с полным рабочим временем (работать на полную ставку).
Следует также учесть, что сам механизм определения квоты, который осуществляется в расчете на год, предоставляет некоторые преимущества для вновь созданных предприятий, которые работали неполный год. У таких предприятий вследствие того, что, как правило, они работают не все месяцы в году, складываются только показатели тех месяцев, в которых они работали, затем полученная сумма делится на 12. Результатом и будет среднегодовой показатель (п.п. 3.2.6 Инструкции № 286).
Например, ООО «Альфа» создано в октябре 2013 года. СКШР за месяцы 2013 года составило: за октябрь — 50 чел., за ноябрь — 79 чел., за декабрь — 102 чел. СКШР за 2013 год по ООО «Альфа» составляет 19 человек: (50 + 79 + 102) : 12 = = 19,25 ≈ 19. Следовательно, в 2014 году ООО «Альфа» не будет обязано трудоустраивать граждан с «гарантиями» и Отчет по итогам отчетного года предприятие не подает.
Если же, например, СКШР за 2013 год составило бы 21 человек, то предприятие в 2014 году обязано было бы трудоустроить 1 лицо из категории социально незащищенных и у него автоматически возникает обязанность подать Отчет в центр занятости.
Порядок заполнения Отчета
Порядок составления Отчета, нюансы определения его показателей регламентирует разд. ІІІ Порядка № 271.
Информацию о правилах заполнения табличной части Отчета с кодами строк 01 — 04 для наглядности приведем в таблице.
Показатели Отчета и порядок их расчета
< cellspacing="1" dir="LTR" width="650">Код и название строки Отчета
Что указываем
01 «Середньооблікова чисельність штатних працівників за попередній календарний рік — усього»
Указываем СКШР за отчетный год (за 2013 год). Показатель определяем в соответствии с п. 3.2 Инструкции № 286. Нюансы расчета см. в разделе статьи «Особенности расчета СКШР и выполнения 5 %-й квоты» на с. 15.
Важно! Показатель строки 01 записываем в целых единицах
02«у тому числі чисельність працівників, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню,
які працювали на умовах повної зайнятості у звітному періоді»
Указываем СКШР с «гарантиями» за отчетный год.
Расчет СКШР с «гарантиями» производим аналогично общему СКШР.
Важно! Указываем количество штатных работников, которые в 2013 году одновременно:
— относились к одной из категорий граждан, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству (см. таблицу на с. 14);
— работали на условиях полной занятости (работников с неполным рабочим временем не учитываем)
03«Квота у розмірі 5 % середньооблікової чисельності штатних працівників»
Указываем количество работников «с гарантиями», которые должны быть трудоустроены на предприятие, в учреждение, организацию в 2014 году.
Его определяем путем умножения СКШР за 2013 год (строка 01) на 5 %.
Полученный результат округляем до целого числа по следующему правилу. Округляем цифры постепенно справа налево: если последняя значимая цифра меньше или равна «4», она отбрасывается, а если больше или равна «5», то ближайшая слева от нее цифра увеличивается на единицу (п. 3.3 Порядка № 271)
04 «Чисельність громадян, яких планується працевлаштувати в поточному році у рахунок квоти»
Здесь записываем количество граждан, которых планируем трудоустроить в 2014 году в счет квоты. Значение этого показателя можно определить по формуле:
строка 03 - строка 02 = строка 04.
Если получилось отрицательное или нулевое значение, то в строке 04 ставим прочерк
В конце ставим дату составления Отчета. Подписывает Отчет руководитель предприятия, учреждения, организации или работник, который приказом руководителя назначен ответственным за подачу информации
Ответственность
За неподачу или несвоевременную подачу Отчета, как и за невыполнение квоты, ответственность не предусмотрена.
Единственное, за что вас могут наказать, так это за необоснованные отказы в трудоустройстве неконкурентоспособных граждан в рамках невыполненной квоты. Это подтверждает и Минсоцполитики в письме от 07.10.2013 г. № 176/021/150-13.
При проверке за каждый такой отказ предприятию, учреждению, организации грозит штраф в двукратном размере минимальной заработной платы, установленной на момент его выявления (ст. 53 Закона № 5097).
Далее на условном числовом примере рассмотрим порядок заполнения работодателями Отчета.
Числовой пример заполнения Отчета
Среднеучетное количество штатных работников ООО «Дельта» за 2013 год — 85 человек. В штате работников предприятия есть лица, которые относятся к группам, имеющим дополнительные гарантии в трудоустройстве (работали в течение всего 2013 года на условиях полной занятости):
— 4 женщины, воспитывающие детей в возрасте до 6 лет;
— 3 сотрудника предпенсионного возраста (до наступления права на пенсию им осталось 6, 4 и 3 года соответственно).
Рассчитаем 5 %-ю квоту. Для этого СКШР за 2013 год умножим на 5 %. Получим 85 чел. х 5 % = 4,25 чел. Полученное число округлим до «4» согласно правилам п. 3.3 Порядка № 271 и поставим в строку 03.
Фактическое годовое СКШР с «гарантиями» — 7 чел. превышает установленную квоту по предприятию. Это означает, что ООО «Дельта» в 2014 году не нужно дополнительно принимать на работу лиц, относящихся к категории социально незащищенных (с «гарантиями»). Поэтому в строке 04 проставим прочерк.
Приведем фрагмент заполненного Отчета за 2013 год ООО «Дельта» ниже.
Інформація про зайнятість і працевлаштування громадян,
що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню
за 2013 рік
<…>
< cellspacing="1" dir="LTR" width="649">Назва показників
Код рядка
Кількість, осіб
А
Б
1
Середньооблікова чисельність штатних працівників за попередній календарний рік — усього
01
85
у тому числі чисельність працівників, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню, які працювали на умовах повної зайнятості у звітному періоді
02
7
Квота у розмірі 5 % середньооблікової чисельності штатних працівників
03
4
Чисельність громадян, яких планується працевлаштувати в поточному році у рахунок квоти
04
—
ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Закон № 5067 — Закон Украины «О занятости населения» от 05.07.2012 г. № 5067-VI.
Инструкция № 286 — Инструкция по статистике количества работников, утвержденная приказом Госкомстата от 28.09.2005 г. № 286.
Инструкция № 345 — Инструкция о порядке оформления и ведения личных дел получателей всех видов социальной помощи, утвержденная приказом Минтруда от 19.09.2006 г. № 345.
Порядок № 271 — Порядок предоставления работодателями территориальным органам Государственной службы занятости информации о занятости и трудоустройстве граждан, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству, утвержденный приказом Минсоцполитики от 16.05.2013 г. № 271.
