Командировочные расходы в бюджетных учреждениях имеют ограниченный размер. Что уже и говорить о современных условиях, когда каждая копейка на вес золота. Обеспокоенность читателя нам понятна! Так, сумма счета из гостиницы, предоставленная командированным работником, вплотную приблизилась к предельной сумме, которую можно ему возместить. И сумма налога на добавленную стоимость (далее — НДС) здесь играет решающую роль! А теперь конкретнее.
Сначала напомним: предельная сумма расходов на наем жилого помещения в сутки в пределах Украины составляет 250 грн. (приложение 1 к постановлению Кабинета Министров Украины «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98, далее — постановление № 98).
Важно! Сумма НДС не входит в предельную сумму расходов на проживание (в сутки). То есть 250 грн. — это сумма без НДС.
Где найти подтверждение? Во-первых, в примечании приложения 1 к постановлению № 98. Во-вторых, в п. 8 разд. II Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59). В этом пункте сказано: командированному работнику сверх установленных сумм компенсации расходов в связи с командировкой возмещают также расходы на оплату НДС за наем жилого помещения.
Следовательно, работнику, который в командировке нанимал жилье у плательщика НДС, возмещают отдельно сумму:
— непосредственных расходов на проживание;
— НДС, начисленного на стоимость такого проживания.
Выходит, что командированный работник, о котором идет речь в вопросе, не превысил «лимиты» на проживание в гостинице. Так, стоимость его проживания в сутки без НДС составляет 250 грн., а именно эта сумма разрешена к возмещению за «ночевку» согласно приложению 1 к постановлению № 98. Кроме того, ему компенсируют и сумму НДС (50 грн.), которая начислена на стоимость проживания в гостинице и вошла в соответствующий счет.
Отметим и о документальном подтверждении расходов на проживание. Для этого напомним положение п. 15 разд. I Инструкции № 59: подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы в соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР. Данный Закон среди расчетных документов называет кассовый и товарный чеки, расчетную квитанцию, зарегистрированные регистратором расчетных операций (далее — РРО).
Констатируем, что на основании только гостиничного счета возмещать командировочные расходы нельзя. Так, работник должен предоставить не только гостиничный счет, но и любой другой расчетный документ. Последним, например, может быть фискальный кассовый чек РРО или квитанция к приходному кассовому ордеру.
В заключение отметим, что иногда гостиницы выставляют счет с услугами, которые по правилам этого заведения «априори» включены в стоимость проживания. Возмещать ли «навязанные» услуги? Смотрите, в предельной суточной сумме расходов на проживание (т. е. в 250 грн.) уже включены: расходы на пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные разговоры), холодильником, телевизором и прочие расходы (примечание приложения 1 к постановлению № 98, п. 5 разд. II Инструкции № 59).
Обязательные условия: такие расходы должны автоматически попадать в сам счет по проживанию (они не выделены отдельной строкой), а общая стоимость проживания (вместе с такими услугами) не должна превышать 250 грн. в сутки.
