Один, два… і тебе врахували, або Визначаємо кількість працівників
«Точність — ввічливість королів». Така крилата фраза яскраво характеризує кропітку роботу бухгалтерів (а подекуди й кадровиків), адже одна з цілей їх професійної діяльності — точно, правильно та достовірно представити показники у звітності.
Упевнені, що навіть досвідчений бухгалтер (кадровик) стикався з проблемами при заповненні звітності, яка так чи інакше зачіпає заробітну плату та кадри. Особливо прикро, коли запитання виникають при відображенні «другорядних» показників. І начебто вони не важливі, проте без них звіт не можна відправляти до контролюючого органу…
Ми поділяємо таку стурбованість. Тому у цій статті вирішили поговорити про групу таких «каверзних» даних, як показники кількості працівників. Ви заповнюєте звітність, де вони вживаються? Тож ознайомтеся із статтею — надана інформація дозволить у подальшому «не спіткнутися» при відображенні кількісних показників.
Людмила БЄЛЄВЦОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор» (e-mail: l.belevtsova@id.factor.ua)
Показники кількості працівників: для чого та де їх застосовують
Почнемо з того, що Інструкція № 286 містить механізми розрахунку для трьох основних показників кількості працівників, які використовуються у трудозарплатній звітності, — облікової кількості штатних працівників (далі — ОКШП), середньооблікової кількості штатних працівників (далі — СКШП) та середньої кількості працівників в еквіваленті повної зайнятості (далі — СКПЕПЗ).
Бажаєте дізнатися, що вони характеризують та у яких звітах застосовуються? Погляньте на нижченаведену таблицю.
| Показник | Характеристика показника | Звіти, де використовується показник |
| 1 | 2 | 3 |
| ОКШП | Відображає кількість штатних працівників на певну дату (наприклад, на перше або останнє число місяця). Ідея визначення полягає у тому, що один працівник враховується тільки один раз (за основним місцем роботи) | — форма № 1ДФ; |
| СКШП | Показує середню кількість зайнятих працівників за сферами економічної діяльності, що дозволяє вести спостереження за змінами мобільності робочої сили. Обчислюється за певний період (місяць, рік). Один працівник береться до уваги один раз. Проте, на відміну від ОКШП, СКШП має низку особливостей та визначається на підставі розрахунків | — форма № Д4 (місячна); |
| СКПЕПЗ | Визначає кількість працівників, достатню для виконання визначеного обсягу робіт. | — форма № 1-ПВ (місячна); |
Переконалися у необхідності поповнити знання з приводу розрахунку показників кількості працівників? Тоді наступні розділи стануть вам у пригоді.
Один із «трійки» — ОКШП
ОКШП має найбільш легкий механізм розрахунку серед показників кількості працівників.
Важливо! Усе, що необхідно для обчислення ОКШП, — підсумувати працівників, які входять до його складу, на певну дату.
Зауважимо, що усі такі працівники представлені у таблиці на с. 29 цього номера.
Акцентуємо увагу й на датах визначення ОКШП. Так, окремі звіти вимагають обчислювати цей показник на конкретну дату.
Важливо! ОКШП у вихідні, святкові та неробочі дні визначаємо на рівні робочого дня, що їм передував.
Тепер розглянемо приклад з обчислення ОКШП.
Приклад 1. Станом на 01.02.2014 р. в установі працювало 45 працівників, серед яких 2 працівниці, що перебувають у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.
У лютому 2014 року установа розірвала трудовий договір з 5 основними працівниками. Цього ж місяця вона уклала трудовий договір про внутрішнє сумісництво з 1 працівником та про зовнішнє сумісництво з 2 працівниками.
Один із штатних працівників виконав роботу за цивільно-правовим договором. Розрахуємо ОКШП станом на 01.03.2014 р.
Перш за все визначимося з працівниками, яких враховуємо при визначенні ОКШП. Для цього зазирнемо до таблиці на с. 29 цього номера.
