На первый-второй рассчитайсь! или Определяем количество работников
«Точность — вежливость королей». Такая крылатая фраза ярко характеризует кропотливую работу бухгалтеров (а порой и кадровиков), ведь одна из целей их профессиональной деятельности — точно, правильно и достоверно представить показатели в отчетности.
Уверены, что даже опытный бухгалтер (кадровик) сталкивался с проблемами при заполнении отчетности, которая так или иначе затрагивает заработную плату и кадры. Особенно обидно, когда вопросы возникают при отражении «второстепенных» показателей. И вроде бы они не важны, однако без них отчет нельзя отправлять в контролирующий орган…
Мы разделяем такую обеспокоенность. Поэтому в данной статье решили поговорить о группе таких «каверзных» данных — показателях количества работников. Вы заполняете отчетность, где они употребляются? Ознакомьтесь со статьей — представленная информация позволит в дальнейшем «не споткнуться» при отражении количественных показателей.
Людмила БЕЛЕВЦОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор» (e-mail: l.belevtsova@id.factor.ua)
Показатели количества работников: для чего и где их применяют
Начнем с того, что Инструкция № 286 содержит механизмы расчета для трех основных показателей количества работников, используемых в трудозарплатной отчетности, — учетного количества штатных работников (далее — УКШР), среднеучетного количества штатных работников (далее — СКШР) и среднего количества работников в эквиваленте полной занятости (далее — СКРЭПЗ).
Желаете узнать, что они характеризуют и в каких отчетах применяются? Взгляните на приведенную ниже таблицу.
| Показатель | Характеристика показателя | Отчеты, в которых используется показатель |
| 1 | 2 | 3 |
| УКШР | Отражает количество штатных работников на определенную дату (например, на первое или последнее число месяца). Идея определения заключается в том, что один работник учитывается только один раз (по основному месту работы) | — форма № 1ДФ; |
| СКШР | Показывает среднее количество занятых работников по сферам экономической деятельности, что позволяет вести наблюдение за изменениями мобильности рабочей силы. Исчисляется за определенный период (месяц, год). Один работник учитывается один раз. Однако, в отличие от УКШР, СКШР имеет ряд особенностей и определяется на основании расчетов | — форма № Д4 (місячна); |
| СКРЭПЗ | Определяет количество работников, достаточное для выполнения определенного объема работ. | — форма № 1-ПВ (місячна); |
Убедились в необходимости пополнить знания по поводу расчета показателей количества работников? Тогда следующие разделы вам пригодятся.
Один из «тройки» — УКШР
УКШР имеет наиболее легкий механизм расчета среди показателей количества работников.
Важно! Все, что необходимо для исчисления УКШР, — просуммировать работников, которые входят в его состав, на определенную дату.
Отметим, что все такие работники представлены в таблице на с. 29 этого номера.
Акцентируем внимание и на датах определения УКШР. Так, отдельные отчеты требуют исчислять этот показатель на конкретную дату.
Важно! УКШР в выходные, праздничные и нерабочие дни определяем на уровне предшествовавшего им рабочего дня.
Теперь рассмотрим пример по исчислению УКШР.
Пример 1. По состоянию на 01.02.2014 г. в учреждении работало 45 работников, среди которых 2 работницы находятся в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста.
В феврале 2014 года учреждение расторгло трудовой договор с 5 основными работниками. В этом же месяце оно заключило трудовой договор о внутреннем совместительстве с 1 работником и о внешнем совместительстве — с 2 работниками.
Один из штатных работников выполнил работу по гражданско-правовому договору. Рассчитаем УКШР по состоянию на 01.03.2014 г.
Прежде всего определимся с работниками, которых учитываем при определении УКШР. Для этого заглянем в таблицу на с. 29 этого номера.
Так, в составе УКШР:
— учитываем 2 работниц, находящихся в отпуске для ухода за ребенком;
— исключаем 5 работников, с которыми предприятие расторгло трудовой договор;
— учитываем внутреннего совместителя только как основного работника. Поскольку речь идет о внутреннем совместительстве, то этот работник уже учтен в численности работников по состоянию на 01.02.2014 г.;
— не включаем внешних совместителей;
— не берем во внимание выполнение работником работы на условиях гражданско-правового договора.
Таким образом, по состоянию на 01.03.2014 г. УКШР составляет 40 единиц. Отдельно отметим, что в 2014 году 1 марта пришлось на субботу. Если этот день был для учреждения выходным, то УКШР по состоянию на 01.03.2014 г. определяем по данным 28.02.2014 г. (пятницы), т. е. рабочего дня, предшествовавшего выходному.
Изучаем механизм расчета СКШР
Сначала отметим, что в большинстве случаев СКШР рассчитывается за месяц и за год.
Ознакомьтесь с порядками исчисления такого показателя на схеме.
