Ошибка в сумме пособия по временной нетрудоспособности: исправляем в учете бюджетной организации
Не ошибается тот, кто ничего не делает. Действительно, ни один из бухгалтеров не застрахован от ошибок, в том числе при расчете больничных. В нашу редакцию неоднократно поступали вопросы касательно того, как отразить исправление ошибки в бухгалтерском учете в случае излишне начисленной суммы пособия по временной нетрудоспособности, выплаченного за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности. Именно этому вопросу и посвящена данная публикация.
Татьяна ГУЛЬ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор» (e-mail: t.gul@id.factor.ua)
Для того чтобы разобраться с данным вопросом, сразу перейдем к делу, а именно представим практическую ситуацию.
Пример. Работнице бюджетной организации в феврале 2014 года была начислена заработная плата за отработанное время в сумме 1500,00 грн., а также пособие по временной нетрудоспособности за счет ФСС ВПТ в размере 600,00 грн. (болел ребенок). В марте 2014 года было выявлено, что пособие выплатили в размере 100 % от средней заработной платы, вместо необходимых 80 %. Сумму излишне выплаченного пособия работница согласна внести в кассу учреждения добровольно согласно ее заявлению.
Как поступить в случае, когда всю задолженность перед ФСС ВПТ не покрывает сумма, внесенная работницей в счет излишне выданного пособия по временной нетрудоспособности, поскольку с начисленного пособия были уплачены ЕСВ и НДФЛ, а погасить задолженность на указанные суммы с текущего счета учреждения не разрешают органы казначейства?
Прежде всего определим суммы корректировок по сумме пособия по временной нетрудоспособности.
(грн.)
< cellspacing="1" dir="LTR" width="649">Виды начислений и удержаний
Фактический доход
Заработная плата, которая должна быть выплачена
Сумма переплаты (размер необходимых корректировок)
Начислено пособие по временной нетрудоспособности
600,00
480,00
120,00
Удержан ЕСВ из суммы пособия по временной нетрудоспособности (2 %)
12,00
9,60
2,40
Удержан НДФЛ (15 %)
88,20
70,56
17,64
Сумма пособия к выдаче
499,80
399,84
99,96
Начислен ЕСВ на сумму пособия по временной нетрудоспособности (33,2 %)
199,20
159,36
39,84
Таким образом, излишне начисленная сумма пособия, которая должна быть возвращена на счет ФСС ВПТ, составляет 120,00 грн. При этом сумма излишне удержанного и уплаченного ЕСВ из пособия составляет 2,40 грн., НДФЛ — 17,64 грн. Сумма, которую должна внести работница бюджетного учреждения в кассу, равняется 99,96 грн. (120,00 - 2,40 - 17,64), ведь именно такую сумму пособия она получила на руки. Кроме этого, был также излишне начислен за счет средств бюджетной организации ЕСВ на сумму такого излишне начисленного пособия в размере 39,84 грн.
Давайте разберемся, что произойдет, если работница внесет в кассу излишне полученное пособие в сумме 99,96 грн. Примем, что заработная плата за март 2014 года у такой работницы составила 2000,00 грн. В результате прямого перерасчета излишне выплаченного пособия хозяйственные операции в марте 2014 года будут такими:
< cellspacing="1" dir="LTR" width="649">№ п/п
Содержание хозяйственной операции
Корреспондирующие субсчета
Сумма, грн.
КЭКР
дебет
кредит
1
Начислена заработная плата
801
661
2000,00
2111
2
Начислен ЕСВ на заработную плату (2000,00 х 36,3 %)
801
651
726,00
2120
3
Откорректирована сумма пособия по временной нетрудоспособности (методом «красного сторно»)
365
661
120,00
0000
4
Откорректирован ЕСВ в части удержания (методом «красного сторно»)
661
651
2,40
0000
5
Откорректирован ЕСВ в части начислений (методом «красного сторно»)
801
651
39,84
2120
6
Откорректирован НДФЛ (методом «красного сторно»)
661
641/НДФЛ
17,64
0000
7
Внесены в кассу излишне полученные средства
301
661
99,96
0000
8
Внесены на спецсчет по расчетам с ФСС ВПТ денежные средства, полученные в кассу учреждения
328
301
99,96
0000
9
Перечислены денежные средства ФСС ВПТ
365
328
99,96
0000
10
Удержан ЕСВ из заработной платы (2000,00 х 3,6 %)
661
651
72,00
2111
11
Удержан НДФЛ из заработной платы ((2000,00 - 72,00) х 15 %)
661
641/НДФЛ
289,20
2111
12
Поступило ассигнование (финансирование) из общего фонда
321
701
2000,00
2111
686,16
2120
13
Перечислен удержанный ЕСВ (72,00)
651
321
72,00
2111
14
Перечислен начисленный ЕСВ (726,00 - 39,84)
651
321
686,16
2120
15
Перечислен НДФЛ, удержанный из заработной платы (289,20)
641/НДФЛ
321
289,20
2111
16
Поступили денежные средства в кассу бюджетной организации
301
321
1638,80
2111
17
Выплачена заработная плата
661
301
1638,80
2111
Проанализировав данные хозяйственные операции, видим, что возникла дебиторская задолженность по расчетам по ЕСВ (счет 651) на сумму 2,40 грн. и по НДФЛ (счет 641/НДФЛ) на сумму 17,64 грн., а также образовалась кредиторская задолженность перед ФСС ВПТ (счет 365) на сумму 20,04 грн. (2,40 + 17,64).