Так, у складі ОКШП:
— враховуємо 2 працівниць, що перебувають у відпустці для догляду за дитиною;
— виключаємо 5 працівників, з якими підприємство розірвало трудовий договір;
— беремо до уваги внутрішнього сумісника тільки як основного працівника. Оскільки мова йде про внутрішнє сумісництво, то цей працівник вже врахований у чисельності працівників станом на 01.02.2014 р.;
— не включаємо зовнішніх сумісників;
— не зважаємо на виконання працівником роботи на умовах цивільно-правового договору.
Таким чином, станом на 01.03.2014 р. ОКШП становить 40 одиниць. Окремо відзначимо, що у 2014 році 1 березня припало на суботу. Якщо цей день був для установи вихідним, то ОКШП станом на 01.03.2014 р. визначаємо за даними 28.02.2014 р. (п’ятниці), тобто робочого дня, що передував вихідному.
Вивчаємо механізм розрахунку СКШП
Спочатку зауважимо, що у більшості випадків СКШП розраховується за місяць та за рік.
Ознайомтеся з порядками обчислення такого показника на схемі.
Наведемо нюанси, на які слід звернути увагу при розрахунку СКШП.
По-перше, кількість працівників у вихідні, святкові та неробочі дні приймаємо на рівні їх чисельності у робочий день, що передує таким святково-вихідним дням.
По-друге, показник СКШП за місяць вимірюється цілими одиницями. Не виключено, що після проведених розрахунків ви отримаєте дробове число. У такому випадку проводимо округлення за «правилом парної цифри».
Механізм здійснення такої «процедури» представлений у п. 3 додатка до Інструкції № 286, погоджується з ним і Державний комітет статистики України у листі від 27.03.2006 р. № 09/3-9/116.
Так, округлюємо цифри поступово справа наліво. Якщо остання значуща цифра:
— менше або дорівнює «4», то її відкидаємо (32,4 ≈ 32; 155,2 ≈ 155);
— дорівнює «5», то найближчу ліворуч від неї цифру: якщо вона непарна — збільшуємо на одиницю, якщо парна — залишаємо без змін (27,5 ≈ 28; 84,5 ≈ 84);
— більше або дорівнює «6», то найближчу ліворуч від неї цифру збільшуємо на одиницю (77,6 ≈ 78; 54,8 ≈ 55).
Пояснення щодо заповнення деяких звітів можуть містити прямі рекомендації щодо процедури округлення — застосовувати звичні правила математики. Так, якщо після коми стоїть число «5» і більше, воно округляється в бік збільшення (185,5 » 186; 45,8 » 46), якщо після коми — число до «5», то число після коми відкидається (23,4 ≈ 23).
Переходимо до конкретної практики щодо обчислення СКШП.
Приклад 2. Установа працює за п’ятиденним робочим тижнем з вихідними днями у суботу та неділю. Станом на 31.01.2014 р. у ній працювало 125 працівників, з них:
— 2 працівниці, що перебувають у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років;
— 1 працівник, який працює на умовах неповного робочого дня.
У лютому відбувся такий рух кадрів:
— 03.02.2014 р. — з 1 працівником припинено трудовий договір;
— 05.02.2014 р. — з 5 новими працівниками укладені трудові договори на умовах випробного строку;
— 27.02.2014 р. — прийнято на роботу 1 зовнішнього сумісника, а також укладено трудовий договір з 1 працівником про внутрішнє сумісництво;
— 28.02.2014 р. — у 1 працівниці розпочалася відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами.
За вказаними умовами розрахуємо СКШП за лютий 2014 року. Для цього виконаємо низку дій:
1. Визначаємо кількість працівників, які беруть участь у розрахунку СКШП станом на 01.02.2014 р.
Так, враховуємо: 1 працівника, який працює на умовах неповного робочого дня, як повну робочу одиницю. Не враховуємо: 2 працівниць, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною.
