Для того чтобы определиться, как действовать в случае утери листка нетрудоспособности, имеет значение тот факт, был ли он оплачен. Почему? — читайте далее.
Больничный утерян до его оплаты
Листок нетрудоспособности, выданный в установленном порядке, — это основание для назначения оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособия по временной нетрудоспособности (ст. 51 Закона № 2240, п. 3 Порядка оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, за счет средств предприятия, учреждения, организации, утвержденного постановлением КМУ от 06.05.2001 г. № 439).
Поэтому если листок нетрудоспособности потерял работник, очевидно, что эта неприятность произошла после его закрытия и до предъявления по месту работы. А значит, работодатель такой больничный оплатить не мог.
Но и в ситуации, когда работник уже принес больничный на работу, до его оплаты дело могло не дойти. Например, он мог затеряться еще до принятия решения комиссией (уполномоченным) по социальному страхованию о назначении выплат по временной нетрудоспособности. Потеря могла произойти и после принятия решения: либо до бухгалтерии не донесли, либо в бухгалтерии потеряли, не успев оплатить.
Важно! Без листка нетрудоспособности бухгалтер не вправе начислять выплаты по временной нетрудоспособности.
Дело в том, что основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете являются первичные документы (ч. 1 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV). Нет листка нетрудоспособности, который является первичным документом, — нет основания начислять больничные.
Итак, если листок нетрудоспособности потеряли до его оплаты (независимо от того, кто виновен в утере — работник или работодатель), ничего не остается, как его восстановить. А можно ли это сделать? — спросите вы. Утвердительно ответить на этот вопрос позволяет п. 1.14 Инструкции № 455. Для этого:
— бухгалтер составляет справку о том, что за период болезни больничный еще не оплачен;
— работник с такой справкой обращается в медицинское учреждение, где был выдан листок нетрудоспособности;
— в медучреждении выдают новый листок нетрудоспособности с отметкой «дублікат».
Новый листок нетрудоспособности оплачивается в установленном порядке.
Больничный утерян в результате форс-мажорных обстоятельств после оплаты
После того, как листок нетрудоспособности оплатили, шансов получить его дубликат уже нет. В соответствии с Инструкцией № 455 медучреждение может выдать его только при наличии справки с места работы, подтверждающей тот факт, что больничный не был оплачен. Поэтому рассматриваемая ситуация сложнее предыдущей, но не безвыходная.
В этом случае нужно руководствоваться разъяснениями ФСС ВПТ (см. письмо от 26.11.2007 г. № 04-29-2541). Для того чтобы подтвердить наличие оснований для выплаты больничных, учреждению нужно:
— во-первых, получить документы, подтверждающие наступление форс-мажорных обстоятельств: справку из органа пожарной службы (при пожаре); справку коммунальных служб (при затоплении); справку органов МВД, решение суда (при краже); справку территориального управления Государственной службы Украины по чрезвычайным ситуациям (при стихийном бедствии) и т. п.;
— во-вторых, восстановить первичные документы, подтверждающие начисление и выплату пособия по временной нетрудоспособности за счет средств ФСС ВПТ. Для этого нужно обратиться в медицинское учреждение, где был выдан утерянный листок нетрудоспособности, с оформленным соответствующим образом запросом. Медучреждение может предоставить реестр выданных документов, которые удостоверяют временную нетрудоспособность работников.
Вышеуказанные документы будут служить основанием для оплаты периода временной нетрудоспособности. И органу ФСС ВПТ в таком случае возвращать сумму пособия не придется.
Больничный потеряли по халатности после оплаты
В данной ситуации восстановить листок нетрудоспособности невозможно. Это значит, что контролирующие органы могут признать выплату суммы пособия нарушением порядка использования средств. О том, как действовать в случае утери листка нетрудоспособности в учреждении, — см. далее в консультации специалиста.
Выводы:
— Рассчитывать на выплату больничных можно только в том случае, если утеря листка нетрудоспособности произошла до его оплаты. Основанием будет дубликат больничного, который работник должен получить в медучреждении.
— В случае, когда листок нетрудоспособности утерян вследствие форс-мажорных обстоятельств, вы должны получить документы, подтверждающие наступление форс-мажорных обстоятельств и временную нетрудоспособность работника.
Использованные документы и сокращения
Закон № 2240 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.2001 г. № 2240-III.
Инструкция № 455 — Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Министерства здравоохранения Украины от 13.11.2001 г. № 455.
ФСС ВПТ — Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности.