Приведем нюансы, на которые следует обратить внимание при расчете СКШР.
Во-первых, количество работников в выходные, праздничные и нерабочие дни принимаем на уровне их численности в рабочий день, предшествующий таким празднично-выходным дням.
Во-вторых, показатель СКШР за месяц измеряется целыми единицами. Не исключено, что после проведенных расчетов вы получите дробное число. В таком случае проводим округление по «правилу парной цифры».
Механизм осуществления такой «процедуры» представлен в п. 3 приложения к Инструкции № 286, соглашается с ним и Государственный комитет статистики Украины в письме от 27.03.2006 г. № 09/3-9/116.
Так, округляем цифры постепенно справа налево. Если последняя значимая цифра:
— меньше или равна «4», то ее отбрасываем (32,4 ≈ 32; 155,2 ≈ 155);
— равняется «5», то ближайшую влево от нее цифру: если она непарная — увеличиваем на единицу, если парная — оставляем без изменений (27,5 ≈ 28; 84,5 ≈ 84);
— больше или равна «6», то ближайшую влево от нее цифру увеличиваем на единицу (77,6 ≈ 78; 54,8 ≈ 55).
Объяснения по заполнению некоторых отчетов могут содержать прямые рекомендации по процедуре округления — применять привычные правила математики. Так, если после запятой стоит цифра «5» и больше, она округляется в сторону увеличения (185,5 ≈ 186; 45,8 ≈ 46), если после запятой — цифра до «5», то она отбрасывается (23,4 ≈ 23).
Переходим к конкретной практике по исчислению СКШР.
Пример 2. Учреждение работает по пятидневной рабочей неделе с выходными днями в субботу и воскресенье. По состоянию на 31.01.2014 г. в нем работало 125 работников, из них:
— 2 работницы находятся в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трех лет;
— 1 работник работает на условиях неполного рабочего дня.
В феврале состоялось такое движение кадров:
— 03.02.2014 г. — с 1 работником прекращен трудовой договор;
— 05.02.2014 г. — с 5 новыми работниками заключены трудовые договоры на условиях испытательного срока;
— 27.02.2014 г. — принят на работу 1 внешний совместитель, а также заключен трудовой договор с 1 работником о внутреннем совместительстве;
— 28.02.2014 г. — у 1 работницы начался отпуск в связи с беременностью и родами.
По указанным условиям рассчитаем СКШР за февраль 2014 года. Для этого выполним ряд действий:
1. Определяем количество работников, принимающих участие в расчете СКШР по состоянию на 01.02.2014 г.
Так, учитываем: 1 работника, который работает на условиях неполного рабочего дня, как полную рабочую единицу. Не учитываем: 2 работниц, находящихся в отпуске для ухода за ребенком.
Уместно отметить, что 01.02.2014 г. и 02.02.2014 г. приходились на выходные дни (суббота и воскресенье). Поэтому в эти дни количество работников учитываем по состоянию на рабочий день, который предшествовал выходным, — в нашем случае 31.01.2014 г.
Тогда по состоянию на 01.02.2014 г. в подсчете СКШР принимают участие 123 работника.
2. Учитываем движение кадров в течение февраля 2014 года (см. таблицу на с. 16).
| Число февраля | Количество работников, учитываемых при определении СКШР | Количество работников, подлежащих включению (+), исключению (-) из расчетов |
| 1 — 3 | 123 | — |
| 4 | 122 | - 1 |
| Объяснение. 03.02.2014 г. с работником прекращен трудовой договор. День увольнения считается последним рабочим днем. Поэтому еще 03.02.2014 г. такового работника учитываем в составе работников для исчисления СКШР. Но 04.02.2014 г., т. е. на следующий после увольнения день, изымаем такого работника из расчетов. | ||
| 5 | 127 | + 5 |
| Объяснение. 05.02.2014 г. принято 5 новых работников. Факт установления им испытательного срока не влияет на участие в расчете СКШР. | ||
| 6 — 7 | 127 | — |
| 8 — 9 | 127 | — |
| Объяснение. В 2014 году 8 и 9 февраля приходились на субботу и воскресенье. Так, в эти дни количество работников, принимающих участие в исчислении СКШР, определяется по состоянию на рабочий день, предшествовавший выходным, т. е. 07.02.2014 г. (пятницу). | ||
| … | … | … |
| 27 | 127 | — |
| Объяснение. Внешний совместитель в проводимых расчетах участия не принимает. Внутренний совместитель учитывается только как основной работник. | ||
| 28 | 126 | - 1 |
| Объяснение. В этот день у работницы начался отпуск в связи с беременностью и родами. | ||
| Итог | 3538 | х |
Следовательно, для расчета СКШР за февраль 2014 года учитываем 3538 работников.
3. Рассчитываем СКШР за февраль: 3538 : 28 = 126,3 единицы.