На счет ФСС ВПТ необходимо вернуть всю сумму излишне начисленного пособия (120,00 грн.). Но что же делать, когда перечислить средства с текущего счета для бюджетных организаций является проблематичным либо таких средств на нем нет? Выходом из этой ситуации является такой предложенный нами вариант.
Всю сумму излишне начисленного пособия, которую необходимо перечислить на счет ФСС ВПТ, может добровольно внести работница. Разница между внесенной в кассу суммой излишне начисленного пособия (120,00 грн.) и его суммой, полученной на руки (99,96 грн.), компенсируется за счет «чистой» зарплаты, выданной такой работнице, которая увеличится на указанную сумму разницы 20,04 грн. (120,00 - 99,96). Как это отразится в бухгалтерском учете, рассмотрим в таблице на с. 16.
< cellspacing="1" dir="LTR" width="649">№ п/п
Содержание хозяйственной операции
Корреспондирующие субсчета
Сумма, грн.
КЭКР
дебет
кредит
1
Начислена заработная плата
801
661
2000,00
2111
2
Начислен ЕСВ на заработную плату (2000,00 х 36,3 %)
801
651
726,00
2120
3
Откорректирована сумма пособия по временной нетрудоспособности (методом «красного сторно»)
365
661
120,00
0000
4
Откорректирован ЕСВ в части удержания (методом «красного сторно»)
661
651
2,40
0000
5
Откорректирован ЕСВ в части начислений (методом «красного сторно»)
801
651
39,84
2120
6
Откорректирован НДФЛ (методом «красного сторно»)
661
641/НДФЛ
17,64
0000
7
Внесены в кассу излишне полученные средства
301
661
120,00
0000
8
Внесены на спецсчет по расчетам с ФСС ВПТ денежные средства, полученные в кассу учреждения
328
301
120,00
0000
9
Перечислены денежные средства ФСС ВПТ
365
328
120,00
0000
10
Удержан ЕСВ из заработной платы (2000,00 х 3,6 %)
661
651
72,00
2111
11
Удержан НДФЛ из заработной платы ((2000,00 - 72,00) х 15 %)
661
641/НДФЛ
289,20
2111
12
Поступило ассигнование (финансирование) из общего фонда
321
701
2000,00
2111
686,16
2120
13
Перечислен удержанный ЕСВ (72,00 - 2,40)
651
321
69,60
2111
14
Перечислен начисленный ЕСВ (726,00 - 39,84)
651
321
686,16
2120
15
Перечислен НДФЛ, удержанный из заработной платы (289,20 - 17,64)
641/НДФЛ
321
271,56
2111
16
Поступили денежные средства в кассу бюджетной организации
301
321
1658,84
2111
17
Выплачена заработная плата
661
301
1658,84
2111
Как видим, разницы в сумме полученной «чистой» заработной платы и внесенных денежных средств в кассу бюджетной организации между первым и вторым вариантом нет. В первом случае работница в итоге имеет «на руках» 1538,84 грн. (1638,80 - 99,96), во втором случае — те же 1538,84 грн. (1658,84 - 120,00). Однако при втором варианте развития событий вся сумма излишне начисленного пособия перечислена на счет ФСС ВПТ. При этом нет ни дебиторской, ни кредиторской задолженности. И если все хозяйственные операции провести вовремя, то вы сможете избежать штрафных санкций от ФСС ВПТ и начисления пени.
В заключение хотим напомнить о следующем. В случае ошибки при расчете суммы пособия по временной нетрудоспособности, которая привела к завышению суммы материального обеспечения, выплаченного за счет средств ФСС ВПТ, ее нужно самостоятельно исправить. Какие действия необходимо предпринять, ФСС ВПТ разъяснил в письме от 28.11.2012 г. № 04-29-3045. Для этого необходимо:
— во-первых, произвести перерасчет суммы пособия;
— во-вторых, уведомить о факте и содержании ошибки орган ФСС ВПТ по месту учета в соответствии с требованиями пп. 7.3 и 7.4 Порядка формирования и представления страхователями отчетности по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, утвержденного постановлением правления ФСС ВПТ от 18.01.2011 г. № 4, и вернуть сумму излишне выплаченного пособия на счет рабочего органа отделения ФСС ВПТ в кратчайший срок;
— в-третьих, отразить сумму исправленной ошибки в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП.
Рекомендуем вам не медлить и погасить всю сумму задолженности перед ФСС ВПТ. И чем скорее, тем лучше. В противном случае вас ждут штраф и пеня. Так, согласно ст. 30 Закона № 2240 за несвоевременный возврат или возврат не в полном объеме страховых средств накладывается штраф в размере 10 % от суммы несвоевременно возвращенных или возвращенных не в полном объеме страховых средств. Одновременно на суммы несвоевременно возвращенных или возвращенных не в полном объеме страховых средств и штрафных санкций начисляется пеня в размере 0,1 % указанных сумм средств, рассчитанная за каждый день просрочки платежа.
Для того чтобы избежать штрафных санкций от ФСС ВПТ, необходимо вернуть в рабочий орган Фонда, который совершил финансирование, сумму излишне начисленного пособия в течение трех рабочих дней с момента получения страховых средств (ст. 21 Закона № 2240).
Уверены, что наша статья помогла многим бухгалтерам разобраться в ситуациях, связанных с ошибочно начисленным и полученным пособием по временной нетрудоспособности. И теперь вы без проблем отразите в бухгалтерском учете такие хозяйственные операции.
Использованные документы и сокращения
Закон № 2240 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.2001 г. № 2240-III.
ЕСВ — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.
НДФЛ — налог на доходы физических лиц.
ФСС ВПТ — Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности.