Доречно відзначити, що 01.02.2014 р. та 02.02.2014 р. припадали на вихідні дні (субота та неділя). Тому у ці дні кількість працівників враховуємо станом на робочий день, який передував вихідним, — у нашому випадку 31.01.2014 р.
Тоді станом на 01.02.2014 р. у підрахунку СКШП беруть участь 123 працівники.
2. Враховуємо рух кадрів протягом лютого 2014 року (див. таблицю на с. 16).
| Число лютого | Кількість працівників, що враховуються при визначенні СКШП | Кількість працівників, які підлягають включенню (+), виключенню (-) із розрахунків |
| 1 — 3 | 123 | — |
| 4 | 122 | - 1 |
| Пояснення. 03.02.2014 р. з працівником припинено трудовий договір. День звільнення вважається останнім робочим днем. Тому ще 03.02.2014 р. такого працівника враховуємо у складі працівників для обчислення СКШП. Але 04.02.2014 р., тобто на наступний після звільнення день, вилучаємо такого працівника з розрахунків. | ||
| 5 | 127 | + 5 |
| Пояснення. 05.02.2014 р. прийнято 5 нових працівників. Факт установлення їм випробного строку не впливає на участь у розрахунку СКШП. | ||
| 6 — 7 | 127 | — |
| 8 — 9 | 127 | — |
| Пояснення. У 2014 році 8 та 9 лютого припадали на суботу та неділю. Так, у ці дні кількість працівників, які беруть участь у обчисленні СКШП, визначаємо станом на робочий день, що передував вихідним, тобто 07.02.2014 р.(п’ятницю). | ||
| … | … | … |
| 27 | 127 | — |
| Пояснення. Зовнішній сумісник у розрахунках, що проводяться, участі не бере. Внутрішній сумісник враховується лише як основний працівник. | ||
| 28 | 126 | - 1 |
| Пояснення. Цього дня у працівниці розпочалася відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами. | ||
| Підсумок | 3538 | х |
Отже, для розрахунку СКШП за лютий 2014 року беремо до уваги 3538 працівників.
3. Розраховуємо СКШП за лютий: 3538 : 28 = 126,3 одиниці.
4. Для округлення застосовуємо «правило парної цифри». Отримуємо СКШП за лютий — 126 одиниць.
Приклад 3. Розрахуємо СКШП для 2013 року, якщо розраховані СКШП за місяці вказаного року становили:
| січень | лютий | березень | квітень | травень | червень | липень | серпень | вересень | жовтень | листопад | грудень |
| 128 | 130 | 126 | 126 | 126 | 130 | 127 | 128 | 129 | 128 | 128 | 128 |
1. Сумуємо СКШП за усі місяці 2013 року: 128 + 130 + 126 + 126 + 126 + 130 + 127 + 128 + 129 + 128 + 128 + 128 = 1534 одиниці.
2. Розраховуємо СКШП за рік: 1534 : 12 = 127,8 одиниці.
3. Округлюємо й отримуємо показник СКШП за 2013 рік — 128 одиниць.
Практикуємося у розрахунку СКПЕПЗ
По праву СКПЕПЗ можна вважати найбільш складним за обчисленням серед показників кількості працівників. Зрозуміти механізм його розрахунку допоможуть лише практичні вправи, які ми розглянемо разом.
Проте перш ніж перейти до них, з’ясуємо кілька основних моментів.
Одразу зауважимо, що у найпоширенішому випадку для обчислення СКПЕПЗ:
1. Визначаємо загальну кількість людино-годин робочого часу (відпрацьованого та невідпрацьованого), за який була нарахована заробітна плата. Таку тривалість обчислюємо за звітний період за кожною категорією штатних працівників, для яких встановлено робочий тиждень різної тривалості.
2. Обчислений у п. 1 показник ділимо на табельний фонд робочого часу, визначений з урахуванням тривалості робочого тижня. Для п’ятиденного робочого тижня з вихідними днями в суботу та неділю довідатися про такий фонд робочого часу за місяць та рік можна із щорічного листа Мінсоцполітики щодо норми тривалості робочого часу*.