4. Для округления применяем «правило парной цифры». Получаем СКШР за февраль — 126 единиц.
Пример 3. Рассчитаем СКШР для 2013 года, если рассчитанные СКШР за месяцы указанного года составляли:
| январь | февраль | март | апрель | май | июнь | июль | август | сентябрь | октябрь | ноябрь | декабрь |
| 128 | 130 | 126 | 126 | 126 | 130 | 127 | 128 | 129 | 128 | 128 | 128 |
1. Суммируем СКШР за все месяцы 2013 года: 128 + 130 + 126 + 126 + 126 + 130 + 127 + 128 + 129 + 128 + 128 + 128 = 1534 единицы.
2. Рассчитываем СКШР за год: 1534 : 12 = 127,8 единицы.
3. Округляем и получаем показатель СКШР за 2013 год — 128 единиц.
Практикуемся в расчете СКРЭПЗ
По праву СКРЭПЗ можно считать наиболее сложным по исчислению среди показателей количества работников. Понять механизм его расчета помогут только практические упражнения, которые мы освоим вместе.
Однако прежде чем перейти к ним, рассмотрим несколько основных моментов.
Сразу отметим, что в самом распространенном случае для исчисления СКРЭПЗ:
1. Определяем общее количество человеко-часов рабочего времени (отработанного и неотработанного), за которое была начислена заработная плата. Такую продолжительность исчисляем за отчетный период по каждой категории штатных работников, для которых установлена рабочая неделя разной продолжительности.
2. Рассчитанный в п. 1 показатель делим на табельный фонд рабочего времени, определенный с учетом продолжительности рабочей недели. Для пятидневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье узнать о таком фонде рабочего времени за месяц и год можно из ежегодного письма Минсоцполитики о норме продолжительности рабочего времени*.
* Такую продолжительность рабочего времени с учетом переноса (в январе и феврале) см. в «ОТ», 2014, № 2, с. 26.
При этом Инструкцией № 286 выдвинут ряд требований о подсчете СКРЭПЗ для отдельных работающих — надомников; совместителей; переведенных работников; лиц, выполняющих работы (предоставляющих услуги) по гражданско-правовому договору; учащихся и студентов, проходящих практику. Узнайте об особенностях исчисления СКРЭПЗ по указанным категориям работающих лиц из таблицы на с. 29 этого номера.
Далее продемонстрируем наглядный пример расчета СКРЭПЗ за месяц.
Пример 4. В феврале 2014 года норма продолжительности рабочего времени (с учетом переноса рабочих дней из-за отмечания праздников) составляла:
— при 40-часовой рабочей неделе — 167 ч;
— при 36-часовой рабочей неделе — 151,2 ч.
В штате насчитывается 32 работника, работающих по 40-часовой рабочей неделе. Некоторые из них не отработали полную норму в отчетном месяце (см. таблицу ниже). Кроме того, в учреждении осуществляют деятельность и другие лица, о которых также отмечено в таблице. Рассчитаем на основании таких данных СКРЭПЗ для февраля 2014 года.
| Категории лиц | Вспомогательные расчеты для исчисления СКРЭПЗ | Примечание |
| 1. Штатные работники, работающие по 40-часовой рабочей неделей, из которых: | ||
| 2 работницы находились в отпуске в связи с беременностью и родами | — | Таких работниц не учитываем при определении СКРЭПЗ |
| 26 работников отработали полную месячную норму | 4342 ч (26 х 167) | Общий случай расчета СКРЭПЗ |
| 1 работник отработал сверхурочно 5 ч | 172 ч (167 + 5) | Время, отработанное сверхурочно, включается в расчет оплаченного и отработанного времени. Однако не учитывается при исчислении СКРЭПЗ |
| 1 работник находился в ежегодном основном отпуске с 10.02.2014 г. по 23.02.2014 г. (включительно) | 167 ч | Поскольку время ежегодного основного отпуска учитывается при определении СКРЭПЗ, то фактически считаем, что работник отработал полную месячную норму |
| 1 работник болел с 17.02.2014 г. по 19.02.2014 г. (включительно) | 143 ч (167 - 3 х 8) | Время временной нетрудоспособности не учитываем при определении СКРЭПЗ. Поэтому такой период изымаем из оплаченного времени |
| 1 работница работает на условиях неполного рабочего дня — 5 ч в день | 104,5 ч (20 х 5 + 4,5) | При неполном рабочем времени для определения СКРЭПЗ берем фактически отработанное время. Также следует объяснить, что 4,5, указанное в расчетах, — это продолжительность предпраздничного рабочего дня, который был перенесен с января на февраль 2014 года. |
| 2. Штатный работник, работающий по 36-часовой рабочей неделе: | ||
| 1 работник 17 лет, полностью отработавший установленную ему месячную норму | 151,2 ч | Расчеты не отличаются от общего случая определения СКРЭПЗ. Единственное отличие — меньшая продолжительность рабочего времени |
| 3. Внешний совместитель: | ||
| 1 работник | 98 ч | Фактическое время, отработанное и оплаченное |
| 4. Лица, работавшие по гражданско-правовому договору: | ||
| 2 лица выполняли работы с 10.02.2014 г. по 23.02.2014 г. (14 к. дн.) | 1 лицо (14 к. дн. х 2 лица : 28 к. дн. февраля) | Особенности расчета см. в п.п. 3.2 таблицы на с. 31 этого номера |
| 5. Практиканты ПТУ: | ||
| 2 лица, которым совокупно осуществлена выплата в размере 1500 грн. | 1 лицо (1500 : 1850) | Особенности расчета см. в п.п. 3.4 таблицы на с. 31 этого номера. Отметим, что число 1850, использованное в расчетах, является средней заработной платой штатного работника |
Переходим непосредственно к исчислению СКРЭПЗ. Расчеты также выполним в таблице (см. с. 18). Отметим, что подобная таблица приведена и в приложении к Инструкции № 286.
