Витрати на відрядження у бюджетних установах мають обмежений розмір. Що вже й казати про сучасні умови, коли кожна копійка — золотник. Стурбованість читача нам зрозуміла! Так, сума рахунка з готелю, надана відрядженим працівником, впритул наблизилася до граничної суми, яку можна йому відшкодувати. І сума податку на додану вартість (далі — ПДВ) тут відіграє вирішальну роль! А тепер конкретніше.
Спочатку нагадаємо: гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу в межах України становить 250 грн. (додаток 1 до постанови Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98, далі — постанова № 98).
Важливо! Сума ПДВ не входить до граничної суми витрат на проживання (на добу). Тобто 250 грн. — це сума без ПДВ.
Де знайти підтвердження? По-перше, у примітці додатка 1 до постанови № 98. По-друге, в п. 8 розд. II Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59). У цьому пункті сказано: відрядженому працівникові понад установлені суми компенсації витрат у зв’язку з відрядженням відшкодовують також витрати на оплату ПДВ за найм житлового приміщення.
Отже, працівнику, який у відрядженні наймав житло у платника ПДВ, відшкодовують окремо суму:
— безпосередніх витрат на проживання;
— ПДВ, нарахованого на вартість такого проживання.
Виходить, що відряджений працівник, про якого йдеться у запитанні, не перевищив «лімітів» на проживання у готелі. Так, вартість його проживання на добу без ПДВ становить 250 грн., а саме ця сума дозволена до відшкодування за «ночівлю» згідно з додатком 1 до постанови № 98. Крім того, йому компенсують і суму ПДВ (50 грн.), яка нарахована на вартість проживання в готелі та увійшла до відповідного рахунку.
Відзначимо й про документальне підтвердження витрат на проживання. Для цього нагадаємо положення п. 15 розд. I Інструкції № 59: підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР. Цей Закон серед розрахункових документів називає касовий та товарний чеки, розрахункову квитанцію, що зареєстровані реєстратором розрахункових операцій (далі — РРО).
Констатуємо, що на підставі тільки готельного рахунку відшкодовувати витрати на відрядження не можна. Так, працівник повинен надати не тільки готельний рахунок, але й будь-який інших розрахунковий документ. Останнім, наприклад, може бути фіскальний касовий чек РРО або квитанція до прибуткового касового ордера.
Наостанок відзначимо, що подекуди готелі виставляють рахунок із послугами, які за правилами цього закладу «апріорі» включені до вартості проживання. Чи відшкодовувати «нав’язані» послуги? Дивіться, у граничній добовій сумі витрат на проживання (тобто до 250 грн.) вже включені: витрати на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інші витрати (примітка додатка 1 до постанови № 98, п. 5 розд. II Інструкції № 59).
Обов’язкові умови: такі витрати повинні автоматично потрапляти до самого рахунку із проживання (вони не виділені окремим рядком), а загальна вартість проживання (разом із такими послугами) не повинна перевищувати 250 грн. на добу.