* Таку тривалість робочого часу з урахуванням перенесень (у січні та лютому) див. в «ОП», 2014, № 2, с. 26.
При цьому Інструкцією № 286 висунуто низку вимог щодо обчислення СКПЕПЗ для окремих працюючих — надомників; сумісників; переведених працівників; осіб, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовим договором; учнів та студентів, що проходять практику. Дізнайтеся про особливості обчислення СКПЕПЗ щодо вказаних категорій працюючих осіб із таблиці на с. 29 цього номера.
Далі продемонструємо наочний приклад розрахунку СКПЕПЗ за місяць.
Приклад 4. У лютому 2014 року норма тривалості робочого часу (з урахуванням перенесення робочих днів через відзначання свят) становила:
— при 40-годинному робочому тижні — 167 год;
— при 36-годинному робочому тижні — 151,2 год.
У штаті нараховується 32 працівники, які працюють за 40-годинним робочим тижнем. Деякі з них не відпрацювали повну норму у звітному місяці (див. таблицю нижче). Крім того, в установі здійснюють діяльність й інші особи, про яких також зазначено у таблиці. Розрахуємо на підставі таких даних СКПЕПЗ для лютого 2014 року.
| Категорії осіб | Допоміжні розрахунки для обчислення СКПЕПЗ | Примітка |
| 1. Штатні працівники, які працюють за 40-годинним робочим тижнем, з яких: | ||
| 2 працівниці перебували у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами | — | Таких працівниць не беремо до уваги при визначенні СКПЕПЗ |
| 26 працівників відпрацювали повну місячну норму | 4342 год (26 х 167) | Загальний випадок розрахунку СКПЕПЗ |
| 1 працівник відпрацював понаднормово 5 год | 172 год (167 + 5) | Час, відпрацьований понаднормово, включається до розрахунку оплаченого та відпрацьованого часу. Проте не враховується при обчисленні СКПЕПЗ |
| 1 працівник перебував у щорічній основній відпустці з 10.02.2014 р. по 23.02.2014 р. (включно) | 167 год | Оскільки час щорічної основної відпустки враховується при визначенні СКПЕПЗ, то фактично вважаємо, що працівник відпрацював повну місячну норму |
| 1 працівник хворів з 17.02.2014 р. по 19.02.2014 р. (включно) | 143 год (167 - 3 х 8) | Час тимчасової непрацездатності не враховуємо при визначенні СКПЕПЗ. Тому такий період вилучаємо із оплаченого часу |
| 1 працівниця працює на умовах неповного робочого дня — 5 год на день | 104,5 год (20 х 5 + 4,5) | При неповному робочому часі для визначення СКПЕПЗ беремо фактично відпрацьований час. Також слід пояснити, що 4,5, згадане у розрахунках, — це тривалість передсвяткового робочого дня, що був перенесений із січня на лютий 2014 року |
| 2. Штатний працівник, який працює за 36-годинним робочим тижнем: | ||
| 1 працівник 17 років, який повністю відпрацював установлену йому місячну норму | 151,2 год | Розрахунки не відрізняються від загального випадку визначення СКПЕПЗ. Єдина відмінність — менша тривалість робочого часу. |
| 3. Зовнішній сумісник: | ||
| 1 працівник | 98 год | Фактичний час, що відпрацьований та оплачений |
| 4. Особи, що працювали за цивільно-правовим договором: | ||
| 2 особи виконували роботи з 10.02.2014 р. по 23.02.2014 р. (14 к. дн.) | 1 особа (14 к. дн. х 2 особи : 28 к. дн. лютого) | Особливості розрахунку див. у п.п. 3.2 таблиці на с. 31 цього номера |
| 5. Практиканти ПТУ: | ||
| 2 особи, яким сукупно здійснено виплату розміром 1500 грн. | 1 особа (1500 : 1850) | Особливості розрахунку див. у п.п. 3.4 таблиці на с. 31 цього номера. Зауважимо, що число 1850, використане у розрахунках, є середньою заробітною платою штатного працівника |
Переходимо безпосередньо до обчислення СКПЕПЗ. Розрахунки також здійснимо у таблиці (див. с. 18). Зауважимо, що подібна таблиця наведена й у додатку до Інструкції № 286.