| Категории работников | Норма продолжительности рабочего времени на одного работника, ч/мес. | Оплачено рабочее время, человеко-часы | В том числе отработано сверхурочно | Оплачено рабочее время для расчета КРЭПЗ | КРЭПЗ |
| 1 | 2 | 3 | 4 = 2 - 3 | 5* = 4 : 1 | |
| Штатные работники с 40-часовой рабочей неделей | 167 | 4928,5** | 5 | 4923,5 | 29 |
| Штатные работники с 36-часовой рабочей неделей | 151,2 | 151,2 | — | 151,2 | 1 |
| Внешний совместитель | 167 | 98 | — | 98 | 1 |
| Работающие по гражданско-правовому договору | х | х | х | х | 1 |
| Практиканты | х | х | х | х | 1 |
| СКРЭПЗ: | 33 | ||||
| * Данные графы 5 приводятся с учетом округлений по «правилу парной цифры». | |||||
Уверены, что после ознакомления со статьей у вас больше не дрогнет рука при заполнении показателей УКШР, СКШР и СКРЭПЗ в отчетах. Информацию, представленную в этой статье, советуем занести в состав «шпаргалок». Натолкнулись на другие «каверзные» показатели, которые встречаются в ряду отчетов, и их расчет вас заинтересовал? Пишите в редакцию нашей газеты — рассмотрим и дадим пояснения с примерами.
Использованные документы и сокращения
Инструкция № 286 — Инструкция по статистике количества работников, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 28.09.2005 г. № 286.
Форма № 1ДФ — Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за формою № 1ДФ, утвержденной приказом Министерства доходов и сборов Украины от 21.01.2014 г. № 49.
Форма № Д4 (місячна) — Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів за формою № Д4 (місячна), приведенной в приложении 4 к Порядку формирования и представления страхователями отчета в отношении сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденному приказом Министерства доходов и сборов Украины от 09.09.2013 г. № 454.
Форма № 1-ПВ (місячна) — Звіт з праці за формою № 1-ПВ (місячна), утвержденной приказом Государственной службы статистики Украины от 07.08.2013 г. № 239.
Форма № 1-ПВ (квартальна) — Звіт з праці за формою № 1-ПВ (квартальна), утвержденной приказом Государственной службы статистики Украины от 07.08.2013 г. № 239.
Форма № 6-ПВ (річна) — Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання за формою № 6-ПВ (річна), утвержденной приказом Государственной службы статистики Украины от 07.08.2013 г. № 239.
Форма № 9-ДС (річна) — Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування, які займають посади керівників та спеціалістів, за формою № 9-ДС (річна), утвержденной приказом Государственной службы статистики Украины от 05.09.2012 г. № 376.
Форма № 10-ПІ (річна) — Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів за формою № 10-ПІ (річна), утвержденной приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 10.02.2007 г. № 42.
Форма № 1-ПВ (умови праці) (один раз на два роки) — Звіт про стан умов праці, пільги та компенсації за роботу зі шкідливими умовами праці за формою № 1-ПВ (умови праці) (один раз на два роки), утвержденной приказом Государственной службы статистики Украины от 07.08.2013 г. № 238.
Форма № 7-ПВ (один раз на чотири роки) — Звіт про заробітну плату за професіями окремих працівників за формою № 7-ПВ (один раз на чотири роки), утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 11.08.2011 г. № 207.
Форма № 1-РС (один раз на чотири роки) — Звіт про витрати на утримання робочої сили за формою № 1-РС (один раз на чотири роки), утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 28.07.2010 г. № 307.
КРЭПЗ — количество работников в эквиваленте полной занятости.