| Категорії працівників | Норма тривалості робочого часу на одного працівника, год/міс | Оплачений робочий час, людино-години | У тому числі відпрацьовано понаднормово | Оплачений робочий час для розрахунку КПЕПЗ | КПЕПЗ |
| 1 | 2 | 3 | 4 = 2 - 3 | 5* = 4 : 1 | |
| Штатні працівники з 40-годинним робочим тижнем | 167 | 4928,5** | 5 | 4923,5 | 29 |
| Штатні працівники з 36-годинним робочим тижнем | 151,2 | 151,2 | — | 151,2 | 1 |
| Зовнішній сумісник | 167 | 98 | — | 98 | 1 |
| Працюючі за цивільно-правовим договором | х | х | х | х | 1 |
| Практиканти | х | х | х | х | 1 |
| СКПЕПЗ: | 33 | ||||
| * Дані графи 5 наводяться з урахуванням округлень за «правилом парної цифри». | |||||
Упевнені, що після ознайомлення зі статтею у вас більше не здриґнеться рука при заповненні показників ОКШП, СКШП та СКПЕПЗ у звітах. Інформацію, представлену у цій статті, радимо занести до складу «шпаргалок». Натрапили на інші «каверзні» показники, які зустрічаються у низці звітів, і їх розрахунок вас зацікавив? Пишіть до редакції нашої газети — розглянемо та надамо пояснення із прикладами.
Використані документи і скорочення
Інструкція № 286 — Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 28.09.2005 р. № 286.
Форма № 1ДФ — Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за формою № 1ДФ, затвердженою наказом Міністерства доходів і зборів України від 21.01.2014 р. № 49.
Форма № Д4 (місячна) — Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів за формою № Д4 (місячна), наведеною у додатку 4 до Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міністерства доходів і зборів України від 09.09.2013 р. № 454.
Форма № 1-ПВ (місячна) — Звіт з праці за формою № 1-ПВ (місячна), затвердженою наказом Державної служби статистики України від 07.08.2013 р. № 239.
Форма № 1-ПВ (квартальна) — Звіт з праці за формою № 1-ПВ (квартальна), затвердженою наказом Державної служби статистики України від 07.08.2013 р. № 239.
Форма № 6-ПВ (річна) — Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання за формою № 6-ПВ (річна), затвердженою наказом Державної служби статистики України від 07.08.2013 р. № 239.
Форма № 9-ДС (річна) — Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування, які займають посади керівників та спеціалістів за формою № 9-ДС (річна), затвердженою наказом Державної служби статистики України від 05.09.2012 р. № 376.
Форма № 10-ПІ (річна) — Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів за формою № 10-ПІ (річна), затвердженою наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 10.02.2007 р. № 42.
Форма № 1-ПВ (умови праці) (один раз на два роки) — Звіт про стан умов праці, пільги та компенсації за роботу зі шкідливими умовами праці за формою № 1-ПВ (умови праці) (один раз на два роки), затвердженою наказом Державної служби статистики України від 07.08.2013 р. № 238.
Форма № 7-ПВ (один раз на чотири роки) — Звіт про заробітну плату за професіями окремих працівників за формою № 7-ПВ (один раз на чотири роки), затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 11.08.2011 р. № 207.
Форма № 1-РС (один раз на чотири роки) — Звіт про витрати на утримання робочої сили за формою № 1-РС (один раз на чотири роки), затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 28.07.2010 р. № 307.
КПЕПЗ — кількість працівників в еквіваленті повної зайнятості.
